Uitvoeringsregeling subsidie Kwaliteit Openbaar Bestuur 2025-2028

Je komt in aanmerking als je gemeente een van deze vijf activiteiten uitvoert: een bestuurskrachtonderzoek, een regionaal bestuurskrachtonderzoek, een onderzoek naar de gewenste vorm of samenwerkingspartner bij herindeling of samenwerking, het opstellen van een regionale visie op de toekomstige bestuurlijke organisatie, of een identiteitsonderzoek naar de kernwaarden van de gemeente.

Je krijgt 50% van de subsidiabele kosten vergoed. Voor een bestuurskrachtonderzoek, een regionale visie of een identiteitsonderzoek is dat maximaal € 30.000. Voor een regionaal bestuurskrachtonderzoek of een onderzoek naar herindeling/samenwerking is dat maximaal € 50.000. Er is in 2026 in totaal € 300.000 beschikbaar, verdeeld op volgorde van binnenkomst.

Je vraagt aan via het digitale loket met eHerkenning, of per post/aan de balie in Haarlem. De regeling staat open van 2 februari 2026 tot en met 1 oktober 2026, 17:00 uur. Je hebt onder meer een ingevuld aanvraagformulier, een begroting, een offerte voor het onderzoek en eventueel een machtiging nodig. Binnen 13 weken krijg je de beslissing.

Je moet één van de vijf genoemde activiteiten uitvoeren

• Een bestuurskrachtonderzoek
• Een regionaal bestuurskrachtonderzoek
• Een onderzoek naar de gewenste vorm of samenwerkingspartner in verband met gemeentelijke herindeling of samenwerking
• Het opstellen van een regionale visie op de toekomstige bestuurlijke organisatie
• Een identiteitsonderzoek naar de kernwaarden van de gemeente

Valt je activiteit niet onder een van deze vijf, dan is er geen subsidie mogelijk.

Weigeringsgronden: hier val je op af

De provincie wijst je aanvraag af als een van deze situaties speelt:

• De activiteit is financieel niet haalbaar.
• De activiteit was al volledig afgerond vóórdat de aanvraag is ontvangen. Vraag dus altijd aan vóórdat je start, of in elk geval voordat het project klaar is.
• Gedeputeerde Staten oordelen dat de activiteit niet bijdraagt aan een zorgvuldige afweging van mogelijkheden om bestuurskracht te versterken, of dat de activiteit in strijd is met ander provinciaal beleid.
• Er is al subsidie verleend aan een of meer betrokken gemeenten voor dezelfde activiteit. Dubbele financiering van hetzelfde onderzoek of dezelfde visie kan dus niet.
• Jouw gemeente heeft al subsidie gekregen voor een andere activiteit uit deze regeling die nog niet is afgerond. Je kunt dus niet twee trajecten tegelijk lopend hebben.
• De activiteit is niet verenigbaar met een al ingezet herindelingsontwerp, herindelingsadvies of herindelingsregeling volgens de Wet algemene regels herindeling.

Volgorde van binnenkomst, niet op kwaliteit

Aanvragen worden behandeld op volgorde van ontvangst, niet vergeleken en beoordeeld als tender. Dat betekent dat het subsidieplafond van € 300.000 (voor 2026) leidend is: is het plafond bereikt, dan komen latere aanvragen niet meer in aanmerking, ook als ze inhoudelijk sterk zijn. Moet je nog aanvullende informatie leveren op verzoek van de provincie, dan geldt de ontvangstdatum van die aanvulling als nieuwe ontvangstdatum voor de rangorde. Wacht dus niet te lang met het compleet aanleveren van je stukken.

Alleen kosten binnen de openstellingsperiode

Je aanvraag moet zijn ontvangen tussen 2 februari 2026 en 1 oktober 2026, 17:00 uur. Een aanvraag die eerder of later binnenkomt, wordt niet in behandeling genomen.

Alleen externe kosten

Subsidie wordt alleen verstrekt voor noodzakelijke externe kosten die rechtstreeks aan de activiteit zijn toe te rekenen. Kosten van je eigen apparaat en eigen voorzieningen (dus interne uren en interne middelen van de gemeente zelf) komen niet in aanmerking.

Voor welke activiteiten

De subsidiabele activiteiten zijn:

• Het uitvoeren van een bestuurskrachtonderzoek
• Het uitvoeren van een regionaal bestuurskrachtonderzoek
• Het uitvoeren van een onderzoek naar de gewenste vorm of samenwerkingspartner in verband met gemeentelijke herindeling of samenwerking
• Het opstellen van een regionale visie op de toekomstige bestuurlijke organisatie
• Het uitvoeren van een identiteitsonderzoek naar de kernwaarden van de gemeente

Kostensoorten in de begroting

Het aanvraagformulier vraagt je de totale kosten uit te splitsen naar onderdelen. Als voorbeelden van aparte kostenposten gelden:

• Voorbereidingskosten
• Plankosten
• Inhuur van menskracht (externe inzet, bijvoorbeeld een onderzoeksbureau)
• Materiaalkosten
• Monitoringskosten
• Onvoorziene kosten

Je begroot deze posten zelf en onderbouwt ze met een offerte. Voor de activiteiten a, b, c en e (bestuurskrachtonderzoek, regionaal bestuurskrachtonderzoek, onderzoek naar vorm/samenwerkingspartner en identiteitsonderzoek) is een offerte voor het onderzoek een verplichte bijlage bij de aanvraag. Bij deze activiteiten dient de offerte in plaats van een inhoudelijke beschrijving van de activiteit te worden meegestuurd.

Btw

Kun je de btw over het project verrekenen of compenseren, dan vul je in de begroting alle bedragen exclusief btw in en vermeld je je btw-nummer. Kun je dat niet, dan vul je alle bedragen inclusief btw in. Dit is dus geen apart subsidiepercentage, maar bepaalt of je de kosten met of zonder btw opvoert.

Dekkingsplan verplicht

Naast de kostenspecificatie moet je een sluitend dekkingsplan aanleveren waarin je per financier aangeeft welk bedrag wordt ingezet en of dit al is verleend. Genoemde posten in het format zijn:

• Eigen bijdrage
• Bijdrage van (mede)betrokken gemeente(n)
• Bijdrage van derden
• Overige inkomsten of bijdragen
• De gevraagde subsidie zelf

De gevraagde subsidie mag dus nooit meer dan 50% van de subsidiabele kosten zijn (met het toepasselijke maximum van € 30.000 of € 50.000); de rest dek je met eigen middelen, bijdragen van andere gemeenten of derden.

Wat niet vergoed wordt

• Kosten van het eigen apparaat en eigen voorzieningen van de gemeente (interne inzet, interne middelen).
• Kosten voor activiteiten die niet onder de vijf genoemde categorieën vallen.
• Kosten gemaakt voor een activiteit die al volledig is afgerond op het moment dat de aanvraag wordt ontvangen; die activiteit komt sowieso niet meer voor subsidie in aanmerking.

Bestedingsritme bij grote meerjarige projecten

Vraag je meer dan € 1.500.000 subsidie aan (wat gezien de maxima van € 30.000 en € 50.000 in de praktijk niet snel aan de orde zal zijn) én loopt het project over meerdere kalenderjaren, dan moet je in de financiële bijlage per kalenderjaar een realistische inschatting geven van de bestedingen van de totale projectkosten. Wijzigt dit bestedingsritme later, dan moet je dat direct melden, via het dashboard van het Portaal of met een apart wijzigingsformulier van de website.

Er is geen specifiek uurtarief, staffel of forfaitair bedrag per kostensoort vastgesteld; de onderbouwing van de kosten verloopt via je eigen begroting, offerte en dekkingsplan, die de provincie beoordeelt binnen de gestelde maxima en het percentage van 50%.</tekst> </invoke>

Maximaal € 30.000

Voor de volgende activiteiten krijg je ten hoogste 50% van de subsidiabele kosten, met een maximum van € 30.000:

• Het uitvoeren van een bestuurskrachtonderzoek
• Het opstellen van een regionale visie op de toekomstige bestuurlijke organisatie
• Het uitvoeren van een identiteitsonderzoek naar de kernwaarden van de gemeente

Maximaal € 50.000

Voor de volgende activiteiten krijg je ten hoogste 50% van de subsidiabele kosten, met een maximum van € 50.000:

• Het uitvoeren van een regionaal bestuurskrachtonderzoek
• Het uitvoeren van een onderzoek naar de gewenste vorm of samenwerkingspartner in verband met gemeentelijke herindeling of samenwerking

De overige minimaal 50% van de kosten moet je zelf of samen met andere financiers (bijvoorbeeld cofinancierende gemeenten) dekken. In het aanvraagformulier lever je hiervoor een sluitend dekkingsplan aan.

Subsidieplafond

Voor 2026 is in totaal € 300.000 beschikbaar voor deze regeling. Omdat aanvragen op volgorde van binnenkomst worden behandeld, kan het plafond eerder bereikt zijn dan de sluitingsdatum van 1 oktober 2026. Is het plafond bereikt, dan is er voor latere aanvragen geen geld meer, ongeacht de inhoudelijke kwaliteit.

Voorschot

Vraag je minder dan € 10.000 subsidie aan, dan wordt deze direct vastgesteld en uitbetaald. Vraag je € 10.000 of meer aan, dan kun je een voorschot van maximaal 80% aanvragen. Daarvoor geef je in het aanvraagformulier (of later bij een voortgangsrapportage) per kwartaal aan welke activiteiten en uitgaven gepland staan (het kasritme), waarop de provincie het voorschotritme baseert.

Er zijn geen aparte regels voor het verhogen of verlagen van het percentage; 50% en de genoemde maxima zijn vast, met het subsidieplafond als absolute bovengrens voor het totaal beschikbare budget in 2026.</tekst> </invoke>

Stap 1: bijlagen gereedmaken

Voordat je begint met aanvragen, verzamel je de verplichte bijlagen. Welke dat precies zijn, staat in het subsidieaanvraagformulier. Een onvolledige aanvraag kan bij deze regeling (volgorde van ontvangst) pas in behandeling worden genomen zodra hij compleet is, wat je plek in de rij kan kosten: de ontvangstdatum van de aanvullende informatie geldt dan als nieuwe ontvangstdatum.

De genoemde bijlagen zijn:

• Kopie recent bankafschrift. Verplicht als je nog niet eerder, of langer dan twee jaar geleden, subsidie van de provincie hebt ontvangen. Naam, adres, woonplaats en rekeningnummer moeten zichtbaar zijn, het afschrift mag niet ouder zijn dan drie maanden. Rekeningstand en transacties mag je afdekken. Staat op het afschrift een postbusadres, dan is aanvullend bewijs van je vestigingsadres nodig (bijvoorbeeld een energie- of telefoonnota).
• Machtigingsformulier. Verplicht als de aanvraag wordt ingediend door een gemachtigde gemeente namens jou, bij de activiteiten "regionaal bestuurskrachtonderzoek" en "regionale visie", en optioneel bij "onderzoek naar vorm/samenwerkingspartner". Wordt ondertekend door de bevoegde vertegenwoordiger (naam, functie, handtekening) van de gemeente die de machtiging verleent.
• Begroting. Kostenspecificatie van de totale projectkosten, uitgesplitst naar onderdelen zoals voorbereidingskosten, plankosten, inhuur menskracht, materiaalkosten, monitoringskosten en onvoorziene kosten. Aparte bijlage toevoegen als het formulier te weinig ruimte biedt.
• Offerte voor het onderzoek. Verplicht bij de activiteiten bestuurskrachtonderzoek, regionaal bestuurskrachtonderzoek, onderzoek naar vorm/samenwerkingspartner en identiteitsonderzoek. Bij deze activiteiten vervangt de offerte de inhoudelijke beschrijving van de activiteit.
• Planning. Overzicht van fasering, activiteiten en mijlpalen met start- en einddata. Aparte bijlage toevoegen bij te weinig ruimte.
• Financiële bijlage (verplicht bij digitale aanvragen). Bevat begroting, dekkingsplan en eventueel voorschotritme.

Het aanvraagformulier zelf vraagt verder gegevens van de aanvrager (gemeente, KvK-nummer indien van toepassing, contactpersoon), eventueel gegevens van een intermediair/penvoerder, IBAN van de beoogd subsidieontvanger, het gekozen onderdeel van de regeling, een beschrijving van resultaten, werkwijze en communicatie, en een verklaring dat je bekend bent met de voorwaarden, de gegevens naar waarheid hebt ingevuld en niet in surseance of faillissement verkeert. Dit onderdeel wordt ondertekend door de aanvrager (bij digitale indiening via eHerkenning, bij postindiening met een fysieke handtekening).

Stap 2a: digitaal indienen

Log in op eHerkenning (beveiligingsniveau EH2+) via het digitale loket van de provincie. Gegevens uit het handelsregister van de KvK worden automatisch aangevuld; de rest vul je zelf in. Upload daarna de bijlagen (geen zipbestanden) en verstuur de aanvraag. Ben je intermediair en dien je namens een andere gemeente in, dan is ketenmachtiging verplicht.

Stap 2b: per post of aan de balie

Gebruik het formulier "Subsidie aanvragen per post", vul het op de computer in, print het uit en onderteken het met pen. Stuur het samen met alle bijlagen naar Gedeputeerde Staten van Noord-Holland, directie Concernzaken, sector Subsidies en Inkoop, Postbus 3007, 2001 DA Haarlem. Je kunt het ook afleveren bij de balie van Houtplein 33 in Haarlem; daar krijg je een ontvangstbevestiging gedateerd op de dag van afgifte. Krijg je bij digitale of postale indiening geen ontvangstbevestiging, neem dan contact op met het Servicepunt: dat kan betekenen dat je aanvraag niet is ontvangen.

De uiterste ontvangstdatum is 1 oktober 2026, 17:00 uur.

Beoordeling en termijn

Gedeputeerde Staten van Noord-Holland beoordelen je aanvraag. Je ontvangt binnen 13 weken de beslissing (de beschikking). Aanvragen worden behandeld op volgorde van ontvangst; is je aanvraag onvolledig, dan telt de datum waarop de ontbrekende informatie binnenkomt als nieuwe ontvangstdatum, wat je plek in de rij en daarmee mogelijk je kans op het (beperkte) subsidieplafond beïnvloedt.

Uitbetaling: direct vaststellen of voorschot

• Vraag je minder dan € 10.000 subsidie aan, dan wordt de subsidie direct vastgesteld en uitbetaald. Er is dan geen aparte voorschot- of verantwoordingsfase.
• Vraag je € 10.000 of meer aan, dan kun je bij de aanvraag (of later bij een voortgangsrapportage) een voorschot aanvragen van maximaal 80%. Daarvoor geef je per kwartaal aan welke activiteiten en uitgaven gepland zijn (het kasritme); de provincie stemt het voorschotritme hierop af.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Wijzigingen in de uitvoering van de activiteiten moet je tijdig melden. Dit kan gevolgen hebben voor het kasritme van de voorschotten.
• Bij een bestedingsritme (van toepassing bij subsidies boven € 1.500.000 met een meerjarige looptijd) geldt een directe meldplicht bij wijziging van dat ritme. Dit doe je via het dashboard van het Portaal, of anders met een apart wijzigingsformulier dat op de website te vinden is onder "Voortgang project en melden wijzigingen".
• Communicatieverplichting: het logo en de naam van de provincie Noord-Holland moeten zichtbaar zijn op communicatie-uitingen over het project.
• Bij inzet van een gemachtigde gemeente (penvoerder): die gemeente voert dan namens jou de administratie, stelt de rapportages op en dient het verzoek om vaststelling in, en verzorgt ook een eventuele bezwaarprocedure.

Vaststelling

Bij subsidies vanaf € 10.000 volgt na de uitvoering een verzoek om vaststelling (door de aanvrager zelf, of door de gemachtigde penvoerder als die is aangewezen).

Bezwaar

Ben je het niet eens met de beschikking, dan kun je bezwaar maken. Informatie hierover staat op het Digitaal Loket van de provincie onder "bezwaar maken bij de provincie".

Contact

Voor vragen tijdens of na de aanvraag kun je terecht bij het Servicepunt van de provincie Noord-Holland, telefonisch op 0800 0200 600 (gratis) of per e-mail via servicepunt@noord-holland.nl.