Subsidieregeling Lokale warmte-initiatieven

Je komt alleen in aanmerking als je georganiseerd bent (bijvoorbeeld als coöperatie, stichting, vereniging of vve, of via een lokale organisatie die je vertegenwoordigt) en als je eerst gebruik hebt gemaakt van de subsidie van de provincie Zuid-Holland voor de start van je initiatief. Ook mag je nog niet begonnen zijn met de activiteiten waarvoor je subsidie aanvraagt.

Je krijgt maximaal € 15.000, € 25.000 of € 35.000 per aanvraag, afhankelijk van de grootte van je projectgebied. Er is in 2026 in totaal € 90.000 beschikbaar; aanvragen worden behandeld op volgorde van binnenkomst.

Aanvragen gaat in twee stappen: eerst vul je het startformulier in (met informatie over wie je bent, je projectgebied en je activiteitenplan en begroting), daarna dien je de aanvraag in via het subsidieloket met eHerkenning (minimaal niveau 2+), met het startformulier als bijlage. Je kunt de subsidie meerdere keren aanvragen, zolang je onder het maximumbedrag voor je projectgebied blijft.

Je kunt tot 1 oktober 2027 een aanvraag indienen. Binnen 13 weken na je aanvraag hoor je of je de subsidie krijgt.

Wie kan aanvragen

• Je bent een groep bewoners die officieel is georganiseerd, bijvoorbeeld als coöperatie, stichting, vereniging of vve. Of je laat je als groep bewoners vertegenwoordigen door een lokale organisatie.
• Het initiatief richt zich op een straat, buurt of wijk in Leiden.

Verplicht voortraject bij de provincie

• Je hebt eerst gebruikgemaakt van paragraaf 3 van de Subsidieregeling lokale initiatieven energietransitie Zuid-Holland 2023 (de start van een LEI voor een warmte- of energiebesparingsinitiatief). Zonder dit voortraject wijst de gemeente je aanvraag af. Heb je dit voortraject doorlopen, dan kun je daarna ook gebruikmaken van paragraaf 4 van die provinciale regeling, als aanvulling op of vervolg op de gemeentelijke subsidie.

Je mag nog niet gestart zijn

• Je bent nog niet concreet gestart met de activiteiten waarvoor je subsidie aanvraagt. Dien je aanvraag dus in vóórdat je begint.

Het gaat om de initiatiefase

• De subsidie is alleen voor de initiatiefase van een lokaal warmte-initiatief: visievorming, onderzoek en planvorming. Latere fases (zoals daadwerkelijke uitvoering van energetische maatregelen) vallen buiten de regeling.

Redenen waarop je aanvraag wordt afgewezen

• Je hebt geen gebruikgemaakt van de provinciale subsidie (paragraaf 3).
• Je aanvraag is niet concreet genoeg over de activiteiten die je gaat uitvoeren.
• Je vraagt subsidie aan voor kosten die uitgesloten zijn: energetische maatregelen (zoals isolatie, zonnepanelen of een warmtepomp), de kosten om een wijk van het gas af te halen, of een vergoeding voor het oprichten van de rechtsvorm van je initiatief.
• Je hebt al subsidie ontvangen voor hetzelfde initiatief.
• Je vraagt meer aan dan het maximale bedrag dat geldt voor jouw projectgebied (zie de bedragen bij "Hoeveel krijg je?").
• Je aanvraag wordt al volledig gesubsidieerd vanuit een andere subsidieregeling.
• De financiële middelen van jouw organisatie, inclusief de aangevraagde subsidie, worden onvoldoende geacht om de activiteiten uit te voeren.
• Je activiteit heeft aanzienlijke negatieve effecten op wijken waar de gemeente werkt aan een collectieve warmteoplossing (zoals opgenomen in de Transitievisie Warmte en, zodra vastgesteld, het Warmteprogramma). Dit betekent concreet: je initiatief mag niet leiden tot een onrendabele businesscase voor de gemeentelijke warmteoplossing of tot een substantiële verhoging van de tarieven voor eindgebruikers.

Let op: het subsidieplafond van € 90.000 per jaar (2026 en 2027) speelt ook een rol. Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld, dus ook als je aan alle eisen voldoet, kan een aanvraag alsnog worden afgewezen omdat het plafond al is bereikt.

1. Kosten voor het betrekken van bewoners, communicatie, participatie en voorlichting

Denk aan activiteiten die gericht zijn op het informeren en betrekken van bewoners in je straat, buurt of wijk, en het vergroten van draagvlak voor het initiatief.

2. Kosten voor inhuur van onderzoeksexpertise

Dit gaat specifiek om een vergelijkende bronnen- en/of haalbaarheidsstudie met een eerste uitwerking van de gewenste warmteoplossing voor jouw projectgebied. Het onderzoek moet dus concreet gericht zijn op het verkennen van mogelijke warmtebronnen en de haalbaarheid daarvan.

3. Kosten voor inhuur van juridische expertise

Bijvoorbeeld voor juridisch advies dat nodig is in de initiatiefase van je plan.

4. Kosten voor procesbegeleiding en/of projectleiding

Denk aan de inzet van iemand die het proces begeleidt of de leiding neemt over het project in de initiatiefase.

Wat juist niet subsidiabel is

Het dossier is expliciet over een aantal kostensoorten die zijn uitgesloten, ook als ze met je warmte-initiatief te maken hebben:

• Energetische maatregelen. Denk aan woningisolatie, zonnepanelen of een warmtepomp. Deze subsidie is alleen voor de initiatiefase (plannen maken), niet voor de uitvoering van fysieke verduurzamingsmaatregelen.
• De onrendabele top om een wijk van het gas af te halen. Dat is het verschil tussen de opbrengsten en kosten in een project om een wijk aardgasvrij te maken. Dit valt buiten de regeling.
• Een vergoeding voor het oprichten van de rechtsvorm van je initiatief. Kosten voor het opzetten van een coöperatie, stichting, vereniging (waaronder een vve) of vergelijkbare rechtsvorm komen niet in aanmerking.

Belangrijk voor je begroting

Bij je aanvraag lever je een sluitende begroting met inkomsten en uitgaven voor de activiteiten. Daarin geef je ook aan of je al gebruik hebt gemaakt van de subsidie van de provincie Zuid-Holland (paragraaf 3, 100% vergoeding van het startdocument, of paragraaf 4, 50% vergoeding van de initiatiefase) en wat de stand van zaken is van eventuele andere aangevraagde subsidies of vergoedingen voor dezelfde activiteiten.

Let ook op: als je aanvraag al volledig wordt gesubsidieerd vanuit een andere subsidieregeling, wordt deze subsidie geweigerd. De gemeentelijke subsidie is dus bedoeld als aanvulling op, niet als dubbele vergoeding naast, andere subsidiebronnen voor dezelfde kosten.

Er wordt in het dossier geen apart uurtarief, m²-tarief of ander rekenmodel per kostensoort genoemd. Je onderbouwt de kosten zelf in het activiteitenplan en de begroting die je als onderdeel van het startformulier aanlevert.

• Projectgebied van 5 tot en met 50 woningen: maximaal € 15.000,00 per aanvraag.
• Projectgebied tot en met 750 woningen: maximaal € 25.000,00 per aanvraag.
• Projectgebied met meer dan 750 woningen: maximaal € 35.000,00 per aanvraag.

Deze bedragen zijn maximumbedragen per aanvrager voor de hele looptijd van de regeling (2026-2027), niet per losse aanvraag zonder limiet. Je kunt de subsidie meerdere keren aanvragen, maar in totaal blijf je onder het maximumbedrag dat voor jouw projectgebied geldt. Vraag je meer aan dan dit maximum, dan wordt de aanvraag afgewezen.

Beschikbaar budget

Voor 2026 is er een subsidieplafond van € 90.000,00 beschikbaar, en voor 2027 is er opnieuw € 90.000,00 beschikbaar. Als het plafond van 2026 niet volledig wordt gebruikt, wordt het restant toegevoegd aan het budget van 2027. Aanvragen worden behandeld op volgorde van binnenkomst, totdat het subsidieplafond is bereikt. Dit betekent dat een verder prima aanvraag alsnog kan worden afgewezen als het budget voor dat jaar al op is.

Uitbetaling

Subsidies tot en met € 5.000 worden in hun geheel bevoorschot (dus volledig vooraf uitbetaald). Subsidies van meer dan € 5.000 worden voor 80% bevoorschot bij verlening; de uitbetaling van dit voorschot gebeurt op het moment van verlening. Het resterende bedrag (de laatste 20%) wordt overgemaakt na verantwoording, als blijkt dat het gehele subsidiebedrag is besteed aan de activiteit.

Het dossier noemt geen ophoging van percentages op basis van bijvoorbeeld extra kwaliteit of samenwerking: het maximumbedrag is puur afhankelijk van de omvang van het projectgebied.

Stap 0. Eerst: subsidie provincie Zuid-Holland

Voordat je bij de gemeente Leiden aanvraagt, moet je gebruik hebben gemaakt van paragraaf 3 van de Subsidieregeling lokale initiatieven energietransitie Zuid-Holland 2023 (de start van een LEI voor een warmte- of energiebesparingsinitiatief). Dit regel je via de provincie, niet via de gemeente.

Stap 1. Startformulier invullen

Je vult het Startformulier in (Bijlage I bij de subsidieregeling). Dit formulier bestaat uit drie delen:

• Deel 1: Wie zijn wij en wat willen wij? Hierin beschrijf je de betrokken deelnemers en hun rol, eventuele andere betrokken lokale organisaties, de contactpersonen voor de aanvraag, een korte samenvatting van je warmte-initiatief (missie, probleem, termijn), en of je gebruik hebt gemaakt van de provinciale subsidie (paragraaf 3 op 100% vergoeding, of ook paragraaf 4 op 50% vergoeding).
• Deel 2: Om welk projectgebied gaat het? Hierin beschrijf je de straat, wijk of buurt waarop je initiatief zich richt, de samenstelling van bewoners (huur, koop, vve), gebouwen en prominente organisaties of bedrijven.
• Deel 3: Activiteitenplan. Hierin geef je aan voor welke activiteiten je subsidie aanvraagt (communicatie/participatie, onderzoeksexpertise, juridische expertise, procesbegeleiding), de uitdagingen en risico's, hoe bewoners worden betrokken, wat je nodig hebt om het initiatief uit te voeren, eventuele samenwerkingsafspraken, de planning en stand van zaken, een sluitende begroting van de kosten, en hoe je het plan evalueert en de kennis deelt.

Het dossier vermeldt geen verplichte ondertekening door een specifieke functionaris op het startformulier zelf; het formulier wordt ingevuld door (de contactpersoon van) de aanvragende groep bewoners of lokale organisatie.

Stap 2. Aanvraag indienen in het subsidieloket

Je dient de aanvraag in via het subsidieloket van de gemeente Leiden. Het ingevulde Startformulier voeg je toe als bijlage. Klik je op de knop Aanvragen op de gemeentepagina, dan kom je automatisch in het subsidieloket terecht, waar je moet inloggen met eHerkenning. Je hebt hiervoor minimaal niveau 2+ nodig. Je komt dan meteen bij het juiste aanvraagformulier.

Indieningstermijn

Je kunt een aanvraag het hele jaar door indienen, zolang je dit doet vóórdat je start met de activiteiten waarvoor je subsidie aanvraagt. De uiterste datum om een aanvraag in te dienen is 1 oktober 2027.

Meerdere aanvragen mogelijk

Je kunt de subsidie meerdere keren aanvragen, zolang je in totaal onder het maximumbedrag blijft dat geldt voor jouw projectgebied (€ 15.000, € 25.000 of € 35.000, afhankelijk van het aantal woningen).

Let op: budget op volgorde van binnenkomst

Volledige aanvragen worden behandeld op volgorde van binnenkomst, totdat het subsidieplafond (€ 90.000 per jaar) is bereikt. Dien je aanvraag dus op tijd in als je zeker wilt zijn van budget in het lopende jaar.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

Het college van burgemeester en wethouders van Leiden beoordeelt je aanvraag. Je krijgt binnen 13 weken na het indienen van je (volledige) aanvraag een brief waarin staat of je de subsidie krijgt.

Uitbetaling (bevoorschotting)

Hoe je subsidie wordt uitbetaald, hangt af van de hoogte:

• Is je subsidie tot en met € 5.000, dan wordt deze in zijn geheel bevoorschot: je krijgt het volledige bedrag in één keer.
• Is je subsidie meer dan € 5.000, dan bevoorschot de gemeente 80% van het verleende bedrag. Deze uitbetaling vindt plaats op het moment van verlening (dus meteen na de toekenningsbrief). De resterende 20% wordt overgemaakt na verantwoording, als blijkt dat het volledige subsidiebedrag is besteed aan de activiteit.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Zodra je subsidie is verleend, gelden onder meer de volgende verplichtingen:

• Je voert de activiteiten uit zoals beschreven in je aanvraag.
• Zodra aannemelijk is dat je de activiteiten niet (geheel) gaat uitvoeren, of niet aan de voorwaarden kunt voldoen, meld je dit direct schriftelijk aan de gemeente.
• Je informeert de gemeente zo snel mogelijk over relevante ontwikkelingen, zoals wijzigingen in de financiële of organisatorische verhoudingen met derden, besluiten gericht op beëindiging van de activiteiten of ontbinding van je rechtspersoon, en statutenwijzigingen die rechtsvorm, bestuur of doel raken.
• Je activiteiten staan open voor iedereen, zonder onderscheid naar ras, godsdienst, leeftijd, levensovertuiging, sekse of seksuele geaardheid.

Verantwoording en vaststelling

Na het uitvoeren van je activiteiten kan het zijn dat je verantwoording moet afleggen; je ontvangt hierover een brief als dat voor jou geldt.

• Bij subsidies tot en met € 5.000 stelt de gemeente de subsidie direct vast. Er wordt wel steekproefsgewijs gecontroleerd of de activiteiten zijn uitgevoerd zoals aangevraagd.
• Bij subsidies van meer dan € 5.000 dien je uiterlijk 13 weken na het verrichten van de activiteiten een aanvraag tot subsidievaststelling in. Deze bestaat uit een inhoudelijk verslag (met een toelichting op de behaalde impact in relatie tot het einddoel van een duurzame warmteoplossing) en een financieel verslag waarin de gemeentelijke subsidie duidelijk is weergegeven. De gemeente kan van deze termijn afwijken in individuele gevallen.
• De gemeente stelt de subsidie vervolgens binnen 13 weken na ontvangst van je aanvraag tot vaststelling (definitief) vast. Duurt dit door de aard van de subsidie of verantwoording langer, dan laat de gemeente je dit zo snel mogelijk weten.
• Dien je de aanvraag tot vaststelling niet op tijd in, dan stuurt de gemeente een eenmalig rappel. Reageer je daar niet binnen 6 weken op, dan stelt de gemeente de subsidie ambtshalve vast en vordert het toegekende bedrag terug.