Nadere regel subsidie Stads- en volksfeesten en herdenkingen gemeente Utrecht

Je vraagt de subsidie aan als rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid, niet als privépersoon. De gemeente verdeelt een vast percentage van het totale subsidiebudget per evenement, dus hoeveel je krijgt hangt af van welk evenement je organiseert.

Je vraagt aan via het subsidieportaal van de gemeente Utrecht met eHerkenning (niveau 2+ of hoger). Dat kan tot 4 maanden voor het evenement. Bij de aanvraag lever je onder meer een jaarverslag, jaarrekening, begroting en meerjarenbeleidsplan aan. Vraag je voor het eerst aan, of zijn je gegevens gewijzigd, dan voeg je ook een bankafschrift, KvK-uittreksel en de statuten toe.

De gemeente beslist binnen 13 weken na je aanvraag.

• Je vraagt aan als organisatie: een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid. Individuen of organisaties zonder volledige rechtsbevoegdheid vallen af.
• Je vraagt op tijd de evenementenvergunning aan, en als dat nodig is ook een omgevingsvergunning. Regel je dit niet op tijd, dan voldoe je niet aan de voorwaarde.
• Je hebt kennis van de Utrechtse traditie van het evenement dat je organiseert.
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met het organiseren van een stads en/of volksfeest of een herdenking, in Utrecht of daarbuiten. Minder ervaring betekent dat je afvalt.
• Je vraagt aan met eHerkenning van betrouwbaarheidsniveau 2+ of hoger. Zonder deze inlogmiddel kun je niet aanvragen.
• Je vraagt de subsidie aan tot uiterlijk 4 maanden voor het evenement. Vraag je later aan, dan wordt je aanvraag niet op tijd ingediend.
• De gemeente behandelt alleen aanvragen die op tijd én volledig zijn. Ontbreken er verplichte bijlagen, dan loop je het risico dat je aanvraag niet in behandeling wordt genomen.

Daarin kunnen aanvullende details staan die niet op de productpagina zelf worden genoemd.

• Koningsnacht (Pleinfeesten): maximaal 5% van het totale bedrag
• Koningsdag (Oranjefeesten): maximaal 15% van het totale bedrag
• Dodenherdenking: maximaal 5% van het totale bedrag
• Bevrijdingsdag: maximaal 25% van het totale bedrag
• Canal Pride: maximaal 14% van het totale bedrag
• Keti Koti: maximaal 17% van het totale bedrag
• Intocht van Sinterklaas: maximaal 19% van het totale bedrag

Bij je aanvraag stuur je altijd deze bijlagen mee:

• Jaarverslag en de jaarrekening van 2024 of 2025 van het evenement.
• Een begroting per jaar, voor elk van de jaren 2026, 2027 en 2028.
• Een meerjarenbeleidsplan.

Vraag je voor het eerst subsidie aan, of zijn je gegevens veranderd? Voeg dan ook toe:

• Kopie van een bankafschrift met IBAN (hierop maakt de gemeente de subsidie over).
• Kopie van het uittreksel uit het register van de Kamer van Koophandel.
• Kopie van de statuten van de organisatie.

Na afloop van je activiteiten, binnen 3 maanden, stuur je deze bewijsstukken op:

• Een verslag van de activiteiten.
• Een overzicht van alle inkomsten en uitgaven.

Je kunt de status van je aanvraag en openstaande acties volgen in het subsidieportaal.