Subsidieregeling Vrijwilligersorganisaties Sterke Sociale Basis

Voordat je kunt aanvragen, moet je verplicht een vooraanvraag bespreken met de welzijnsorganisatie van je thema. Die geeft je een schriftelijk advies over je plan, en zonder dat advies kun je geen aanvraag indienen. Je aanvraag wordt daarna door de gemeente beoordeeld op een puntenschaal tot 100 punten; je moet minimaal 75 punten halen om subsidie te krijgen.

Voor activiteiten in 2026 en 2027 is de aanvraagperiode al gesloten: dit kon tot 1 september 2025. Aanvragen kan eens per twee jaar; de volgende kans is voor de subsidiejaren 2028 en 2029.

Per thema is een apart budget beschikbaar: voor opgroeien € 228.117,00, voor samen meedoen € 93.648,00 en voor basiskracht € 225.716,00 (bedragen voor 2026). De subsidie wordt verleend voor twee jaar en in zijn geheel bevoorschot. Na afloop leg je verantwoording af over de uitgevoerde activiteiten, waarna de gemeente de subsidie definitief vaststelt.

Je vraagt aan met een digitaal formulier via eHerkenning, met daarbij een beschrijving van je activiteiten, een sluitende begroting en het schriftelijke advies van de welzijnsorganisatie. De gemeente beslist binnen 13 weken na de sluitingsdatum van de aanvragen.

Wie kan aanvragen

• Je organisatie is een vrijwilligersorganisatie (rechtspersoon) die de activiteiten uitvoert met vrijwilligers.
• Je zet niet meer dan 3 fte in voor ondersteuning of coördinatie van je vrijwilligers. Dit betreft alleen betaalde medewerkers die de vrijwilligers ondersteunen bij de via deze regeling gesubsidieerde activiteiten en lokale activiteiten.

Wat je activiteit moet zijn

• Je activiteit draagt bij aan één van de drie thema's van de Sterke Sociale Basis: opgroeien, samen meedoen of basiskracht.
• Je activiteit is een aanvulling op of ondersteunend aan het bestaande aanbod van de welzijnsorganisatie die dat thema uitvoert (SOL voor opgroeien, Incluzio voor samen meedoen, BuZz voor basiskracht).
• Je activiteit is nog niet gestart en heeft nog niet plaatsgevonden. Is dat wel het geval, dan wordt de subsidie geweigerd.

Verplicht voortraject

• Je doet eerst een vooraanvraag bij de welzijnsorganisatie van je thema en bespreekt deze met hen.
• Je krijgt daarna een schriftelijk advies over je activiteit, opgesteld conform het adviesformulier uit bijlage 1 van de regeling.
• Zonder dit schriftelijke advies kun je geen aanvraag indienen bij de gemeente. Ontbreekt het advies bij je aanvraag, dan krijg je een hersteltermijn; lever je het dan nog niet aan, dan wordt de aanvraag buiten behandeling gesteld.

Financiële eisen

• Je financiële middelen (ook mét de subsidie erbij) moeten voldoende zijn om de activiteit uit te voeren. Zijn ze dat niet, dan wordt de subsidie geweigerd.
• Kun je de activiteit ook zonder subsidie uitvoeren, of wordt er al op andere wijze in voorzien (bijvoorbeeld via een andere regeling of organisatie), dan kan de subsidie ook worden geweigerd.
• Vraagt je organisatie een hoger bedrag of meer uren inzet dan het college redelijk vindt, dan kan dat ook een weigeringsgrond zijn.

Beoordeling en score

• Je aanvraag wordt inhoudelijk getoetst aan de beoordelingscriteria en het beoordelingsformulier (bijlage 2). Je moet minimaal 75 van de 100 punten behalen. Scoor je lager, dan wordt de subsidie geweigerd.
• Het college kan ook weigeren als je naar zijn oordeel onvoldoende verbinding hebt met en kennis hebt van de wijk of buurt, en onvoldoende aantoonbare samenwerking met partners rondom de brede sociale opgave.
• Is er in het gebied waar je aanvraag op ziet naar het oordeel van het college al voldoende aanbod dat in de vraag voorziet, dan kan dat ook een weigeringsgrond zijn.

Budget en volgorde

• Er is een apart subsidieplafond per thema. Blijven alle aanvragen met minimaal 75 punten binnen het plafond, dan krijgt iedereen die aan de eisen voldoet subsidie. Overschrijden ze samen het plafond, dan geldt eerst rangschikking op punten, bij gelijke score is de score op het advies van de welzijnsorganisatie doorslaggevend, en als dat ook gelijk is, wordt er geloot.

Timing

• Voor de subsidiejaren 2026 en 2027 is de aanvraagperiode gesloten (dit kon tot 1 september 2025). Je kunt eens per twee jaar aanvragen; wacht dus op de volgende periode voor 2028-2029.

• Opgroeien: € 228.117,00
• Samen meedoen: € 93.648,00
• Basiskracht: € 225.716,00

Deze bedragen komen uit de productpagina voor 2026. De onderliggende subsidieregeling noemt voor de periode 2026-2029 iets andere, uitgesplitste bedragen per thema (een deel begroting, een deel GALA-budget): Opgroeien € 220.616 (begroting) + € 74.178 (GALA) = € 294.794 in totaal, Samen meedoen € 90.569 + € 40.621 = € 131.190 in totaal, en Basiskracht € 218.294 + € 49.200 = € 267.494 in totaal.

Hoeveel jij precies krijgt, hangt af van je eigen begroting: de subsidie is bedoeld om je sluitende begroting voor de activiteit te dekken, na aftrek van eventuele cofinanciering of vergoedingen van derden.

Het subsidiebedrag gaat omlaag of wordt geweigerd als:

• je financiële middelen, ook met subsidie erbij, onvoldoende zijn om de activiteit uit te voeren;
• je een hoger bedrag of meer uren inzet begroot dan het college redelijk vindt;
• kosten niet aantoonbaar bijdragen aan de activiteit, of naar het oordeel van het college niet redelijk zijn;
• huisvestingskosten niet in verhouding staan tot het aanbod aan de doelgroep;
• reiskosten of vrijwilligersvergoedingen hoger zijn dan de daarvoor geldende maximale tarieven (zie de sectie "Waarvoor krijg je subsidie").

Bij overschrijding van het subsidieplafond per thema (als alle aanvragen met minstens 75 punten samen boven het plafond uitkomen) bepaalt de rangschikking op punten wie subsidie krijgt en wie niet, waardoor je bedrag ook op nul kan uitkomen ondanks een toereikende score.

Het te subsidiëren bedrag is inclusief eventueel verschuldigde btw. De subsidie wordt verleend voor een periode van twee jaar en in zijn geheel bevoorschot; het definitieve bedrag wordt na verantwoording vastgesteld.

Stap 1: Vooraanvraag bij de welzijnsorganisatie

Je bespreekt je conceptplan (de vooraanvraag) met de welzijnsorganisatie van jouw thema: SOL voor opgroeien, Incluzio voor samen meedoen of BuZz voor basiskracht. Voor de ronde 2026-2027 moest dit uiterlijk op 1 juni 2025; voor de ronde 2028-2029 is dat uiterlijk 1 juni 2027.

De welzijnsorganisatie:

• adviseert je of en hoe je plan aanvullend of ondersteunend is op hun bestaande aanbod, en hoe het bijdraagt aan de beleidsdoelen;
• geeft je een schriftelijk advies volgens het adviesformulier in bijlage 1 van de regeling. Dit formulier scoort je plan op vijf onderdelen (bijdrage aan het thema, aanvulling op bestaand aanbod, samenwerking met partners, bereik van de doelgroep, aansluiting bij de maatschappelijke vraag) tot een eindscore van maximaal 30 punten;
• kan je adviseren de vooraanvraag op onderdelen aan te passen als deze niet aan de beoordelingscriteria voldoet, en wijst je op de gevolgen als je dat niet doet.

Je bent zelf verantwoordelijk voor het verwerken van dit advies in je definitieve aanvraag.

Stap 2: Definitieve aanvraag bij de gemeente

Je dient de aanvraag digitaal in via eHerkenning, met het aanvraagformulier op www.leiden.nl/subsidies. Voor de ronde 2026-2027 moest dit uiterlijk 1 augustus 2025; voor de ronde 2028-2029 is dat uiterlijk 1 augustus 2027.

Je aanvraag bevat de volgende onderdelen en documenten:

• Het schriftelijke advies van de welzijnsorganisatie (bijlage 1), opgesteld en ondertekend door de welzijnsorganisatie zelf.
• Een beschrijving van maximaal drie pagina's van de omvang van je activiteiten, het aantal vrijwilligers dat je bereikt of inzet, de beoogde doelgroep(en) en het totale aantal fte dat wordt ingezet ter ondersteuning van de activiteit. Dit stel jij als aanvrager op.
• Een beschrijving van maximaal drie pagina's over hoe je aanvraag bijdraagt aan één van de drie thema's, met daarin: hoe je activiteiten aanvullend zijn op het aanbod van de welzijnsorganisatie en het huidige aanbod in de gemeente, hoe je samenwerkt met en gebruikmaakt van de voorzieningen van de welzijnsorganisatie, en hoe je gezamenlijk de doelgroep bereikt (met de behoefte van de doelgroep voorop). Ook door jou opgesteld.
• Een beschrijving van met welke partijen je samenwerkt en hoe.
• Een beschrijving van hoe je de doelgroep aanmoedigt om zelf ook vrijwilliger te worden.
• Een beschrijving van hoe je de activiteiten promoot.
• Een sluitende begroting en dekkingsplan (inkomsten en uitgaven), inclusief eventuele cofinanciering of vergoedingen van derden en een balans. Hierin maak je apart inzichtelijk wat je begroot voor huisvestingslasten, reiskosten en vrijwilligersvergoedingen, voor zover van toepassing.

Is je aanvraag niet volledig, dan krijg je een hersteltermijn. Ontbreekt ook na de hersteltermijn het schriftelijke advies van de welzijnsorganisatie, dan wordt je aanvraag buiten behandeling gesteld. Alleen volledige aanvragen worden inhoudelijk beoordeeld.

Wat je niet kunt overslaan

Je kunt geen aanvraag doen zonder het schriftelijke advies van de welzijnsorganisatie; dit is de belangrijkste stap waar aanvragers op vastlopen. Zorg dat je op tijd bent bij de welzijnsorganisatie, want de aanvraagtermijn bij de gemeente ligt vast en het advies moet daar al bij liggen.

Beoordeling en beslistermijn

De gemeente beoordeelt je volledige aanvraag inhoudelijk aan de hand van het beoordelingsformulier (bijlage 2), waarbij het schriftelijke advies van de welzijnsorganisatie zwaar meetelt maar niet als enige doorslaggevend is. Het college beslist uiterlijk 13 weken na de sluitingsdatum van de aanvragen. Voor de ronde 2026-2027 gold: je krijgt na 1 september 2025 binnen 13 weken een brief of je de subsidie krijgt.

Na de beoordeling ontvang je bericht over volledige toekenning, gedeeltelijke toekenning of afwijzing. Bij te veel aanvragen boven het subsidieplafond van je thema geldt rangschikking op punten, bij gelijke stand telt het advies van de welzijnsorganisatie, en anders wordt geloot.

Uitbetaling

Het college bevoorschot de subsidie in zijn geheel. Het definitieve subsidiebedrag wordt pas na verantwoording vastgesteld.

Verplichtingen tijdens de looptijd

De subsidie wordt verleend voor twee jaar. Gedurende die periode geldt:

• Je voert de activiteiten uit zoals beschreven in je aanvraag.
• Bij subsidies van meer dan € 5.000 doe je vóór 1 mei van het tweede subsidiejaar tussentijds verslag: een inhoudelijk verslag over de voortgang en behaalde impact (gerelateerd aan de beoordelingscriteria) en een financieel verslag met de gemeentelijke subsidie duidelijk zichtbaar. Blijkt hieruit dat je niet aan je verplichtingen voldoet, dan kan het college de subsidieverlening herzien.
• Je meldt direct schriftelijk als aannemelijk wordt dat je de activiteiten niet, of niet geheel, zult uitvoeren of niet aan verplichtingen zult voldoen. Onbenut subsidiegeld betaal je op eerste aanzegging direct terug.

Verantwoording en vaststelling na afloop

Hoe je verantwoordt, hangt af van de hoogte van je subsidie:

• Tot en met € 5.000: het college stelt de subsidie direct vast, of ambtshalve binnen 13 weken na de datum waarop de activiteiten uiterlijk verricht moesten zijn. Bij directe vaststelling controleert het college steekproefsgewijs of de activiteiten conform de aanvraag zijn uitgevoerd.
• Meer dan € 5.000 tot € 100.000: je dient uiterlijk vóór 1 mei in het jaar na afloop van de subsidieperiode een aanvraag tot subsidievaststelling in, met een inhoudelijk verslag (met toelichting op de behaalde impact) en een financieel verslag waarin de gemeentelijke subsidie apart zichtbaar is.
• Vanaf € 100.000: dezelfde termijn (vóór 1 mei in het jaar na afloop), maar dan met een inhoudelijk verslag, een financiële verantwoording van baten en lasten, een balans op de slotdatum met toelichting, en een controleverklaring van een accountant die voldoet aan het verantwoordings- en controleprotocol van de gemeente.

Het college stelt de subsidie binnen 13 weken na ontvangst van je verantwoording definitief vast. Duurt dat langer, dan laat het college je dat zo snel mogelijk weten. Lever je je verantwoording te laat aan, dan volgt eerst een eenmalig rappel; blijf je dan nog 6 weken in gebreke, dan stelt het college de subsidie ambtshalve vast en vordert het toegekende bedrag terug.