Subsidie Samen sociaal en vitaal

De subsidie is voor rechtspersonen: stichtingen, verenigingen en bedrijven. Er zijn drie aanvraagroutes, elk met een eigen periode en eigen bedrag:

• Vernieuwende projecten en vrijwilligersorganisaties: tot € 15.000 per aanvraag. Aanvragen voor 2026 kon van 1 juni tot en met 31 augustus 2026 (gesloten); voor 2027 kun je aanvragen vanaf 5 januari 2027.
• Grote activiteiten in 2027 en 2028: vanaf € 45.000 per jaar per aanvraag. Aanvragen kon van 15 juni tot en met 5 juli 2026 (gesloten).
• Kleine activiteiten in 2027 en 2028: tot € 45.000 per aanvraag. Aanvragen van 15 september tot en met 5 oktober 2026.

Voor de vernieuwende projecten en vrijwilligersorganisaties beoordeelt de gemeente op volgorde van binnenkomst, tot het geld op is. Voor de activiteiten in 2027 en 2028 werkt de gemeente met een puntensysteem: hoe beter je aanvraag aansluit bij de voorwaarden, hoe groter de kans op subsidie.

Je vraagt aan met een aanvraagformulier, een begrotingsformulier en (bij grote activiteiten) een projectplan, aangevuld met KvK-inschrijving, statuten en een rekeningafschrift. Voor de kleine en grote activiteiten in 2027-2028 loopt de aanvraag via het online subsidieportaal met e-Herkenning (EH3).

Verder gelden per aanvraagroute harde eisen en deadlines waar je op af kunt vallen:

• Vernieuwende projecten en vrijwilligersorganisaties (tot € 15.000): de aanvraag voor 2026 is gesloten (was 1 juni tot en met 31 augustus 2026). Voor 2027 kun je aanvragen vanaf 5 januari 2027. Mis je de aanvraagperiode, dan wordt je aanvraag niet behandeld.
• Grote activiteiten in 2027 en 2028 (vanaf € 45.000 per jaar): de aanvraag was van 15 juni tot en met 5 juli 2026 en is nu gesloten.
• Kleine activiteiten in 2027 en 2028 (tot € 45.000): aanvragen van 15 september tot en met 5 oktober 2026. Buiten deze periode aanvragen kan niet.

Bij het aanvraagformulier voor projecten in 2026 kies je één hoofdactiviteit. Op basis daarvan gelden aanvullende knock-outeisen. Voldoe je hier niet aan, dan wordt je aanvraag afgewezen:

• Verlichten van eenzaamheid: alle deelnemers moeten thuiswonend zijn. Vink je "nee" aan, dan valt je aanvraag niet onder deze hoofdactiviteit en wordt de aanvraag afgewezen.
• Activiteiten voor mensen met een beperking: niet meer dan 25% van de deelnemers mag woonachtig zijn in een intramurale zorginstelling.
• Ondersteuning van mantelzorgers: niet meer dan 25% van de deelnemers mag woonachtig zijn in een intramurale zorginstelling.
• Activiteiten voor senioren: niet meer dan 25% van de deelnemers mag woonachtig zijn in een intramurale zorginstelling. Daarnaast moet minstens 75% van de deelnemende senioren zelfstandig wonen.
• Niet-medische hulp door vrijwilligers: je organisatie moet een vrijwilligersorganisatie zijn, dat wil zeggen minimaal 70% van het aantal ingezette uren wordt door vrijwilligers uitgevoerd.
• Activiteiten voor vrijwilligersorganisaties: ook hier geldt de eis van minimaal 70% van de ingezette uren door vrijwilligers.

Vraag je voor het eerst subsidie aan bij de gemeente, dan moet je bovendien een jaarverslag, jaarrekening en balans van het voorgaande jaar meesturen (indien beschikbaar), naast de KvK-inschrijving, statuten en een rekeningafschrift.

Voor grote activiteiten (vanaf € 45.000 per jaar) is een projectplan verplicht. Voldoe je niet aan de instructies voor dit projectplan (lettertype Calibri, lettergrootte 11, maximaal 20 pagina's inclusief voorblad, onderdelen in de voorgeschreven volgorde), dan kan dat leiden tot afwijzing van je aanvraag.

1. Personeelskosten

• Loonkosten (aantal FTE, werkuren en tarief): je onderbouwt dit per functie met werkuren en tarief.
• Kosten voor inhuren van personeel: eveneens per functie met werkuren en tarief.
• Deskundigheidsbevordering: kosten voor opleidingen, cursussen en intervisie. Let op: kosten voor het opdoen van kennis die onderdeel is van kosteloos aangeboden trainingen komen niet in aanmerking.

2. Activiteitenkosten

• Huisvesting nodig voor de activiteit: huur, gas/water/licht, verzekeringen en belastingen, schoonmaak, onderhoud, en overige huisvestingskosten (toe te lichten).
• Materiaalkosten (apparatuur en materialen): als je kosten voor bijvoorbeeld apparatuur opvoert bij inkoop van derden of overige kosten, mag je alleen de afschrijvingskosten over de looptijd van de subsidie opnemen, onderbouwd met afschrijvingsbedrag per jaar en restwaarde. Voor aanschaf waarover al eerder subsidie is verstrekt, mag je geen afschrijving opvoeren. De restwaarde van specifiek voor de activiteiten aangeschafte apparatuur komt sowieso niet in aanmerking.
• Communicatie/promotie van de activiteit of werving van vrijwilligers: flyers, posters, website e.d.
• Catering: maximaal 15% van de totale kosten van de subsidiabele activiteiten, met een maximum van € 2.900 per aanvraag (projecten 2026) of € 3.000 in totaal (kleinschalige/grootschalige activiteiten 2027-2028). Kosten voor catering en consumpties boven dit percentage of maximum komen niet in aanmerking.
• Overig: een uitgebreide cijfermatige toelichting is verplicht.

3. Vrijwilligerskosten

• Waarderingskosten: maximaal € 25 per vrijwilliger per jaar, met een maximum van € 8.400 per aanvraag. Kosten boven dit bedrag komen niet in aanmerking.
• Deskundigheidsbevordering vrijwilligers: opleidingen, cursussen, intervisie, met toelichting welke opleidingen het betreft.
• Onkostenvergoeding: reis- en onkostenvergoedingen zijn soms toegestaan; de subsidieregeling bepaalt voor welke kosten dit geldt. Kosten die naar het oordeel van de gemeente niet redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de activiteit, komen niet in aanmerking.
• Vrijwilligersvergoeding: maximaal 5% van het te subsidiëren (verleende) bedrag. Je moet toelichten welk type vrijwilligers een vergoeding krijgt en hoe je die afweging maakt. Vergoedingen boven de 5%, boven het fiscaal vrijgestelde maximum, of die de gemeente niet redelijk en proportioneel acht, komen niet in aanmerking. Andere vergoedingen aan vrijwilligers dan waardering, vrijwilligersvergoeding of onkostenvergoeding komen evenmin in aanmerking.

4. Overheadkosten (vaste kosten)

Denk aan telefonie en internet, portokosten, verzekeringskosten en onderhoudskosten. Deze komen alleen in aanmerking als ze niet al zijn meegenomen in de loonkosten. Kosten die je structureel maakt voor gebouwen, buitenterreinen, personeel, administratie, ICT en andere vaste lasten, en die niet rechtstreeks verbonden zijn met de subsidiabele activiteiten, komen niet in aanmerking (dit geldt specifiek voor aanvragers van een ontwikkelsubsidie).

Kosten die nooit in aanmerking komen (volgens artikel 1:5 van de subsidieregeling Kleinschalige activiteiten):

• Kosten die niet in verhouding staan tot de activiteiten.
• Kosten die al eerder door de gemeente zijn gesubsidieerd, waarvoor een andere subsidieregeling geldt, of die op andere wijze door de gemeente worden gefinancierd.
• Verrekenbare btw over de gesubsidieerde kosten.
• Kosten voor de verzekering en Verklaringen Omtrent het Gedrag van vrijwilligers.
• Kosten voor het exploiteren van een Haags Ontmoeten-locatie.

Inkomsten (cofinanciering)

Je geeft ook andere inkomsten voor de activiteit op: deelnemersbijdragen/contributie, fondsen en overige financiële sponsoring, sponsoring in goederen of materialen, en overige inbreng (eigen organisatie of andere organisaties). Voor materiële inbreng (zoals locatie of machines) moet je een onderbouwing van de afschrijvingskosten meesturen. De subsidie is alleen bedoeld voor de kosten die overblijven na aftrek van bijdragen van derden.

Ben je btw-plichtig, dan vul je de begroting exclusief btw in; ben je dat niet, dan vul je inclusief btw in.

Voor vernieuwende projecten en vrijwilligersorganisaties krijg je maximaal € 15.000 per aanvraag. Voor kleine activiteiten in 2027 en 2028 geldt een grens van tot € 45.000 per aanvraag. Voor grote activiteiten in 2027 en 2028 geldt juist een minimum: vanaf € 45.000 per jaar per aanvraag. Bij de meerjarige aanvragen (klein en groot, 2027-2028) moet het aangevraagde subsidiebedrag voor elk jaar gelijk zijn; de verdeling van kosten en inkomsten binnen dat bedrag mag wel per jaar verschillen.

Binnen je begroting gelden aparte maxima voor specifieke kostenposten:

• Waardering van vrijwilligers: maximaal € 25 per vrijwilliger per jaar, met een totaal maximum van € 8.400 per aanvraag.
• Vrijwilligersvergoeding: maximaal 5% van de ontvangen (verleende) subsidie.
• Catering: maximaal 15% van de totale kosten van de subsidiabele activiteiten, met een maximum van € 2.900 per aanvraag (bij het formulier voor projecten 2026) of € 3.000 in totaal (bij de formulieren voor kleinschalige en grootschalige activiteiten 2027-2028).

Het bedrag dat je daadwerkelijk krijgt, kan lager uitvallen dan het aangevraagde bedrag: de gemeente subsidieert alleen kosten die redelijk zijn, direct verbonden zijn met de activiteit en noodzakelijk zijn voor de uitvoering, na aftrek van bijdragen van derden (cofinanciering, fondsen, sponsoring).

Bij de aanvragen voor 2027-2028 speelt ook de kwaliteit van je aanvraag een rol: die aanvragen krijgen punten, en hoe beter je aanvraag aansluit bij de voorwaarden, hoe groter de kans dat je (het volledige bedrag aan) subsidie krijgt. Bij vernieuwende projecten en vrijwilligersorganisaties gaat het niet om punten maar om volgorde van binnenkomst, tot het beschikbare budget op is: aanvragen die op dezelfde dag binnenkomen worden van laag naar hoog bedrag behandeld. Wie later aanvraagt terwijl het budget al op is, krijgt dus niets, ook niet als de aanvraag verder aan alle voorwaarden voldoet.

Route 1: Vernieuwende projecten en vrijwilligersorganisaties (tot € 15.000)

• Aanvraagperiode: voor 2026 was dit 1 juni tot en met 31 augustus 2026 (gesloten); voor 2027 kun je aanvragen vanaf 5 januari 2027.
• Je vult het aanvraagformulier projectsubsidie in met algemene gegevens (naam organisatie, adres, contactgegevens, KvK-nummer, IBAN), een omschrijving van de activiteiten, de gekozen hoofdactiviteit en de bijbehorende eisen/verplichtingen.
• Je vult het begrotingsformulier projectsubsidie in: kosten (personeel, activiteiten, vrijwilligers, overhead) en inkomsten (cofinanciering).
• Verplichte bijlagen:
• Ingevuld aanvraagformulier (ondertekend/ingevuld door de aanvragende organisatie).
• Ingevuld begrotingsformulier.
• Bij een nieuw of nog onbekend rekeningnummer: een kopie/scan van een recent bankafschrift (bedragen mogen onzichtbaar gemaakt worden).
• Als je organisatie voor het eerst subsidie bij de gemeente aanvraagt: kopie van de KvK-inschrijving, kopie van de laatste statuten, en (indien beschikbaar) jaarverslag, jaarrekening en balans van het voorgaande jaar.
• Een projectplan is bij deze route niet nodig; dit wordt niet beoordeeld.
• Je e-mailt het aanvraagformulier en de bijlagen naar subsidies@denhaag.nl én subsidie.sociaal.vitaal@denhaag.nl.
• Je krijgt binnen 12 weken een besluit.

Route 2: Grote activiteiten in 2027 en 2028 (vanaf € 45.000 per jaar)

• Aanvraagperiode: 15 juni tot en met 5 juli 2026 (gesloten).
• Je logt in op het online subsidieportaal met e-Herkenning (EH3).
• In het portaal vul je het aanvraagformulier in en upload je:
• Het begrotingsformulier grootschalige activiteiten, met een begroting per jaar (2027 en 2028); het aangevraagde subsidiebedrag moet voor beide jaren gelijk zijn.
• Een verplicht projectplan volgens de instructies (Calibri, lettergrootte 11, maximaal 20 pagina's inclusief voorblad, onderdelen I t/m IV in de voorgeschreven volgorde). Onderdeel I (risicoanalyse) is alleen verplicht als je meer dan € 100.000 per jaar aanvraagt.
• Je krijgt op zijn laatst op 30 september 2026 een besluit.

Route 3: Kleine activiteiten in 2027 en 2028 (tot € 45.000)

• Aanvraagperiode: 15 september tot en met 5 oktober 2026.
• Je vraagt aan via het online subsidieportaal, ook hier met e-Herkenning (EH3).
• Je dient in:
• Het begrotingsformulier kleinschalige activiteiten, met een begroting per jaar (2027 en 2028); ook hier moet het aangevraagde subsidiebedrag voor beide jaren gelijk zijn.
• Je krijgt binnen 12 weken een besluit.

Algemene documenten die bij (bijna) elke aanvraag nodig zijn

• Begrotingsformulier: overzicht van kosten en inkomsten, in te vullen door de aanvragende organisatie.
• KvK-inschrijving: bewijs van rechtspersoonlijkheid.
• De laatste statuten van de organisatie.
• Het laatste rekeningafschrift (bedragen mogen onzichtbaar gemaakt worden).
• Bij eerste aanvraag: ook jaarverslag, jaarrekening en balans van het voorgaande jaar, indien beschikbaar.

Heb je hulp nodig bij het aanvragen? PEP Den Haag adviseert en helpt gratis bij de aanvraag, voor maatschappelijke organisaties die met vrijwilligers werken. Vraag bij PEP naar de voorwaarden voor deze hulp.

Wil je op de hoogte blijven van nieuws over deze subsidie? Stuur een e-mail naar subsidie.sociaal.vitaal@denhaag.nl met het woord 'nieuwsbrief' in de titel.

• Vernieuwende projecten en vrijwilligersorganisaties: je krijgt binnen 12 weken een besluit. De gemeente behandelt deze aanvragen op volgorde van binnenkomst, tot het beschikbare budget op is. Komen aanvragen op dezelfde dag binnen, dan gaat de aanvraag met het laagste bedrag eerst.
• Grote activiteiten in 2027 en 2028: je krijgt op zijn laatst op 30 september 2026 een besluit. Deze aanvragen krijgen punten; hoe beter de aanvraag aansluit bij de voorwaarden, hoe groter de kans op subsidie.
• Kleine activiteiten in 2027 en 2028: je krijgt binnen 12 weken een besluit, eveneens op basis van een puntensysteem.

Wel is duidelijk dat je verantwoording moet afleggen over de besteding: aan het eind van het subsidiejaar (bij meerjarige subsidies: elk subsidiejaar) moet je aan de hand van je begroting uitleggen hoe je de subsidie hebt besteed. Dit gebeurt aan de hand van dezelfde kostenindeling als in het begrotingsformulier (personeelskosten, activiteitenkosten, vrijwilligerskosten, overheadkosten en inkomsten).

Tijdens de looptijd gelden onder meer deze verplichtingen:

• Je houdt je aan de maxima voor vrijwilligerswaardering (€ 25 per vrijwilliger per jaar, met een totaal van maximaal € 8.400 per aanvraag) en vrijwilligersvergoeding (maximaal 5% van de verleende subsidie).
• Bij meerjarige subsidies (klein en groot, 2027-2028) moet het aangevraagde en dus toegekende subsidiebedrag voor elk jaar gelijk zijn; de verdeling van kosten en inkomsten binnen dat bedrag mag wel per jaar verschillen, dus je legt jaarlijks een eigen kosten- en inkomstenverdeling voor.
• Voor materiaalkosten waarvoor je afschrijving opvoert, geldt dat je de afschrijvingsmethode moet toepassen die voor je organisatie gebruikelijk is, en dat je geen afschrijving mag opvoeren voor investeringen waarvoor al eerder subsidie is verstrekt.

Voor grote activiteiten waarvoor een risicoanalyse verplicht was (aanvragen boven € 100.000 per jaar), ligt de nadruk tijdens de looptijd op het kunnen blijven uitvoeren van de activiteiten ondanks financiële tegenslagen; een lage solvabiliteit (onder 15%) of lage current ratio (onder 1) moest je bij de aanvraag al toelichten.

Dit geeft een indicatie van hoe de puntenbeoordeling in eerdere jaren uitpakte, maar zegt niets vast over de huidige ronde.