Human Resource mkb-regeling Drenthe

Let op: de status van deze regeling is "Aanvragen niet meer mogelijk". Je kunt via deze regeling dus geen nieuwe aanvraag meer indienen. Het resterende budget staat op € 83.077,88 van een totaal budget van € 500.000, maar dat is niet meer te benutten voor nieuwe aanvragen.

De regeling was bedoeld voor mkb-ondernemers die in Drenthe gevestigd zijn en daar ook actief zijn. Met de subsidie kon je een deskundige inschakelen voor het opstellen van een strategisch HR-beleidsplan, het voorbereiden op en behalen van erkenningscertificaten op personeelsgebied, het in kaart brengen van de inzetbaarheid van medewerkers en het opstellen (en uitvoeren) van een plan om die inzetbaarheid te verhogen. Ook kon je subsidie krijgen voor deelname aan een (in-company) opleiding, training, seminar of cursus die aantoonbaar gericht is op HR.

De aanvraag verliep via het EFRO-webportal van SNN (Samenwerkingsverband Noord-Nederland). Je diende een aanvraagformulier met bijlagen in, waaronder een projectomschrijving, een offerte van de deskundige, een de-minimisverklaring, een mkb-verklaring en een ondertekeningsformulier. SNN behandelde de aanvraag en gaf bij een positief besluit een verleningsbeschikking, waarna de subsidie werd uitbetaald en het project binnen zes maanden moest worden afgerond.

Omdat de regeling nu gesloten is, is deze informatie vooral relevant om te begrijpen hoe de regeling werkte, bijvoorbeeld als je een lopend project uit deze regeling afrondt of op zoek bent naar een vergelijkbare, nog openstaande regeling.

Harde (knock-out) eisen:

• Je onderneming valt onder het mkb, volgens de Europese mkb-definitie (bijlage I van verordening (EU) Nr. 651/2014). Dit gaat verder dan je eigen bedrijf: als je onderneming verbonden is met andere ondernemingen (bijvoorbeeld via een moeder-, dochter- of zusterbedrijf, of doordat een andere partij 25% of meer van je aandelen of stemrechten heeft), telt het personeel, de omzet en het balanstotaal van die andere ondernemingen (deels of geheel) mee. Kom je daardoor boven 250 fte, € 50 miljoen jaaromzet of € 43 miljoen balanstotaal, dan val je af. Dit bepaal je met de mkb-verklaring.
• Je onderneming heeft op het moment van aanvragen volgens het handelsregister een (neven)vestiging in de provincie Drenthe en voert daar ook daadwerkelijk ondernemingsactiviteiten uit.
• Je onderneming heeft nog niet eerder subsidie gekregen binnen deze regeling. Dit geldt voor "één onderneming" in brede zin: alle rechtspersonen die de meerderheid van stemrechten of vennoten met elkaar delen, tellen als dezelfde onderneming. Heeft een verbonden onderneming al eerder subsidie uit deze regeling gehad, dan val je alsnog af.
• Je bent nog niet begonnen met de werkzaamheden van het project voordat je de subsidieaanvraag hebt ingediend. Start je te vroeg, dan wordt de aanvraag geweigerd.
• Het project past bij het doel van de regeling: het professionaliseren van HR-beleid of het vergroten van de inzetbaarheid van medewerkers via een onafhankelijke deskundige. Sluit je project hier niet op aan, dan wordt de aanvraag geweigerd.
• Je voldoet aan de voorwaarden van de Europese de-minimisverordening (Nr. 1407/2013). Heb je de afgelopen drie jaar al te veel de-minimissteun ontvangen (samen met verbonden ondernemingen), dan kan de subsidie niet of maar deels worden verleend.
• De subsidiabele kosten per project zijn minimaal € 1.000. Kom je daar niet aan, dan is je project niet subsidiabel.
• De ingeschakelde deskundige moet écht onafhankelijk zijn en op basis van opleiding en ervaring in staat zijn het project uit te voeren. Is er sprake van een financieel belang, familierelatie, gedeeld bedrijf of een andere vorm van belangenverstrengeling tussen jou en de deskundige (of zelfs de schijn daarvan), dan telt die persoon niet als onafhankelijk en valt de aanvraag af. De deskundige moet ingeschreven staan in het handelsregister (of een vergelijkbaar buitenlands register); particulieren kunnen dus niet als deskundige optreden.
• Ook de algemene weigeringsgronden uit de Algemene subsidieverordening Drenthe 2017 gelden, zoals: de subsidie zou minder dan € 1.000 bedragen, je activiteiten zijn in strijd met de wet of het algemeen belang, of je staat in het provinciale Subsidieregister misbruik en oneigenlijk gebruik.
• Het budget is een harde grens: het totale budget van € 500.000 wordt verdeeld op volgorde van binnenkomst van complete aanvragen. Is het budget op (het resterende budget staat nu op € 83.077,88, maar de status is "aanvragen niet meer mogelijk"), dan val je af, ook als je verder aan alle eisen voldoet.

• Kosten voor een deskundige bij het opstellen en/of de implementatie van een strategisch HR-beleidsplan. Dit plan gaat over ontwikkelingen op de (middel)lange termijn, zoals de benodigde kennis en vaardigheden van (toekomstige) werknemers, scholing, functievorming, beloning, beoordeling en werving/selectie.

• Kosten voor het uitvoeren van EVC-trajecten (Erkenning Verworven Competenties) voor werknemers, door een erkende EVC-aanbieder die de verworven competenties beoordeelt tegen een specifieke landelijke standaard. (Dit onderdeel is met de wijziging per 1-1-2020 aangepast; oorspronkelijk ging het om het voorbereiden op en verwerven van erkenningscertificaten op personeelsgebied.)

• Kosten voor deelname aan een (in-company) opleiding, training, seminar of cursus, gericht op deskundigheidsbevordering bij medewerkers met HR-taken of medewerkers die HR-taken gaan uitvoeren. HR-taken zijn taken gericht op werving en selectie, belonen, beoordelen en opleiden van werknemers, inclusief bijvoorbeeld trainingen aan leidinggevenden om beter functioneringsgesprekken te voeren. Let op: professionele HR-functionarissen vallen hier buiten, zij worden geacht deze kennis al te hebben. Een opleiding, training, seminar of cursus gericht op personeels- of salarisadministratie is ook uitgesloten.

• Kosten voor een deskundige die in kaart brengt wat de inzetbaarheid van een medewerker is.

• Kosten voor een deskundige bij het opstellen van een plan om de inzetbaarheid van de medewerker te verhogen, en bij de begeleiding van de uitvoering van dat plan.

Tarief en rekenregel: voor alle bovenstaande kostensoorten geldt hetzelfde percentage: 50% van de subsidiabele kosten, met een maximum van € 10.000 per project en een minimum van € 1.000 aan subsidiabele kosten per project.

Kosten voor de activiteiten 1, 4 en 5 (deskundige inzetten) en voor EVC-trajecten vallen onder de deskundigenkosten. Kosten voor activiteit 3 (opleiding, training, seminar of cursus) vallen onder een aparte kostensoort: de kosten van deelname zelf. Als meerdere medewerkers deelnemen aan zo'n opleiding, mogen de totale deelnamekosten van al die medewerkers worden meegeteld.

Wat niet subsidiabel is:

• Kosten die worden gefinancierd met andere subsidies dan deze regeling.
• Loonkosten van de medewerker(s) die de (in-company) opleiding, training, seminar of cursus volgen.
• Kosten gemaakt vóór ontvangst van de volledige subsidieaanvraag door SNN, en kosten gemaakt buiten de termijn van zes maanden na de subsidieverlening.
• Kosten die niet rechtstreeks aan de activiteit zijn toe te rekenen.
• Kosten die niet in redelijke verhouding staan tot de gestelde doelen of te verwachten prestaties.
• Verrekenbare of compensabele omzetbelasting (btw die je kunt terugvragen).
• Boetes, financiële sancties en daarmee samenhangende kosten.
• Kosten van vrijwilligersuren, behalve een onkostenvergoeding van maximaal € 4,50 per uur, met een maximum van € 150 per maand en ten hoogste € 1.500 per jaar (deze vergoeding moet dan wel echt aan de vrijwilliger worden uitbetaald, niet ten bate van de aanvrager komen).
• Ongespecificeerde kosten, voor zover deze hoger zijn dan 5% van de totale subsidiabele kosten.

Voor de inzet van de deskundige geldt daarnaast dat deze op grond van opleiding en ervaring gekwalificeerd moet zijn om het project uit te voeren, en onafhankelijk moet zijn: geen financieel belang in elkaars onderneming, geen gedeeld bestuur of directeur, geen zakenpartnerschap en geen familierelatie in de eerste of tweede graad.

Stap 1: aanvraagformulier en bijlagen verzamelen Het aanvraagformulier en alle bijlagen vind je in het EFRO-webportal (https://www.efro-webportal.nl/mijn-1420/). Verplichte documenten zijn:

• Verklaring de-minimissteun: hierin verklaar je hoeveel de-minimissteun jouw onderneming (en verbonden ondernemingen) in de afgelopen drie jaar heeft ontvangen. Dit document wordt ondertekend door de tekenbevoegde van de onderneming (naam, functie, plaats en datum, met inkthandtekening; digitale handtekeningen volstaan hier niet). Is er geen de-minimissteun ontvangen, dan vul je toch de begindatum van de periode in en teken je de verklaring.
• Ondertekening HR regeling Drenthe (machtigingsformulier): hiermee accepteer je de voorwaarden van de regeling en verklaar je dat de antwoorden in het e-loket naar waarheid zijn ingevuld. Ook hier geldt: alleen een inkthandtekening is rechtsgeldig, geen digitale handtekening. Ondertekend door de aanvrager (naam, functie, plaats, datum).
• Machtigingsformulier penvoerder aan intermediair: nodig als je de aanvraag laat indienen door een intermediair in plaats van zelf. Wordt ondertekend door de penvoerder (de aanvragende onderneming).
• Mkb-verklaring: hiermee bepaal je (en onderbouw je) of je onderneming volgens de Europese definitie tot het mkb behoort, inclusief het meetellen van verbonden en partnerondernemingen. Wordt ondertekend door de tekenbevoegde van de aanvrager (naam, KvK-nummer, datum, handtekening).
• Daarnaast noemt de toelichting bij de regeling ook: een offerte van de in te schakelen onafhankelijke deskundige en een kopie van een bankafschrift ter verificatie van je rekeningnummer.

Stap 2: schrijf een projectomschrijving Je beschrijft zelf wat het project inhoudt: welke activiteit (bijvoorbeeld het opstellen van een HR-beleidsplan of het volgen van een training) je met de deskundige gaat uitvoeren, en wat je daarmee wilt bereiken.

Stap 3: aanvraag indienen via het EFRO-webportal Via de knop "Aanvraag starten" op de loketpagina start je de aanvraag in het EFRO-webportal. Hier upload je alle documenten en vul je de gevraagde informatie in. Let op privacy: verwijder of scherm burgerservicenummers af in documenten voordat je ze deelt, want SNN heeft die niet nodig. Vanuit je persoonlijke account (Mijn dossier) volg je vervolgens de status van je aanvraag.

Aanvraagperiode: een aanvraag kon volgens de regeling het hele jaar door worden ingediend, zolang het subsidieplafond van € 500.000 niet was bereikt. Aanvragen werden op volgorde van binnenkomst behandeld; bij aanvragen op precies dezelfde dag die het plafond zouden overschrijden, besliste loting over de volgorde.

Belangrijk: je mag pas beginnen met de werkzaamheden ná het indienen van de volledige aanvraag. Begin je eerder, dan wordt de aanvraag geweigerd.

Is de aanvraag akkoord, dan ontvang je een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag dat je kunt ontvangen. De subsidie wordt binnen 3 weken na de verleningsbeschikking op je rekening gestort. Er is dus geen sprake van gedeeltelijke bevoorschotting met een later restbedrag: het volledige bedrag wordt in één keer uitgekeerd, passend bij de systematiek voor subsidies onder € 25.000 uit de Algemene subsidieverordening Drenthe 2017.

Vanaf de datum van de verleningsbeschikking heb je zes maanden de tijd om het project af te ronden. Kosten komen alleen in aanmerking als ze zijn gemaakt en betaald ná ontvangst van de volledige aanvraag door SNN, en binnen die periode van zes maanden.

Tijdens de looptijd geldt een meldingsplicht: je meldt onverwijld bij Gedeputeerde Staten (in de praktijk bij SNN) als de activiteit wijzigt, je niet aan de verplichtingen kunt voldoen, de activiteiten stoppen, je onderneming wordt ontbonden, er wijzigingen zijn in de financiële of organisatorische verhouding met derden, of als je statuten wijzigen op het vlak van rechtsvorm, bestuurders of doel.

Na afloop van de zes maanden ontvang je automatisch een e-mail waarin staat dat de subsidie ambtshalve is vastgesteld. Je hoeft hiervoor zelf geen aanvraag tot vaststelling in te dienen; dit wijkt af van de standaardprocedure in de ASV en is specifiek zo geregeld in de subsidieregeling. Wel kan gevraagd worden om aan te tonen dat de activiteiten zijn uitgevoerd en dat aan de verplichtingen is voldaan, bijvoorbeeld met facturen of betaalbewijzen.

Blijkt bij de vaststelling dat je niet aan de minimale subsidiabele kosten van € 1.000 hebt voldaan, of dat het project niet in overeenstemming met het doel of de voorschriften van de regeling is uitgevoerd, dan kan de subsidie alsnog worden ingetrokken of lager worden vastgesteld (en dus terugvordering plaatsvinden). Ook werk je mee aan eventuele controles: je geeft inzage in je administratie en verstrekt inlichtingen die voor de beoordeling van de rechtmatigheid en doelmatigheid van belang kunnen zijn. Bewaar hiervoor de relevante stukken (facturen, offertes, betaalbewijzen) in principe minimaal 5 jaar na de vaststelling.