Mkb haalbaarheidsvoucher (EFRO)

De regeling is bedoeld voor mkb-ondernemers die gevestigd zijn en ondernemersactiviteiten uitvoeren in Drenthe, Friesland of Groningen. Je krijgt 40% van de subsidiabele kosten vergoed, met een maximum van € 45.000 per project. De subsidiabele kosten moeten minimaal € 25.000 bedragen, waarvan minimaal 20% besteed wordt aan de proeftuin.

Je kunt subsidie krijgen voor onder meer loonkosten en eigen uren, het inschakelen van de proeftuin, materiaalkosten, huur van apparatuur en het inschakelen van een onafhankelijke adviesorganisatie.

Eerstelijnsorganisaties (IkBenDrentsOndernemer, GroBusiness, Ynbusiness en Founded) helpen je gratis bij het vinden van een passende proeftuin en het scherp krijgen van je haalbaarheidsvragen. Zij zijn geen verplicht onderdeel van de aanvraag, maar wel nuttig om vroeg in te schakelen.

Je vraagt de subsidie aan via het eLoket van SNN, met een verplicht projectplan volgens het vastgestelde format, een begroting en een offerte van de gekozen proeftuin. Aanvragen kan tot en met 30 november 2026, 17:00 uur, of eerder als het budget op is: er is nog € 260.136,64 beschikbaar. Beoordeling gaat op volgorde van binnenkomst van complete aanvragen.

Wie kan aanvragen

• Je bent een mkb-onderneming (volgens de definitie in bijlage I van de Algemene Groepsvrijstellingsverordening). Grote ondernemingen en kennisinstellingen vallen buiten de doelgroep.
• Je hebt op het moment van aanvragen een vestiging in Drenthe, Friesland of Groningen en voert daar ook daadwerkelijk ondernemingsactiviteiten uit. Een postbusadres is niet genoeg; als er alleen incidenteel een overleg- of belruimte wordt gehuurd, telt dat niet als vestiging.
• De activiteiten waarvoor je subsidie aanvraagt moeten ten goede komen aan die noordelijke vestiging.

Eisen aan het project

• Het project richt zich op de haalbaarheid van een nieuw product, dienst of proces (een haalbaarheidsstudie, eventueel gecombineerd met trial-and-error onderzoek).
• Je schakelt verplicht een onafhankelijke, in Noord-Nederland gevestigde proeftuinfaciliteit in. Een proeftuin mag geen commerciële organisatie, kennisinstelling of kennisinstituut zijn.
• Minimaal 20% van de totale projectkosten is bestemd voor de proeftuin.
• De subsidiabele kosten bedragen minimaal € 25.000. Is dat niet het geval, dan wordt de aanvraag geweigerd.
• Je bent nog niet gestart met de werkzaamheden en hebt nog geen verplichtingen aangegaan (zoals het afsluiten van contracten) vóórdat je de aanvraag hebt ingediend.
• Het project wordt afgerond binnen 12 maanden na de datum van de verleningsbeschikking, met een uiterste einddatum van 30 juni 2028.

Uitsluitingsgronden

Je aanvraag wordt in elk geval geweigerd als:

• niet wordt voldaan aan de voorwaarden van de de-minimisverordeningen (het maximum steunbedrag aan de-minimissteun is normaal gesproken € 300.000 over drie jaar);
• je onderneming in financiële moeilijkheden verkeert, zoals beoordeeld volgens de verklaring financiële moeilijkheden (bijvoorbeeld: een lopende of dreigende insolventieprocedure, of niet-terugbetaalde reddings- of herstructureringssteun);
• je op grond van deze regeling al eerder subsidie hebt ontvangen voor de diensten van dezelfde proeftuin;
• je onderneming al € 45.000 subsidie heeft ontvangen (of zal ontvangen) voor haalbaarheidsprojecten onder deze regeling: dit is dus een levenslang maximum per onderneming, niet per project;
• je de subsidie wilt gebruiken voor een project waarvoor al subsidie is verstrekt, of dat onderdeel is van zo'n project;
• het project in technische zin onvoldoende risicovol is om een haalbaarheidsonderzoek te rechtvaardigen, of onvoldoende inzicht geeft in het economisch perspectief;
• de aanvraag onvoldoende inzicht geeft in de uitvoerbaarheid van het project.

Let op: ondernemingen die met elkaar verbonden zijn (meer dan 50% zeggenschap) worden voor de weigeringsgrond van € 45.000 als één onderneming beschouwd. Ben je onderdeel van een groep van verbonden ondernemingen, dan speelt ook de mkb-status van de hele groep mee, berekend via de mkb-toets.

Loonkosten en eigen uren

Je kunt kiezen tussen twee manieren om loonkosten te berekenen:

• Een uurtarief. Voor uren gemaakt tot en met 30 juni 2025 geldt € 55 per uur. Voor uren gemaakt vanaf 1 juli 2025 geldt € 60 per uur. Dit tarief is bedoeld voor medewerkers in loondienst en voor eigen arbeid van personen die niet worden verloond, zoals zelfstandigen met winst uit onderneming, niet-verloonde dga's, meewerkende echtgenoten en onbezoldigde bestuurders die in het handelsregister staan.
• Een vast maandbedrag, voor medewerkers die een vast deel van hun tijd aan het project werken. Tot en met 30 juni 2025 is dit € 7.800 per maand per persoon (bij een fulltime dienstverband), vanaf 1 juli 2025 € 8.600 per maand. Dit bedrag wordt naar rato berekend op basis van het percentage van de werkweek dat iemand aan het project werkt en het aantal maanden.

Het aantal subsidiabele uren per kalenderjaar is gemaximeerd op 1.720 uur bij een fulltime (40-urige) werkweek; bij minder contracturen wordt dit naar verhouding aangepast (bijvoorbeeld 1.032 uur bij een 24-urige werkweek). Uren van stagiairs zijn niet subsidiabel.

Om loonkosten te onderbouwen moet je een urenregistratie per medewerker bijhouden (met het verplichte format), plus bewijs van het dienstverband, bijvoorbeeld een verzamelloonstaat. Bij het vaste maandbedrag volstaat een werkgeversdocument met het vaste percentage tijd per medewerker; bij wijziging van dit percentage tijdens de looptijd moet een nieuw document worden opgesteld.

Inschakelen van een onafhankelijke proeftuinfaciliteit

De kosten van de proeftuin zijn subsidiabel, inclusief het volgen van workshops en trainingen bij de proeftuin die op het onderzoek betrekking hebben, business development-diensten en -advies, en het gebruik van materialen en data binnen de proeftuin. Dit is de enige kostenpost met een minimumeis: minimaal 20% van de totale projectkosten moet hieraan besteed worden.

Materiaalkosten

Materiaalkosten zijn subsidiabel voor zover ze uitsluitend nodig zijn voor het haalbaarheidsproject.

Huurkosten van apparatuur en uitrusting

Subsidiabel voor zover en zolang de apparatuur of uitrusting wordt gebruikt voor het haalbaarheidsproject.

Inschakelen van een onafhankelijke adviesorganisatie

De organisatie waar de deskundige werkt, moet ingeschreven staan in het handelsregister van de KvK of een vergelijkbaar buitenlands register; particulieren komen dus niet in aanmerking. De deskundige moet echt onafhankelijk zijn van je onderneming. Er is in ieder geval geen onafhankelijkheid als de deskundige of diens onderneming een financieel belang heeft in jouw onderneming (of andersom), als dezelfde persoon bestuurder is van beide ondernemingen, bij familierelaties in de eerste of tweede graad, of als de deskundige een bovengemiddeld belang heeft bij de uitkomst van het project.

Opslag op facturen

Over facturen van € 250 of meer (exclusief btw) voor de kostensoorten proeftuin, materiaal, huur en adviesorganisatie wordt automatisch een opslag van 1% op het factuurbedrag berekend.

Wat NIET subsidiabel is

• Facturen onder € 250 exclusief btw komen niet in aanmerking, tenzij het gaat om een verzamelfactuur die in één keer is betaald en in totaal boven de € 250 exclusief btw uitkomt.
• Reis- en verblijfkosten.
• Verrekenbare btw.
• Kosten die niet rechtstreeks aan het project zijn toe te rekenen, of niet in redelijke verhouding staan tot het te bereiken resultaat.
• Boetes en financiële sancties.

Het is niet toegestaan om dezelfde proeftuin twee keer in te schakelen onder deze regeling, ook niet voor een ander project. Wel mag je andere proeftuinen of open innovatie-omgevingen inschakelen voor een volgend project, zolang je in totaal niet meer dan € 45.000 subsidie ontvangt.

Om aan het minimum van € 10.000 subsidie te komen, moeten de subsidiabele kosten minimaal € 25.000 bedragen (40% van € 25.000 = € 10.000). Zijn de subsidiabele kosten lager dan € 25.000, dan wordt de aanvraag geweigerd.

Op facturen van € 250 exclusief btw of meer wordt daarnaast een opslag van 1% op het factuurbedrag toegepast (voor de kostensoorten proeftuin, materiaal, huur en adviesorganisatie). Dit verhoogt het subsidiabele bedrag enigszins, maar telt mee binnen hetzelfde maximum van € 45.000.

Er is in totaal nog € 260.136,64 resterend budget beschikbaar voor deze openstelling (op een gezamenlijk subsidieplafond van € 2.000.000 voor de hele regeling). Zodra dit budget op is, sluit de regeling, ook als de deadline van 30 november 2026 nog niet is bereikt. Aanvragen worden op volgorde van ontvangst behandeld: complete aanvragen die het eerst binnenkomen, worden het eerst beoordeeld en komen als eerste in aanmerking voor het resterende budget. Bij aanvragen die op dezelfde dag zijn ontvangen en waarbij overschrijding van het plafond dreigt, wordt de volgorde bepaald door loting.

Stap 1: Zoek een proeftuin op

Ga, eventueel met hulp van een eerstelijnsorganisatie (IkBenDrentsOndernemer, GroBusiness, Ynbusiness of Founded), op zoek naar een passende proeftuin en ga met hen in gesprek. Dit is nodig omdat je bij de aanvraag al een offerte van de gekozen proeftuin moet aanleveren.

Stap 2: Verzamel de benodigde documenten

• Format projectplan: verplicht format, in te vullen in de vastgestelde volgorde (Calibri 11, maximaal 5 pagina's).
• Format begroting: Excel-bestand met je kostenraming per werkpakket.
• Offerte proeftuin: bevat verplicht de projectnaam, de te onderzoeken haalbaarheidsvragen en een overzicht van werkzaamheden, materialen, workshops en trainingen.
• Mkb-verklaring: toont aan dat je onderneming (en eventueel de groep van verbonden ondernemingen) onder de mkb-definitie valt. Ondertekend door de tekenbevoegde persoon.
• Verklaring financiële moeilijkheden: beslisschema waarmee je aantoont dat je onderneming niet in financiële moeilijkheden verkeert. Ondertekend door de tekenbevoegde persoon namens de aanvrager.
• Document waaruit tekenbevoegdheid blijkt: bijvoorbeeld een KvK-uittreksel, niet ouder dan een jaar.
• De-minimisverklaring: verklaart hoeveel de-minimissteun je in de afgelopen drie jaar hebt ontvangen. Moet fysiek geprint en met pen ondertekend worden door de tekenbevoegde persoon; een digitale handtekening is niet geldig.
• (Geconsolideerde) jaarrekening van het voorafgaande boekjaar.
• Ondertekening aanvraag (optioneel): alleen nodig als je niet met eHerkenning inlogt.
• Machtigingsformulier intermediair (optioneel): alleen nodig als een derde partij (bijvoorbeeld je boekhouder of adviseur) de aanvraag namens jou indient. Wordt ondertekend door de tekenbevoegde persoon van de aanvrager, met pen, niet digitaal.
• Juridische organisatiestructuur (optioneel): alleen nodig bij verbonden en/of partnerondernemingen. Schematisch overzicht met fte's, omzet, balanstotaal en deelnemingspercentages per onderneming.
• Instemmingsverklaring (optioneel): alleen nodig als een verbonden- of partneronderneming kosten maakt binnen het project. Wordt ondertekend door zowel de penvoerder als de betreffende onderneming, beiden met pen.
• Overige offertes voor externe kosten, zoals adviesorganisatie of huur van apparatuur.

Stap 3: Start de aanvraag in het eLoket

Klik op 'Aanvraag starten' en log in met eHerkenning, of maak een eLoket-account aan als je geen eHerkenning hebt (je ontvangt dan een activatie-e-mail).

Stap 4: Doorloop de negen stappen in het eLoket

• Quickscan met meerkeuzevragen over de belangrijkste voorwaarden.
• Verdiepende inhoudelijke vragen over de aanvraag.
• Projectinformatie invullen.
• NAW-gegevens invullen.
• Deskundigen: naam en KvK-nummer van de in te schakelen deskundige(n).
• Begroting: de begrote kosten invoeren.
• Bijlagen: alle documenten uploaden.
• Controleren en bevestigen van alle ingevulde gegevens.
• Aanvraag indienen.

Stap 5: Bevestiging

Je ontvangt een bevestiging van je aanvraag per e-mail.

Let op privacy: burgerservicenummers zijn niet nodig; verwijder of scherm deze af in documenten voordat je ze indient.

Is de aanvraag compleet, dan volgt de inhoudelijke beoordeling: SNN controleert of je aanvraag voldoet aan de eisen van de subsidieregeling, of het project past binnen de juridische vereisten en of de begrote kosten kloppen met de regelgeving. Volgens de Algemene subsidieregeling SNN 2019 wordt binnen 13 weken na ontvangst van de aanvraag een beschikking gegeven, of binnen 22 weken als er sprake is van Europese cofinanciering, extern advies of nader onderzoek (wat bij deze EFRO-regeling het geval kan zijn).

Bij een akkoord

Je ontvangt een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag. Binnen drie weken na de verlening wordt automatisch een voorschot uitbetaald van maximaal 40% van de verleende subsidie. Er wordt geen tweede voorschot verstrekt.

Tijdens de looptijd

• Je moet het project binnen 12 maanden na de beschikking afronden, uiterlijk 30 juni 2028.
• Je voldoet doorlopend aan de publiciteitseisen: publiceren over je project op je website en sociale media (met EU-logo en EFRO-vermelding) en een zichtbare affiche of banner bij je onderneming of projectlocatie.
• Wijzigingen in het project meld je vooraf via een wijzigingsverzoek; bij grote afwijkingen neem je direct contact op met je SNN-contactpersoon, omdat dit kan leiden tot een nieuwe verleningsbeschikking.

Vaststelling

Uiterlijk vier weken na het einde van de projectperiode dien je een verzoek tot vaststelling in. SNN controleert dan of de werkzaamheden zijn uitgevoerd zoals in het projectplan beschreven en welke kosten daadwerkelijk zijn gemaakt; op basis daarvan wordt het definitieve subsidiebedrag vastgesteld. Volgens de Algemene subsidieregeling SNN 2019 gebeurt dit binnen 22 weken na ontvangst van een complete vaststellingsaanvraag, waarna het subsidiebedrag binnen 30 dagen wordt uitbetaald.

Bij het vaststellingsverzoek lever je in ieder geval aan:

• een eindverslag of rapport van de uitgevoerde werkzaamheden (format beschikbaar);
• facturen en betalingsbewijzen van de gedeclareerde kosten;
• de getekende overeenkomst met de proeftuinfaciliteit;
• overige overeenkomsten, bijvoorbeeld voor huur van apparatuur;
• het adviesrapport van de deskundige en/of proeftuinfaciliteit;
• het ondertekeningsformulier (niet nodig bij gebruik van eHerkenning);
• urenregistraties (alleen bij loonkosten), getekend door medewerker en leidinggevende, of bij ontbreken van een leidinggevende (bijvoorbeeld eenmanszaak) door een huisaccountant of boekhouder, getekend vóór het indienen van het vaststellingsverzoek;
• onderbouwing van het dienstverband, bijvoorbeeld een verzamelloonstaat (alleen bij loonkosten);
• bewijsstukken van de publiciteitseisen, zoals foto's en schermafdrukken.

Je bewaart je projectadministratie minimaal 7 jaar na de vaststelling en moet meewerken aan eventuele controles door SNN.