Subsidieregeling lokale initiatieven energietransitie Zuid-Holland 2023

Je kunt subsidie krijgen voor twee fasen van je project: de voorbereidingsfase (bijvoorbeeld bewonersavonden, communicatie, het inhuren van experts) en de realisatiefase (de begeleiding vanaf het moment van bouwen).

Je krijgt maximaal 50% van je subsidiabele kosten vergoed, met een minimum van € 2.500 en een maximum van € 40.000 per aanvraag.

Om aan te vragen log je met eHerkenning in via het aanvraagformulier op de website van de provincie. Je vult het aanvraagformulier in en stuurt een projectplan en een begroting mee, opgesteld volgens de verplichte formats van de provincie, plus bewijs van je KvK-inschrijving en je statuten of oprichtingsakte.

De regeling is open van 1 januari 2026 tot en met 31 december 2027. De provincie verdeelt het beschikbare budget op volgorde van binnenkomst van complete aanvragen: wie op tijd een volledig dossier instuurt, maakt de meeste kans zolang er budget beschikbaar is.

Let op: dit is een van de vijf paragrafen binnen de bredere subsidieregeling Lokale initiatieven energietransitie Zuid-Holland. Zorg dat je op het aanvraagformulier de juiste paragraaf aanvinkt (§6), anders gelden andere bedragen en eisen.

Harde eisen waar je op afvalt:

• Je organisatie heeft een KvK-nummer en een bankrekening. Zonder inschrijving bij de Kamer van Koophandel kun je niet aanvragen.
• Je bent nog niet begonnen met de activiteiten waarvoor je subsidie aanvraagt. Ben je al gestart, dan komt de aanvraag te laat.
• Je hebt voor deze activiteiten nog geen subsidie gekregen. Dubbele financiering voor dezelfde activiteit is uitgesloten.
• Je gemeente is op de hoogte van je plannen en je kunt dat aantonen, bijvoorbeeld met e-mails van en naar het officiële e-mailadres van de gemeente. Zonder dit bewijsstuk is de aanvraag niet compleet.
• Er is draagvlak: bewoners en andere belangrijke partijen in de buurt steunen het project. Dit moet je aantonen in het projectplan.
• Je hebt contact gezocht met andere bewonersprojecten in de buurt om te kijken of samenwerking mogelijk is.
• Je activiteiten zijn vooral gericht op je eigen lokale omgeving. Projecten die vooral buiten de eigen buurt of wijk plaatsvinden, passen niet binnen deze regeling.
• Je project houdt rekening met inclusiviteit: iedereen in de buurt moet kunnen meedoen. Dit moet je concreet beschrijven in het projectplan.
• Na een positief besluit moet je binnen 2 maanden starten met de activiteit. Wacht je langer, dan loop je het risico dat de subsidie wordt teruggedraaid.
• De hele activiteit moet binnen 3 jaar na de subsidieverlening zijn afgerond.
• Je deelt je kennis en resultaten met de provincie, met Energie Samen Zuid-Holland en met je gemeente. Dit is geen vrijblijvende inspanning maar een voorwaarde.

Het loket noemt deze lijst niet als volledig: voor een compleet overzicht van alle eisen verwijst de provincie naar paragraaf 5 van de Subsidieregeling Lokale initiatieven energietransitie Zuid-Holland 2023. Twijfel je over een specifieke situatie (bijvoorbeeld een samenwerkingsverband zonder eigen rechtspersoonlijkheid), controleer dat dan in die paragraaf voordat je aanvraagt.

Let ook op de financiële ondergrens: is de gevraagde subsidie lager dan € 2.500,-, dan wordt er niets toegekend. Boven het maximum (€ 15.000,- of, bij een hoge score op energiearmoede, € 35.000,-) krijg je nooit meer dan dat maximum, ook al zijn je kosten hoger.

Het aanvraagformulier vraagt daarnaast expliciet of je dit kalenderjaar al voor meer dan € 40.000,- subsidie hebt aangevraagd onder deze paragraaf. Wat hiervan de consequentie is voor je aanvraag, staat niet op de loketpagina zelf.

• Kosten voor het opstellen van het startdocument. De kernkosten van dit project: alles wat nodig is om het startdocument te maken.
• Projectbegeleiding (extern). Kosten voor het extern inhuren van iemand die het project begeleidt.
• Communicatie en informatievoorziening. Kosten voor het informeren van bewoners en andere betrokkenen. Hiervoor geldt een maximum: communicatie mag maximaal 20% van de totale subsidiebedrag bedragen.
• Communicatieplan opzetten (eigen uren). Je eigen tijd die je besteedt aan het opzetten van een communicatieplan telt mee als kostenpost.
• Ontwikkelen startdocument (eigen uren). Je eigen uren voor het daadwerkelijk schrijven van het startdocument. Hiervoor geldt een maximum: het ontwikkelen van het projectplan/startdocument mag maximaal 20% van de totale kosten bedragen.
• Inhuren van bestuurlijke of juridische expertise. Kosten voor het inschakelen van externe expertise op bestuurlijk of juridisch vlak.
• Inhuren van technische en financiële expertise. Kosten voor het inschakelen van externe expertise op technisch of financieel vlak.

Voor je eigen uren (dus de posten waarbij je zelf tijd insteekt in plaats van iets extern in te kopen) geldt volgens het algemene voorbeeld in het begrotingsformat een maximumtarief: eigen uren zijn voor maximaal € 60,- per uur declarabel. Het dossier vermeldt dit tarief bij de voorbeeldbegroting van paragraaf 2, maar noemt niet expliciet of dit ook letterlijk voor paragraaf 3 geldt; het is aannemelijk dat dezelfde regel van toepassing is, maar het loket zegt dit niet met zoveel woorden voor paragraaf 3 zelf.

Rekenregel voor de subsidiehoogte: de subsidie is 100% van de totale (subsidiabele) kosten, met een minimum van € 2.500 en een maximum van € 5.000.

Wat niet subsidiabel is

• BTW die je kunt verrekenen of compenseren. Op het aanvraagformulier moet je aangeven of je de BTW op dit project kunt verrekenen of compenseren (ja, nee of gedeeltelijk). BTW die je kunt verrekenen of compenseren, komt niet voor subsidie in aanmerking. Kun je dat niet (of gedeeltelijk niet), dan moet je dat toelichten in je aanvraag.
• Kosten voor activiteiten waar je al voor gestart bent. Je mag nog niet begonnen zijn met de activiteiten waarvoor je subsidie vraagt; kosten die dateren van vóór de toekenning vallen daarmee feitelijk buiten de regeling.
• Kosten voor activiteiten waarvoor je al eerder subsidie hebt ontvangen. Dubbele financiering van dezelfde activiteiten is uitgesloten.

Belangrijk aandachtspunt bij het opstellen van je begroting: je moet in de begroting duidelijk laten zien of kosten bij de voorbereiding of de uitwerking horen, en er moet een duidelijke link zijn tussen wat je beschrijft in je projectplan en de posten in je begroting. Een sluitende begroting betekent hier dat er ook een financieringsplan bij zit waaruit blijkt hoe en door wie de resterende kosten (als je niet 100% subsidie krijgt of als er kosten buiten de subsidiabele kosten vallen) gedekt worden.

Het dossier geeft voor deze paragraaf geen concrete eenheidsprijzen of uurtarieven anders dan het genoemde maximum voor eigen uren uit het algemene format, en geen limiet in aantal uren of dagen. Voor overige details over wat precies wel en niet subsidiabel is, verwijst het loket naar paragraaf 3 van de Subsidieregeling Lokale initiatieven energietransitie Zuid-Holland 2023.

• Minimaal € 2.500,-. Vraag je minder aan, dan komt je aanvraag niet in aanmerking voor deze paragraaf.
• Maximaal € 5.000,-. Ook als je subsidiabele kosten hoger liggen, krijg je nooit meer dan dit bedrag.

Er zijn twee interne maxima die van invloed zijn op hoeveel van je begroting daadwerkelijk meetelt:

• Communicatie en informatievoorziening: maximaal 20% van het totale subsidiebedrag. Besteed je meer aan communicatie, dan komt het meerdere niet in aanmerking.
• Ontwikkelen van het startdocument/projectplan (eigen uren): maximaal 20% van de totale kosten. Ook hier geldt: het deel boven de 20% telt niet mee.

Voor eigen uren die je meerekent, geldt in de voorbeeldbegroting van het loket een tarief van maximaal € 60,- per uur. Het dossier koppelt dit tarief expliciet aan de voorbeeldbegroting van een andere paragraaf (paragraaf 2), maar niet met zoveel woorden aan paragraaf 3 zelf; ga er dus niet blind vanuit dat dit exact zo overgenomen wordt zonder dit te checken.

Wat niet meetelt in de berekening van je subsidiabele kosten: BTW die je kunt verrekenen of compenseren. Dat bedrag haal je er dus vooraf af voordat je bepaalt hoeveel subsidie je aanvraagt.

Omdat de subsidie op volgorde van binnenkomst van complete aanvragen wordt verdeeld, is er geen sprake van een kwaliteitsscore die het bedrag beïnvloedt: als je aanvraag compleet is en aan de eisen voldoet, krijg je (binnen de bandbreedte van € 2.500 tot € 5.000, gebaseerd op je werkelijke subsidiabele kosten) het bedrag waar je op basis van je begroting recht op hebt, zolang er budget beschikbaar is. Het dossier noemt geen totaal beschikbaar budget voor deze paragraaf, dus hoe snel de pot leeg kan zijn, is niet te zeggen.

Let op: het aanvraagformulier vraagt ook of je dit kalenderjaar al voor meer dan € 40.000,- hebt aangevraagd onder dezelfde paragraaf. Het dossier geeft niet aan wat het gevolg hiervan is voor de hoogte van je subsidie, maar het is een signaal dat er een plafond per aanvrager per jaar kan meespelen.

Stap 1: verzamel de verplichte bijlagen

Voordat je kunt aanvragen, moet je alle onderstaande documenten compleet hebben:

• Aanvraagformulier subsidieregeling Lokale initiatieven energietransitie. Hierin vul je onder meer algemene organisatiegegevens in (KvK-nummer, rechtsvorm, contactpersoon, IBAN), projectgegevens (naam project, looptijd, gevraagd subsidiebedrag, keuze voor paragraaf 5), en een verklaring over BTW-verrekening. Het formulier wordt ondertekend door de aanvrager (de bevoegde vertegenwoordiger van je organisatie); is er een tweede of derde ondertekenaar nodig, dan is daar ruimte voor.
• Projectplan (maximaal 10 A4), volgens het verplichte 'Format Projectplan LEI Zuid-Holland'. Dit beschrijft onder andere de achtergrond van je initiatief, de aanleiding, het doel, de projectorganisatie, het draagvlak, de verwachte resultaten, de planning, de aanpak van inclusiviteit, de onderbouwing van de lokale focus, de bijdrage aan provinciale doelstellingen, hoe kennis gedeeld wordt en, specifiek voor paragraaf 5, de lange termijnvisie van het initiatief.
• Begroting met onderbouwing, volgens het verplichte 'Format Begroting LEI Zuid-Holland'. Deze moet sluitend zijn: je laat zien hoe en door wie de kosten worden gedekt. Zorg dat de kosten in de begroting aansluiten bij de activiteiten in het projectplan.
• Kopie van de statuten of oprichtingsakte, meest recente versie.
• Uittreksel van de Kamer van Koophandel, maximaal 2 jaar oud.
• Ondertekende de-minimisverklaring, als je activiteiten gericht zijn op hulp aan bewoners bij het besparen van energie via gebouwgebonden maatregelen. Dit document wordt door de aanvrager ondertekend.
• Document waaruit blijkt dat de gemeente is ingelicht over je initiatief. Dit kan bijvoorbeeld e-mailcorrespondentie zijn met het officiële e-mailadres van de gemeente.
• Machtiging, alleen als je een andere organisatie of persoon namens jou laat handelen. Dit document wordt ondertekend door zowel de volmachtgever (jouw organisatie) als de gemachtigde.

Stap 2: log in en dien de aanvraag in

Heb je alle bijlagen compleet? Log dan in op het subsidieportaal met eHerkenning en dien je aanvraag in via de knop voor aanvragen door organisaties. Aanvragen kan tussen 1 januari 2026 en 31 december 2027.

Stap 3: vul aan waar nodig

Het aanvraagformulier kan om extra informatie vragen die niet in deze lijst met verplichte bijlagen staat; check het formulier zelf zorgvuldig op eventuele aanvullende vragen, bijvoorbeeld over eerdere aanvragen dit kalenderjaar of over specifieke onderdelen van je project.

Let op bij het invullen

Het aanvraagformulier vraagt onder meer of:

• je gemeente is ingelicht,
• er draagvlak is onder betrokken bewoners en organisaties,
• het projectplan aangeeft hoe aandacht wordt gegeven aan inclusiviteit,
• je dit kalenderjaar al meer dan € 40.000,- hebt aangevraagd onder deze paragraaf (dit is overigens een vraag die volgens het formulier alleen relevant is bij paragraaf 2, maar staat wel op het formulier vermeld; controleer dit zelf goed bij het invullen).

Heb je vragen voordat je een aanvraag indient? Je kunt mailen naar het contactadres dat op de loketpagina staat voordat je de aanvraag indient.

Voor vragen over waar je het ingevulde formulier met bijlagen naartoe stuurt als aanvulling op het portaal: het formulier zelf noemt als adres Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland, t.a.v. Bureau Subsidies, Postbus 90602, 2509 LP Den Haag. Voor de digitale aanvraag via het portaal is dit postadres mogelijk niet relevant; het dossier maakt niet expliciet duidelijk of dit adres alleen voor per post ingediende aanvragen geldt of ook naast het portaal gebruikt wordt.

Het dossier noemt geen concrete beslistermijn voor hoe lang de beoordeling duurt. Ook ontbreekt informatie over voorschotten, tussentijdse rapportageverplichtingen of het moment en de manier van uitbetaling (bijvoorbeeld in één keer bij vaststelling, of in delen). Dit is dus niet te zeggen op basis van de beschikbare loketinformatie.

Wat wel bekend is over de verplichtingen tijdens en na de looptijd van je project:

• Starttermijn. Je begint met je activiteiten binnen 2 maanden nadat de subsidie is toegekend (het besluit tot subsidieverlening).
• Einde van de looptijd. De activiteit, in dit geval het opstellen van het startdocument met bijbehorende werkzaamheden, moet binnen 3 jaar na de datum van subsidieverlening zijn afgerond. Het aanvraagformulier adviseert nadrukkelijk om een reële, ruime planning te maken: liever een maand eerder klaar dan een verlenging van de looptijd te moeten aanvragen, om extra administratief werk voor jou en de provincie te voorkomen.
• Kennisdeling. Tijdens en/of na afloop van het project deel je je kennis en resultaten met de provincie Zuid-Holland, met Energie Samen Zuid-Holland en met je gemeente. Het projectplan-format vraagt ook expliciet of je akkoord gaat met het delen van kennis via bijvoorbeeld een monitoringsenquête.
• Meewerken aan controle. Je verklaart bij ondertekening van het aanvraagformulier bereid te zijn alle gewenste informatie te verschaffen aan door de subsidieverstrekker aangewezen functionarissen, en mee te werken aan controles.
• Financiële status. Je verklaart niet in surseance van betaling of in staat van faillissement te (komen) verkeren.
• Voortgang volgen. Na indiening van je aanvraag kun je alles rond je aanvraag volgen en regelen via het subsidieportaal van de provincie. Waarschijnlijk verloopt hierover ook de communicatie over het besluit en eventuele vervolgstappen, al specificeert het dossier dit niet verder.

Voor details over eventuele einddeclaratie, verantwoording van bestede uren en kosten, en het proces van definitieve vaststelling van het subsidiebedrag, verwijst het loket naar paragraaf 3 van de Subsidieregeling Lokale initiatieven energietransitie Zuid-Holland 2023 en de Algemene subsidieverordening Zuid-Holland 2013; deze stukken zelf zijn geen onderdeel van het beschikbare dossier.