Uitvoeringsregeling subsidie MKB innovatiestimulering topsectoren Research & Development samenwerkingsprojecten Noord-Holland 2026

De regeling is voor samenwerkingsverbanden van minimaal twee MKB-ondernemingen, waarbij de penvoerder (de partij die aanvraagt namens de groep) volgens het KVK-uittreksel een vestiging in Noord-Holland heeft en het merendeel van zijn bedrijfsactiviteiten, inclusief het project, daar uitvoert. De deelnemers mogen geen partnerondernemingen of verbonden ondernemingen van elkaar zijn.

Je krijgt 35% van de subsidiabele kosten, tot maximaal € 350.000 per project. Per deelnemende onderneming geldt een minimum van € 25.000 en een maximum dat afhangt van de totale subsidie: € 100.000 bij "R&D-klein" (totaal tot en met € 200.000) en € 175.000 bij "R&D-groot" (totaal boven € 200.000).

Aanvragen doe je bij voorkeur digitaal via het subsidieportaal van de provincie, met eHerkenning (niveau EH2+). Indienen per post of aan de balie is ook nog mogelijk. Je hebt hiervoor een compleet ingevuld aanvraagformulier en een flink aantal verplichte bijlagen nodig, waaronder een activiteitenplan, projectbegroting, samenwerkingsovereenkomst en MKB-verklaringen. De regeling staat open van 9 juni 2026 tot en met 15 september 2026 vóór 17:00 uur. Aanvragen worden na sluiting gerangschikt op kwaliteit (een tender), niet op volgorde van binnenkomst: wie de meeste punten haalt, krijgt als eerste subsidie totdat het budget van € 5.997.600 op is.

Samenwerkingsverband en vestiging

• Je vraagt aan met minimaal twee MKB-ondernemingen in een samenwerkingsverband.
• De penvoerder heeft volgens het KVK-uittreksel een vestiging in Noord-Holland, waar het merendeel van de bedrijfsactiviteiten van de penvoerder, inclusief het R&D-samenwerkingsproject, plaatsvindt.
• Meer dan 50% van de kosten van het project wordt gemaakt door de MKB-onderneming(en) die in Noord-Holland is/zijn gevestigd. Ligt dit anders (bijvoorbeeld meer dan 50% van de kosten bij een partner in een andere provincie), dan moet je daar aanvragen; dient je die aanvraag toch in Noord-Holland in, dan wordt hij geweigerd. Is de verdeling 50/50 over provincies of nergens meer dan 50%, dan kun je bij RVO aanvragen.
• Geen van de deelnemers neemt meer dan 70% van de subsidiabele kosten voor zijn rekening.
• De deelnemende MKB-ondernemingen mogen geen partnerondernemingen of verbonden ondernemingen van elkaar zijn.

MKB-status

Elke deelnemer moet volgens de EU-definitie een MKB-onderneming zijn: minder dan 250 werknemers en een jaaromzet van maximaal € 50 miljoen of een balanstotaal van maximaal € 43 miljoen. Deze criteria gelden voor de onderneming inclusief partner- en verbonden ondernemingen.

Aard van het project

Het project moet bestaan uit industrieel onderzoek, experimentele ontwikkeling, of een combinatie hiervan, zoals gedefinieerd in de AGVV. Een project dat feitelijk routinematige aanpassing van bestaande producten of processen is, valt hierbuiten.

Weigeringsgronden

De provincie wijst je aanvraag ook af als:

• het project niet financieel haalbaar is (je moet aantoonbaar in staat zijn de eigen bijdrage op te brengen);
• de uitvoering al is gestart vóórdat de aanvraag is ontvangen (een ondertekend contract, offerte zonder subsidievoorbehoud, of betaalde facturen telt al als start);
• een deelnemende onderneming in moeilijkheden verkeert zoals bedoeld in de Europese richtsnoeren voor reddings- en herstructureringssteun;
• tegen een deelnemer een Europees terugvorderingsbevel loopt wegens eerder onrechtmatig verklaarde steun;
• een deelnemer in dezelfde openstellingsperiode al subsidie heeft gekregen op grond van deze uitvoeringsregeling. Per openstelling kan dus maar één aanvraag per MKB-onderneming worden gehonoreerd, met uitzondering van ondernemingen die aantoonbaar kapitaal verschaffen aan of jonge startende ondernemingen bouwen/ondersteunen; die moeten dit dan met documenten onderbouwen.

Overig

• De aanvraag moet in het Nederlands zijn opgesteld; is dat niet zo, dan word je gevraagd te vertalen.
• Alleen tijdig (vóór 15 september 2026, 17:00 uur) en volledig ingediende aanvragen worden inhoudelijk beoordeeld. Onvolledige aanvragen na de deadline mogen niet meer worden aangevuld.
• Ook als je aan alle eisen voldoet, moet je project van voldoende kwaliteit zijn: aanvragen die in totaal minder dan 50 punten scoren of op één van de vier criteria minder dan 10 punten, worden alsnog geweigerd.

Personeelskosten

Kosten van onderzoekers, technici en ander ondersteunend personeel van de deelnemende MKB-ondernemingen, voor zover zij zich bezighouden met het R&D-project. Regels:

• Het subsidiabele uurtarief bedraagt maximaal € 60 per uur, ook als het werkelijke uurtarief hoger ligt.
• Het moet gaan om binnen de subsidiabele projectperiode uitgevoerde activiteiten en daadwerkelijk gemaakte kosten.
• Bij de aanvraag tot vaststelling moet je de gewerkte uren aantonen met een sluitende urenadministratie.

Kosten derden (inhuur van externe expertise)

Denk aan contractonderzoek, kennis en octrooien, consultancy en gelijkwaardige diensten. Regels:

• Ook hier geldt een maximaal subsidiabel uurtarief van € 60 per uur voor de ingezette uren van derden; een hoger daadwerkelijk tarief is dus tot maximaal € 60 per uur subsidiabel.
• De kosten moeten binnen de subsidiabele projectperiode zijn gemaakt.
• Onderbouw deze kosten bij de aanvraag met een offerte en bij de eindverantwoording met een factuur.
• Je moet aantonen dat de ingehuurde expertise noodzakelijk is voor het project.

Apparatuur en uitrusting

Kosten van apparatuur en uitrusting komen in aanmerking voor zover en zolang deze voor het project worden gebruikt. Regels:

• Wordt de apparatuur niet gedurende de volledige levensduur voor het project gebruikt, dan zijn alleen de afschrijvingskosten over de looptijd van het project subsidiabel, berekend volgens algemeen erkende boekhoudkundige beginselen.
• Onderbouw deze kosten met een afschrijvingsschema waarin aankoopwaarde, restwaarde en gebruiksduur staan vermeld.

Overige kosten (bijkomende algemene kosten en andere operationele uitgaven)

Bijvoorbeeld materiaalkosten. Deze kosten moeten met offertes worden onderbouwd, net als kosten derden.

Btw

• Kun je de btw over het project verrekenen of compenseren, dan geef je in de aanvraag en begroting alle kosten exclusief btw op.
• Kun je dat niet, dan geef je alle kosten inclusief btw op.

Subsidiabele kostensoorten

Alleen de vier AGVV-kostensoorten (personeelskosten, kosten derden, apparatuur/uitrusting en overige/algemene kosten) zijn subsidiabel. Andere kostensoorten zijn niet subsidiabel.

Algemene voorwaarden bij alle kostensoorten

• Alle kosten moeten zijn gemaakt binnen de subsidiabele projectperiode en het moet gaan om daadwerkelijk gemaakte kosten (geen ramingen achteraf).
• De projectbegroting moet worden opgesteld volgens het verplichte Excel-format ('Format projectbegroting'), met kosten uitgesplitst naar deelnemer, naar (sub)activiteit en naar type kosten.
• Bevat de begroting kosten derden en/of overige kosten (zoals materiaal of apparatuur), dan zijn offertes ter onderbouwing verplichte bijlagen bij de aanvraag.

Daarbovenop gelden minimum- en maximumbedragen per deelnemende MKB-onderneming, afhankelijk van de totale subsidie die aan het project wordt verstrekt:

• R&D-klein (totale subsidie € 200.000 of minder): per deelnemer minimaal € 25.000 en maximaal € 100.000.
• R&D-groot (totale subsidie meer dan € 200.000): per deelnemer minimaal € 25.000 en maximaal € 175.000.

Dat betekent dat een individuele onderneming nooit minder dan € 25.000 subsidie krijgt (anders is het project niet rendabel om aan te vragen) en, afhankelijk van de projectgrootte, niet meer dan € 100.000 of € 175.000.

Subsidieplafond

In totaal is € 5.997.600 beschikbaar voor deze openstelling. Van dit bedrag gaat maximaal 50% naar R&D-projecten die meer dan € 200.000 subsidie ontvangen ("R&D-groot"). Dit beperkt hoeveel budget grote projecten samen kunnen opsouperen, ten gunste van kleinere projecten.

Wat het bedrag beïnvloedt

• Het subsidiepercentage van 35% ligt vast; dit gaat niet omhoog of omlaag op basis van projectkenmerken.
• Het uiteindelijke bedrag hangt af van de subsidiabele kosten die je aantoonbaar maakt: hogere onderbouwde kosten geven (tot de maxima) een hogere subsidie.
• Bij overschrijding van het subsidieplafond gaat niet automatisch iedereen die aan de eisen voldoet ook geld krijgen: aanvragen worden gerangschikt op punten (zie voorwaarden) en subsidie wordt toegekend van hoog naar laag scorend, totdat het plafond bereikt is. Lager scorende aanvragen worden dan geweigerd, ook als ze verder aan alle eisen voldoen.
• Een voorschot bedraagt maximaal 80% van het verleende subsidiebedrag; dit is geen extra subsidie maar een vooruitbetaling op het verleende bedrag.

Stap 1: Bepaal de indieningswijze en maak bijlagen gereed

Je kiest tussen digitaal indienen via het subsidieportaal (aangeraden) of per post/aan de balie. Zorg dat alle verplichte bijlagen klaar zijn vóórdat je inlogt op het subsidieportaal.

Verplichte bijlagen (digitale indiening)

• Subsidieaanvraagformulier ('bijlage 1 bij digitale indiening subsidieportaal'). Wordt automatisch aangevuld met KVK-gegevens na inloggen; ondertekening gebeurt door inloggen met eHerkenning op naam van de penvoerder (of via ketenmachtiging door de intermediair).
• Activiteitenplan, volgens het verplichte Excel-format. Geen ondertekening vereist, wel opgesteld door de aanvrager(s).
• Projectbegroting, volgens het verplichte Excel-format.
• Samenwerkingsovereenkomst, ondertekend door alle deelnemende MKB-ondernemingen (vertegenwoordigers). Je mag het model gebruiken of een eigen format, mits de verplichte onderdelen uit artikel 4 lid 2 onder c erin staan (verdeling verantwoordelijkheden/bevoegdheden/financiën, aanwijzing en machtiging van de penvoerder, en ieders eigen verantwoordingsplicht).
• KVK-uittreksel(s) van elke deelnemende MKB-onderneming en van eventuele bestuurder-ondernemingen. Geen ondertekening; moet aantonen dat de ondertekenaars bevoegd zijn.
• MKB-verklaring van elke deelnemende MKB-onderneming, volgens het verplichte format, ondertekend door de betreffende onderneming.
• Organogram van elke deelnemende MKB-onderneming die onderdeel is van een holding (alleen indien van toepassing).
• Verslag financiële positie van elke deelnemende MKB-onderneming: een recente, vastgestelde jaarrekening (niet ouder dan een jaar), of geconsolideerde jaarrekening bij een groep, of anders een onderbouwde (opening)balans.
• Machtiging penvoerder, ondertekend door elke andere deelnemende MKB-onderneming afzonderlijk (elke deelnemer vult een eigen exemplaar in).
• Offerte(s) ter onderbouwing van kosten derden en/of overige kosten, indien de begroting die kostensoorten bevat.
• Kasritme voor voorschot, alleen als de ruimte in het aanvraagformulier niet toereikend is.
• Kopie bankafschrift penvoerder (niet ouder dan drie maanden), verplicht als de penvoerder niet eerder of meer dan twee jaar geleden subsidie van de provincie ontving op het opgegeven IBAN. Rekeningstand en transacties mogen worden weggelakt; bij een postbusadres is aanvullend adresbewijs nodig.
• Eventuele overige bijlagen.

Bij indiening per post of aan de balie geldt een vergelijkbare lijst, aangevuld met een machtiging intermediair (indien van toepassing) en met het formulier 'Subsidie aanvragen per post of afgeven aan balie' zelf, dat je print en met pen ondertekent en dagtekent.

Stap 2: Digitaal indienen

• Log in met eHerkenning (niveau EH2+, dienst 'Subsidieportaal') op naam van de penvoerder. Komt het KVK-nummer van het inlogmiddel niet overeen met het KVK-nummer van de penvoerder in het formulier, dan is de aanvraag niet juist ondertekend en dus onvolledig.
• Intermediairs moeten verplicht via ketenmachtiging inloggen; een papieren machtigingsformulier is hiervoor niet geldig.
• Vul het formulier aan (KVK-gegevens worden automatisch ingevuld), upload de bijlagen (geen zipbestanden) en dien de aanvraag in. Je ontvangt geen directe bevestiging; controleer zelf in het portaal of de aanvraag is ingediend.

Stap 2 (alternatief): Per post of aan de balie

Print het formulier 'Subsidie aanvragen per post of afgeven aan balie', onderteken en dagtekel het met pen, en stuur het met alle bijlagen naar het postadres (Postbus 3007, 2001 DA Haarlem) of geef het af aan de balie (Houtplein 33, Haarlem). Bij afgifte krijg je een gedateerde ontvangstbevestiging.

Termijn

De regeling staat open van 9 juni 2026 tot en met 15 september 2026 vóór 17:00 uur. Aanvragen die vóór of na deze periode binnenkomen, worden geweigerd. Wacht niet tot de laatste dag: bij een tendersysteem mag informatie die na de deadline binnenkomt niet meer worden meegenomen in de beoordeling, dus een incomplete aanvraag kun je na 15 september 2026 niet meer aanvullen.

Beoordeling

Aanvragen worden vanaf 16 september 2026 gelijktijdig beoordeeld en gerangschikt via een tendersysteem, niet op volgorde van binnenkomst. Een team van onafhankelijke, inhoudelijk deskundige beoordelaars, georganiseerd door de Regionale Ontwikkelingsmaatschappij InWest (ROM InWest), adviseert over de inhoudelijke criteria en de rangschikking. Gedeputeerde Staten van Noord-Holland nemen op basis daarvan het uiteindelijke besluit. Omdat het een tender is, mag informatie die je na 15 september 2026 aanlevert niet in de beoordeling worden meegenomen: zorg dus dat je aanvraag compleet is.

Termijn besluit

Je ontvangt uiterlijk zestien weken na sluiting van de indieningstermijn bericht over het besluit op je aanvraag.

Uitbetaling: voorschot

Bij het aanvraagformulier kun je aangeven of je een voorschot wilt. Een voorschot bedraagt maximaal 80% van het verleende subsidiebedrag. Vraag je geen voorschot aan bij de aanvraag, dan kun je dit bij de eerstvolgende verplichte voortgangsrapportage (doorgaans na ongeveer een jaar) alsnog doen. Vraag je wel een voorschot aan, dan geef je een kasritme op (per periode van drie maanden: verwachte werkzaamheden, uitgaven en gewenst voorschot). De provincie bepaalt aan de hand van je projectgegevens of, hoeveel en volgens welk betaalritme je een voorschot ontvangt.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• De penvoerder is verantwoordelijk voor de projectadministratie, het rapporteren over de voortgang en het indienen van de aanvraag tot vaststelling, volgens de eisen van Gedeputeerde Staten.
• Elke deelnemer blijft zelf verantwoordelijk voor de verantwoording van de eigen activiteiten en kosten.
• Wijzigingen in de uitvoering van de activiteiten moet je tijdig melden; dit kan gevolgen hebben voor het kasritme van de voorschotten.
• Houd voor personeelskosten en de inzet van uren van derden een sluitende urenadministratie bij; deze moet je bij de vaststelling kunnen aantonen.
• Bewaar offertes en zorg bij de eindverantwoording voor facturen ter onderbouwing van kosten derden en overige kosten.
• De penvoerder ontvangt de betalingen van de provincie en betaalt het deel van elke andere deelnemer door; in het model voor de samenwerkingsovereenkomst vul je zelf de afgesproken termijn hiervoor in.
• Je moet communiceren dat het project (mede) mogelijk is gemaakt met financiële steun van de provincie Noord-Holland en het ministerie van Economische Zaken.
• De ondertekenaar verklaart bij de aanvraag al dat de deelnemers zich zullen houden aan de voorwaarden en verplichtingen van de uitvoeringsregeling en niet in surseance van betaling of faillissement verkeren; dit blijft relevant tijdens de looptijd.
• Als je toestemming hebt gegeven, kan ROM InWest na de beslissing over de aanvraag contact opnemen, bijvoorbeeld om verdere ontwikkeling van je project te verkennen.

De penvoerder dient de eindverantwoording/vaststelling in conform de door Gedeputeerde Staten gestelde eisen. De precieze werkwijze daarvan staat op de pagina's 'Wijziging of voortgang melden' en 'Eindverantwoording indienen'.