Tijdelijke subsidieregeling haalbaarheidsstudies Green Corridors NL-VK

De regeling was open van 3 juni 2024 09:00 tot 17 juli 2024 17:00. De status is nu "Gesloten voor aanvragen", je kunt dus niet meer aanvragen.

Je vraagt aan met een samenwerkingsverband van minimaal een Nederlandse havenexploitant, een Britse havenexploitant en een Nederlandse of Britse reder die vaart of gaat varen tussen Nederland en het VK. Alleen de Nederlandse havenexploitant of de Nederlandse reder kan als penvoerder de subsidie aanvragen bij RVO. De Britse partijen dienen tegelijk een eigen aanvraag in bij Innovate UK voor dezelfde studie.

Je krijgt standaard 50% van de subsidiabele kosten vergoed, met verhogingen voor kleine (70%) en middelgrote (60%) ondernemingen. Het totale budget voor deze regeling was € 500.000. De aanvraag wordt beoordeeld op kwaliteit, teamexpertise en bijdrage aan het beleidsdoel, met een gezamenlijke rangschikking door RVO en Innovate UK. Aanvragen die te weinig punten scoren, vallen af, ook als er nog budget over is.

Na toekenning krijg je een voorschot van 100%. De haalbaarheidsstudie moet starten op of na 1 november 2024 en is uiterlijk op 30 april 2025 ingediend via het aanvraagsysteem.

Wie mag aanvragen

• Alleen een Nederlandse havenexploitant of een Nederlandse reder kan de subsidie aanvragen (als penvoerder). Andere Nederlandse partijen uit de maritieme sector kunnen wel deelnemen, maar niet zelf aanvragen.
• De aanvragende Nederlandse havenexploitant of reder moet al actief varen, of van plan zijn te varen, tussen een Nederlandse en een Britse haven.

Samenwerkingsverband verplicht

Je samenwerkingsverband bestaat minimaal uit:

• een exploitant van een Nederlandse haven;
• een exploitant van een Britse haven;
• een Nederlandse of Britse reder die vaart of van plan is te gaan varen tussen een Nederlandse en Britse haven (de reder hoeft niet onder Nederlandse vlag te varen).

Ontbreekt een van deze drie partijen, dan valt de aanvraag af.

Gekoppelde aanvraag in het VK

De betrokken Britse havenexploitant (en eventuele Britse reder) moet in het VK bij Innovate UK subsidie aanvragen voor dezelfde haalbaarheidsstudie. Zonder deze parallelle Britse aanvraag, en zonder het ontvangstbewijs daarvan bij je aanvraag, komt je aanvraag niet in aanmerking.

Inhoud en omvang van de studie

• De studie onderzoekt de transitie naar zero-emissie varen (netto nul broeikasgasemissies) met minimaal één schip, op een corridor tussen zeehavens in Nederland en het VK.
• De totale kosten van de haalbaarheidsstudie moeten tussen € 58.000 en € 292.000 liggen. Vallen de kosten hierbuiten, dan wijst RVO de aanvraag af.
• De kosten die Nederlandse partijen maken, mogen maximaal 65% zijn van de totale kosten van de haalbaarheidsstudie. Is het Nederlandse aandeel groter, dan voldoe je niet aan deze eis.

Timing

• De haalbaarheidsstudie start op of na 1 november 2024.
• De studie zelf (het resultaat) is uiterlijk op 30 april 2025 ingediend via het aanvraagsysteem.

Kwaliteitsdrempel bij beoordeling

Ook als je aan alle voorwaarden voldoet, wijst RVO je aanvraag af als kwalitatief onvoldoende bij minder dan 65 van de 100 punten op de Nederlandse beoordeling. Volgens de werkafspraken met Innovate UK moet de gecombineerde score van Nederland en het VK samen minimaal 130 van de 200 punten zijn.

Budget

Het subsidieplafond is € 500.000. Ook wie boven de kwaliteitsdrempel scoort, ontvangt mogelijk geen subsidie als het budget al is verdeeld aan hoger gerangschikte projecten.

Sluiting van de regeling

De regeling is inmiddels gesloten (deadline was 17 juli 2024, 17:00). Nieuwe aanvragen worden niet meer aangenomen.

Personeelskosten

Je berekent personeelskosten met een van deze drie standaardmethoden:

• integrale kostensystematiek;
• kosten per kostendrager plus een forfaitaire opslag voor indirecte kosten;
• een forfaitair uurtarief van maximaal € 80 per uur.

Per medewerker geef je in de begroting het uurtarief, het aantal uren en de FTE op. Let op: alleen inhoudelijke activiteiten zijn subsidiabel, zoals inhoudelijke discussies, opstellen van specificaties en deelname aan brainstormsessies. Projectmanagementactiviteiten vallen hier niet onder (zie hieronder).

Projectspecifieke overige subsidiabele kosten (kosten derden)

Dit zijn kosten die direct verbonden zijn met de uitvoering van het project, bijvoorbeeld kosten van externe partijen. Hiervoor vraag je offertes op en vermeld je in de begroting de leverancier, het offertenummer en de offertedatum.

Algemene rekenregels voor kosten

• Kosten komen alleen in aanmerking als ze rechtstreeks zijn toe te rekenen aan het project.
• De kosten moeten worden gemaakt ná indiening van de aanvraag en vóór het einde van het project.
• Kosten worden meegenomen exclusief omzetbelasting, tenzij je de omzetbelasting niet kunt terugvorderen.

Verdeling Nederland-VK

De kosten die Nederlandse partijen maken, mogen maximaal 65% zijn van de totale kosten van de haalbaarheidsstudie. De Nederlandse subsidie wordt alleen berekend over de subsidiabele projectkosten van de Nederlandse partijen, niet over de Britse kosten.

Bandbreedte van de totale studiekosten

De totale kosten van de haalbaarheidsstudie (Nederlands en Brits deel samen) moeten tussen € 58.000 en € 292.000 liggen. Vallen de kosten hierbuiten, dan wijst RVO de aanvraag af.

Wat expliciet NIET subsidiabel is

• Kosten voor projectmanagement/projectaansturing, zoals: interne en externe voortgangsrapportages, het opstellen van contracten tussen samenwerkingspartijen, planning, budgettering, escaleren naar de stuurgroep, projectbesturing, risicomanagement, projectbewaking, administratie, facturering en vergaderingen. Deze kosten vallen onder de opslag voor algemene kosten die al in het forfaitaire uurtarief zit.
• Kosten voor de accountant die de controleverklaring opstelt.
• Binnenlandse reiskosten.
• Kosten voor kennisverspreidingsactiviteiten. Dit valt niet onder de definitie van experimentele ontwikkeling, ondanks dat een kennisdelingsplan wel verplicht onderdeel is van de haalbaarheidsstudie zelf.

Uitzondering: het eindrapport

Het schriftelijke eindrapport van de haalbaarheidsstudie (met de beschrijving van de technische en economische haalbaarheid) is wél een verplicht inhoudelijk eindproduct en telt dus niet als niet-subsidiabele "rapportage voor RVO".

Maximale subsidie

Het totale toe te kennen subsidiebedrag is per project maximaal € 500.000, gelijk aan het subsidieplafond van de regeling.

• Standaard: 50% van de subsidiabele kosten. Dit geldt voor grote ondernemingen en organisaties zonder mkb-status.
• Middelgrote ondernemingen: 60% van de subsidiabele kosten. Dit is het basispercentage van 50% plus 10 procentpunten extra.
• Kleine ondernemingen: 70% van de subsidiabele kosten. Dit is het basispercentage van 50% plus 20 procentpunten extra.

Het gaat hierbij om de status van de individuele Nederlandse deelnemer: iedere deelnemer krijgt het percentage dat bij zijn eigen ondernemingsgrootte past, dat wordt dus per deelnemer in de begroting apart aangegeven.

Grenzen aan de berekeningsbasis

• De subsidie wordt alleen berekend over de subsidiabele projectkosten die de Nederlandse partijen maken, niet over de kosten van de Britse deelnemers.
• De kosten van de Nederlandse partijen mogen in totaal niet meer zijn dan 65% van de totale kosten van de haalbaarheidsstudie (Nederlands plus Brits deel samen).
• De totale kosten van de haalbaarheidsstudie moeten tussen € 58.000 en € 292.000 liggen. Buiten deze bandbreedte wijst RVO de aanvraag af.

Maximum per project en totaal budget

• Het totaal toe te kennen subsidiebedrag is maximaal € 500.000 per project.
• Het subsidieplafond voor de hele regeling is ook € 500.000. Dit is dus het budget waaruit alle toegekende aanvragen samen worden betaald.

Voorschot

Bij een positieve subsidiebeschikking krijg je een voorschot van 100% van het toegekende subsidiebedrag.

Wanneer het bedrag definitief wordt

Het uiteindelijke subsidiebedrag wordt pas vastgesteld na afronding van het project, op basis van de daadwerkelijk gemaakte en verantwoorde kosten en het behalen van de gestelde doelen. Bij de vaststelling wordt bekeken of dit overeenkomt met wat is verleend; het voorschot van 100% loopt hierop vooruit.

Stap 1: samenwerkingsverband vormen

Je stelt een samenwerkingsverband samen met minimaal een Nederlandse havenexploitant, een Britse havenexploitant en een Nederlandse of Britse reder. Eén van de Nederlandse deelnemers treedt op als penvoerder; dit moet een Nederlandse havenexploitant of Nederlandse reder zijn.

Stap 2: interne documenten opstellen en ondertekenen

• Elke Nederlandse deelnemer machtigt de penvoerder met het formulier Aanmelding deelnemer en machtiging penvoerder. Elke deelnemer vult dit formulier zelf in en ondertekent het.
• Alle Nederlandse partners ondertekenen de samenwerkingsovereenkomst, opgesteld volgens de Richtlijnen samenwerkingsovereenkomst.

Stap 3: projectplan en begroting opstellen

• De penvoerder stelt het projectplan op volgens het verplichte format (Format projectplan haalbaarheidsstudie), maximaal aanbevolen omvang 15 pagina's. Hierin staan onder meer de betrokken partijen, de noodzaak van de studie, de haalbaarheidsvragen, de bijdrage aan het beleidsdoel en de kennisdeling.
• De begroting wordt ingevuld volgens het verplichte Excel-format (Format begroting haalbaarheidsstudie), met per Nederlandse deelnemer de kosten, het type onderneming (klein/middelgroot/groot) en het bijbehorende subsidiepercentage.

Stap 4: Britse aanvraag regelen

De Britse havenexploitant (en eventueel de Britse reder) dient in het VK bij Innovate UK een aanvraag in voor dezelfde haalbaarheidsstudie. De penvoerder vraagt hiervan een ontvangstbewijs op.

Stap 5: aanvraag indienen bij RVO

De penvoerder dient het aanvraagformulier in met de volgende verplichte bijlagen:

• Aanmelding deelnemer en machtiging penvoerder: per deelnemer ingevuld en ondertekend door die deelnemer zelf.
• Format projectplan haalbaarheidsstudie: ingevuld door de penvoerder namens het samenwerkingsverband.
• Format begroting haalbaarheidsstudie: ingevuld door de penvoerder.
• Samenwerkingsovereenkomst: ondertekend door alle Nederlandse partners.
• Ontvangstbewijs van de subsidieaanvraag in het VK door de Britse deelnemer(s).
• Verklaring geen ondernemer in moeilijkheden: door de aanvrager (penvoerder).

Overige bijlagen, alleen als van toepassing

• MKB-toets: als de mkb-status relevant is voor de hoogte van het subsidiepercentage.
• Verklaring stimulerend effect grote onderneming: verplicht als een deelnemer een grote onderneming is (meer dan 250 fte, of een netto omzet boven € 50 miljoen én een balanstotaal boven € 43 miljoen). Deze verklaring is vormvrij, maximaal een half A4, en wordt door de grote onderneming zelf opgesteld.
• Rapporten die technische of economische claims in het projectplan onderbouwen.
• Offertes voor kosten van derden.
• Toezeggingen van bank of investeerder(s), bijvoorbeeld ter onderbouwing van de eigen financiering.

Let op bij het invullen van de begroting

In de begroting geef je per Nederlandse deelnemer aan of het een kleine, middelgrote of grote onderneming is (of "Anders" bij een kennisinstelling), en in welke branche de organisatie actief is. De penvoerder moet een havenbedrijf of rederij zijn. Voor personeelskosten kies je één van de drie toegestane berekeningsmethoden (integrale kostensystematiek, kosten per kostendrager plus forfaitaire opslag, of een forfaitair uurtarief van maximaal € 80) en vul je per medewerker functie, uurtarief en uren in.

Intermediair

Je kunt een intermediair machtigen om de aanvraag namens jou te regelen.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

RVO beoordeelt de Nederlandse aanvragen, Innovate UK beoordeelt de Britse aanvragen. Beide instanties gebruiken hun eigen criteria en kennen een score toe van 1 tot 100. Deze scores worden gedeeld en opgeteld tot een gezamenlijke rangschikking voor dezelfde haalbaarheidsstudie. Je ontvangt zo snel mogelijk een beslissing, maar uiterlijk binnen 13 weken nadat RVO je volledige aanvraag heeft ontvangen. Volgens de werkafspraken streven RVO en Innovate UK ernaar elkaar bij voorkeur vóór 27 augustus 2024 op de hoogte te stellen van de resultaten van hun beoordeling.

Hoe de toekenning verloopt

Dit is een tender. Aanvragen die minimaal 65 punten scoren op de Nederlandse beoordeling (en gezamenlijk met de Britse score minimaal 130 van de 200 punten) komen in aanmerking, maar krijgen niet automatisch subsidie. De subsidie wordt verdeeld op volgorde van de gezamenlijke rangschikking, van het hoogst scorende project naar het laagst scorende, totdat het subsidiebudget van beide landen op is. Alleen projecten die na rangschikking binnen het budget passen, krijgen daadwerkelijk subsidie. Na de selectie worden aanvragers door hun eigen instantie (RVO of Innovate UK) geïnformeerd of hun project subsidie krijgt. Daarna maakt de betreffende overheid de geselecteerde projecten publiekelijk bekend.

Voorschot

Bij een positieve subsidiebeschikking verleent RVO een voorschot van 100% van het toegekende subsidiebedrag. Het subsidiebedrag wordt uitbetaald aan de penvoerder, die vervolgens verantwoordelijk is voor de verdeling van dit bedrag onder de andere deelnemers.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Belangrijke wijzigingen in je project meld je bij RVO via het webformulier voor projectwijzigingen. Voor sommige wijzigingen heb je vooraf toestemming nodig; doe je dit niet, dan loop je het risico dat je geen subsidie ontvangt voor de gewijzigde projectdelen of zelfs voor het hele project.
• Wijzigt de penvoerder tijdens de looptijd, dan meld je dat met het formulier Wijziging penvoerder in samenwerkingsverband.
• De haalbaarheidsstudie moet starten op of na 1 november 2024 en is uiterlijk op 30 april 2025 ingediend via het aanvraagsysteem.

Vaststelling en eindbetaling

Zo snel mogelijk na afronding van je project, maar uiterlijk 13 weken na de einddatum van je project, dien je een verzoek tot vaststelling in. RVO bekijkt dan of de gestelde doelen zijn gehaald en het subsidiebedrag wordt definitief. Daarna volgt de betaling van de subsidiegelden. Bij je verzoek tot vaststelling stuur je in elk geval mee:

• de eindrapportage (haalbaarheidsstudie) en
• een controleverklaring van een accountant, maar alleen als het subsidiebedrag per individuele deelnemer € 125.000 of hoger is.

Na vaststelling

Binnen een maand na vaststelling van de subsidie maak je het eindrapport openbaar. Ook verleen je medewerking aan een evaluatie van de regeling.