Culturele activiteiten en kleinschalige evenementensubsidies

Je krijgt maximaal 50% van de totale kosten van je project vergoed, met een maximum van € 13.000 per activiteit of evenement. Je kunt de subsidie maximaal 4 keer per jaar aanvragen, maar per aanvrager wordt per jaar in totaal maximaal € 13.000 toegekend, ongeacht het aantal aanvragen.

Je vraagt aan via het online loket van de gemeente Zaanstad. Daarbij lever je een activiteitenplan (volgens het verplichte format) en een begroting aan. Let op de subsidieperiode waarin je activiteit valt: elke periode heeft een eigen deadline, en de eerstvolgende deadline is 15 oktober 2026.

• Je bent een instelling zonder winstoogmerk. Commerciële organisaties vallen af.
• Je activiteit vindt plaats binnen Zaanstad.
• Het gaat om een culturele activiteit of een kleinschalig evenement. Een kleinschalig evenement komt volgens het loket maar 1 keer voor en heeft een korte voorbereidingstijd. Evenementen die vaker terugkeren of langer voorbereid worden, passen niet in deze definitie.
• Je levert zelf ook een financiële bijdrage of ontvangt financiële steun van derden. Je mag dus niet volledig afhankelijk zijn van de subsidie.
• Je organisatiekosten zijn maximaal 30% van je totale begroting.
• Vaste salariskosten van externe partijen komen niet in aanmerking. Als die een groot deel van je begroting vormen, kun je die kosten niet via deze regeling dekken.

Verder gelden er praktische grenzen: je kunt de subsidie maximaal 4 keer per jaar aanvragen, en per aanvrager wordt per jaar in totaal maximaal € 13.000 toegekend, ook als je meerdere aanvragen doet. Per activiteit of evenement is € 13.000 het maximum en dekt de subsidie nooit meer dan 50% van de totale kosten.

Let op: voor veel activiteiten heb je daarnaast een evenementenvergunning nodig. Die vraag je apart aan, los van deze subsidie, en gaat niet via dit loket.

• Organisatiekosten: maximaal 30% van je totale begroting. Splits deze kosten in je begroting verder uit.
• Kosten voor beveiliging en veiligheid: subsidiabel, wel verder uitsplitsen in de begroting.
• Kosten voor marketing en communicatie: subsidiabel, ook verder uit te splitsen.
• Kosten voor programmering: subsidiabel, eveneens uit te splitsen.
• Overige kosten: subsidiabel, zonder verdere specificatie in het dossier.

Wat niet in aanmerking komt:

• Vaste salariskosten van externe partijen. Deze zijn uitgesloten van subsidie.

Als inkomsten in je begroting reken je onder andere eigen bijdrage, kaartverkoop, sponsoring (in geld en in natura), elders aangevraagde of toegezegde subsidies, crowdfunding en overige inkomsten. De subsidie mag nooit meer zijn dan 50% van je totale uitgaven, en je gevraagde subsidiebedrag mag dat percentage niet overschrijden.

Per aanvrager geldt bovendien een jaarplafond: in totaal krijg je per jaar maximaal € 13.000 toegekend binnen deze regeling, ook als je meerdere aanvragen doet (tot maximaal 4 per jaar). Dien je dus meerdere aanvragen in, dan telt de gemeente de toegekende bedragen bij elkaar op tot dat plafond.

Twee regels kunnen je bedrag omlaag brengen:

• Je organisatiekosten mogen niet meer dan 30% van je totale begroting zijn. Kosten daarboven komen niet in aanmerking.
• Vaste salariskosten van externe partijen zijn helemaal uitgesloten van subsidie.

Ook moet je zelf een deel van de kosten dekken: met eigen middelen of met financiële steun van derden. Je mag niet volledig op de subsidie leunen. De begroting die je meestuurt moet laten zien dat het gevraagde subsidiebedrag niet hoger is dan 50% van je totale uitgaven.

Het dossier noemt geen regel waardoor het bedrag juist omhoog gaat; € 13.000 per activiteit en € 13.000 per jaar per aanvrager zijn de vaste maxima.

• Periode 1 (activiteit in januari, februari of maart 2027): aanvragen vóór 15 oktober 2026.
• Periode 2 (activiteit in april, mei of juni 2027): aanvragen vóór 15 januari 2027.
• Periode 3 (activiteit in juli, augustus, september of oktober 2027): aanvragen vóór 15 april 2027.
• Periode 4 (activiteit in november of december 2026): aanvragen vóór 15 augustus 2026.

Verplichte bijlagen bij je aanvraag:

• Een activiteitenplan: een beschrijving van je geplande activiteiten, doelstellingen en de aanpak om die te bereiken. Hiervoor gebruik je het verplichte format uit de bijlage "uitleg culturele activiteiten en kleinschalige evenementen".
• Een begroting: een overzicht van alle kosten en verwachte inkomsten. Gebruik hiervoor de bijgevoegde voorbeeldbegroting als leidraad.

Het dossier noemt geen ondertekenaar of aparte handtekeningseis voor deze documenten.

Heb je ook een evenementenvergunning nodig, vraag die apart aan; dat loopt niet via deze subsidieaanvraag. Vragen daarover stel je aan de relatiemanager evenementen via telefoonnummer 14075.