Subsidie Erfgoedfonds

Je kunt de subsidie aanvragen als je een instelling met volledige rechtspersoonlijkheid bent, of als natuurlijk persoon. Ook ondernemingen met winstoogmerk mogen aanvragen. Het project mag geen overwegend commercieel of individueel belang dienen, moet vrij toegankelijk zijn voor het publiek en mag niet al door de gemeente op een andere manier gefinancierd worden.

Je krijgt maximaal 100% van de subsidiabele kosten vergoed, met een maximum van € 5.000 per project. In totaal is er € 75.000 per jaar beschikbaar, verdeeld over drie periodes van vier maanden met elk € 25.000. Bij subsidieverlening krijg je het volledige bedrag meteen als voorschot.

Je vraagt de subsidie aan met het e-formulier via het online loket van de gemeente. Daarbij lever je onder meer een kostenbegroting, een kopie van je bankpas en (indien van toepassing) een de-minimisverklaring of samenwerkingsovereenkomst aan. Er zijn drie aanvraagperiodes per jaar, met deadlines op de laatste dag van februari, juni en oktober. Na toekenning moet je binnen 3 maanden starten en binnen 12 maanden klaar zijn, en achteraf verantwoorden hoe je het geld hebt besteed.

Eisen aan de aanvrager:

• Je bent een instelling met volledige rechtspersoonlijkheid, of een natuurlijk persoon. Ondernemingen met winstoogmerk mogen ook aanvragen (dit is een uitzondering op de gewone regel dat winstbeogende ondernemingen zijn uitgesloten).
• Je kunt als aanvrager maximaal eenmaal per begrotingsjaar subsidie krijgen. Een volgende aanvraag kan pas ingediend worden nadat de subsidie van het vorige project is vastgesteld (dus nadat het eerdere project is afgerond en verantwoord).

Eisen aan het project:

• Het gaat om cultureel erfgoed dat verbonden is met de gemeente Alphen aan den Rijn (denk aan historische gebouwen, tradities, verhalen, foto's, ambachten, herdenkingen en dergelijke).
• De activiteiten vinden plaats binnen de gemeentegrenzen. Projectdeelnemers mogen wel van buiten de gemeente komen, zolang de uitvoering binnen de gemeente plaatsvindt.
• Het project draagt bij aan het ontdekken en/of beleven van cultureel erfgoed door inwoners van de gemeente.
• Het project dient in overwegende mate het publieksbelang en is niet overwegend gericht op particulier gebruik.
• Het gaat niet om structurele werkzaamheden of regulier onderhoud aan een cultuurhistorisch object of monument. Onder structureel valt in ieder geval werk dat binnen vijf jaar terugkeert. Voor onderhoud bestaan andere regelingen.
• Het project is nog niet begonnen op het moment van de aanvraag. Voorbereidende stappen zoals het opvragen van offertes of een verkennend onderzoek tellen niet als "begonnen".
• De gemeente financiert het project niet al op een andere manier.
• Het project is eenmalig, geen doorlopende activiteit.

Verdere afwijzingsgronden die kunnen gelden:

• Je hebt in de afgelopen twee jaar niet voldaan aan voorwaarden of verplichtingen van een eerder door de gemeente verleende subsidie.
• Er is sprake van (een risico op) onrechtmatige staatssteun, of je hebt een openstaand bevel tot terugvordering van onrechtmatige staatssteun.
• Je verstrekt niet de gevraagde (aanvullende) gegevens.
• Er bestaat geen redelijk verband tussen de gevraagde subsidiehoogte en de activiteiten, prestaties of resultaten van het project.
• Je toont niet aan dat de subsidie noodzakelijk is om het project uit te voeren.
• Je hebt niet alle benodigde vergunningen en ontheffingen, of kunt deze niet krijgen, of het project is anderszins in strijd met geldende regelgeving. Zijn vergunningen wel aangevraagd maar nog niet verleend, dan kan de subsidie onder ontbindende voorwaarde toch verleend worden.

Let op: het krijgen van subsidie zegt niets over eventuele vergunningen. Die moet je apart regelen.

Twee algemene rekenregels gelden voor alle kosten:

• Inkomsten die je binnen het project genereert, trek je af van je subsidiabele kosten. Je subsidie wordt dus berekend over de kosten na aftrek van eigen inkomsten uit het project.
• Kosten die je maakt vóórdat de subsidie is verleend, zijn niet subsidiabel. Ook kosten die je maakt na de einddatum van het project komen niet in aanmerking. Plan je project dus zo dat alle uitgaven binnen de subsidieperiode vallen.

Deze kostensoorten zijn expliciet uitgesloten, ongeacht wanneer ze zijn gemaakt:

• Exploitatiekosten. Dit zijn kosten van je reguliere bedrijfsvoering, die je ook zonder het project zou maken.
• Interne loonkosten. Dit is loon van personeel dat al bij een van de projectdeelnemers werkt. Voor zzp'ers geldt hun eigen inzet ook als interne loonkosten en is dus niet subsidiabel. Een stagevergoeding valt hier niet onder en is dus wél mogelijk subsidiabel.
• Kosten voor de aankoop van onroerend goed.
• Rente.
• Leges.
• Juridische bijstand.
• Boetes.
• Accountancykosten.
• Verrekenbare btw. Btw die je kunt terugvorderen bij de Belastingdienst, komt niet voor subsidie in aanmerking.

Bij de aanvraag tot subsidievaststelling geldt bovendien dat alle opgevoerde subsidiabele kosten daadwerkelijk door de projectdeelnemers moeten zijn betaald. Staan er nog facturen open op het moment dat je de vaststelling aanvraagt, dan mag je die kosten niet meetellen als subsidiabele kosten.

Er geldt alleen het algemene plafond van 100% van de subsidiabele kosten met een maximum van € 5.000 per project, zoals beschreven bij "hoeveel krijg je". Voor de exacte onderbouwing van je kosten gebruik je het format dat de gemeente beschikbaar stelt bij de aanvraag tot subsidievaststelling.

Het totale budget voor de regeling is € 75.000 per begrotingsjaar. Dat bedrag is verdeeld in drie gelijke delen van € 25.000, elk voor een periode van vier maanden (januari-april, mei-augustus, september-december). Blijft er in een periode budget over, dan schuift dat automatisch door naar de volgende periode: het plafond van die volgende periode wordt dan met het restbedrag verhoogd.

Wordt het beschikbare budget in een periode overschreden door het aantal goedgekeurde aanvragen, dan gaat niet iedereen die voldoet aan de voorwaarden automatisch subsidie krijgen. In dat geval bepaalt de score op het beoordelingsformulier de rangorde, en krijgen de hoogst scorende aanvragen voorrang totdat het budget op is.

Het college kan tijdens het begrotingsjaar het subsidieplafond wijzigen, naar boven of naar onder.

Inkomsten die je project zelf genereert, worden van je subsidiabele kosten afgetrokken. Dat kan dus het bedrag waarover je subsidie berekent, verlagen.

Kortom: reken op 100% dekking van je subsidiabele kosten tot maximaal € 5.000, met dien verstande dat bij een te grote toestroom van aanvragen in een periode niet iedereen die voldoet ook daadwerkelijk geld krijgt.

Wanneer aanvragen

Er zijn drie vaste periodes per jaar waarin je kunt aanvragen, met elk een eigen deadline:

• Periode 1 (januari tot en met april): deadline laatste dag van februari.
• Periode 2 (mei tot en met augustus): deadline laatste dag van juni.
• Periode 3 (september tot en met december): deadline laatste dag van oktober.

Dien je te laat in voor een periode, dan wordt je aanvraag automatisch meegenomen in de volgende periode. Er is dus geen totale jaarlijkse deadline; je moet steeds voor een van deze drie momenten indienen om in die ronde meegewogen te worden.

Wat je meestuurt bij de aanvraag

Bij de aanvraag lever je in ieder geval de volgende stukken aan:

• Het e-formulier zelf, ingevuld en ingediend.
• Een dekking van de begrote kosten: een overzicht waaruit blijkt hoe de kosten van je project gedekt worden.
• Een kopie van de bankpas van de rekening waarop de subsidie (bij toekenning) overgemaakt moet worden.
• Een de-minimisverklaring, alleen als je als onderneming aan de voorwaarden van de de-minimisregeling voldoet. Hierin geef je aan hoeveel de-minimissteun je al hebt ontvangen.
• Een getekende samenwerkingsovereenkomst, alleen als het project een samenwerkingsverband tussen meerdere partijen betreft.
• Eventuele andere stukken die het college specifiek van jou vraagt.

Als je aanvraag niet compleet is

Is je aanvraag onvolledig, dan krijg je een hersteltermijn van 2 weken om de ontbrekende stukken aan te leveren. Maak je hiervan geen gebruik, dan wordt je aanvraag niet in behandeling genomen. Vul je de aanvraag binnen de hersteltermijn aan, dan geldt de datum van de aanvulling als officiële datum van ontvangst van je aanvraag. Dat is relevant omdat deze datum ook meetelt bij de rangorde als het budget wordt overschreden.

Na de beslissing: verantwoording

Zodra je project is afgerond en je bericht hebt ontvangen over de definitieve toekenning, moet je de subsidie verantwoorden en de vaststelling aanvragen. Dit doe je via een apart proces waarbij je inlogt met e-Herkenning. Daarbij vermeld je:

• de naam van het project;
• het zaaknummer (te vinden in de toekenningsbrief);
• de datum van afronding;
• een beschrijving van de behaalde resultaten;
• alle publicatie-uitingen, zoals advertenties of online campagnes.

Je stuurt hierbij als bijlagen mee:

• een overzicht van de werkelijke kosten;
• kopieën van publicatie-uitingen, als die er zijn.

Je ontvangt binnen 10 weken een reactie op je verantwoording.

Beslistermijn

Het college besluit binnen 6 weken nadat de deadline van de betreffende aanvraagperiode is verstreken (dus 6 weken na de laatste dag van februari, juni of oktober, afhankelijk van in welke periode je hebt ingediend). Loopt er een hersteltermijn omdat je aanvraag niet volledig was of er extra informatie nodig is, dan wordt de beslistermijn voor die tijd opgeschort. Het college kan de termijn eenmaal met 6 weken verlengen; je wordt daarvan op tijd geïnformeerd.

Uitbetaling

Wordt je subsidie verleend, dan betaalt het college het volledige subsidiebedrag meteen als voorschot uit, bij de subsidieverlening zelf. Je hoeft dus niet te wachten op declaraties of tussentijdse betalingen; het hele bedrag komt in één keer.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Zodra je subsidie is verleend, gelden deze regels voor de uitvoering:

• Je start het project binnen 3 maanden na de subsidieverlening.
• Je rondt het project binnen 12 maanden na subsidieverlening volledig af.
• Je begint niet eerder met uitvoeren dan nadat de subsidie én de eventueel benodigde vergunningen zijn verleend.
• Bij elke publicatie over het project vermeld je dat het mede mogelijk is gemaakt door het Erfgoedfonds van gemeente Alphen aan den Rijn, en voeg je waar mogelijk het logo van de gemeente toe.

Houd je je hier niet aan, bijvoorbeeld door te laat te starten, dan kan de gemeente de subsidieverlening intrekken en het voorschot terugvorderen.

Verantwoording en vaststelling

Na afloop van het project vraag je binnen 2 maanden de subsidievaststelling aan, met een rapportage over de behaalde resultaten en gemaakte kosten volgens het door de gemeente beschikbaar gestelde format. Alle opgevoerde kosten moeten op dat moment daadwerkelijk zijn betaald; openstaande facturen tellen niet mee. Het college kan aanvullende stukken opvragen om je aanvraag te onderbouwen.

Het college stelt de subsidie vervolgens vast binnen 10 weken na ontvangst van je volledige aanvraag tot vaststelling. Vallen je werkelijke kosten lager uit dan begroot, dan kan het zijn dat je een deel van het ontvangen voorschot moet terugbetalen.