Subsidie Haags Ontmoeten

De subsidie is er alleen voor bestaande locaties, gerund door stichtingen, verenigingen of andere rechtspersonen. Je kunt voor maximaal 1 locatie subsidie aanvragen. Per extra uur dat de locatie per week open is, kun je maximaal € 3.050 per jaar krijgen. In totaal is er € 60.000 per jaar beschikbaar voor deze subsidie.

Je vraagt aan voor één subsidiejaar (januari tot en met december) en dient in tussen 5 januari en 30 september 2025. Bij je aanvraag stuur je het aanvraagformulier, het begrotingsformulier en een kort plan voor de extra openingsuren mee, onderbouwd met een behoefteonderzoek onder de senioren op je locatie. Vraag je voor het eerst subsidie aan, dan lever je ook een rekeningafschrift, je KvK-inschrijving en je statuten aan.

De gemeente beoordeelt aanvragen op volgorde van binnenkomst, niet op kwaliteit, en verdeelt het geld totdat het op is. Snel en compleet indienen loont dus. Binnen 12 weken na een complete aanvraag hoor je of je subsidie krijgt. PEP Den Haag helpt gratis bij het maken van de aanvraag voor maatschappelijke organisaties die met vrijwilligers werken.

• Je locatie bestaat al. Deze subsidie is uitsluitend voor uitbreiding van openingstijden van een bestaande Haags Ontmoeten-locatie. Nieuwe locaties vallen hierbuiten (daarvoor is een ander traject, zo blijkt uit de schrijftips voor projectplannen).
• Je bent een rechtspersoon. Alleen stichtingen, verenigingen en andere organisaties met rechtspersoonlijkheid kunnen aanvragen. Individuen of informele initiatieven komen niet in aanmerking.
• Je organiseert minimaal 50% van de tijd activiteiten waaraan ouderen kunnen deelnemen. De activiteiten moeten ouderen helpen langer lichamelijk, geestelijk en sociaal gezond te blijven.
• Mantelzorgers kunnen bij je langskomen voor een persoonlijk gesprek, informatie of doorverwijzing.
• Er is altijd een vrijwilliger of professionele werknemer aanwezig tijdens de openingsuren.
• Je toont met een onderzoek aan dat er behoefte is bij de senioren op je locatie aan extra openingsuren. Dit behoefteonderzoek is verplicht bij de aanvraag; zonder onderbouwing is je aanvraag niet compleet.
• Je vraagt voor maximaal 1 bestaande locatie subsidie aan. Heb je meerdere locaties, dan moet je kiezen.
• Je vraagt voor 1 jaar aan (januari tot en met december), niet voor een langere of kortere periode.
• Je dient in binnen de aanvraagperiode. Voor 2025 loopt die van 5 januari tot en met 30 september 2025. Na deze datum kun je voor dit subsidiejaar niet meer aanvragen.

Daarnaast geldt in de praktijk een belangrijke beperking die niet met eisen te maken heeft maar wel bepaalt of je geld krijgt: de gemeente behandelt aanvragen op volgorde van binnenkomst en keert uit totdat het budget van € 60.000 per jaar op is. Ben je te laat in het jaar, dan kan het zijn dat het budget al is uitgeput, ook al voldoe je aan alle voorwaarden.

Let ook op de volgende praktische knock-outs bij het indienen zelf:

• Je aanvraag moet compleet zijn (aanvraagformulier, begrotingsformulier, projectplan en behoefteonderzoek) om in de 12-wekentermijn beoordeeld te worden en om in de rij voor het budget te komen.
• Vraag je voor het eerst subsidie aan, dan moet je ook een rekeningafschrift, je KvK-inschrijving en je statuten meesturen. Ontbreken deze stukken, dan is je aanvraag niet compleet.

Het dossier noemt geen aparte eisen over rechtsvorm-bewijs bij herhaalde aanvragers, over een minimumaantal deelnemers, of over een maximale leeftijd van de organisatie. Ook wordt niet vermeld of aanvragers die eerder subsidie kregen voorrang of achterstand hebben; het is uitsluitend volgorde van binnenkomst binnen het beschikbare budget.

De begroting kent de volgende kostensoorten, elk met eigen regels:

1. Personeelskosten

Loonkosten van personeel dat direct verbonden en noodzakelijk is voor de uitvoering van de activiteiten. Het dossier noemt hier geen apart maximumtarief.

2. Activiteitenkosten, onderverdeeld in:

• Huisvesting: kosten voor de locatie zelf. Geen apart maximum genoemd.
• Activiteiten: de kosten van de activiteiten die je organiseert. Geen apart maximum genoemd.
• Communicatie over de activiteit en werving van vrijwilligers: bijvoorbeeld kosten voor flyers en posters. Geen apart maximum genoemd.
• Catering: hiervoor geldt een specifiek maximum. Je krijgt subsidie voor maximaal 15% van het aangevraagde subsidiebedrag, met een maximum van € 2.900 per aanvraag.

3. Vrijwilligerskosten, onderverdeeld in:

• Waarderingskosten: maximaal € 17,50 per vrijwilliger per jaar, met een maximum van € 5.900 per aanvraag.
• Onkostenvergoeding: bijvoorbeeld reiskosten, parkeerkosten en telefoonkosten van je vrijwilligers. Let op: kosten voor een VOG-aanvraag, verzekering of het betalen (belonen) van vrijwilligers komen hier niet voor in aanmerking.

4. Overheadkosten

Vaste kosten die niet direct aan een project of activiteit gekoppeld zijn, zoals telefoon, internet, energie, verzekering en onderhoud. Je kunt hiervoor alleen subsidie krijgen voor het deel dat nog niet is meegenomen in de berekening van de loonkosten (om dubbeltelling te voorkomen).

5. Kosten voor deskundigheidsbevordering

Het dossier noemt geen apart maximumtarief voor deze post.

Bij elke kostenpost moet je in de begroting een korte uitleg geven, zodat de gemeente kan beoordelen of de kosten in verhouding staan tot het bereik (aantal deelnemers) en de kwaliteit van de activiteiten.

Wat telt als inkomsten (en dus mogelijk als dekking naast de subsidie)

Naast kosten vraagt het begrotingsformulier ook naar de verwachte extra inkomsten door de uitbreiding:

• Bijdragen van deelnemers
• Bijdragen van fondsen of sponsoren (met naam van het fonds/de sponsor en de status: in behandeling of toegekend)
• Bijdrage uit de eigen organisatie
• Overige inkomsten

Ook hierbij geef je een korte toelichting per inkomstenbron.

Btw

Is je organisatie btw-plichtig, dan vul je de begroting exclusief btw in. Is dat niet het geval, dan vul je de kosten en inkomsten inclusief btw in.

Verantwoording

Let op: aan het einde van het subsidiejaar moet je op basis van deze begroting uitleggen hoe je de subsidie daadwerkelijk hebt besteed. Het is dus belangrijk dat de begroting realistisch is en aansluit bij wat je werkelijk van plan bent uit te geven.

Het dossier specificeert niet welk deel van bijvoorbeeld personeelskosten, huisvestingskosten of activiteitenkosten precies wel of niet subsidiabel is; dat onderscheid maak je zelf op basis van artikel 1.4 van de Subsidieregeling, die niet in dit dossier is opgenomen.

Rekenvoorbeeld uit het dossier: breid je de openingstijden uit met 3 uur per week, dan kun je maximaal 3 x € 3.050 = € 9.150 subsidie per jaar aanvragen.

Voor de hele regeling is € 60.000 per jaar beschikbaar. Zodra dit bedrag is uitgekeerd aan aanvragers die eerder binnenkwamen, is er voor dat jaar geen budget meer, ook al voldoe je aan alle voorwaarden.

Binnen het aangevraagde subsidiebedrag gelden voor specifieke kostenposten in je begroting eigen maxima:

• Catering: maximaal 15% van het aangevraagde subsidiebedrag, met een maximum van € 2.900 per aanvraag.
• Waarderingskosten voor vrijwilligers: maximaal € 17,50 per vrijwilliger per jaar, met een maximum van € 5.900 per aanvraag.

Het dossier noemt geen regels waardoor het bedrag van € 3.050 per uur omhoog kan gaan; het is een vast maximum per extra uur. Ook wordt niet vermeld of eigen bijdragen, fondsen of sponsorgeld het subsidiebedrag verlagen; wel moet je die inkomsten opgeven in het begrotingsformulier (bijdragen van deelnemers, fondsen/sponsoren, de eigen organisatie en overige inkomsten), zodat de gemeente een compleet beeld heeft van kosten en inkomsten.

De subsidie wordt aangevraagd voor één jaar (januari tot en met december). Wil je in een volgend jaar opnieuw extra uren, dan vraag je opnieuw aan binnen de aanvraagperiode van dat jaar (voor 2026 van 5 januari tot en met 30 september 2026, voor 2027 van 4 januari tot en met 30 september 2027).

Stap 1: Verzamel en vul de verplichte documenten in

• Aanvraagformulier ("Aanvraagformulier subsidie Haags Ontmoeten (uitbreiding openingstijden)"). Hierin vul je algemene gegevens in (naam organisatie, adres, contactpersoon, KvK-nummer, IBAN) en specifieke vragen over de uitbreiding: het adres en stadsdeel van de locatie, de huidige en nieuwe openingstijden per week met het aantal extra uren, en het aantal extra unieke bezoekers dat je per week verwacht. Het dossier noemt niet wie dit formulier moet ondertekenen; ga uit van een tekenbevoegd vertegenwoordiger van je organisatie.
• Begrotingsformulier ("Begrotingsformulier subsidie Haags Ontmoeten (uitbreiding openingstijden)"). Hierin geef je per kostensoort (personeel, activiteiten, vrijwilligers, overhead, deskundigheidsbevordering) op welk deel wel en welk deel niet subsidiabel is, en geef je de verwachte inkomsten op (deelnemers, fondsen/sponsoren, eigen organisatie, overig). Je geeft ook aan hoeveel subsidie je precies aanvraagt.
• Projectplan (kort plan voor de extra openingsuren). Gebruik hiervoor de schrijftips (pagina 3 van "Schrijftips projectplan Haags Ontmoeten"). Verplicht zijn: beschrijving van de uitbreiding (locatie, aantal extra uren, totaal aantal uren nieuw), beschrijving van de activiteiten in de extra uren en hoe deze bijdragen aan de vier doelstellingen (ontmoeting senioren, ondersteuning mantelzorgers, langer zelfstandig thuis wonen, minder belasting mantelzorgers), en het behoefteonderzoek.
• Behoefteonderzoek. Dit is een apart, verplicht onderdeel bovenop het projectplan: je laat zien, bijvoorbeeld met een vragenlijst onder senioren op de locatie en in de omgeving of met cijfers over welzijn/sociale initiatieven in de wijk, dat er behoefte is aan extra openingsuren.

Stap 2: Vraag je voor de eerste keer subsidie aan? Voeg dan ook toe

• Een kopie of scan van je laatste rekeningafschrift (bedragen mag je onzichtbaar maken).
• Een kopie of scan van je inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
• Een kopie of scan van de laatste statuten van je organisatie, stichting of vereniging.

Stap 3: Verstuur de aanvraag

Stuur alle formulieren en bijlagen naar twee mailadressen: subsidies@denhaag.nl én haagsontmoeten@denhaag.nl. Doe dit tussen 5 januari en 30 september 2025.

Hulp bij het invullen

PEP Den Haag kan gratis advies geven en helpen bij het maken van de aanvraag, voor maatschappelijke organisaties die met vrijwilligers werken (vraag PEP naar de precieze voorwaarden). Je kunt PEP bereiken via telefoon (070) 302 44 44 of info@pepdenhaag.nl.

Het dossier specificeert niet wie de formulieren moet ondertekenen (bijvoorbeeld een bestuurder of directeur), en noemt geen los inlogportaal; de aanvraag verloopt via e-mail met bijlagen.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

De gemeente Den Haag beoordeelt je aanvraag. Is je aanvraag compleet, dan hoor je binnen 12 weken of je subsidie krijgt. Is je aanvraag niet compleet (bijvoorbeeld omdat het behoefteonderzoek of een verplicht document ontbreekt), dan loopt deze termijn vermoedelijk pas vanaf het moment dat alles binnen is; het dossier specificeert dit niet expliciet, maar benadrukt wel dat compleetheid voorwaarde is voor de 12-wekentermijn.

Op welke basis wordt toegekend

Voor deze aanvraagvorm (uitbreiding openingstijden) geldt geen puntensysteem. De gemeente behandelt aanvragen op volgorde van binnenkomst en kent subsidie toe totdat het jaarbudget van € 60.000 op is. Dit betekent dat een inhoudelijk sterke aanvraag die laat binnenkomt toch buiten de boot kan vallen als het budget al is verdeeld.

Uitbetaling

Het dossier vermeldt niet expliciet hoe de uitbetaling verloopt (bijvoorbeeld of er een voorschot wordt gegeven, in welke termijnen, of pas na afloop van het jaar). Wel is duidelijk dat je de subsidie aanvraagt voor het lopende kalenderjaar (januari tot en met december).

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Je voert de activiteiten en de uitbreiding van openingstijden uit zoals beschreven in je projectplan en begroting.
• Je houdt bij welke kosten je maakt per kostenpost (personeel, activiteiten, vrijwilligers, overhead, deskundigheidsbevordering) en welke inkomsten je ontvangt (deelnemers, fondsen/sponsoren, eigen organisatie, overig), zodat je dit aan het einde van het jaar kunt verantwoorden.

Verantwoording en vaststelling

Aan het einde van het subsidiejaar moet je op basis van je begrotingsformulier uitleggen hoe je de subsidie daadwerkelijk hebt besteed. Het dossier noemt geen apart eindverslag-formulier, geen tussentijdse rapportageverplichting, en geen concrete termijn waarbinnen deze verantwoording moet worden ingediend. Ook ontbreekt informatie over eventuele terugvordering bij onderbesteding of bij het niet nakomen van de plannen.

Volgend jaar opnieuw aanvragen

Omdat de subsidie per jaar wordt verstrekt, moet je voor een volgend jaar opnieuw een aanvraag indienen binnen de daarvoor geldende periode: voor 2026 van 5 januari tot en met 30 september 2026, voor 2027 van 4 januari tot en met 30 september 2027. Er is geen automatische verlenging.

Voor vragen tijdens de looptijd kun je mailen naar haagsontmoeten@denhaag.nl. PEP Den Haag kan ook tijdens de uitvoering advies geven, al richt hun genoemde hulp zich vooral op het maken van de aanvraag.