Subsidieregeling Leidse Onderwijsinnovatie

De subsidie is bestemd voor Leidse onderwijsinstellingen die samenwerken met een andere onderwijsinstelling of een onderwijspartner (zoals een museum, BplusC, Technolab of een onderwijsnetwerk). Je vraagt altijd samen aan, niet alleen. Het project moet gericht zijn op een schooloverstijgende oplossing, dus toepasbaar of overdraagbaar voor meerdere scholen of instellingen.

Je krijgt maximaal 50% van je projectbudget vergoed; de andere helft breng je zelf in, eventueel in de vorm van uren (in kind). In 2026 is er in totaal € 380.283 beschikbaar voor alle toegekende projecten samen.

Er is maar één aanvraagronde per twee jaar, in de even jaren. De aanvraag die nu liep, kon tot 25 februari 2026 worden ingediend; de volgende ronde is in 2028. Na de deadline beoordeelt een commissie van onderwijs- en gemeenteprofessionals de aanvragen, waarna het college binnen 13 weken na de sluitingsdatum beslist en je een brief krijgt met of en hoeveel subsidie je krijgt.

Toegekende projecten worden gekoppeld aan het netwerk Innoveren met LEF, waar je met andere gesubsidieerde projecten kunt uitwisselen. Na afronding van je project lever je verantwoording in via een vast rapportageformulier, en bij subsidies boven € 100.000 is ook een accountantscontrole verplicht.

Wie kan aanvragen:

• De aanvraag moet worden ingediend door minimaal één Leidse onderwijsinstelling, in samenwerking met een andere onderwijsinstelling of een onderwijspartner. Alleen aanvragen is dus niet mogelijk, je hebt altijd een samenwerkingspartner nodig.
• De hoofdaanvrager (degene die de subsidie ontvangt en uitbetaald krijgt) mag een Leidse onderwijsinstelling zijn of een in Leiden actieve onderwijspartner.
• Onder "onderwijsinstelling" verstaat de regeling een instelling die op basis van de Wet Educatie en Beroepsonderwijs erkend is voor het verzorgen van (beroeps)opleidingen, waarvan het bevoegd gezag deelnemers de gelegenheid geeft examen af te leggen.
• Onder "onderwijspartner" verstaat de regeling een organisatie die gericht is op onderwijsontwikkeling in het Leidse onderwijs.

Eisen aan het project:

• Het project moet gaan om onderwijsinnovatie: vernieuwing binnen het Leidse onderwijs gericht op een thema, proces en kennisdeling. Dit mag een geheel nieuw onderwijsconcept zijn, of een vernieuwende aanpassing van een bestaand concept.
• De aanvraag moet gericht zijn op een schooloverstijgende oplossing of toepasbaarheid. Een project dat alleen voor één klas of school werkt en niet breder inzetbaar of overdraagbaar is, valt af.
• De subsidie is een aanjaagsubsidie: je kunt hem maar één keer voor hetzelfde project aanvragen.

Formele eisen aan de aanvraag:

• De aanvraag moet zijn ondertekend door vertegenwoordigingsbevoegde bestuurders van zowel de hoofdaanvrager als van de samenwerkingspartner. Ontbreekt een van deze handtekeningen, dan is de aanvraag niet compleet.
• Je vraagt aan via het aanvraagformulier op de website van de gemeente Leiden.

Weigeringsgronden:

• Als toekenning zou leiden tot overschrijding van het beschikbare subsidiebudget, wordt de aanvraag geweigerd. Het geld gaat dus niet automatisch naar wie het eerst binnen is; de commissie beoordeelt eerst op inhoud (zie de sectie Voorwaarden) en behandelt aanvragen op volgorde van best passend naar minst passend bij de criteria.
• Ook de algemene weigeringsgronden uit de Algemene Subsidieverordening en de Algemene wet bestuursrecht gelden, bijvoorbeeld als niet aan de voorwaarden en criteria van deze regeling is voldaan.

Let op de aanvraagronde: er is maar één ronde per twee jaar (in de even jaren), dus mis je de deadline, dan moet je twee jaar wachten op de volgende kans.

Algemeen uitgangspunt: 50% van het projectbudget

De subsidie vergoedt maximaal 50% van het totale projectbudget. Dit betekent dat elke kostenpost die je opvoert, voor de helft door de gemeente wordt gedekt en voor de helft door jou en je samenwerkingspartner(s) zelf moet worden gedragen. Deze eigen bijdrage van 50% mag in geld zijn, maar ook "in kind": door personele uren van medewerkers van de deelnemende organisaties in te brengen als bijdrage aan het project.

Materiaalkosten: maximaal 5% van het projectbudget

Materiaalkosten mogen samen niet meer bedragen dan 5% van het totale projectbudget. Kosten die hierboven uitkomen, komen niet in aanmerking voor subsidie.

Wat er wél impliciet uit de toegekende projecten blijkt

Uit de lijst van eerder toegekende projecten (2017 t/m 2027) blijkt dat de subsidie in de praktijk wordt ingezet voor activiteiten als:

• Ontwikkeling van lesprogramma's, leerlijnen en lesmateriaal (bijvoorbeeld handleidingen, apps, digitale platforms).
• Professionalisering en training van docenten (workshops, trainingen, leergemeenschappen).
• Onderzoek naar en evaluatie van de effectiviteit van nieuwe onderwijsvormen (bijvoorbeeld door een lectoraat of universiteit).
• Kennisdeling via symposia, podcasts, publicaties of een platform zoals Onderwijs in de Leidse regio.
• Samenwerkingsactiviteiten tussen scholen, musea, hoger onderwijs en andere partners.

Dit zijn voorbeelden van activiteiten die in het verleden zijn gefinancierd, geen uitputtende of officiële lijst van subsidiabele kostensoorten met eigen tarieven.

Er staat geen aparte regeling voor bijvoorbeeld:

• Uurtarieven voor personeel of externe inhuur.
• Reis- en verblijfkosten.
• Overheadkosten of indirecte kosten.
• BTW-behandeling van de kosten.

Voor al deze punten geeft het loket geen concreet bedrag of percentage, dus kunnen we hier geen tarief noemen. Als je een aanvraag voorbereidt, is het daarom verstandig om in je begroting expliciet te onderbouwen welke kosten je meeneemt en waarom, en rekening te houden met de twee harde grenzen (50% subsidiabel, maximaal 5% materiaalkosten) die wel vaststaan.

Verhouding tot de verantwoording

Bij de verantwoording achteraf (zie de secties Voorwaarden en Na je aanvraag) moet uit het financieel verslag blijken welke kosten en inkomsten daadwerkelijk aan het project zijn toe te rekenen, en moet de subsidie van de gemeente Leiden daarin apart herkenbaar zijn weergegeven. Bij verantwoording via een jaarrekening of separaat verslag moeten belangrijke verschillen tussen begroting en realisatie worden toegelicht. Bij een separaat financieel verslag geldt vanuit het controleprotocol dat afwijkingen groter dan 10% tussen begroting en realisatie toegelicht moeten worden, met vermelding van de omvang van de afwijking. Dit onderstreept dat je begroting bij de aanvraag (met de 50%- en 5%-regel) een reëel uitgangspunt moet zijn: grote afwijkingen achteraf moet je kunnen verklaren.

Hoeveel jij per project krijgt, is aan twee regels gebonden:

• Maximaal 50% van je totale projectbudget komt in aanmerking voor subsidie. De overige 50% moet je zelf inbrengen, uit eigen middelen of van derden. Deze eigen bijdrage mag ook "in kind" zijn, dus door de inzet van personele uren vanuit de deelnemende organisaties in te brengen als waarde.
• Van het totale projectbudget mag maximaal 5% uit materiaalkosten bestaan. Materiaalkosten die dit percentage overschrijden, komen niet in aanmerking.

Het college kan besluiten een lager bedrag toe te kennen dan je hebt aangevraagd. Gebeurt dit, dan gaan aanvrager en college met elkaar in overleg over de reikwijdte van het project: je kunt dus in gesprek over wat er met een kleiner budget wel of niet haalbaar is.

Tijdens de looptijd van je project kan het college de toekenning ook herzien, in twee richtingen:

• Naar boven, als blijkt dat er tijdens de looptijd extra inzet nodig is om het project goed te borgen.
• Naar boven, als het project succesvol is en er de wens is het uit te breiden binnen de eigen of een andere organisatie om de impact te vergroten.

Let wel op: subsidies tot en met € 5.000 volgen een lichtere verantwoordingsroute (directe of ambtshalve vaststelling), subsidies boven € 5.000 vragen een aanvraag tot vaststelling met inhoudelijk en financieel verslag, en boven € 100.000 komt daar een accountantscontrole met controleverklaring bij (zie de secties Voorwaarden en Na je aanvraag).

Stap 1: samenwerking en aanvraag voorbereiden

Zoek als Leidse onderwijsinstelling een samenwerkingspartner: een andere onderwijsinstelling of een onderwijspartner (zoals een museum, BplusC, Technolab of een onderwijsnetwerk). De hoofdaanvrager kan zowel een Leidse onderwijsinstelling als een in Leiden actieve onderwijspartner zijn. Zorg dat het project schooloverstijgend is en toepasbaar buiten je eigen instelling.

Stap 2: aanvraag indienen

Je dient de aanvraag schriftelijk in bij het college, via het aanvraagformulier op www.leiden.nl/subsidies. De aanvraag moet minstens de volgende onderdelen bevatten (op basis van de algemene subsidieverordening):

• Een beschrijving van de activiteiten waarvoor je subsidie aanvraagt.
• De doelen en resultaten die je met de activiteiten nastreeft en hoe de activiteiten daaraan bijdragen.
• Een sluitende begroting met inkomsten en uitgaven, inclusief een opgave van elders aangevraagde subsidies of vergoedingen voor dezelfde activiteiten en de stand van zaken daarvan.
• Bij een eerste aanvraag voor een jaarlijkse subsidie: ook de oprichtingsakte, statuten, het jaarverslag, de jaarrekening en de balans van het voorgaande jaar (voor zover van toepassing op jouw situatie).

Verplicht document: de aanvraag moet zijn ondertekend door vertegenwoordigingsbevoegde bestuurders van zowel de hoofdaanvrager als de samenwerkingspartner. Zonder deze twee handtekeningen is de aanvraag niet compleet.

Deadline

Aanvragen moeten uiterlijk worden ingediend op de woensdag na de voorjaarsvakantie in de even jaren (2022, 2024, 2026, enzovoort). Voor de ronde die nu liep, gold als uiterste datum 25 februari 2026. Er is dus maar één aanvraagmoment per twee jaar; de volgende ronde is in 2028.

Stap 3: beoordeling door commissie

Na de sluitingsdatum vraagt het college advies aan een commissie van professionals uit onderwijs en gemeente. Deze commissie toetst je aanvraag op de vijf criteria uit de sectie Voorwaarden (innovatie, schooloverstijgendheid, samenwerking en kennisdeling, impact en bereik, en borging na de subsidieperiode) en rangschikt aanvragen van best passend naar minst passend.

Stap 4: besluit

Het college beslist binnen 13 weken na de sluitingsdatum van de aanvraagronde. Je ontvangt een brief waarin staat of, en zo ja hoeveel, subsidie je krijgt. Is het beschikbare budget (in 2026: € 380.283) op, dan wordt een verder passende aanvraag toch geweigerd.

Let op: bij sommige projecten kan de gemeente na een voorlopige toekenning nog aanvullende voorwaarden willen afspreken in een nagesprek. De definitieve toekenning volgt dan pas nadat dat gesprek succesvol is afgerond.

Stap 5: uitvoering en deelname aan LEF

Na toekenning voer je het project uit. Toegekende projecten ontmoeten elkaar via Innoveren met LEF om kennis en ervaring te delen, en projecten worden ter informatie en inspiratie gedeeld op het platform Onderwijs in de Leidse regio.

Stap 6: verantwoording

Na afronding van de activiteiten leg je verantwoording af met het rapportageformulier uit de Richtlijn verantwoording subsidie Onderwijsinnovatie. Dit formulier vraagt onder meer om:

• Een beschrijving van het project en het beoogde doel.
• De aanleiding voor het project.
• De opgeleverde resultaten, eventuele wijzigingen ten opzichte van het initiële plan, en een kwaliteitsreflectie.
• Een verantwoording van de begroting (tijd en kosten per fase en totaal) en een toelichting als de kosten afwijken van de begroting.
• Een terugblik op planning, samenwerking en borging (hoe geef je vervolg aan het project).
• Kennisdeling: hoe je het project hebt gedeeld met anderen, en of het inhoudelijke deel van de verantwoording gedeeld mag worden met Education Warehouse voor plaatsing op het platform Onderwijs in de Leidse regio.
• Aanbevelingen voor een volgende subsidieronde en een terugblik op het contact met de gemeente en het traject Innoveren met LEF.

Je voegt dit formulier toe via de knop "Verantwoording afleggen" op de loketpagina. Wil je het document liever in Word ontvangen, dan mail je naar subsidie@leiden.nl.

Bij subsidies boven € 5.000 dien je daarnaast een aanvraag tot vaststelling in met een inhoudelijk verslag en een financieel verslag waarin de gemeentelijke subsidie apart herkenbaar is. Bij subsidies boven € 100.000 voeg je hier een controleverklaring van een accountant aan toe, opgesteld volgens het Verantwoordings- en controleprotocol.

Vragen tijdens het hele proces kun je stellen via subsidie@leiden.nl of telefonisch via 14 071.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

Na de sluitingsdatum van de aanvraagronde vraagt het college eerst advies aan een commissie van professionals uit onderwijs en gemeente. Deze commissie beoordeelt de aanvragen op de vijf inhoudelijke criteria (innovatie, schooloverstijgendheid, samenwerking en kennisdeling, impact en bereik, borging na de subsidieperiode) en rangschikt ze van best passend naar minst passend. Op basis van dat advies beslist het college. Je krijgt binnen 13 weken na de sluitingsdatum van de aanvraagronde een brief met het besluit: of, en zo ja hoeveel, subsidie je krijgt.

Uitbetaling en voorschotten

Wel is duidelijk dat de subsidie wordt verleend en betaald aan de hoofdaanvrager. Deze hoofdaanvrager is verantwoordelijk voor het delen van de subsidiegerelateerde informatie met de andere uitvoerders binnen en buiten de eigen organisatie, en voor het onderling verrekenen van de financiële bijdragen tussen de samenwerkingspartners.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Tijdens de uitvoering van het project gelden verschillende verplichtingen:

• Je voert de activiteiten uit zoals beschreven in je aanvraag.
• Zodra aannemelijk is dat de activiteiten niet, niet geheel, of niet volgens de verplichtingen worden uitgevoerd, meld je dit direct schriftelijk aan het college.
• Je informeert het college zo spoedig mogelijk over besluiten of procedures gericht op beëindiging van de activiteiten of ontbinding van de rechtspersoon, relevante wijzigingen in de financiële en organisatorische verhouding met derden, ontwikkelingen die de uitvoering van verplichtingen bedreigen, en statutenwijzigingen die rechtsvorm, bestuurders of doelstelling raken.
• De activiteiten moeten open staan voor alle groepen, zonder onderscheid naar ras, godsdienst, leeftijd, levensovertuiging, sekse of seksuele geaardheid.
• Niet-gebruikt subsidiegeld betaal je op eerste aanzegging van het college direct terug.

Het college kan de toekenning tijdens de looptijd herzien: naar boven als blijkt dat extra inzet nodig is om het project goed te borgen, of als het project zo succesvol is dat uitbreiding binnen de eigen of een andere organisatie gewenst is om de impact te vergroten.

Rapportage en vaststelling na afloop

Na afronding van de activiteiten leg je verantwoording af met het rapportageformulier uit de Richtlijn verantwoording subsidie Onderwijsinnovatie (in te vullen via de knop "Verantwoording afleggen" op de loketpagina, of op te vragen als Word-document via subsidie@leiden.nl). Afhankelijk van het toegekende bedrag geldt daarnaast:

• Tot en met € 5.000: het college stelt de subsidie direct vast, of ambtshalve binnen 13 weken na de datum waarop de activiteiten uiterlijk verricht moesten zijn. Het college kan vragen om aan te tonen dat de activiteiten zijn uitgevoerd.
• Boven € 5.000: je dient zelf een aanvraag tot vaststelling in met een inhoudelijk verslag en een financieel verslag, waarin de subsidie van de gemeente apart herkenbaar is weergegeven. Het college stelt de subsidie binnen 13 weken na ontvangst van deze aanvraag vast.
• Boven € 100.000: de financiële verantwoording moet zijn voorzien van een controleverklaring van een accountant, opgesteld volgens het Verantwoordings- en controleprotocol subsidies gemeente Leiden.

Na vaststelling deel je, als je daarmee instemt, het inhoudelijke (niet-financiële) deel van je verantwoording met Education Warehouse, de beheerders van het platform Onderwijs in de Leidse regio, zodat je project daar als praktijkvoorbeeld gedeeld kan worden. Ook neem je als toegekend project deel aan Innoveren met LEF, waar je met andere projecten kunt leren en kennis delen.