Subsidieregeling evenementen Zaanstad 2017

De regeling is niet bedoeld voor kleinschalige, eenmalige evenementen met een korte voorbereidingstijd; daarvoor bestaat een aparte regeling die je tot vier keer per jaar kunt aanvragen. Het adviespanel evenementen beoordeelt je aanvraag op vastgestelde criteria en je hebt minimaal 22 punten nodig om voor subsidie in aanmerking te komen.

Je vraagt de subsidie aan via het digitale loket van de gemeente, vóór 1 oktober van het jaar voorafgaand aan het evenement (voor 2027 dus vóór 1 oktober 2026, met uitzondering van sinterklaasvieringen en herdenkingen). Bij de aanvraag stuur je een activiteitenplan (volgens het verplichte format) en een begroting mee. Voor de organisatie van het evenement zelf heb je mogelijk ook nog een aparte evenementenvergunning nodig.

• Je organiseert een groot evenement in Zaanstad (voor een kleinschalig, eenmalig evenement met korte voorbereidingstijd bestaat een andere regeling, de kleinschalige evenementensubsidie).
• Je dient de aanvraag in vóór 1 oktober van het kalenderjaar voorafgaand aan het evenement. Voor een evenement in 2027 moet de aanvraag dus voor 1 oktober 2026 binnen zijn. Sinterklaasvieringen en herdenkingen zijn hiervan uitgezonderd, al staat niet vermeld welke deadline voor hen dan wel geldt.
• Je moet zelf een financiële bijdrage leveren of financiële steun van derden ontvangen. Je mag als organisator niet volledig afhankelijk zijn van de subsidie.
• Je organisatiekosten mogen maximaal 30% van de totale begroting zijn. Zit je daarboven, dan komt het meerdere niet in aanmerking.
• Vaste salariskosten van externe partijen komen niet in aanmerking voor subsidie.
• Je behaalt bij de beoordeling door het adviespanel evenementen minimaal 22 punten. Haal je dat niet, dan val je af.
• Je dient één aanvraag in per activiteit, op basis van de ASV of een specifieke subsidieregeling, niet meerdere aanvraagformulieren voor hetzelfde evenement.
• Voor veel evenementen heb je daarnaast een evenementenvergunning nodig. Die vraag je apart aan bij de afdeling Vergunningen, los van de subsidieaanvraag.

Voor een meerjarige subsidie (2, 3 of 4 jaar) geldt bovendien dat het evenement al 2 jaar achter elkaar heeft plaatsgevonden en minimaal 26 punten heeft behaald.

Het dossier verwijst voor de volledige, exacte voorwaarden naar de Algemene Subsidieverordening (ASV) Zaanstad 2023 en de Subsidieregeling evenementen Zaanstad 2017.

• De subsidie is gebaseerd op de totale kosten van het evenement zoals opgenomen in je begroting (overzicht van alle kosten en verwachte inkomsten).
• Organisatiekosten van de aanvrager zijn subsidiabel tot maximaal 30% van de totale begroting. Boven dat percentage telt het niet mee.
• Vaste salariskosten van externe partijen zijn uitgesloten van subsidie.

Voor overige kostensoorten en eventuele aparte tarieven geeft het loket geen verdere details.

De uiteindelijke hoogte van de subsidie hangt af van de beoordeling door het adviespanel evenementen op basis van de vastgestelde voorwaarden. Het dossier geeft geen vaste puntenschaal die het subsidiebedrag koppelt aan de score, maar noemt wel twee drempels:

• Minimaal 22 punten nodig om überhaupt voor subsidie in aanmerking te komen.
• Minimaal 26 punten nodig als je een meerjarige subsidie (2, 3 of 4 jaar) wilt aanvragen, en dan moet het evenement ook al 2 jaar achter elkaar hebben plaatsgevonden.

Twee zaken drukken het subsidiabele bedrag omlaag, ongeacht je score:

• Organisatiekosten tellen voor maximaal 30% van je begroting mee.
• Vaste salariskosten van externe partijen komen helemaal niet in aanmerking.

Ook moet je zelf eigen middelen inbrengen of bijdragen van derden ontvangen: je mag niet volledig op de subsidie leunen. Het dossier noemt geen concreet minimumpercentage voor die eigen bijdrage.

Verplichte bijlagen bij de aanvraag:

• Activiteitenplan: een beschrijving van je evenement. Je gebruikt hiervoor verplicht het format uit het document "Uitleg aanvraag evenementensubsidie". Dit format behandelt onder meer omschrijving van het evenement, programma, sociaal-maatschappelijke relevantie, publieksbereik, publiciteit, organisatie en professionaliteit, samenwerking en duurzaamheid. Het dossier vermeldt niet dat een specifieke persoon dit moet ondertekenen.
• Begroting: een overzicht van alle kosten en de verwachte inkomsten van het evenement.

Let op: voor een kleinschalig evenement (eenmalig, korte voorbereidingstijd) geldt een andere regeling, die je tot vier keer per jaar kunt aanvragen. Voor eenzelfde activiteit dien je maar één aanvraag in, via de ASV of een specifieke regeling, niet via meerdere formulieren.

Heb je ook een evenementenvergunning nodig, dan vraag je die apart aan bij de afdeling Vergunningen (bereikbaar via 14 075), los van de subsidieaanvraag.

Over de doorlooptijd van de beoordeling, het moment en de wijze van uitbetaling (voorschot of achteraf), eventuele rapportageverplichtingen tijdens de looptijd en de uiteindelijke vaststelling van de subsidie staat in dit dossier niets concreets vermeld.