Kansen Verzilveren voor Vakmanschap: School je personeel

Let op: de status van deze regeling is "Aanvragen niet meer mogelijk". Het budget voor Drenthe en Fryslân is bereikt. Je kunt deze subsidie dus niet meer aanvragen.

Toen de regeling nog open was, werkte het zo: als werkgever betaalde je de factuur van de opleider, en kreeg je daarvan de helft terug tot € 500 per werknemer. De scholing moest gaan om nieuwe vaardigheden en taken die van waarde waren voor de werknemer, jouw onderneming en de branche. Trainingen zoals een heftruckcertificaat, VCA, BHV, EHBO of andere verplichte herhalingstrainingen kwamen niet in aanmerking.

De aanvraag liep via Servicepunt Techniek Noord (SPT-Noord), die de aanvraag doorzette naar het webportal van het SNN. Je had onder meer een aanvraagformulier, een de-minimisverklaring en een getekende offerte en factuur nodig.

Deze regeling was onderdeel van een breder pakket "Kansen Verzilveren voor Vakmanschap", met losse varianten voor werknemers die zelf scholing aanvragen, werkzoekenden die willen omscholen (zij-instroom) en begeleiding van zij-instromers. Deze tekst gaat specifiek over de variant voor werkgevers ("School je personeel").

Je viel binnen de doelgroep als je aan al deze eisen voldeed:

• Je bent werkgever en staat volgens het Handelsregier gevestigd in Drenthe, Fryslân of Groningen, en je voert daar ook echt ondernemingsactiviteiten uit.
• Je onderneming valt onder de CAO Bouw & Infra, CAO Metalelektro, of CAO Metaal en Techniek (Metaalbewerkingsbedrijf of Technisch Installatiebedrijf).
• De werknemer voor wie je scholing aanvraagt, voert zijn werkzaamheden ook echt uit binnen dit werkingsgebied. Een verkoper die feitelijk buiten Drenthe, Fryslân of Groningen werkt, valt dus niet onder de doelgroep. De werknemer hoeft overigens niet in het werkingsgebied te wonen.
• De scholingsactiviteit wordt gegeven door een gekwalificeerde, onafhankelijke opleider die in het Handelsregister staat ingeschreven.
• De verplichting voor de scholing is aangegaan op of na 16 augustus 2021. Alles wat je daarvoor al had geregeld, komt niet in aanmerking.

Je viel af als:

• Je onderneming niet onder een van de genoemde CAO's valt.
• De scholing gaat om een heftruckopleiding, VCA, BHV, EHBO, ISO-training of een andere verplichte kwaliteits- of herhalingstraining. Deze zijn altijd uitgesloten, ongeacht de opleider.
• Je als werkgever al voor 15 werknemers subsidie hebt gekregen binnen deze regeling. Dat is het maximum per onderneming (per zelfstandige rechtspersoon, dus een BV met vestigingen in meerdere provincies kan per rechtspersoon opnieuw tot 15 werknemers aanvragen, maar niet per nevenvestiging zonder eigen rechtspersoonlijkheid).
• De opleiding al gestart is, of de verplichting daarvoor al is aangegaan, vóór 16 augustus 2021.
• De scholingskosten niet door een gekwalificeerde opleider worden verzorgd.

Deze uitleg gaat over de deelregeling voor werkgevers die scholing aanvragen voor zittend personeel (de subsidie "School je personeel"). Er bestonden binnen dezelfde regeling ook varianten voor werknemers of uitzendkrachten die zelf scholing aanvragen, voor werkzoekenden die willen omscholen (zij-instroom), en voor begeleiding van een zij-instromer. Deze varianten hebben elk hun eigen doelgroep, bedragen en voorwaarden, en zijn niet meegenomen in deze tekst.

Kosten van de opleiding, training of cursus zelf

Dit is de hoofdkostensoort: het bedrag dat de opleider factureert voor de scholingsactiviteit. De scholing moest gericht zijn op het leren van nieuwe vaardigheden en taken die van waarde zijn voor de werknemer zelf, voor jouw onderneming en voor de branche waarin je actief bent.

Direct gerelateerde kosten (lumpsum mogelijk)

Kosten die rechtstreeks aan de scholingsactiviteit gekoppeld zijn, komen ook in aanmerking. Denk aan verplicht aan te schaffen boeken, lesmateriaal (ook in de vorm van software) en examenkosten. Als meerdere werknemers dezelfde opleiding volgen, mogen deze kosten in een arrangementsprijs (lumpsum) worden aangeboden.

Sobere verstrekkingen tijdens de opleiding

Koffie, thee, frisdrank en lunch die de opleider tijdens de opleiding verstrekt, vallen wél onder de subsidiabele kosten, mits deze expliciet op de offerte staan vermeld en als sober en doelmatig zijn aan te merken. Dit is een uitzondering op de uitsluiting van verblijfskosten hieronder.

Kosten die uitdrukkelijk NIET in aanmerking kwamen:

• Kosten aangegaan vóór 16 augustus 2021. Alles waarvoor je al een verplichting was aangegaan voordat deze datum inging, is uitgesloten, ook als de opleiding pas later start.
• Verletkosten. Dit zijn de loonkosten van de werknemer die de opleiding volgt, terwijl hij op cursus is. Deze vergoedt de regeling niet.
• Overnachtingen, ontbijt, lunch, diner, drankjes en versnaperingen buiten de sobere verstrekkingen tijdens de opleiding zelf (arrangementskosten voor bijvoorbeeld een hotelovernachting vallen dus buiten de subsidie).
• Reis- en verblijfkosten. Kilometervergoeding, treinkaarten, hotelovernachtingen: allemaal uitgesloten.
• Kosten voor studiereizen en/of excursies.
• Hardware en randapparatuur. Laptops, tablets, printers, en randapparatuur zoals een muis, scanner of toetsenbord vallen buiten de subsidie. Let op: dit is een aparte uitsluiting van de software die wél als lesmateriaal kan meetellen (zie hierboven); het gaat hier om apparatuur, niet om lesmateriaal in softwarevorm.
• Compensabele of verrekenbare btw. Btw die je als onderneming kunt terugvorderen bij de Belastingdienst, komt niet in aanmerking. (Let op: dit geldt voor de werkgeversvariant. Bij de variant voor individuele werknemers of zij-instromers die zelf aanvragen en de btw niet kunnen verrekenen, wordt de uitbetaling wél inclusief btw meegenomen tot het maximum, maar dat is niet de situatie bij deze werkgeversregeling.)
• Heftruckopleiding, VCA, BHV, EHBO, ISO-training en andere verplichte kwaliteits- en herhalingstrainingen. Dit is een harde uitsluiting, los van de vraag of het om directe of indirecte kosten gaat: deze trainingen zijn nooit subsidiabel binnen deze regeling, ook niet gedeeltelijk.

Een belangrijk principe daarbij: subsidiabele kosten moeten "noodzakelijk zijn in relatie tot het doel van de subsidie". Dat doel is het versterken of vergroten van de duurzame inzetbaarheid van de werknemer door het aanleren van nieuwe vaardigheden en taken. Kosten die daar niet direct aan bijdragen, vallen dus sneller buiten de subsidie, zelfs als ze niet met naam op de uitsluitingslijst staan.

Stap 1: aanvraag indienen bij SPT-Noord

Je diende de aanvraag als werkgever in bij Servicepunt Techniek Noord (SPT-Noord), via http://www.spt-noord.nl/kansen-verzilveren. SPT-Noord zette de aanvraag daarna door naar het webportal van het SNN. Het moment van registratie in dat webportal (op dag, uur en minuut) was bepalend voor je plek in de rij bij een dreigende overschrijding van het budget.

Verplichte documenten bij een aanvraag voor één werknemer

• Een aanvraagformulier conform het voorgeschreven format. Dit moet je invullen zoals het loket het format aanreikt; een eigen format volstaat niet.
• Een ingevulde en ondertekende de-minimisverklaring. Hierin verklaar je welke andere overheidssteun je onderneming al heeft ontvangen, zodat blijkt dat toekenning geen Europese staatssteunregels overtreedt.
• Een kopie van de door jou (de werkgever) en de opleider getekende offerte. Is er geen offerte ondertekend, dan volstaat een inschrijvingsbewijs van de opleiding.
• Een gespecificeerde en gedateerde offerte, plus de factuur van de scholingsactiviteit. Op deze documenten moet minimaal staan: naam van de opleider, de scholingsactiviteit, startdatum en duur van het traject, kosten van het traject, naam, geboortedatum en postcode/woonplaats van de deelnemer(s), en de btw.

Verplichte documenten bij een gezamenlijke aanvraag voor meerdere werknemers (zelfde opleiding, zelfde opleider)

• Een aanvraagformulier met een overzicht van alle werknemers, conform het voorgeschreven format.
• Een ingevulde en ondertekende de-minimisverklaring.
• Een kopie van de offerte, ondertekend door jou als werkgever én door de opleider.
• Een gespecificeerde offerte plus factuur met daarop: naam opleider, naam scholingsactiviteit, startdatum en duur van het traject, kosten van het traject, namen en geboortedata van alle werknemers, en de btw.

Waarom offerte én factuur beide nodig zijn

Omdat de subsidie direct wordt vastgesteld (zonder latere verantwoordingsronde), moeten zowel de offerte als de factuur al bij de aanvraag zelf worden aangeleverd. Er is geen fase waarin je dit later nog kunt aanvullen na toekenning.

Deadline voor de kosten, niet voor de aanvraag zelf

De regeling zelf, inclusief het onderliggende Uitvoeringsbesluit, liep tot en met 31 augustus 2024, met dien verstande dat aanvragen die vóór dat tijdstip binnen waren, nog gewoon werden afgehandeld.

Let op: snelheid en volledigheid

Omdat toekenning plaatsvond op volgorde van binnenkomst en het budget per provincie beperkt was, was het belangrijk om de aanvraag in één keer volledig in te dienen. Bij een dreigende overschrijding van het budget werd zelfs tot op de minuut gekeken naar het moment van registratie in het webportal.

Beslistermijn: 8 weken

Op een volledig ontvangen aanvraag werd binnen 8 weken beslist. Dit is een afwijking van de standaardtermijn uit de Algemene subsidieverordening Drenthe. De teller startte dus pas zodra je dossier compleet was, niet bij de eerste (mogelijk onvolledige) indiening.

Directe vaststelling en uitbetaling: geen voorschot, geen aparte eindafrekening

Deze regeling werkt anders dan veel subsidies met een voorschot en latere vaststelling. Hier wordt de subsidie direct vastgesteld en uitbetaald aan de werkgever. Dat betekent:

• Er is geen voorschotfase; je krijgt in één keer het definitieve bedrag.
• Er is geen aparte eindverantwoording of eindrapportage die je achteraf moet indienen, omdat de offerte en factuur al bij de aanvraag zelf beoordeeld zijn.
• Het bedrag wordt direct overgemaakt zodra de aanvraag is goedgekeurd.

Verplichtingen tijdens en na de looptijd

Voor deze werkgeversvariant gelden twee concrete lopende verplichtingen:

• Jij als werkgever bent verantwoordelijk voor het betalen van de factuur aan de opleider. Dit staat uitdrukkelijk in de toelichting: de werkgever draagt zorg voor de betaling, ook al is de subsidie al vastgesteld.
• De scholing moet worden uitgevoerd zoals beschreven in de offerte die je hebt ingediend (opleider, inhoud, startdatum, duur, kosten). De basis voor de vaststelling is de offerte en factuur die je hebt overlegd.

Geen apart voorschot- of rapportagetraject

Voor deze deelregeling (scholing zittend personeel op initiatief van werkgever) geldt geen tussentijdse rapportageverplichting, voortgangsgesprek of monitoringsmoment. Dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld de deelregeling voor individuele werknemers, waar een voorafgaand loopbaangesprek met een professional verplicht is, of de deelregeling begeleiding van zij-instromers, waar een professional gedurende het traject een rol speelt. Voor de werkgeversvariant "School je personeel" ligt de nadruk vooral op de juiste documenten bij de aanvraag zelf; daarna volgt directe afhandeling.

Voor de volledigheid: de regeling zelf (het onderliggende Uitvoeringsbesluit) liep tot en met 31 augustus 2024, met dien verstande dat aanvragen die daarvoor binnen waren, gewoon nog werden afgehandeld volgens de hier beschreven procedure.