Subsidie Archeologie en Klein Limburgs erfgoed (Nadere subsidieregels Archeologie en Klein Limburgs erfgoed 2020-2021) (vervallen)

Toen de regeling nog liep, kon je hem gebruiken voor twee soorten projecten. Bij klein Limburgs erfgoed ging het om de instandhouding van fysieke objecten met cultuurhistorische waarde in Limburg (zoals kruisen, kapellen, bakhuisjes, gevelstenen, muurtjes, bruggen of waterputten) en om het uitdragen van de cultuurhistorische betekenis daarvan aan een breder publiek. Bij archeologie ging het om het aansprekend ontsluiten van het archeologisch verhaal, of om het zichtbaarder maken van archeologie in de openbare ruimte.

Zowel organisaties (stichtingen, verenigingen en dergelijke) als particulieren konden aanvragen.

Je kreeg maximaal 50% van de subsidiabele kosten, met een maximum van € 30.000,00 per project voor klein Limburgs erfgoed en € 50.000,00 per project voor archeologie. Zette je vrijwilligers in, dan kon dat percentage oplopen tot 75% van de subsidiabele kosten, afhankelijk van het aantal vrijwilligersuren en de hoogte van de projectkosten.

De aanvraag ging altijd via het standaard digitale aanvraagformulier van de Provincie Limburg, ingediend met eHerkenning (organisaties) of DigiD (particulieren), of per post. Een aanvraag per e-mail was niet mogelijk. De Provincie adviseerde om vóór het indienen eerst een vooroverleg te plannen via het vooroverlegformulier "Archeologie en Klein Limburgs erfgoed".

Omdat de regeling is vervallen, dient deze informatie nu alleen nog ter achtergrond: voor lopende aanvragen die vóór 1 januari 2022 zijn ontvangen, blijft de regeling van toepassing in de verdere afhandeling.

Wie kon aanvragen

Zowel rechtspersonen (stichtingen, verenigingen en andere organisaties) als natuurlijke personen konden een aanvraag indienen.

Knock-outeisen (harde afwijzingsgronden)

Je aanvraag werd afgewezen als een van deze situaties gold:

• Het project sloot niet aan bij het doel van de regeling (behoud klein Limburgs erfgoed en het uitdragen van de cultuurhistorische betekenis ervan, en/of het zichtbaar en publiek toegankelijk maken van archeologie).
• De aanvrager was geen rechtspersoon of natuurlijke persoon.
• Er was geen Limburgs belang: het project moest in de provincie Limburg worden uitgevoerd (een deels grensoverschrijdend project telde ook mee).
• Het project voldeed niet aan de specifieke criteria voor klein Limburgs erfgoed of archeologie (zie hieronder).
• De aanvraag ging uitsluitend over het maken van een schriftelijke publicatie of een website. Dat alleen was niet subsidiabel.
• De Provincie Limburg subsidieerde of financierde dezelfde activiteiten al op een andere manier.
• Het te verstrekken subsidiebedrag kwam onder € 1.000,00 per project.
• De aanvraag kwam na 15 december 2021 binnen bij de Provincie.

Extra eisen per categorie

Voor klein Limburgs erfgoed:

• Het project moest gaan om instandhouding (in goede staat houden of herstellen met behoud van de oorspronkelijke cultuurhistorische waarden) van klein Limburgs erfgoed. Dat is een fysiek object in Limburg met cultuurhistorische waarde dat beeldbepalend is voor de omgeving, zoals kruisen, kapellen, bakhuisjes, beelden, gedenkstenen (struikelstenen telden niet mee), gevelstenen, grafstenen, muurtjes, bruggen, waterputten, fonteinen en poorten.
• Het project moest de cultuurhistorische betekenis van dat erfgoed uitdragen aan een breder publiek.
• De totale subsidiabele projectkosten mochten niet hoger zijn dan € 60.000,00.

Voor archeologie:

• Het project moest het archeologisch verhaal op een aansprekende manier ontsluiten, of de zichtbaarheid en aanwezigheid van archeologie in de openbare ruimte op aansprekende wijze vergroten.
• De totale subsidiabele projectkosten mochten niet hoger zijn dan € 100.000,00.

Verplichtingen die golden bij toekenning

• Het project moest starten binnen één jaar na de subsidieverstrekking.
• Bij de uitvoering moesten mede vrijwilligers worden ingezet. Dit was niet vrijblijvend: de inzet van vrijwilligersuren bepaalde ook mee hoe hoog het subsidiepercentage werd (zie de sectie "Hoeveel krijg je?").

Er gold geen aparte fysieke of juridische vestigingseis voor de aanvrager buiten het Limburgs belang van het project zelf. Voor de volledige set voorwaarden geldt de volledige tekst van de regeling.

Subsidiabele kosten bij klein Limburgs erfgoed

• Directe projectkosten die noodzakelijk zijn voor de instandhouding van het klein Limburgs erfgoed (denk aan materialen en kosten van derden voor het herstel of onderhoud).
• Kosten voor activiteiten om de cultuurhistorische betekenis van het erfgoed uit te dragen aan een breed publiek, tijdens of na de werkzaamheden voor instandhouding.

Subsidiabele kosten bij archeologie

• Kosten voor activiteiten die archeologische verhalen, vondsten en kennis bundelen en op een aansprekende manier ontsluiten voor een breed publiek.
• Kosten voor activiteiten die de zichtbaarheid of aanwezigheid van recente archeologische vondsten in de openbare ruimte vergroten.

Vrijwilligersuren: maximaal € 4,50 per uur

Vrijwilligersuren zijn subsidiabel voor maximaal € 4,50 per uur, maar alleen als de vrijwilliger daarvoor ook echt een vergoeding krijgt. Betaal je de vrijwilligers niet uit, dan mag je die uren niet als kostenpost in je begroting opnemen. Wel telt de inzet van vrijwilligersuren in dat geval nog steeds mee voor een hoger subsidiepercentage (zie "Hoeveel krijg je?"). Voor de overige kostensoorten en de precieze rekenregels verwijst de toelichting naar de 'Nadere regels subsidiabele kosten in het kader van het verstrekken van projectsubsidie 2017' van de Provincie Limburg.

Niet-subsidiabele kosten

Twee kostensoorten zijn expliciet uitgesloten, in aanvulling op de algemene subsidieverordening:

• Reis- en verblijfkosten.
• Consumptieve kosten (eten, drinken en dergelijke).

Wat verder niet subsidiabel is

• Een aanvraag die uitsluitend bestaat uit het maken van een schriftelijke publicatie of een website komt niet in aanmerking; dat is een expliciete afwijzingsgrond, niet alleen een kostenbeperking.
• Activiteiten die de Provincie Limburg al op een andere manier subsidieert of financiert, komen niet in aanmerking.

De toelichting geeft drie voorbeelden van hoe een begroting met en zonder vergoede vrijwilligersuren eruitziet:

• Klein Limburgs erfgoed, € 16.000,00 subsidiabele kosten, waarvan € 10.000,00 materialen, € 5.100,00 kosten derden en € 900,00 vrijwilligerskosten (200 uur × € 4,50). De vrijwilligersuren zijn hier uitbetaald en dus als kostenpost meegenomen.
• Klein Limburgs erfgoed, € 50.000,00 subsidiabele kosten, waarvan € 26.000,00 materialen en € 24.000,00 kosten derden. Hier zijn de vrijwilligersuren niet uitbetaald, en dus niet als kostenpost opgenomen, ook al zijn ze wel ingezet voor het hogere subsidiepercentage.
• Archeologie, € 80.000,00 subsidiabele kosten, waarvan € 34.500,00 materialen, € 44.600,00 kosten derden en € 900,00 vrijwilligerskosten (200 uur × € 4,50).

Let op: in deze voorbeelden staan de bedragen voor materialen, kosten derden en vrijwilligerskosten niet allemaal logisch bij elkaar opgeteld tot het totaal (bijvoorbeeld € 10.000 + € 5.100 + € 900 komt niet uit op € 16.000,00).

Belangrijk om te onthouden: het maximale subsidiabele uurtarief van € 4,50 voor vrijwilligers geldt "ongeacht de hoogte van de werkelijke vergoeding". Betaal je een vrijwilliger meer dan € 4,50 per uur, dan mag je voor de subsidieberekening toch niet meer dan € 4,50 per uur meetellen.

Basispercentage en maximum

• Klein Limburgs erfgoed: maximaal 50% van de subsidiabele kosten, met een maximum van € 30.000,00 per project.
• Archeologie: maximaal 50% van de subsidiabele kosten, met een maximum van € 50.000,00 per project.
• Subsidies onder € 1.000,00 werden niet verstrekt.

Hoger percentage door vrijwilligersuren

Het percentage kon oplopen tot 75% van de subsidiabele kosten, afhankelijk van het aantal ingezette vrijwilligersuren én de hoogte van de subsidiabele projectkosten. De regeling gebruikte hiervoor een tabel met drie projectgroottes (tot € 30.000, € 30.000 tot € 60.000 en € 60.000 tot en met € 100.000) en zeven urenschijven:

• 0 uren: 0% in alle drie de projectgroottes.
• 1 tot 15 uren: 50% in alle drie de projectgroottes.
• 15 tot 75 uren: 65% (tot € 30.000), 60% (€ 30.000-€ 60.000), 55% (€ 60.000-€ 100.000).
• 75 tot 150 uren: 70% (tot € 30.000), 65% (€ 30.000-€ 60.000), 65% (€ 60.000-€ 100.000).
• 150 tot 300 uren: 75% (tot € 30.000), 70% (€ 30.000-€ 60.000), 65% (€ 60.000-€ 100.000).
• 300 tot 500 uren: 75% (tot € 30.000), 75% (€ 30.000-€ 60.000), 70% (€ 60.000-€ 100.000).
• vanaf 500 uren: 75% in alle drie de projectgroottes.

Ook als deze de percentages hoger zijn, blijft het maximumbedrag altijd € 30.000,00 voor klein Limburgs erfgoed en € 50.000,00 voor archeologie per project. Ligt de berekende bijdrage boven dat maximum, dan krijg je alleen het maximumbedrag; het verschil moet je zelf bijleggen.

Vrijwilligersuren vergoeden is niet verplicht

Je hoeft vrijwilligersuren niet daadwerkelijk uit te betalen om toch een hoger percentage te krijgen. Betaal je ze wél uit, dan mag je ze als subsidiabele kostenpost meenemen tegen maximaal € 4,50 per uur (zie ook "Waarvoor krijg je subsidie?").

Rekenvoorbeeld ter illustratie

Bij een project klein Limburgs erfgoed met € 16.000,00 subsidiabele kosten en 200 vrijwilligersuren (uitbetaald tegen € 4,50 per uur) kon het subsidiepercentage 75% zijn, wat neerkwam op een provinciale bijdrage van € 12.000,00. Bij een project van € 50.000,00 subsidiabele kosten kon het percentage 70% zijn (€ 35.000,00), maar omdat het maximum € 30.000,00 is, werd toch maar € 30.000,00 uitgekeerd en moest € 20.000,00 zelf worden bijgedragen.

Stap 1: vooroverleg (aangeraden, niet verplicht volgens de regeling zelf)

De toelichting adviseert om vóór het indienen van de aanvraag een overleg te plannen met een medewerker van de Provincie Limburg. Dat kon via het vooroverlegformulier "Archeologie en Klein Limburgs erfgoed" op de website van de Provincie Limburg.

Stap 2: aanvraagformulier invullen en ondertekenen

De aanvraag moest worden ingediend met het standaard (digitale) aanvraagformulier van de Provincie Limburg. Dit formulier moest:

• volledig zijn ingevuld;
• rechtsgeldig zijn ondertekend;
• voorzien zijn van alle bijlagen die op het formulier werden aangegeven.

Stap 3: indienen

Je kon de aanvraag op twee manieren indienen:

• Per post, naar Gedeputeerde Staten van Limburg, Cluster Subsidies, Postbus 5700, 6202 MA Maastricht.
• Digitaal, met eHerkenning voor aanvragen van organisaties of met DigiD voor aanvragen van particulieren.

Een aanvraag per e-mail was niet mogelijk.

Deadline

De aanvraag moest uiterlijk op 15 december 2021 zijn ontvangen door Gedeputeerde Staten. Voor de datum van ontvangst gold:

• bij een papieren aanvraag: de datum van de ontvangststempel van de Provincie Limburg;
• bij een digitale aanvraag: de datum van digitale ontvangst.

Een aanvraag die na deze datum binnenkwam, werd op die grond al afgewezen.

Wat je in de aanvraag moest onderbouwen

Uit de criteria in de regeling blijkt dat je aanvraag in elk geval duidelijk moest maken:

• dat er sprake is van een Limburgs belang (project uitgevoerd in Limburg, eventueel deels grensoverschrijdend);
• onder welke categorie het project valt (klein Limburgs erfgoed of archeologie) en hoe het voldoet aan de bijbehorende specifieke criteria;
• de totale subsidiabele projectkosten (met een plafond van € 60.000,00 voor klein Limburgs erfgoed en € 100.000,00 voor archeologie);
• het aantal in te zetten vrijwilligersuren, omdat dit het subsidiepercentage bepaalt;
• een begroting met de kostenposten (materialen, kosten van derden, eventueel vrijwilligerskosten tegen maximaal € 4,50 per uur) en de financiering (gevraagde provinciale bijdrage en eigen bijdrage).

Wie beoordeelt en op basis van welk plafond

Gedeputeerde Staten van Limburg nemen het besluit op de aanvraag. Er gold een subsidieplafond, opgesplitst in een deelplafond archeologie en een deelplafond klein Limburgs erfgoed, dat Gedeputeerde Staten jaarlijks vaststelden.

Doorlooptijd

Verplichtingen tijdens de looptijd van het project

Na toekenning golden twee verplichtingen:

• Het project moet starten binnen één jaar na de subsidieverstrekking.
• Bij de uitvoering moeten mede vrijwilligers worden ingezet.

Uitbetaling: voorschot en vaststelling

Er wordt alleen het principe toegelicht van hoe het uiteindelijke subsidiebedrag wordt berekend: op basis van de daadwerkelijke subsidiabele kosten, het aantal ingezette vrijwilligersuren en de bijbehorende percentages uit de tabel, met als bovengrens het maximum van € 30.000,00 (klein Limburgs erfgoed) of € 50.000,00 (archeologie) per project. Komt de berekende bijdrage boven dat maximum uit, dan wordt toch alleen het maximumbedrag uitgekeerd en moet de aanvrager het verschil zelf bijleggen (zoals te zien in de rekenvoorbeelden onder "Waarvoor krijg je subsidie?" en "Hoeveel krijg je?").

Vrijwilligersuren: vergoeden is een keuze, geen plicht

Of je vrijwilligersuren daadwerkelijk vergoedt (tegen maximaal € 4,50 per uur, als subsidiabele kostenpost) of niet vergoedt (dan telt de inzet niet als kostenpost, maar wel voor het bepalen van het subsidiepercentage), heeft dus invloed op de uiteindelijke berekening, maar niet op de verplichting zelf om vrijwilligers in te zetten.

Als er iets niet klopt

Gedeputeerde Staten konden op basis van de hardheidsclausule afwijken van bepalingen in de regeling als toepassing daarvan tot een kennelijke onbillijkheid zou leiden, en beslisten zelf in gevallen waarin de regeling niet voorzag.

Er staat niets over een verplichte eindrapportage, een format daarvoor, een controle op de daadwerkelijke inzet van vrijwilligers, of een terugvorderingsprocedure als het project niet binnen een jaar start of niet aan de voorwaarden blijkt te voldoen. Voor deze punten is de regeling zelf niet volledig, en verwijst de loketpagina naar de volledige tekst van de subsidieregeling als leidend document.