Uitvoeringsverordening MKB Innovatiestimulering Topsectoren provincie Utrecht

Je komt in aanmerking als je mkb-onderneming een vestiging met bezoekadres in de provincie Utrecht heeft. Je krijgt 35% van de subsidiabele kosten met een maximum van € 20.000. De looptijd van het haalbaarheidsproject is maximaal 1 jaar en je moet binnen 4 maanden na subsidieverlening starten met de uitvoering.

Het subsidieplafond voor 2026 is € 744.000. De regeling is populair: de afgelopen jaren was het budget al op de eerste openstellingsdag overvraagd, waarna een notaris via loting de volgorde van behandeling bepaalde. De succeskans lag de afgelopen jaren op ongeveer 40%. Dien je aanvraag dus bij voorkeur meteen op de openingsdag in, 7 april 2026 om 09.00 uur.

Je vraagt aan via het digitale aanvraagformulier van de provincie Utrecht. Verplichte bijlagen zijn een projectplan (volgens het vaste format), een begroting (volgens het verplichte begrotingsformat) en, als je een intermediair of penvoerder machtigt, een machtigingsformulier. De aanvraagperiode loopt van 7 april 2026 09:00 tot 15 september 2026 17:00, maar door de grote belangstelling is instromen na de openingsdag in de praktijk vaak kansloos.

Na indiening beoordeelt de provincie binnen 26 weken je aanvraag, geadviseerd door ROM Utrecht Region op inhoud en zelf op financieel-technische aspecten. Bij toekenning ontvang je een verleningsbeschikking met de verplichtingen waaraan je moet voldoen tijdens de uitvoering.

Wie mag aanvragen

• Je vraagt aan als penvoerder van een R&D-samenwerkingsverband. Je bent dus niet de enige uitvoerder, maar de deelnemer die de aanvraag namens de samenwerking indient.
• Jouw onderneming (de penvoerder) is gevestigd in de provincie Utrecht. Alleen vestigingen die ook als bezoekadres in het handelsregister van de Kamer van Koophandel staan, tellen mee. Een postadres of correspondentieadres in Utrecht is dus niet genoeg.

Wie zit er in het samenwerkingsverband

• Het samenwerkingsverband bestaat uit minimaal 2 mkb-ondernemingen. Kennisinstellingen kunnen deelnemen, maar de basis is samenwerking tussen mkb-ondernemingen.
• De deelnemers mogen niet in een groep verbonden zijn (dus geen zusterbedrijven of onderdelen van hetzelfde concern die als één partij gelden).
• Het samenwerkingsverband zelf heeft geen rechtspersoonlijkheid; het is dus geen aparte bv of stichting, maar een samenwerking tussen zelfstandige partijen.
• Het samenwerkingsverband is opgericht specifiek om dit R&D-samenwerkingsproject uit te voeren.
• Geen van de deelnemers draagt meer dan 70% van de subsidiabele kosten. Als één partner het overgrote deel van de kosten voor zijn rekening neemt, is er onvoldoende sprake van een echte samenwerking en val je af.

Wat het project moet zijn

• Het project is een R&D-samenwerkingsproject: gericht op ontwikkeling of vernieuwing van producten, productieprocessen of diensten.
• Het bestaat uit industrieel onderzoek, experimentele ontwikkeling, of een combinatie daarvan.
• De looptijd is maximaal 2 jaar.
• Je moet binnen 4 maanden na subsidieverlening starten met de uitvoering. Start je later, dan voldoe je niet aan deze verplichting.
• Het project draagt bij aan zowel de Regionale Economische Agenda (REA) van de regio Utrecht als aan de landelijke Kennis- en Innovatieagenda's (KIA's). Voor de KIA's geldt een juridisch maatgevend toetsingskader (bijlage 3.4.1 bij de Regeling nationale EZ, LVVN- en KGG-subsidies). Sluit je project hier niet op aan, dan val je af, hoe goed het project verder ook is.

Overige aandachtspunten

• Je mag met meerdere unieke aanvragen tegelijk meedoen, maar dit kan tot maximaal één toekenning leiden. Je krijgt dus niet voor meerdere aanvragen tegelijk subsidie.
• Er kan een integriteitstoets op grond van de Wet Bibob plaatsvinden. Lever je hiervoor onvolledige of onjuiste informatie aan, of valt de toets negatief uit, dan kan dat gevolgen hebben voor de subsidieverlening.
• MKB-ers die vanaf 2025 een MIT-subsidie ontvangen, kunnen verplicht worden om deel te nemen aan een evaluatie van de regeling.

Let op: het budget is beperkt en er is zowel regionaal als landelijk budget beschikbaar voor dit instrument. Het loket verwijst hiervoor naar de RVO loketwijzer om te bepalen bij welk loket je precies moet indienen.

Interne loonkosten

Voor het aantal uren dat je eigen personeel direct aan het project werkt, geldt een vast uurtarief van maximaal € 60 per uur voor interne personeelskosten. Kosten boven dit tarief zijn niet subsidiabel.

In de Beleidsregel Subsidiabele kosten projectsubsidies staat een uitgewerkte tabel met maximale uurtarieven per functiegroep voor interne loonkosten in 2026:

• Ondersteunende functies (administratie, secretariaat, projectondersteuning): maximaal € 44 per uur (schaal 6).
• Uitvoerende functies (directe uitvoering van de activiteit): maximaal € 58 per uur (schaal 9).
• Beleidsmatige functies / onderzoek: maximaal € 75 per uur (schaal 11).
• Senior functies / middenmanagement / specialistisch onderzoek: maximaal € 99 per uur (schaal 13).
• Strategische managementfunctie: maximaal € 119 per uur (schaal 15).

Voor de berekening geldt: aantal uren maal tarief per functiegroep, gebaseerd op een adequate interne urenregistratie. Alleen uren die je aantoonbaar aan de subsidiabele activiteiten hebt besteed, tellen mee.

Externe inhuur

Voor het inhuren van externe personen geldt een maximaal subsidiabel uurtarief van € 149 per uur, exclusief btw. Ook hier reken je met uren maal tarief; dit moet in de begroting zichtbaar zijn gemaakt door het aantal uren te vermenigvuldigen met het uurtarief. Een nadere onderbouwing van deze kosten is bij de aanvraag niet noodzakelijk.

Vrijwilligers en eigen inbreng

Voor de inzet van vrijwilligers en eigen inbreng gelden aparte tarieven:

• Belastingvrije vrijwilligersvergoeding: maximaal € 5,60 per uur. Hierbij volg je de richtlijnen van de Belastingdienst voor wat belastingvrij vergoed mag worden. De werkelijke arbeidstijd moet ordelijk in je administratie zijn vastgelegd, controleerbaar bij een eventuele steekproef.
• Bijdrage in natura van onbetaalde vrijwilligers: maximaal € 41 per uur. Ook hier geldt de eis van een ordelijke, controleerbare vastlegging van de werkelijke arbeidstijd. Let op: de totale subsidie (inclusief die van andere subsidiegevers) mag nooit meer bedragen dan de totale subsidiabele kosten van het project, exclusief deze bijdragen in natura.
• Eigen inbreng als er geen sprake is van verloning (bijvoorbeeld bij een eenmanszaak, vof of directeur-grootaandeelhouder): maximaal € 41 per uur, voor elke rol die je zelf inbrengt. Ook hier geldt dat de totale subsidie nooit hoger mag zijn dan de subsidiabele kosten exclusief deze eigen inbreng, en dat je de werkelijke arbeidstijd controleerbaar moet vastleggen.

Afwijken van de tarieven

Van de genoemde tarieven kan worden afgeweken bij hogere regelgeving, bij toepassing van landelijke of Europese berekeningssystematieken, bij afspraken over uurtarieven in samenwerkingsovereenkomsten tussen overheden, en bij toepassing van IKS-tarieven conform de voorwaarden in de beleidsregel.

Materiaalkosten

Het begrotingsformat noemt ook een categorie materiaalkosten als onderdeel van de projectbegroting.

Verdeling van activiteiten

De kosten moeten samenhangen met een haalbaarheidsproject dat voor minimaal 60% bestaat uit een haalbaarheidsstudie (zoals literatuuronderzoek, octrooionderzoek, inventarisatie van technologie en partners, marktverkenning en concurrentieanalyse). De overige kosten mogen betrekking hebben op industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling: activiteiten gericht op het verkrijgen van kennis voor de ontwikkeling van nieuwe producten, productieprocessen of diensten.

Wat niet subsidiabel is

Verder geldt dat het project geen deel mag zijn van je reguliere bedrijfsvoering; kosten die daar wel onder vallen, passen niet binnen deze regeling.

Begroting indienen

Gebruik van het provinciale begrotingsformat is verplicht. In het format vul je onder meer per kostencategorie (haalbaarheid, industrieel onderzoek, experimentele ontwikkeling) de activiteiten, resultaten, uren en tarieven in, gesplitst naar interne en externe inzet en materiaalkosten. Verwijs je in de begroting naar het projectplan in plaats van concreet te specificeren, dan kan dat leiden tot afwijzing van je aanvraag.

Groot R&D-samenwerkingsproject

• Maximaal 35% van de subsidiabele kosten.
• Maximaal € 350.000 per project.
• Minimaal € 200.000 per project (dit is dus tegelijk ook het maximum voor een klein project, zie hieronder: het onderscheid groot/klein loopt via dit bedrag).
• Per deelnemende mkb-onderneming geldt: minimaal € 25.000 en maximaal € 175.000 subsidie, doorgerekend per deelnemer.
• Uurtarief voor interne personeelskosten: maximaal € 60 per uur.

Klein R&D-samenwerkingsproject

• Maximaal 35% van de subsidiabele kosten.
• Maximaal € 200.000 per project.
• Minimaal € 50.000 per project.
• Per deelnemende mkb-onderneming geldt: minimaal € 25.000 en maximaal € 100.000 subsidie, doorgerekend per deelnemer.
• Uurtarief voor interne personeelskosten: maximaal € 60 per uur.

Wat dit betekent voor jouw aanvraag

Het bedrag dat je uiteindelijk krijgt, is het laagste van: 35% van je subsidiabele kosten, of het toepasselijke projectmaximum (€ 350.000 groot / € 200.000 klein). Daarnaast geldt per deelnemer een individueel plafond (€ 175.000 groot / € 100.000 klein) en een individuele bodem (€ 25.000). Heb je bijvoorbeeld drie deelnemers in een groot project, dan moet het totale subsidiebedrag verdeeld over die drie deelnemers passen binnen zowel het projectmaximum van € 350.000 als de individuele grenzen van minimaal € 25.000 en maximaal € 175.000 per deelnemer.

Wat de hoogte niet beïnvloedt volgens dit dossier

Het dossier noemt geen ophoging van het percentage of maximum op basis van bijvoorbeeld de grootte van de onderneming (klein versus middelgroot mkb), samenwerking met kennisinstellingen, of type onderzoek (industrieel onderzoek versus experimentele ontwikkeling). Het enige aangegeven verschil in percentage is de 70%-grens: geen van de deelnemers mag meer dan 70% van de subsidiabele kosten van het project dragen, maar dit raakt de verdeling tussen partners, niet het subsidiepercentage van 35% zelf.

Ook prioriteit van de provincie voor bepaalde onderwerpen beïnvloedt niet het subsidiebedrag, maar wel de kans op toekenning: het puntentotaal van je aanvraag kan namelijk verdubbeld worden als je aanvraag aansluit op een onderwerp met provinciale prioriteit.

Stap 1: voorbereiden vóór de openstelling

De aanvraagperiode start op 7 april 2026 om 09:00 uur en loopt tot 15 september 2026 17:00 uur. Omdat het budget de afgelopen jaren al op de eerste dag werd overschreden, is het advies om je aanvraag exact op 7 april 2026 in te dienen. Dien je vóór deze datum en tijd in, dan wordt je aanvraag niet in behandeling genomen.

Zorg dat je vóór de openstelling deze zaken op orde hebt, want je hebt ze allemaal nodig bij het indienen:

• Een projectplan volgens het verplichte format (Format projectplan_MIT_haalbaarheid 2026). Hierin beschrijf je onder de kopjes Innovatie, Economisch perspectief, Knelpunten en haalbaarheidsvragen, Uitvoering en Beleidskader alle onderdelen die in de sectie "Voorwaarden" zijn genoemd.
• Een begroting volgens het verplichte begrotingsformat (Format begroting MIT haalbaarheid, xlsx). Hierin werk je per kostencategorie (haalbaarheid, industrieel onderzoek, experimentele ontwikkeling) de activiteiten, resultaten, uren, tarieven en financieringsbronnen uit.
• Eventueel een machtigingsformulier, alleen als van toepassing. Dit is nodig in drie situaties: als je een intermediair machtigt om de aanvraag voor je te verzorgen, als je een penvoerder van een samenwerkingsverband machtigt, of beide. Het formulier wordt ondertekend door de tekenbevoegde vertegenwoordiger van de (mede)aanvrager: bij het machtigen van een intermediair tekent de ondertekenaar van de hoofdaanvrager, bij het machtigen van een penvoerder tekent de ondertekenaar namens de medeaanvrager (deelnemer aan het samenwerkingsverband). Voeg bij de ondertekening een bewijs van tekenbevoegdheid toe, zoals een KvK-uittreksel van niet ouder dan 6 maanden. Zijn er volgens dat uittreksel meerdere tekenbevoegden, dan moet je het formulier voor elke ondertekenaar apart invullen en gezamenlijk als één scan uploaden.

Stap 2: het aanvraagformulier invullen en indienen

Je vraagt aan via het online aanvraagformulier op het loket van de provincie Utrecht. Je kunt het formulier invullen en tussentijds opslaan; je ontvangt per e-mail een code en link om later verder te gaan. Dit is vooral belangrijk omdat de regeling precies om 09:00 uur op 7 april 2026 opengaat: als je te vroeg verzendt, wordt de aanvraag niet in behandeling genomen.

Bij het formulier voeg je toe:

• Het projectplan (verplicht).
• De begroting volgens het verplichte format (verplicht).
• Het machtigingsformulier (alleen indien van toepassing).

Stap 3: wachten op de lotingsuitslag (bij overvraging)

Wordt het subsidieplafond van € 744.000 op de eerste dag overschreden, dan bepaalt een notaris door loting de onderlinge volgorde van behandeling van alle aanvragen die op 7 april 2026 zijn ingediend. Bewaar je registratienummer (het kenmerk van je aanvraag) goed, zodat je in het gepubliceerde overzicht kunt terugvinden op welke plek jouw aanvraag is geëindigd.

Stap 4: beoordeling

Aanvragen worden eerst gecheckt op compleetheid. Complete aanvragen worden vervolgens op volgorde van lotingnummer inhoudelijk en financieel beoordeeld, totdat het volledige budget is vergeven. Zie de secties "Voorwaarden" en "Na je aanvraag" voor de inhoud van deze beoordeling.

Vragen tijdens het proces

Voor vragen over de regeling kun je contact opnemen met de provincie Utrecht via subsidies@provincie-utrecht.nl.

Wie beoordeelt

Na indiening wordt je aanvraag op twee manieren beoordeeld. RVO adviseert de provincie over de inhoudelijke beoordeling (de vier criteria: technologische vernieuwing, economische waarde, kwaliteit van de samenwerking en maatschappelijke impact). De provincie Utrecht doet zelf de financieel-technische toetsing: klopt je begroting, zijn de kosten subsidiabel, is alles compleet aangeleverd. Daarnaast kan een Bibob-onderzoek onderdeel zijn van de beoordeling, waarbij je na indiening benaderd kunt worden voor extra informatie.

Hoe lang duurt het

De provincie neemt binnen 26 weken na afloop van de aanvraagperiode een besluit op je aanvraag. Dat betekent: 26 weken na 15 september 2026, dus rond half maart 2027 uiterlijk. Het loket geeft aan dat de volledige 26 weken naar verwachting niet nodig zullen zijn, maar noemt geen concretere termijn.

Omdat het een tender is, wacht de provincie tot de aanvraagperiode is afgelopen om alle aanvragen onderling te kunnen vergelijken en te scoren. Je krijgt dus geen besluit vlak na indiening, zelfs niet als je vroeg in de periode indient.

Uitbetaling

Het dossier specificeert geen concrete uitbetalingssystematiek (zoals een percentage voorschot bij verlening of betaalmomenten tijdens de looptijd). Wel is duidelijk dat je na afronding van het project een vaststellingsverzoek moet indienen. Op basis daarvan wordt het definitieve subsidiebedrag vastgesteld. Voor de exacte voorschotregeling en betaalmomenten geeft het loket op deze pagina geen informatie; dit staat mogelijk uitgewerkt in de Uitvoeringsverordening MKB Innovatiestimulering Topsectoren provincie Utrecht of op de verwezen pagina over verplichtingen na toekenning.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Zodra je de verleningsbeschikking hebt ontvangen, gelden in elk geval deze verplichtingen:

• Je start binnen 4 maanden na subsidieverlening met de uitvoering van het project. Doe je dat niet, dan voldoe je niet aan de voorwaarden van de subsidie.
• De looptijd van je project is maximaal 2 jaar.
• Wijzigingen in het project meld je bij de provincie. Het dossier noemt dit als voorbeeld van een verplichting, zonder een exacte termijn of procedure te specificeren.
• Na afronding van het project dien je een vaststellingsverzoek in.
• Als je vanaf 2025 een MIT-subsidie ontvangt, kun je door Gedeputeerde Staten verplicht worden om deel te nemen aan een evaluatie van de regeling, gericht op monitoring.

Het loket verwijst voor de volledige lijst van verplichtingen naar een aparte pagina ("Wat u hierover moet weten kunt u hier lezen"), maar de inhoud daarvan is niet opgenomen in dit dossier. Het is dus goed om na toekenning zelf te checken welke rapportage- en meldplichten precies gelden, bijvoorbeeld rond tussentijdse rapportages, urenregistratie voor de interne personeelskosten, en het moment en de vorm van het vaststellingsverzoek.