Openstellingsbesluit subsidie uitvoering projecten LOS Utrecht-Oost 2023-2027

Je kunt aanvragen als je een rechtspersoon bent, een onderneming zonder rechtspersoonlijkheid, een samenwerkingsverband van deze partijen, of de penvoerder van de lokale actiegroep (LAG). Voer je een Citizen Science project uit in Weidse Veenweiden, dan mogen ook particulieren (en samenwerkingsverbanden van particulieren) aanvragen.

Je krijgt subsidie voor projecten die passen bij de LOS van jouw gebied (maximaal € 100.000), voor samenwerkingsprojecten van de LAG (maximaal € 75.000) of, alleen in Weidse Veenweiden, voor Citizen Science projecten (maximaal € 24.999). Voor LOS-projecten en Citizen Science projecten krijg je maximaal 50% van de subsidiabele kosten vergoed, voor LAG-samenwerkingsprojecten maximaal 100%.

Je vraagt aan via Mijn RVO, met eHerkenning (minimaal niveau 2+) of als particulier met DigiD. Verplicht zijn een projectplan, begroting, onderbouwing van de begroting en een financieringsplan, allemaal volgens de verplichte formats. De LAG vergadert een paar keer per jaar en beoordeelt aanvragen op punten; check de deadlines van jouw gebied vóór je indient. Aanvragen kan vanaf 3 oktober 2024 09:00 uur tot en met 31 december 2027 17:00 uur.

Deze partijen kunnen aanvragen:

• rechtspersonen
• ondernemingen zonder rechtspersoonlijkheid
• samenwerkingsverbanden van bovenstaande partijen
• de penvoerder van de lokale actiegroep (LAG)

Voer je een Citizen Science project uit in Weidse Veenweiden? Dan mogen ook particulieren en samenwerkingsverbanden van particulieren aanvragen. Voor andere projecttypen en in Utrecht Oost geldt dit niet: particulieren vallen daar af.

Je project moet vallen binnen een van de categorieën die per gebied subsidiabel zijn:

• Utrecht Oost: projecten die bijdragen aan de LOS, of samenwerkingsprojecten van de LAG.
• Weidse Veenweiden: projecten die bijdragen aan de LOS, Citizen Science projecten, of samenwerkingsprojecten van de LAG.

Sluit je project niet aan bij de criteria in de LOS van je gebied, dan maak je weinig kans op subsidie. Je LAG kan je hierbij helpen.

Andere knock-outs:

• Je vraagt aan binnen de openstellingsperiode (3 oktober 2024 09:00 uur tot en met 31 december 2027 17:00 uur). Buiten deze periode aanvragen kan niet.
• Je project moet binnen 2 jaar na de verleningsbeschikking zijn afgerond, met als uiterlijke einddatum 31 december 2028. Past je project daar niet binnen, dan is dat een probleem.
• Bepaalde bijlagen zijn alleen compleet als je de verplichte formats gebruikt (projectplan, begroting). Zonder deze formats, of met een incompleet projectplan (inclusief de daarin genoemde verplichte bijlagen), kan RVO je aanvraag niet behandelen.
• Vraag je aan namens een samenwerkingsverband? Dan is de samenwerkingsovereenkomst (in het verplichte format, ondertekend door alle partners) verplicht.
• Val je onder de mkb-definitie? Dan is de mkb-verklaring verplicht, ondertekend door de penvoerder (en bij een samenwerkingsverband: door elke partner die onder de mkb-definitie valt).
• Ben je geen mkb, heeft je project een winstoogmerk en richt het zich niet puur op de lokale omgeving/handel? Dan is een de-minimisverklaring verplicht.
• Ben je een kennisinstelling en wil je loonkosten berekenen? Dan mag dat alleen met een goedgekeurde Integrale Kostensystematiek (IKS); andere organisatietypen mogen geen IKS gebruiken.

Het budget is niet ongelimiteerd: voor Utrecht Oost is € 1.555.967 beschikbaar en voor Weidse Veenweiden € 1.576.713. De LAG beoordeelt alle aanvragen op punten en aanvragen met voldoende punten komen in aanmerking voor subsidie. Haal je niet genoeg punten, dan val je af, ook als je aan alle andere eisen voldoet.

Voorbereidingskosten

Kosten voor het voorbereiden, opstellen of inleveren van je subsidieaanvraag, voor grond- en andere onderzoeken ten behoeve van een vergunningprocedure, en legeskosten (bijvoorbeeld bij een omgevingsvergunningaanvraag) zijn subsidiabel tot maximaal één jaar voordat je je aanvraag doet. Geef je hiervoor een opdracht aan een leverancier of adviseur? Ook die opdracht mag maximaal één jaar voor de aanvraag zijn gegeven. Deze kosten moeten helemaal gemaakt zijn vóórdat je je aanvraag indient.

Arbeidskosten

Arbeidskosten bestaan uit loonkosten en eigen arbeid.

• Loonkosten: de uren van personeel in loondienst van de aanvrager(s).
• Eigen arbeid: onbetaalde arbeid, bijvoorbeeld werk van een zzp'er, eenmanszaak, of maten/vennoten van een maatschap of vof. Alleen de aanvrager zelf kan hiervoor subsidie krijgen.
• Zonder vereenvoudigde kostenoptie (VKO) reken je eigen arbeid tegen een vast uurtarief van € 50.
• Gebruik je de VKO voor overige kosten, dan reken je eigen arbeid tegen een vast uurtarief van € 43.
• Ben je kennisinstelling? Dan mag je loonkosten berekenen met een goedgekeurde Integrale Kostensystematiek (IKS), die je dan steeds moet gebruiken binnen je organisatie. Andere organisatietypen mogen geen IKS gebruiken.

Overige kosten

Dit zijn kosten van derden, bijdragen in natura en afschrijvingskosten.

• Kosten van derden: bijvoorbeeld grondkosten, investeringen, of geleverde goederen en/of diensten van een derde partij.
• Bijdrage in natura: vrijwilligersuren en overige bijdragen in natura (inbreng van goederen en diensten zonder facturen of betaalbewijzen). Voor vrijwilligersuren geldt een standaard uurtarief van € 22. Let op: het verleende subsidiebedrag mag niet meer zijn dan de totale subsidiabele kosten minus de bijdrage in natura.
• Afschrijvingskosten: worden genoemd als kostensoort binnen overige kosten.

Rekenmethoden voor kostenberekening

Je kunt kiezen tussen drie methoden:

• Geen vereenvoudigde kostenoptie (werkelijke kosten). Je rekent dan met het vaste uurtarief van € 50 voor eigen arbeid en onderbouwt je overige kosten zelf.
• VKO voor arbeidskosten: de subsidie voor arbeidskosten wordt automatisch berekend als 23% van de overige subsidiabele kosten (forfaitair bedrag). Je hoeft dan geen loonkosten of eigen arbeid in de begroting op te nemen en geen urenregistratie bij te houden. Je moet wel laten zien dat je arbeid en uren inzet in het project.
• VKO voor overige kosten: de subsidie voor overige kosten wordt berekend door de arbeidskosten met 40% te vermenigvuldigen (forfaitair bedrag). Je hoeft dan geen kosten van derden, bijdragen in natura (waaronder vrijwilligersuren) en afschrijvingskosten in de begroting op te nemen. Wel moet je laten zien dat er overige kosten worden gemaakt. Bij deze optie gebruik je voor eigen arbeid het uurtarief van € 43.

Je bent niet verplicht een VKO te gebruiken.

Wat niet subsidiabel is

Niet subsidiabel zijn: kosten die je maakt vóór de toegestane voorbereidingsperiode (meer dan één jaar voor de aanvraag), en opdrachten die eerder dan één jaar voor de aanvraag zijn gegeven. Ook geldt dat als je met een VKO werkt, bepaalde kostentypen niet gecombineerd kunnen worden met die berekeningsmethode; niet elk kostentype is bij elke keuze subsidiabel. Verder geldt: btw is normaal gesproken geen subsidiabele kost, maar kun je de btw niet verrekenen, dan kun je deze via een aparte declaratieregel ('niet verrekenbare btw') toch opgeven, mits je dit onderbouwt met een verklaring van de Belastingdienst.

Voor grondkosten geldt een maximumaandeel binnen de subsidiabele projectkosten, met een standaardpercentage en in uitzonderlijke gevallen een ander percentage.

Alle begrote kosten moet je onderbouwen met documenten die de begroting uitleggen, zoals offertes of salarisstroken, of met een uitgebreide motivatie waarom de bedragen passend en marktconform zijn.

Percentages van de subsidiabele kosten:

• Projecten die bijdragen aan de LOS en Citizen Science projecten: maximaal 50% van de subsidiabele kosten.
• Samenwerkingsprojecten van de LAG: maximaal 100% van de subsidiabele kosten.

Maximale subsidiebedragen per projecttype en gebied:

• Utrecht Oost, projecten die bijdragen aan de LOS: maximaal € 100.000.
• Utrecht Oost, samenwerkingsprojecten van de LAG: maximaal € 75.000.
• Weidse Veenweiden, projecten die bijdragen aan de LOS: maximaal € 100.000.
• Weidse Veenweiden, Citizen Science projecten: maximaal € 24.999.
• Weidse Veenweiden, samenwerkingsprojecten van de LAG: maximaal € 75.000.

Het beschikbare budget is beperkt per gebied: € 1.555.967 voor Utrecht Oost en € 1.576.713 voor Weidse Veenweiden. Is het budget op, dan kun je geen subsidie meer krijgen, ook al voldoe je aan de eisen.

Het bedrag kan lager uitvallen dan aangevraagd:

• Heb je bijdrage in natura (waaronder vrijwilligersuren) begroot? Dan mag het verleende subsidiebedrag niet meer zijn dan de totale subsidiabele kosten minus die bijdrage in natura.
• Voldoe je bij de vaststelling niet (helemaal) aan de voorwaarden uit de beslisbrief? Dan kan RVO het subsidiebedrag lager vaststellen dan wat je aanvroeg of al aan voorschot en deelbetalingen ontving. Het verschil betaal je dan terug.
• Kies je voor een vereenvoudigde kostenoptie (VKO), dan wordt een deel van je subsidie forfaitair berekend: bij VKO voor arbeidskosten is het forfait 23% van de overige subsidiabele kosten, bij VKO voor overige kosten is het forfait 40% van de arbeidskosten.

Tijdens de looptijd krijg je eerst een voorschot van 50% van het verleende subsidiebedrag, automatisch na goedkeuring. Heb je minstens € 25.000 subsidie verleend gekregen, dan kun je daarna deelbetalingen aanvragen (minimaal 25% van het verleende bedrag of ten minste € 50.000 per deelbetaling). Vóór de vaststelling keert RVO in totaal maximaal 90% van het verleende subsidiebedrag uit via voorschot en deelbetalingen samen; de resterende 10% (of meer, als het definitieve bedrag hoger uitvalt dan al ontvangen) volgt na de vaststelling.

Voordat je aanvraagt

Check eerst de LOS van je LEADER-gebied (Utrecht Oost of Weidse Veenweiden) en zorg dat je project aansluit op de criteria daarin. Je LAG kan je hierbij helpen. Bekijk ook de deadlines op de website van je LEADER-gebied: de LAG vergadert een paar keer per jaar en aanvragen moeten voor een bepaalde datum binnen zijn om in die vergadering te worden beoordeeld.

Stap 1: aanvraag voorbereiden

Je stelt de verplichte bijlagen op:

• Projectplan: gebruik het format projectplan voor jouw gebied (Utrecht Oost of Weidse Veenweiden). Hierin beschrijf je onder meer de aanleiding, doelstelling, doelgroep, activiteiten, resultaten, deelprestaties, uitvoerbaarheid, risico's en de bijdrage aan de LOS-selectiecriteria.
• Begroting: gebruik het format begroting LEADER Uitvoering Projecten Utrecht 2026. Hierin geef je per kostenpost, projectdeelnemer en subsidiabele activiteit de kosten op.
• Onderbouwing van de begroting: offertes, loonstroken en/of een uitgebreide motivatie waaruit blijkt dat de bedragen passend en marktconform zijn.
• Financieringsplan: gebruik het format financieringsplan, waarin je laat zien hoe je het project financiert (gevraagde subsidie, overige subsidies, eigen bijdrage).

Stap 2: aanvullende documenten indien van toepassing

• Vraag je aan namens een samenwerkingsverband? Dan is de samenwerkingsovereenkomst verplicht, in het verplichte format. Alle deelnemers/partners moeten deze overeenkomst kennen en ondertekenen (penvoerder en elke deelnemer, elk met naam, functie, plaats, datum en handtekening).
• Val je onder de mkb-definitie? Dan is de mkb-verklaring verplicht, in het verplichte format, ondertekend door de penvoerder (naam, functie, plaats, datum, handtekening) en bij een samenwerkingsverband door elke deelnemer die onder de mkb-definitie valt.
• Ben je geen mkb, heeft je project een winstoogmerk en richt het zich niet puur op lokale handel? Dan voeg je een de-minimisverklaring toe (los formulier "Verklaring de-minimissteun").
• Ben je aanbestedingsplichtig? Voeg dan beschikbare aanbestedingsdocumenten toe.
• Heb je al andere overheidssubsidies gekregen of aangevraagd voor dit project? Voeg bewijs toe.
• Ben je vergunningplichtig? Voeg bewijs van de vergunningaanvraag en/of vergunning toe.
• Wil je niet-verrekenbare btw als subsidiabele kost opvoeren? Voeg dan een btw-verklaring van de Belastingdienst toe.
• Bij investeringsprojecten: voeg een exploitatiebegroting toe (verwachte omzet en kosten, 3 tot 5 jaar na de einddatum).

Stap 3: indienen

Je vraagt aan via Mijn RVO (mijn.rvo.nl/leader-uitvoering-projecten). Bedrijven loggen in met eHerkenning, minimaal niveau 2+ met machtiging RVO diensten op niveau 2+. Particulieren (alleen mogelijk bij Citizen Science in Weidse Veenweiden) loggen in met DigiD. Dien in binnen de openstellingsperiode: 3 oktober 2024 09:00 uur tot en met 31 december 2027 17:00 uur, en vóór de deadline van de LAG-vergadering waarin je beoordeeld wilt worden.

Let op vóór je begint met uitvoeren

Je mag na het indienen van je aanvraag al starten met de uitvoering van je project, maar dat is op eigen risico: je krijgt alleen subsidie als de aanvraag wordt goedgekeurd.

Beoordeling

De Lokale Actie Groep (LAG) beoordeelt alle aanvragen. De LAG vergadert een paar keer per jaar; je aanvraag wordt behandeld in de eerstvolgende vergadering waarvoor je op tijd hebt ingediend (deadlines staan op de website van jouw LEADER-gebied). Aanvragen met voldoende punten komen in aanmerking voor subsidie. Is je aanvraag compleet binnengekomen, dan ontvang je de beslissing binnen 22 weken na de indieningsdatum.

Starten met uitvoering

Je mag na het indienen van je aanvraag al beginnen met de uitvoering van je project. Dit is dan op eigen risico: alleen bij goedkeuring krijg je daadwerkelijk subsidie.

Voorschot

Wordt je aanvraag goedgekeurd? Dan ontvang je automatisch een voorschot van 50% van het verleende subsidiebedrag. Je hoeft hiervoor niets aan te vragen.

Wijzigingen tijdens de looptijd

Wijzigingen geef je zo snel mogelijk door, en altijd vóórdat je ze uitvoert. Voer je een wijziging door voordat deze is goedgekeurd, dan is dat op eigen risico. Je gebruikt hiervoor het Formulier melding voor projecten NSP Plattelandsinterventies, dat je mailt naar plattelandsinterventies@rvo.nl met je 11-cijferige aanvraagnummer (uit de beslisbrief) in het onderwerp.

Voortgang rapporteren

In je beslisbrief staat of en wanneer je een voortgangsverslag moet opsturen. Duurt je project langer dan één jaar, dan stuur je in ieder geval een voortgangsverslag, in het verplichte format. Vraag je ook een deelbetaling aan, dan wordt aangeraden op hetzelfde moment een voortgangsverslag mee te sturen als bijlage bij je deelbetalingsverzoek in Mijn RVO. Wil je los daarvan een voortgangsverslag insturen, dan upload je dit in Mijn RVO.

Deelbetaling aanvragen

Heb je minstens € 25.000 subsidie verleend gekregen? Dan kun je een deelbetaling aanvragen voor de deelprestaties die je hebt behaald. Een deelbetaling is minimaal 25% van het verleende subsidiebedrag of ten minste € 50.000. Is je verleende subsidiebedrag onder de € 125.000, dan bewijs je alleen welke (deel)prestaties je hebt gerealiseerd, met de bewijsstukken die in je beslisbrief staan. Soms zijn ook extra bijlagen nodig: bewijsstukken van communicatie- en publicatieactiviteiten, bewijsstukken voor extra voorwaarden (zoals een vergunning), of aanbestedingsdocumenten. RVO reageert binnen 13 weken op je betaalverzoek. Voordat de vaststelling wordt ingediend, keert RVO in totaal maximaal 90% van het verleende subsidiebedrag uit via voorschot en deelbetalingen samen.

Communicatieverplichtingen

Ontvang je ELFPO-steun (en vraag je niet aan als particulier)? Dan laat je tijdens de uitvoering het EU-logo zien, meld je de ELFPO-bijdrage met de tekst "Medegefinancierd door de Europese Unie", beschrijf je het project, en laat je het logo van de provincie en LEADER zien. Meld de bijdrage ook op je website en/of sociale media, als je die hebt. Ontvang je meer dan € 10.000 subsidie? Dan plaats je tijdens de uitvoering een affiche (minimaal A3-formaat) of digitaal beeldscherm, duidelijk zichtbaar voor het publiek.

Vaststelling

Heb je de gesubsidieerde activiteiten afgerond? Dan doe je de eindverantwoording met het format inhoudelijk eindverslag. Hierbij declareer je de (resterende) deelprestaties en verantwoord je dat deze zijn behaald, en laat je zien dat je voldoet aan de voorwaarden uit je beslisbrief(ven). RVO beoordeelt dit, berekent het definitieve subsidiebedrag en reageert binnen 13 weken op je vaststellingsaanvraag. Voldoe je niet (helemaal) aan de voorwaarden, dan kan het subsidiebedrag lager worden vastgesteld. Heb je het definitieve bedrag nog niet volledig ontvangen, dan betaalt RVO na de vaststellingsbrief de rest uit. Is het definitieve bedrag lager dan wat je al via voorschot en deelbetalingen ontving, dan betaal je het verschil terug.