Subsidieregeling Gezinsstad Schoolpleinen

De regeling is bedoeld voor scholen die hun schoolplein willen herinrichten volgens deze uitgangspunten. Je krijgt subsidie voor twee onderdelen: het ontwerp (tot € 4.000, 80% van de kosten) en de aanleg plus eventueel onderhoud (tot € 70.000, ook 80% van de kosten). In totaal kun je dus maximaal € 74.000 krijgen.

Voor de aanvraag stuur je een projectplan mee (volgens een verplicht format), een ontwerp van een professioneel bureau en een begroting. De aanvraag doe je digitaal, met DigiD of eHerkenning, via het e-loket van de gemeente. De subsidieronde van 2025 start rond half september en sluit op 31 oktober 2025. Een beoordelingscommissie toetst je aanvraag daarna aan de beoordelingscriteria uit de regeling.

Na toewijzing krijg je eerst de vergoeding voor de ontwerpkosten op basis van factuur en betaalbewijs, en een voorschot van 80% voor de aanleg. Het schoolplein moet binnen een jaar na toewijzing zijn heringericht (met mogelijkheid tot een jaar verlenging). Na de opening van het plein lever je een verantwoording in, waarna je het restant van de subsidie ontvangt.

Let op: de subsidie is niet bedoeld voor scholen die binnen vier jaar nieuw gebouwd of grootschalig gerenoveerd worden, en niet voor vrijwilligerskosten, loonkosten van eigen personeel of kunstgras.

Uitsluitingen (je valt af als)

• Het schoolplein binnen 4 jaar nieuw gebouwd of grootschalig gerenoveerd wordt. De gemeente investeert dan liever niet in een plein dat op korte termijn toch verandert.
• Je subsidie wilt voor vrijwilligerskosten. Deze zijn expliciet uitgesloten.
• Je subsidie wilt voor loonkosten van eigen personeel. Ook deze vallen buiten de regeling.
• Je subsidie wilt voor kunstgras. Dit past niet bij het uitgangspunt van vergroening en onverharde oppervlaktes.

Eisen aan het ontwerp van het nieuwe schoolplein

Dit zijn geen vrijblijvende wensen maar voorwaarden voor toekenning:

• Het plein nodigt uit tot bewegen.
• Het biedt zowel rust als natuurbeleving, creatieve speelvormen en avontuurlijk bewegen.
• Het is rookvrij.
• Het is openbaar toegankelijk voor de buurt tot ten minste 20:00 uur.
• Ten minste 50% van het oppervlak is onverhard.
• Het plein is klimaatbestendig.
• Bestaande gezonde bomen worden ingepast; onder de boomkroon komt geen verharding.
• Het ontwerp voldoet aan de gemeentelijke fietsparkeernorm.
• Op het plein is los natuurlijk materiaal aanwezig (zand, takken, stenen, etc.).

Praktische randvoorwaarden voor de aanvraag

• Je hebt een projectplan nodig volgens het verplichte format.
• Je hebt een ontwerp nodig van een professioneel bureau.
• Je hebt een begroting nodig.
• Voor het ontwerp heb je een digitale basisondergrond nodig (kaart, luchtfoto, hoogtekaart), die je bij de gemeente opvraagt.

Wie beoordeelt

Een beoordelingscommissie behandelt en beoordeelt de aanvraag na de sluitingsdatum.

Verplichting na toekenning die meetelt bij de aanvraag

Wie subsidie krijgt, moet meewerken aan het afkoppelen van regenwater van het riool, in samenwerking met de gemeente. Dit is een verplichting, geen keuze: als je dit niet wilt, kun je beter niet aanvragen, want de gemeente betaalt wel de kosten hiervan maar verplicht de samenwerking.

De sluitingsdatum is 31 oktober 2025. Aanvragen na deze datum worden niet meer meegenomen in de ronde van 2025.

1. Ontwerpkosten

• Tarief: 80% van de kosten, met een maximum van € 4.000.
• Hiervoor dien je de factuur en het betaalbewijs van de ontwerpkosten in.
• Het ontwerp moet gemaakt zijn door een professioneel bureau; dit is verplicht bij de aanvraag.
• Voor het maken van het ontwerp is een digitale basisondergrond nodig (kaart uit de Basisregistratie Grootschalige Topografie, een luchtfoto op dezelfde schaal, en een hoogtekaart AHN 3.0). De gemeente verstrekt deze op aanvraag per mail.

2. Aanleg-, materiaal- en onderhoudskosten

• Tarief: 80% van de kosten, met een maximum van € 70.000 voor dit gehele onderdeel (aanleg, materialen en onderhoud samen).
• Onderhoudskosten worden alleen vergoed als het plein daadwerkelijk is aangelegd volgens het ingediende ontwerp. Wijk je af van het ontwerp, dan vervalt de onderhoudsvergoeding.
• Je ontvangt hiervoor eerst een voorschot van 80% van de subsidie. Het restant volgt op basis van je verantwoording achteraf (facturen, betaalbewijzen, financieel verslag).

3. Kosten voor begeleiding/advies

4. Afkoppelen van regenwater

Dit is een verplicht onderdeel van het nieuwe ontwerp: het regenwater wordt afgekoppeld van het riool. Deze kosten worden echter niet uit deze subsidie betaald: de gemeente betaalt de eventuele kosten hiervan apart, en je werkt hiervoor verplicht samen met de gemeente. Dit valt dus buiten de 80%-regeling van de schoolpleinensubsidie zelf.

Wat nadrukkelijk niet subsidiabel is

• Vrijwilligerskosten. Ook als je in je projectplan het aantal vrijwilligersuren beschrijft (wat wordt aangeraden voor je eigen inzicht), tellen deze uren niet mee voor subsidie.
• Loonkosten van eigen personeel.
• Kosten voor kunstgras.
• Projecten voor schoolpleinen die binnen 4 jaar nieuw gebouwd of grootschalig gerenoveerd worden komen sowieso niet in aanmerking, dus ook de kosten daarvoor niet.

Wat je zelf kunt doen om kosten te drukken (geen subsidie, maar relevant voor je begroting)

Dit staat los van wat de gemeente vergoedt, maar is relevant bij het opstellen van je begroting.

Bewijsstukken die bij de kosten horen

• Voor de ontwerpvergoeding: factuur en betaalbewijs van de ontwerpkosten.
• Voor de vaststelling van de aanleg- en onderhoudsvergoeding: facturen en betaalbewijzen, plus een financieel verslag met toelichting op het verschil tussen begrote en werkelijke kosten.

Ontwerp: maximaal € 4.000

Je krijgt 80% van de ontwerpkosten vergoed, tot een maximum van € 4.000. Boven dit bedrag betaal je het meerdere zelf.

Aanleg, materialen en onderhoud: maximaal € 70.000

Je krijgt 80% van de kosten voor aanleg, materialen en eventueel onderhoud vergoed, tot een maximum van € 70.000. Ook hier geldt: kosten boven dit maximum zijn voor eigen rekening.

Voorwaarde die het bedrag kan verlagen: onderhoud alleen bij conform ontwerp aanleggen

De onderhoudscomponent binnen dat maximum van € 70.000 krijg je alleen uitbetaald als het schoolplein daadwerkelijk is aangelegd volgens het ingediende ontwerp. Wijk je (te veel) af van het goedgekeurde ontwerp, dan vervalt het recht op de onderhoudsvergoeding, ook al blijft de aanlegvergoeding mogelijk wel staan.

Hoe de betaling loopt (invloed op het moment, niet op het totaalbedrag)

• De ontwerpvergoeding (80% van de ontwerpkosten, tot € 4.000) betaalt de gemeente op basis van de ingediende factuur en het betaalbewijs.
• Voor de aanleg en het eventuele onderhoud krijg je eerst een voorschot van 80% van dat deel van de subsidie.
• Het restant van dat deel ontvang je pas na je verantwoording, uiterlijk twee maanden na de opening van het schoolplein.

Wat niet meetelt in de berekening

Kosten voor vrijwilligers, loonkosten van eigen personeel en kosten voor kunstgras tellen niet mee in de berekeningsgrondslag: over die kostenposten krijg je dus nooit de 80%, ongeacht hoeveel je eraan uitgeeft.

Kosten die apart lopen

De kosten voor het afkoppelen van regenwater van het riool vallen buiten deze twee maxima: die betaalt de gemeente separaat, niet vanuit het subsidiebedrag van € 74.000.

Stap 1: basisondergrond opvragen

Voordat je een ontwerp kunt laten maken, heb je een digitale basisondergrond nodig: een kaart van school en plein op schaal uit de Basisregistratie Grootschalige Topografie, een luchtfoto op dezelfde schaal, en een hoogtekaart (AHN 3.0). Je vraagt dit op bij de gemeente door een e-mail te sturen naar Schoolpleinen@Apeldoorn.nl. Doe dit ruim op tijd, want zonder deze basisondergrond kan het ontwerpbureau niet aan de slag.

Stap 2: projectplan opstellen

Het projectplan is een verplicht onderdeel van de aanvraag en moet volgens het beschikbare format worden opgesteld. Het format vraagt om vier fases:

• Fase 1: beschrijving van school, buurt, ouders en jouw eigen rol.
• Fase 2: voorbereiding, medestanders, doelgroep, doelstelling, locatie en randvoorwaarden.
• Fase 3: ontwerpproces, wensen van gebruikers, tijdsplanning, werkplanning, materialenlijst en begroting (inclusief financiers en eventuele afkoppeling van regenwater).
• Fase 4: gebruik en beheer, met een onderhoudsplan en koppeling aan het lesprogramma.

Stap 3: ontwerp laten maken

Je laat een ontwerp maken door een professioneel bureau. Dit ontwerp is een verplichte bijlage bij de aanvraag. Je kunt hierbij hulp inschakelen van ervaren partijen zoals Jantje Beton en de Gelderse Sportfederatie; de kosten hiervan mag je in je begroting opnemen.

Stap 4: begroting opstellen

Je stelt een begroting op van de kosten voor ontwerp en aanleg (en eventueel onderhoud). Ook dit is een verplichte bijlage.

Stap 5: aanvraag indienen

Je dient de volledige aanvraag in via het e-loket, met DigiD of eHerkenning. Verplichte onderdelen bij de aanvraag:

• Projectplan (volgens het format).
• Ontwerp van een professioneel bureau.
• Begroting.

Alleen illustraties, ontwerpen of een begroting mag je als losse bijlage uploaden; het is niet de bedoeling om beleidsdocumenten van je eigen organisatie mee te sturen of daarnaar te verwijzen in de tekst.

Deadline

De subsidieronde van 2025 start rond half september 2025. Je kunt je aanvraag indienen tot en met 31 oktober 2025. Na deze datum kun je voor deze ronde niet meer aanvragen.

Na indiening

Je ontvangt een ontvangstbevestiging van je aanvraag. Daarna behandelt de beoordelingscommissie je aanvraag.

Wie beoordeelt en hoe lang het duurt

Na het indienen van je aanvraag ontvang je eerst een ontvangstbevestiging. Vervolgens behandelt een beoordelingscommissie je aanvraag en toetst deze aan de beoordelingscriteria uit de subsidieregeling.

Uitbetaling: twee gescheiden trajecten

De subsidie wordt in twee delen uitbetaald, met elk een eigen route:

*Ontwerpkosten:* Deze worden achteraf vergoed. Je dient de factuur en het betaalbewijs van de ontwerpkosten in, en de gemeente vergoedt daarna 80% van deze kosten (tot het maximum van € 4.000).

*Aanleg- en onderhoudskosten:* Hiervoor krijg je eerst een voorschot van 80% van dit deel van de subsidie. Dit voorschot ontvang je dus voordat het plein volledig is aangelegd en verantwoord. Het resterende deel volgt pas op basis van je verantwoording achteraf.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Het schoolplein moet binnen één jaar na toewijzing van de subsidie zijn heringericht, met een mogelijke verlenging van één jaar.
• Je werkt verplicht samen met de gemeente bij het afkoppelen van regenwater van het riool. De gemeente betaalt de eventuele kosten hiervoor apart.
• Het plein moet worden aangelegd volgens het ingediende, goedgekeurde ontwerp. Alleen dan krijg je ook de onderhoudsvergoeding.

Verantwoording en vaststelling

Uiterlijk twee maanden na de opening van het schoolplein stuur je je verantwoording in (via dezelfde knop/omgeving als de aanvraag). Hierbij voeg je toe:

• Foto's van de voor- en na-situatie van het schoolplein.
• Een financieel verslag met toelichting op het verschil tussen begrote en daadwerkelijke kosten.
• Facturen en betaalbewijzen.

Op basis van deze verantwoording stelt de gemeente de definitieve subsidie vast en betaalt ze het restant (bovenop het al ontvangen voorschot) uit, mits het plein is aangelegd conform het ontwerp.

Voor zover die zaken elders geregeld zijn, staat dat niet op de loketpagina zelf, maar mogelijk wel in de volledige Regeling Schoolpleinen.