Mkb haalbaarheidsvoucher (EFRO)

Let op: deze regeling is gesloten. Het loket vermeldt de status "Aanvragen niet meer mogelijk". Je kunt er dus niet meer op aanvragen, maar de informatie hieronder laat zien hoe de regeling in elkaar zat.

Je kreeg subsidie voor de kosten van je eigen uren die nodig waren voor de voorwaardenscheppende activiteiten, plus alle kosten die daar direct aan gerelateerd waren. Het subsidiepercentage lag op 40%. Van het totale budget van 4 miljoen euro voor Kennisontwikkeling stond er nog € 3.530.111 als resterend budget vermeld.

Voorwaarde was steeds samenwerking: het project moest samenwerking en innovatie bevorderen in een netwerk met het mkb als doelgroep, met focus op kennisontwikkeling en -uitwisseling buiten de eigen sector en op het doorvoeren of stimuleren van innovaties.

Aanvragen ging (destijds) via het EFRO-webportal, met een aanvraagformulier en verplichte bijlagen zoals een projectplan volgens een vast model, een begroting volgens een vast format, verklaringen over de-minimissteun en financiële moeilijkheden, en ondertekende documenten van penvoerder en projectpartners. Een onafhankelijke deskundigencommissie beoordeelde de aanvraag op vier criteria, waarna het Dagelijks Bestuur van het SNN besliste over toekenning.

Wie kwam in aanmerking

• Je moest een mkb-bedrijf zijn, gevestigd of actief in Drenthe, Fryslân of Groningen.
• Je moest samenwerken in een samenwerkingsverband met kennisinstellingen, netwerkorganisaties of andere mkb'ers. Een aanvraag van één enkele onderneming zonder samenwerkingspartners paste niet bij deze regeling.
• Je project moest gericht zijn op een voorwaardenscheppend project: het organiseren van netwerkbijeenkomsten of activiteiten rondom een thema, met als resultaat nieuwe samenwerkingen op het gebied van innovatie en nieuwe technologieën. (Dit in onderscheid met een "kennisontwikkelingsproject", waarvoor een andere subsidieregeling gold.)

Wat de mkb-status precies inhoudt

Volgens de bijgevoegde KMO-definitie val je onder het mkb als je onderneming minder dan 250 personen in dienst heeft én een jaaromzet van maximaal 50 miljoen euro en/of een jaarlijks balanstotaal van maximaal 43 miljoen euro heeft. Binnen het mkb gelden aparte grenzen voor kleine ondernemingen (minder dan 50 personen, omzet of balanstotaal maximaal 10 miljoen euro) en micro-ondernemingen (minder dan 10 personen, omzet of balanstotaal maximaal 2 miljoen euro). Bij het bepalen van je omvang tellen ook gegevens van partnerondernemingen en verbonden ondernemingen mee, naar rato van het kapitaal- of stemrechtbelang. Overheidsinstanties die 25% of meer van het kapitaal of de stemrechten in handen hebben, maken dat een onderneming niet als mkb wordt aangemerkt (met enkele uitzonderingen voor bijvoorbeeld business angels en regionale ontwikkelingsfondsen).

Financiële situatie van de onderneming

Ondernemingen (en de daaraan verbonden ondernemingen) die in financiële moeilijkheden verkeren, komen niet in aanmerking. Daarvan is onder meer sprake bij een lopende collectieve insolventieprocedure, bij het voldoen aan criteria waardoor een insolventieprocedure kan worden gestart, of bij nog niet afgehandelde reddings- of herstructureringssteun. Voor bv's en nv's geldt bovendien een aparte toets op het eigen vermogen (negatief eigen vermogen betekent altijd financiële moeilijkheden); voor vof's en cv's telt of het kapitaal/vermogen negatief is. Mkb-ondernemingen die op het moment van aanvragen korter dan drie jaar bestaan, zijn hiervan vrijgesteld. Dit werd getoetst met de Verklaring financiële moeilijkheden, in te vullen op groepsniveau als er verbonden ondernemingen zijn.

Staatssteun en de-minimis

Voor zover de subsidie onder de-minimissteun viel, mocht je met de aangevraagde steun het de-minimisplafond niet overschrijden. Je moest hierover een Verklaring de-minimissteun invullen, met opgave van eerder ontvangen de-minimissteun van de afgelopen drie jaar (ook van verbonden ondernemingen). Voor de sectoren visserij, primaire landbouwproductie en verwerking/afzet van landbouwproducten geldt een lager maximum en een andere verklaring.

Het dossier noemt geen aparte minimum- of maximumprojectomvang, en ook geen apart minimum aantal samenwerkingspartners; wel is samenwerking met minstens één andere partij (kennisinstelling, netwerkorganisatie of ander mkb-bedrijf) een basisvoorwaarde.

Van het totale beschikbare budget van 4 miljoen euro voor Kennisontwikkeling 2019 stond er nog € 3.530.111 als resterend budget genoemd. Toekenning van subsidie was, ook bij een positief advies van de deskundigencommissie en een "ja" van het Dagelijks Bestuur, uiteindelijk afhankelijk van het nog beschikbare budget.

Het format begroting (XLSX) laat zien dat er in de systematiek van deze EFRO-regeling onderscheid wordt gemaakt tussen verschillende steunvormen (geen staatssteun, innovatiesteun voor mkb, de-minimissteun, proces-innovatie), elk met een eigen maximaal steunpercentage en een eigen berekening in euro's. Voor de-minimissteun geldt een aftopping op € 200.000 in de begroting. Het dossier bevat geen exacte cijfers voor deze percentages per categorie voor de Voorwaardenscheppend-projectvariant specifiek; op de productpagina staat alleen het algemene percentage van 40%.

Bij inbreng in natura in de vorm van eigen arbeid (dus zonder dienstverband en zonder verloning) gold een vast uurtarief van € 39,-. Dit was alleen toepasbaar wanneer er geen sprake was van loonkosten via een dienstverband, maar er wel werkzaamheden werden verricht.

Het dossier noemt geen specifiek minimum- of maximumbedrag aan subsidie per project voor deze Voorwaardenscheppend-projectregeling (in tegenstelling tot bijvoorbeeld andere regelingen in de lijst met vergelijkbare subsidies, die wel expliciete bedragen noemen). Het loket noemt hierover dus geen concreet bedrag.

Stap 1: documenten verzamelen

Het aanvraagformulier en alle bijlagen stonden in het EFRO-webportal. Op de subpagina van het loket waren ter inzage ook al enkele bijlagen te vinden. De benodigde documenten waren:

• Verklaring de-minimissteun (PDF): een verklaring waarin je aangeeft of en hoeveel de-minimissteun je (of verbonden ondernemingen) in de afgelopen drie jaar hebt ontvangen. Moet ondertekend worden door de onderneming (naam, functie ondertekenaar, handtekening); alleen een geprint en ondertekend exemplaar is rechtsgeldig, digitaal ondertekenen kan niet.
• Verklaring financiële moeilijkheden (PDF, 2024): een verklaring op groepsniveau over verbonden ondernemingen en over de financiële situatie van je onderneming, met een beslisschema. Ondertekend door de aanvrager (naam onderneming, KvK-nummer, naam en functie ondertekenaar, handtekening).
• Bewijs rechtsgeldig getekende aanvraag projectpartner (DOCX): document waarmee elke projectpartner (niet de penvoerder) bevestigt rechtsgeldig aan de aanvraag deel te nemen.
• Bewijs rechtsgeldig getekende aanvraag penvoerder (DOCX): hetzelfde, maar dan voor de penvoerder (de partij die de aanvraag indient namens het samenwerkingsverband).
• Format begroting Kennisontwikkeling (XLSX): verplicht begrotingsformat, in te vullen per projectpartner en per werkpakket, met loonkosten, kosten derden, afschrijvingskosten, inbreng in natura en de verdeling van de gevraagde subsidie.
• Model projectplan Kennisontwikkeling 2019 (DOCX): verplicht format voor het projectplan, met vaste onderdelen (omschrijving, aanleiding, doelstelling, resultaten, organisatie, aansluiting bij OP EFRO-doelstellingen, activiteiten, planning, financiering, innovatie, businesscase, duurzaamheid en managementsamenvatting), elk met een maximale lengte.
• Machtigingsformulier penvoerder aan intermediair (PDF): alleen nodig als je een intermediair machtigt om namens de penvoerder te handelen. Wordt ondertekend door de penvoerder.
• Mkb-verklaring (PDF): verklaring waarmee je aantoont dat je onderneming aan de mkb-criteria voldoet.
• Privacyverklaring subsidies (PDF, 18-06-2020): informatie over de verwerking van persoonsgegevens; het loket geeft hierbij aan dat je geen burgerservicenummers moet aanleveren en deze moet verwijderen of afschermen in documenten die je deelt.

Stap 2: aanvraag indienen via het EFRO-webportal

Via de knop op de loketpagina kwam je in het aanvraagproces in het EFRO-webportal (https://www.efro-webportal.nl/mijn-1420/). Daar vulde je het aanvraagformulier in en voegde je alle bijlagen toe. Vanuit je persoonlijke account in het webportal kon je vervolgens de behandeling van je aanvraag volgen.

Het dossier noemt geen specifieke aanvraagdeadline of openstellingsperiode voor deze ronde; de status geeft alleen aan dat aanvragen niet meer mogelijk is. Let bij het aanleveren van documenten op privacy: verwijder of scherm burgerservicenummers af voordat je documenten deelt met het SNN.

Beoordeling

Na indiening van een volledige aanvraag controleerde het SNN eerst of deze aan de belangrijkste subsidievoorwaarden voldeed. Als dat niet het geval was, volgde afwijzing, met bericht via het EFRO Webportal.

Voldeed de aanvraag wel, dan beoordeelde de onafhankelijke deskundigencommissie de aanvraag tijdens haar vergadering op vier criteria (bijdrage aan de OP EFRO-doelstelling: 35 punten, mate van innovatie: 25 punten, kwaliteit van de business case: 25 punten, duurzaamheid: 15 punten; totaal 100 punten). Bij 70 punten of meer adviseerde de commissie het SNN om subsidie toe te kennen.

Besluitvorming

De aanvraag werd daarna behandeld in de eerstvolgende vergadering van het Dagelijks Bestuur van het SNN. Toekenning bleef afhankelijk van het nog beschikbare budget. Bij een positief besluit van het Dagelijks Bestuur voerde het SNN nog een laatste controle uit op naleving van de (Europese) regelgeving en de uitvoeringsregeling. Was ook dit in orde, dan werd de subsidie verleend en werd het besluit gepubliceerd in het EFRO Webportal.

Het dossier noemt geen concrete doorlooptijd (aantal weken) tussen aanvraag en besluit.

Tijdens de looptijd

Het dossier vermeldt geen expliciete tussentijdse rapportageverplichtingen of voorschotregeling voor deze specifieke regeling. Wel bevatte het model projectplan de eis dat je bij eventuele hindernissen voor de start van het project (formeel, juridisch, financieel) dit vooraf aannemelijk moest maken en zo nodig met documenten moest onderbouwen dat deze de geplande startdatum niet in de weg staan.

Vaststelling en uitbetaling

Na afronding van alle werkzaamheden diende je bij het SNN het vaststellingsverzoek (de einddeclaratie) in. Dit moest je indienen binnen maximaal 13 weken na uitvoering van het project. Bij de vaststelling controleerde het SNN of de werkzaamheden volgens het projectplan waren uitgevoerd en welke kosten daarvoor waren gemaakt. Aan de hand van de daadwerkelijk gemaakte en subsidiabele kosten stelde het SNN het definitieve subsidiebedrag vast. Het dossier geeft geen verdere details over de wijze van uitbetaling (bijvoorbeeld in termijnen of als eindbedrag ineens) buiten deze vaststellingsprocedure.