Subsidieregeling Stimulering HRM en scholing voor MKB

Je krijgt 50% van de kosten vergoed, met een maximum van € 80.000 per project. Binnen dat bedrag geldt een maximum van € 20.000 voor het onderdeel Strategisch HRM-advies en een maximum van € 40.000 voor de uitvoering van HRM-advies en het in dienst nemen van een HR-adviseur.

Let op: deze subsidie is op dit moment gesloten. Volgens het loket is aanvragen niet meer mogelijk. Was je van plan om aan te vragen, dan kon dat via het eLoket van SNN.

De regeling is onderdeel van het Just Transition Fund (JTF), gericht op het opvangen van de sociaaleconomische gevolgen van de klimaattransitie in de regio Groningen-Emmen. Je onderneming moet gevestigd zijn in de provincie Groningen en/of gemeente Emmen en je activiteiten moeten op deze regio gericht zijn. Ook moet je onderneming onder een van de aangewezen SBI-codes vallen (10 t/m 35, 41 t/m 43, 49 t/m 52, 61 t/m 63 en 72).

• Je ondernemingsactiviteiten vallen onder een van de volgende SBI-codes: 10 t/m 35, 41 t/m 43, 49 t/m 52, 61 t/m 63 en 72. Val je hier niet onder, dan komt je onderneming niet in aanmerking.
• Het bij- of omscholingstraject moet gericht zijn op het verkrijgen of verbeteren van basisvaardigheden, arbeidsmarktvaardigheden en/of sociaal-communicatieve vaardigheden. Andersoortige scholing valt buiten de regeling.
• Wil je een HR-adviseur in dienst nemen, dan mag je nog geen HR-adviseur in dienst hebben. Heb je die al, dan val je voor dit onderdeel af.
• De minimale kosten voor een project zijn € 20.000. Zit je daaronder, dan komt je project niet in aanmerking.
• Je mag nog geen verplichtingen zijn aangegaan: er lopen nog geen contracten en de werkzaamheden zijn nog niet gestart vóór het indienen van de subsidieaanvraag. Ben je al begonnen of heb je al getekend, dan val je af.
• Het project moet binnen 18 maanden na subsidieverlening zijn afgerond.

Verder gelden de gebruikelijke Europese staatssteunvoorwaarden vanuit het Just Transition Fund. Zo komt een onderneming (of de groep waartoe zij behoort) die in financiële moeilijkheden verkeert niet in aanmerking voor subsidie. Dit wordt getoetst via de verklaring (niet) in financiële moeilijkheden: bijvoorbeeld als er een collectieve insolventieprocedure loopt, als je onderneming voldoet aan de criteria voor het starten van een insolventieprocedure, of als er nog niet-terugbetaalde reddings- of herstructureringssteun openstaat, dan verkeer je in financiële moeilijkheden en val je af. Voor bv's en nv's geldt bovendien een aparte toets op het eigen vermogen; voor commanditaire vennootschappen en vennootschappen onder firma een toets op een negatief kapitaal.

Ook moet je onderneming aantoonbaar tot het mkb behoren volgens de Europese mkb-definitie: minder dan 250 medewerkers én een jaaromzet van maximaal € 50 miljoen óf een balanstotaal van maximaal € 43 miljoen. Ben je onderdeel van een groep verbonden ondernemingen, dan tellen (een deel van) de cijfers van die andere ondernemingen mee bij de beoordeling of je nog mkb bent.

Belangrijk om nu te weten: het loket meldt dat aanvragen niet meer mogelijk is en dat het resterend budget nul is ("subsidie is gesloten"). Ook als je aan alle bovenstaande eisen voldoet, kun je momenteel dus geen aanvraag meer indienen.

1. Het laten opstellen van een strategisch HRM-advies

Hiervoor komen de kosten van het inschakelen van een onafhankelijke deskundige in aanmerking. Deze kosten worden voor 50% vergoed, met een maximum van € 20.000 voor dit onderdeel. Over de kosten van de deskundige wordt een opslag van 1% berekend. Deze opslag compenseert het feit dat kosten onder de € 250 (exclusief btw) niet los gedeclareerd mogen worden; de opslag wordt automatisch meegeteld bij de totale begrote kosten. Bij het indienen van de begroting geef je per deskundige aan: naam, projectfase/werkpakket, omschrijving van de werkzaamheden, aantal uren, uurtarief en totale kosten, plus de naam van de onderneming die de kosten maakt en betaalt.

2. Het bij- of omscholen van personeel

Hiervoor komen de kosten van een bedrijfsspecifieke training of vakinhoudelijke scholing in aanmerking. Ook deze kosten worden voor 50% vergoed. Voorwaarde is dat het traject gericht is op het verkrijgen of verbeteren van basisvaardigheden, arbeidsmarktvaardigheden en/of sociaal-communicatieve vaardigheden. In de begroting vermeld je de naam van het opleidingsinstituut, de naam van de opleiding, en de naam en functie van de medewerker die de training volgt.

3. Het in dienst nemen van een HR-adviseur

Hiervoor komen de loonkosten van de HR-adviseur in aanmerking, berekend tegen een vast uurtarief van € 55. Ook hier geldt de vergoeding van 50% van deze kosten. Dit onderdeel kan alleen als je nog geen HR-adviseur in dienst hebt. Samen met het uitvoeringsonderdeel van het HRM-advies geldt voor dit onderdeel een maximum van € 40.000. In de begroting vul je de naam van de adviseur en de periode van indienstneming in.

Opslag voor kleine facturen

Los van de drie kostensoorten hierboven geldt: omdat het niet mogelijk is kosten onder de € 250 (exclusief btw) te declareren, wordt over de kosten van de deskundige (het HRM-advies) een opslag van 1% berekend als compensatie. Deze opslag wordt in het model begroting automatisch doorgerekend bij het onderdeel totale begrote kosten en is dus een aparte regel naast HRM-advies, training/scholing en HR-adviseur.

Wat niet in aanmerking komt

Verder geldt dat je geen verplichtingen mag zijn aangegaan (contracten, gestarte werkzaamheden) vóórdat je de aanvraag indient; kosten die vóór indiening al zijn gemaakt of waarvoor al contractuele verplichtingen zijn aangegaan, vallen dus buiten de regeling. Ook scholing die niet gericht is op basisvaardigheden, arbeidsmarktvaardigheden of sociaal-communicatieve vaardigheden komt niet in aanmerking. Het in dienst nemen van een HR-adviseur telt niet mee als je al een HR-adviseur in dienst hebt.

Model begroting

Voor al deze kostensoorten gebruik je het verplichte model begroting. Daarin vul je per kostensoort de gevraagde gegevens in: bij HRM-advies de naam van de deskundige, projectfase, omschrijving werkzaamheden, uren, uurtarief en totale kosten; bij training of scholing de naam van het opleidingsinstituut, opleiding en medewerker; bij de HR-adviseur de naam en de periode van indienstneming. De tabel berekent vervolgens automatisch de opslag van 1% en de totale begrote kosten per kostensoort (HRM-advies, training of scholing, HR-adviseur, opslag voor kleine facturen, en totaal).

Binnen dat totaalbedrag gelden twee deelmaxima:

• Voor Strategisch HRM-advies is het maximum € 20.000.
• Voor uitvoering HRM-advies en het in dienst nemen van een HR-adviseur samen is het maximum € 40.000.

Wel geldt aan de onderkant een grens: de minimale kosten voor een project zijn € 20.000. Onder dat bedrag komt een project niet in aanmerking, ook niet voor een lager subsidiebedrag.

Over de kosten van de onafhankelijke deskundige (het HRM-advies) wordt daarnaast een opslag van 1% berekend, ter compensatie van het feit dat kosten onder de € 250 (exclusief btw) niet los gedeclareerd kunnen worden. Deze opslag komt boven op de gewone 50%-berekening over de advieskosten en wordt automatisch meegeteld in de totale begrote kosten.

Voor de loonkosten van een HR-adviseur geldt een vast uurtarief van € 55. Op basis van dat vaste tarief en het aantal gewerkte uren wordt berekend welk deel van de loonkosten voor de 50%-vergoeding in aanmerking komt.

Samengevat: hoeveel je precies krijgt, hangt af van je werkelijke kosten (met een minimum van € 20.000 aan projectkosten), berekend tegen 50%, met een plafond van € 20.000 voor het strategisch advies-onderdeel, € 40.000 voor het uitvoeringsonderdeel en HR-adviseur, en in totaal nooit meer dan € 80.000 per project.

Stap 1: Aanvraag voorbereiden en indienen

Je vraagt de subsidie aan via het eLoket van SNN (https://eloket.snn.nl/eloket/zakelijk/Login.jsp). Bij je aanvraag stel je een begroting op met behulp van het verplichte model begroting (Excel). Hierin vul je per kostensoort (HRM-advies, training of scholing, HR-adviseur) de gevraagde gegevens in, waaronder uren, uurtarief en totale kosten. De totale begrote kosten vul je in bij het indienen van de aanvraag.

Verplichte documenten bij de aanvraag:

• Model begroting: hierin geef je per kostensoort de projectkosten op. Wordt door de aanvrager (of intermediair namens de aanvrager) ingevuld en meegestuurd.
• Verklaring (niet) in financiële moeilijkheden: dit formulier vul je in op het niveau van de totale groep als er sprake is van verbonden ondernemingen, anders op het niveau van je eigen onderneming. Je doorloopt eerst het beslisschema verbonden ondernemingen en vervolgens het beslisschema financiële moeilijkheden. Dit document wordt ondertekend door de tekenbevoegde persoon van de aanvragende onderneming (naam, functie, datum en handtekening zijn vereist).
• Mkb-verklaring: hiermee toon je aan dat je onderneming tot het mkb behoort, met een beslisschema over het type onderneming (zelfstandig, verbonden, met partnerondernemingen) en de berekening van fte, jaaromzet en balanstotaal. Wordt ondertekend door de tekenbevoegde persoon (naam en handtekening), met KvK-nummer en datum.
• Machtigingsformulier intermediair (alleen als je een intermediair inschakelt): hiermee machtig je de intermediair om (onderdelen van) je aanvraag, projectwijzigingen, voorschotverzoeken en/of het vaststellingsverzoek namens jou te verzorgen. Dit formulier bestaat uit gegevens van de aanvrager, gegevens van de intermediair, en een ondertekeningsdeel waarin je aangeeft welke onderdelen je machtigt. Je moet dit formulier printen en fysiek met pen ondertekenen (geen digitale handtekening); alleen een tekenbevoegd persoon mag dit doen.

Stap 2: Beoordeling door SNN

Na indiening beoordeelt SNN (namens de intermediaire instantie) je aanvraag op de genoemde voorwaarden.

Aanvullende documenten tijdens de uitvoering

• Deelnemersregistratie (presentielijst): bij scholingstrajecten houd je per lesdag een presentielijst bij met projectnummer, projectnaam, datum, opleiding/cursus, naam van de opleider/instructeur en per deelnemer naam, datum, tijdsduur en een paraaf. Dit formulier onderteken je (de deelnemer en/of instructeur) fysiek met pen; ook hier is een digitale handtekening niet toegestaan.

Voor actuele informatie over eventuele herrouvering van deze subsidie kun je het beste rechtstreeks contact opnemen met SNN, bijvoorbeeld via het telefoonnummer 050 5224 908 (met aangepaste bereikbaarheid van 08.30 tot 12.00 uur tussen 20 juli en 14 augustus).

Tijdens de looptijd van je project

Na subsidieverlening moet je project binnen 18 maanden zijn afgerond. Tijdens de uitvoering gelden verplichtingen rond administratie en verantwoording:

• Je houdt een volledige en controleerbare projectadministratie bij. Is die administratie geheel of gedeeltelijk afwezig, dan kan dit leiden tot een correctie tot 100% van de projectkosten voor het ontbrekende deel.
• Bij de inzet van een HR-adviseur houd je een inzichtelijke urenverantwoording per werknemer bij, controleerbaar door middel van tijdschrijving. Zonder deze verantwoording kan 100% van de betreffende kosten worden gecorrigeerd.
• Bij scholingstrajecten houd je de deelnemersregistratie (presentielijst) bij, fysiek ondertekend met pen door de deelnemer.
• Bij het inkopen van diensten (bijvoorbeeld de onafhankelijke deskundige voor het HRM-advies) houd je je aan de toepasselijke aanbestedingsregels. Overtredingen hiervan, zoals het niet publiceren van een opdracht of het gebruiken van te korte inschrijftermijnen, kunnen leiden tot financiële correcties van 5% tot 100% van de betreffende opdracht.

Wijzigingen tijdens de looptijd

Wil je iets in je project wijzigen, dan dien je een verzoek tot projectwijziging in. Maak je gebruik van een intermediair, dan kan deze dit namens jou doen als je dat hebt gemachtigd via het machtigingsformulier.

Voorschot en vaststelling

Een verzoek tot voorschot en een verzoek tot vaststelling kunnen onderdeel zijn van het traject, en een intermediair kan hiervoor gemachtigd worden.

Correcties achteraf

Bij niet-naleving van subsidievoorwaarden kan de subsidie na verlening of vaststelling worden gewijzigd of lager worden vastgesteld. Dit gebeurt volgens vaste correctiepercentages, die per type overtreding verschillen: bijvoorbeeld 100% bij ongeoorloofde staatssteun of het ontbreken van een controlespoor, 20% tot 100% bij het niet voldoen aan de instandhoudingsplicht (afhankelijk van omvang en aard van de wijziging, naar rato van het aantal jaren), en 5% bij structurele niet-naleving van de horizontale programmavoorwaarden.