Voucherregeling Energiecoöperaties Fryslân 2020

Met de voucher kon je die deskundige inhuren om je businesscase te versterken, bijvoorbeeld door voorbereidings- en proceskosten van een lokaal energieproject te dekken. De subsidie bedroeg 50% van de subsidiabele kosten, met een minimum van € 250 en een maximum van € 2.500 per aanvraag. Een energiecoöperatie kon maximaal vijf keer gebruikmaken van de regeling, zolang het niet om dezelfde activiteit ging als bij eerdere aanvragen.

Aanvragen ging elektronisch via het eLoket van het SNN (Samenwerkingsverband Noord-Nederland), dat de regeling namens de provincie Fryslân uitvoerde. Bij de aanvraag moest je onder meer een privacyverklaring, een verklaring de-minimissteun en een ondertekend aanvraagformulier meesturen, plus een projectomschrijving.

Omdat de status nu "Aanvragen niet meer mogelijk" is, kun je voor deze editie (2020) geen nieuwe aanvraag meer indienen. Deze tekst dient dus vooral als achtergrondinformatie over hoe de regeling destijds werkte, niet als een actuele aanvraagmogelijkheid.

Wie kwam in aanmerking

• Je bent een energiecoöperatie. De coöperatie richt zich op het opwekken, distribueren en leveren van elektriciteit, en/of op het consumeren, inkopen, opslaan of besparen van energie en/of het opwekken van duurzame energie en/of het leveren van andere energie-gerelateerde diensten aan haar aandeelhouders of leden.
• Je bent op het moment van aanvragen gevestigd in de provincie Fryslân.
• Je voert je activiteiten uit in de directe omgeving van je vestigingslocatie (dorp, stad of gemeente waar de coöperatie gevestigd is).

Wie viel af

• Coöperaties die niet in Fryslân gevestigd waren.
• Aanvragen waarbij het project niet voldeed aan de regeling of niet in overeenstemming was met het doel van de regeling (het ondersteunen en stimuleren van energiecoöperaties bij het leveren van duurzame, lokaal opgewekte energie en het versterken van hun businesscase).
• Coöperaties die al subsidie hadden gekregen op grond van deze regeling voor dezelfde activiteit als een eerdere aanvraag. Let op: je mocht wél maximaal vijf keer subsidie krijgen, zolang het steeds om een andere activiteit ging dan bij voorgaande aanvragen.
• Aanvragen die niet voldeden aan de voorwaarden van de Europese de-minimisverordening (de subsidie viel onder de-minimissteun).
• Projecten waarbij de ingeschakelde deskundige niet onafhankelijk was, niet stond ingeschreven in het handelsregister, of op grond van opleiding en ervaring niet in staat werd geacht het project uit te voeren.
• Aanvragen waarbij het subsidieplafond van de aanvraagperiode al was overschreden en de aanvraag bij loting niet als eerste werd gerangschikt (zie verderop bij verdeling van middelen).

Bedrijven die niet als energiecoöperatie te kwalificeren waren, kwamen niet in aanmerking, ook al waren ze in Fryslân gevestigd en actief met duurzame energie.

Wat kwam in aanmerking

• Kosten voor het inschakelen van een onafhankelijke deskundige op juridisch, financieel, fiscaal of organisatorisch gebied. Dit was de enige subsidiabele activiteit. Het ging om voorbereidings- en proceskosten voor lokale duurzame energieprojecten, gericht op het versterken van de businesscase van het project. Er was geen apart tarief per uur of per type expertise genoemd; de subsidie was een percentage (50%) van de daadwerkelijke kosten voor de deskundige.
• BTW was subsidiabel, maar alleen voor zover deze niet door de aanvrager kon worden verrekend. Verrekenbare BTW telde dus niet mee als subsidiabele kosten.

Eisen aan de deskundige

• De deskundige moest ingeschreven staan in het handelsregister.
• De deskundige moest op grond van opleiding of ervaring gekwalificeerd zijn om de opdracht uit te voeren.
• De deskundige moest onafhankelijk zijn.

Wanneer de kosten gemaakt mochten worden

Kosten kwamen alleen voor subsidie in aanmerking als ze gemaakt én betaald werden na ontvangst van de volledige aanvraag door het SNN, en binnen de termijn van 6 maanden na de datum van subsidieverlening waarbinnen het project moest zijn afgerond. Kosten die je vóór het indienen van je volledige aanvraag al had gemaakt, kwamen dus niet voor subsidie in aanmerking.

Wat niet in aanmerking kwam

Vanuit de specifieke regeling (Voucherregeling Energiecoöperaties Fryslân):

• Kosten die worden gefinancierd met andere subsidies dan deze regeling zelf. Je kon dezelfde kosten dus niet dubbel gesubsidieerd krijgen.

Vanuit de Algemene subsidieverordening provincie Fryslân, die ook op deze regeling van toepassing was:

• Kosten die niet rechtstreeks aan de activiteit zijn toe te rekenen.
• Kosten gemaakt na het verstrijken van het tijdvak waarvoor subsidie is verstrekt (met uitzondering van kosten waarvoor vooraf toestemming is verkregen van Gedeputeerde Staten).
• Kosten die niet in redelijke verhouding staan tot de gestelde doelen of redelijkerwijs te verwachten prestaties.
• Verrekenbare of compensabele omzetbelasting (BTW).
• Boetes, financiële sancties en hiermee samenhangende kosten.
• Kosten van vrijwilligersuren, voor zover die gewaardeerd worden boven het minimumloon (uitgaande van een 36-urige werkweek). Hierop kon een uitzondering gemaakt worden als dit nodig was op grond van Europeesrechtelijke bepalingen die specifiek van toepassing waren.
• Ongespecificeerde kosten, voor zover die hoger zijn dan 5% van de totale subsidiabele kosten. Ook hierop kon een uitzondering gemaakt worden, als de aanvrager dit voldoende onderbouwde en Gedeputeerde Staten toepassing van deze regel onredelijk vonden.

De versie van 2018 vervangt onderdeel d (verrekenbare/compensabele omzetbelasting) door een bredere formulering ("omzetbelasting") met ruimte voor Gedeputeerde Staten om hiervan af te wijken in nadere regels. Voor deze specifieke voucherregeling gold echter de regel dat BTW subsidiabel was voor zover niet verrekenbaar, zoals hierboven vermeld onder artikel 8 van de Voucherregeling zelf.

De enige rekenregel is: 50% van de subsidiabele kosten voor het inschakelen van de deskundige, met de minimum- en maximumgrenzen zoals genoemd bij "Hoeveel krijg je".

Stap 1: Documenten klaarzetten

Zorg dat je de benodigde documenten ingevuld op je computer klaar had staan voordat je begon.

• Privacyverklaring subsidies. Hierin verklaar je kennis te hebben genomen van hoe het SNN met persoonsgegevens omgaat, en dat je relevante partijen informeert dat het SNN een van de ontvangers van hun persoonsgegevens is. Wordt ondertekend door een vertegenwoordiger van de aanvragende organisatie (naam, functie, plaats, datum, handtekening).
• Formulier ondertekening aanvraag Voucherregeling Energiecoöperaties Friesland. Hiermee verklaar je kennis te hebben genomen van de subsidieregeling en de aanvraag naar waarheid te hebben ingevuld. Wordt ondertekend door de ondergetekende namens de aanvrager (naam, functie, plaats, datum, handtekening). Let op: een digitale handtekening volstaat niet, alleen een geprint en ondertekend formulier is geldig.
• Verklaring de-minimissteun. Hierin geef je aan of en hoeveel de-minimissteun je onderneming (of de groep van verbonden ondernemingen waar je onderdeel van bent) in de afgelopen drie jaar heeft ontvangen. Wordt ondertekend door een vertegenwoordiger van de onderneming (naam, functie, KvK-nummer, adres, plaats, datum, handtekening). Ook hier geldt: geen digitale handtekening, alleen een geprint en ondertekend exemplaar is rechtsgeldig.
• Machtigingsformulier intermediair (alleen nodig als een derde partij, bijvoorbeeld een adviseur, de aanvraag namens jou indient en ondertekent). Hierin machtig je die derde partij om de aanvraag, verzoeken tot projectwijziging, voorschot of vaststelling voor jou te regelen. Wordt ondertekend door de aanvrager (die de machtiging verleent) én ingevuld met de gegevens van de gemachtigde. Ook hier geldt: alleen een geprint en ondertekend formulier is geldig, geen digitale handtekening.

Stap 2: Projectomschrijving schrijven

Je moest zelf een projectomschrijving opstellen waarin je toelichtte wat het project inhield, welke deskundige je wilde inschakelen en waarom, en hoe dit bijdraagt aan het versterken van je businesscase voor lokale duurzame energie.

Stap 3: Aanvraag starten via het eLoket

Je drukte op de knop 'aanvraag starten' op de loketpagina van het SNN (https://eloket.snn.nl/eloket/zakelijk/Login.jsp) om de aanvraag te starten. Daar uploadde je de documenten en leverde je alle informatie aan. Vanuit je persoonlijke account op het eLoket kon je de behandeling van je aanvraag volgen.

Aanvraagperiode en termijn

Aanvragen konden worden ingediend vanaf 15 november 2019, 9.00 uur. De aanvraagperiode is later verlengd tot en met 31 december 2020, 17.00 uur (oorspronkelijk was dit tot en met 30 juni 2020, 23:59 uur). Het subsidieplafond voor deze aanvraagperiode was € 100.000 in totaal.

Let op privacy

Het SNN heeft geen burgerservicenummers nodig. Stonden deze toch in de documenten die je moest aanleveren? Dan moest je die verwijderen of afschermen voordat je de documenten met het SNN deelde.

Omdat de status nu "Aanvragen niet meer mogelijk" is, is dit stappenplan niet meer bruikbaar voor een nieuwe aanvraag voor de editie 2020.

Wie beoordeelt

Aanvragen werden elektronisch ingediend bij het subsidieloket van het SNN (Samenwerkingsverband Noord-Nederland), dat de regeling namens Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân uitvoerde.

Hoe lang duurt het

De provincie heeft voor deze voucherregeling geen specifieke beslistermijn bekendgemaakt. De Algemene subsidieverordening Fryslân noemt beslistermijnen voor boekjaarsubsidies (voor 1 januari van het volgende kalenderjaar bij aanvragen voor 1 september, of binnen 17 weken na ontvangst bij latere aanvragen), maar het is niet duidelijk of deze termijnen ook golden voor deze voucherregeling, die geen boekjaarsubsidie is maar een projectsubsidie.

Uitbetaling

De uitbetaling verliep via volledige bevoorschotting vooraf:

• Binnen drie weken na de verleningsbeschikking (het besluit waarin de subsidie werd toegekend) werd de subsidie voor 100% bevoorschot. Je kreeg het volledige toegekende bedrag dus al vroeg in het proces uitgekeerd, niet pas na afronding van het project.

Vaststelling

Bijzonder aan deze regeling is dat er geen aparte aanvraag tot vaststelling nodig was:

• De subsidie werd 6 maanden na subsidieverlening ambtshalve vastgesteld. Dit betekent dat het SNN dit automatisch deed, zonder dat jij daarvoor een verzoek moest indienen.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Tussen het moment van toekenning en de (ambtshalve) vaststelling na 6 maanden golden de volgende verplichtingen:

• Het project moest binnen 6 maanden na de datum van subsidieverlening zijn afgerond.
• Kosten mochten alleen gemaakt en betaald worden na ontvangst van de volledige aanvraag door het SNN en binnen deze termijn van 6 maanden.
• Je moest de minimale subsidiabele kosten van € 500 per project daadwerkelijk maken en betalen. Deed je dit niet, dan kon de subsidie achteraf worden ingetrokken of ten nadele van jou worden gewijzigd.
• Feiten en omstandigheden die gemeld moesten worden op grond van de Algemene subsidieverordening (bijvoorbeeld relevante wijzigingen in het project of de organisatie) moest je melden aan het SNN.
• Als er tegen de uitvoering van het project overwegende bezwaren ontstonden, kon dit ook leiden tot wijziging of intrekking van de subsidie.

Voor deze voucherregeling gold geen verplichting tot een tussentijdse rapportage, een activiteitenverslag of een accountantsverklaring. Die zwaardere verantwoordingseisen uit de Algemene subsidieverordening golden alleen voor subsidies vanaf € 125.000, ruim boven het maximum van € 2.500 dat bij deze regeling kon worden toegekend.