SBIR-oproep Autonoom delen van dreigingsinformatie

SBIR is geen subsidie maar een vorm van precommerciële inkoop: je diende een offerte in, geen subsidieaanvraag, en de overheid trad op als (potentiële, niet-exclusieve) inkoper. Het stond open voor iedere marktpartij, van klein tot groot, als hoofdaannemer of onderaannemer.

De competitie bestond uit twee fasen. In fase 1 (haalbaarheidsonderzoek) was in totaal € 400.000 beschikbaar, met maximaal € 30.000 per project. In fase 2 (ontwikkeling van een prototype) was € 1.100.000 beschikbaar, met maximaal € 200.000 per project. In totaal was er een budget van € 1.500.000 (inclusief btw). Fase 3, het marktrijp maken van de innovatie, financiert de overheid niet zelf.

De aanvraag verliep destijds via een online SBIR-formulier, met een projectplan, begroting en managementsamenvatting. De sluitingsdatum voor fase 1 was 29 mei 2024. Inmiddels zijn zowel de 6 winnaars van fase 1 als de 5 winnaars van fase 2 bekend, en is de oproep afgerond voor nieuwe deelnemers.

Dit was geen subsidie maar een inkoopprocedure (precommerciële inkoop). Je diende geen subsidieaanvraag in, maar een offerte. Daarmee golden andere regels dan bij een klassieke subsidie, bijvoorbeeld: geen de-minimisregeling, geen aanbestedingswet.

Harde eisen (randvoorwaarde, knock-out):

• Je moest in je offerte aannemelijk maken dat je innovatie aan het einde van fase 2 gedemonstreerd kan worden in een realistische setting en onder verschillende scenario's. Voorstellen die hier niet aan voldeden, werden niet verder beoordeeld op de inhoudelijke criteria.
• Je moest aantoonbaar de motivatie hebben om je innovatie een succes te maken en door te gaan nadat de SBIR-financiering stopt.

Wie kon meedingen:

• Iedere marktpartij, groot of klein. Het MKB-karakter van SBIR is geen formele eis; ook grote ondernemingen mochten indienen, als hoofdaannemer of als onderaannemer.
• Buitenlandse partijen mochten als indiener meedoen, mits gevestigd binnen de EU. Als onderaannemer/partner gold geen vestigingseis, mits het project bijdraagt aan de Nederlandse economie.
• Een kennisinstelling kon formeel een offerte indienen, maar het loket adviseerde nadrukkelijk om een ondernemer de leiding te laten nemen. Bij het criterium economisch perspectief werd namelijk beoordeeld of de indiener in staat is de innovatie zelf op de markt te brengen, en een kennisinstelling werd daarvoor niet als de aangewezen partij gezien.
• Eén partij moest in de lead zijn en de offerte indienen; samenwerking met andere partijen kon als onderaannemer. Losse voorstellen mochten niet van elkaar afhankelijk zijn: elk voorstel moest op zichzelf staan.
• Je mocht meerdere voorstellen indienen, mits die onderscheidend van elkaar waren en het aantal in verhouding stond tot je capaciteit.
• Een partij die eerder al een SBIR-opdracht kreeg, was niet uitgesloten voor een nieuwe opdracht, afhankelijk van beschikbare capaciteit en expertise.
• Instromen in een reeds lopende fase 1 kon, maar dan behield RVO het recht om tijdens de uitvoering te beoordelen hoe je het project uitvoerde, wat meetelt bij een eventuele uitnodiging voor fase 2. Instromen in fase 2 zonder fase 1 kon niet: voor dit onderwerp was er maar één fase 1 en één fase 2.

Alleen voorstellen die aan de randvoorwaarde voldeden en vervolgens op alle drie de beoordelingscriteria (impact, technologische haalbaarheid, economisch perspectief) 60% of meer van het maximale aantal punten scoorden, kwamen in de rangschikking voor een opdracht.

Fase 1: haalbaarheidsonderzoek

• Vergoeding: maximaal € 30.000 (inclusief btw) per project, uit een totaalbudget van € 400.000.
• Dit budget was bedoeld voor het verrichten van een haalbaarheidsonderzoek naar de innovatie, niet voor het bouwen van een werkend product.
• Kosten voor het indienen van een octrooiaanvraag konden onder de kosten van fase 1 vallen. Let daarbij op twee dingen: deze kostenpost maakt de offerteprijs relatief hoog terwijl offertes ook op prijs concurreren, en de offerte geeft een totaalprijs voor een eindresultaat waarbij de IE-rechten bij de opdrachtnemer blijven. De octrooiaanvraag moest van belang zijn voor de vermarkting van de innovatie; dit moest je toelichten in het projectplan bij "route to market".
• Verkennend onderzoek zonder concrete toepassing paste niet binnen SBIR: het project moest zich richten op een concrete toepassing die bijdraagt aan de uitdaging uit de oproep.
• Je mocht een offerte van € 0,- indienen voor onderzoek dat al eerder was uitgevoerd, om zo kans te maken op een opdracht voor fase 2. Dit gaf geen garantie op een opdracht, en dezelfde rapportages werden dan alsnog verwacht.
• Startte je met werkzaamheden voordat het contract rond was, dan mocht dat vanaf de datum waarop de offerte bij RVO was ingediend. De kosten kwamen dan wel voor eigen rekening als de opdracht uiteindelijk niet aan jou werd gegund.

Fase 2: ontwikkeling van de innovatie

• Vergoeding: maximaal € 200.000 (inclusief btw) per project, uit een totaalbudget van € 1.100.000.
• Dit budget was bedoeld voor het onderzoeks- en ontwikkelingstraject naar een getest prototype, demonstratie, beperkte nul-serie of proefproject.
• Alleen partijen die fase 1 met goed resultaat hadden afgerond, kwamen in aanmerking voor een offerteverzoek in fase 2.

Uurtarieven en inhuur

• Er golden geen vaste richtlijnen voor het uurtarief van medewerkers of ingehuurde partners. Wel kon RVO vragen om te onderbouwen dat een tarief marktconform is, bijvoorbeeld door aan te tonen dat concurrenten vergelijkbare tarieven rekenen.
• Bij inhuur van partners moest je het bedrag opnemen in de begroting; een offerte van de partner zelf hoefde niet te worden meegestuurd (in fase 1).
• RVO verwachtte nadrukkelijk geen reguliere commerciële uurtarieven, omdat de opdrachtnemer (in tegenstelling tot bij een gewone commerciële opdracht) het intellectueel eigendom van het resultaat behoudt.

Wat niet vergoed werd

• Marktintroductie: SBIR vergoedt alleen kosten voor onderzoek en ontwikkeling. Fase 3, het marktrijp maken van de innovatie, wordt niet door de overheid gefinancierd. Een ondernemer moet hiervoor zelf, eventueel met een externe financier, verder.
• Er was geen eigen bijdrage verplicht: het loket stelde geen eisen aan een financiële bijdrage die je zelf moest leveren.

Btw en beoordeling van de prijs

• Offertes werden beoordeeld exclusief btw, zodat verschillen in btw-behandeling tussen bedrijven de vergelijking niet verstoorden.
• Alle bedragen die in de oproep en de budgetten genoemd worden (€ 400.000, € 30.000, € 1.100.000, € 200.000, € 1.500.000) zijn inclusief btw.
• De prijs van de offerte was zelf onderdeel van de beoordeling: deze werd meegewogen als apart beoordelingselement of binnen het criterium impact onder "value for money". Een lagere, realistische prijs bij gelijke kwaliteit kon dus in je voordeel werken en gaf RVO ruimte om meer projecten te financieren.

Het totale budget voor deze oproep was maximaal € 1.500.000, inclusief btw.

Fase 1, haalbaarheidsonderzoek:

• Budget in totaal: € 400.000 (inclusief btw).
• Maximumbedrag per haalbaarheidsonderzoek: € 30.000 (inclusief btw).

Fase 2, ontwikkeling van de innovatie:

• Budget in totaal: € 1.100.000 (inclusief btw).
• Maximumbedrag per project: € 200.000 (inclusief btw).

Het precieze aantal gehonoreerde projecten per fase hing af van de prijs van de best beoordeelde offertes. Hoe lager de geoffreerde prijs bij gelijke kwaliteit, hoe meer projecten er met het beschikbare budget gefinancierd konden worden. Overblijvend budget uit fase 1 mocht worden ingezet in fase 2.

Belangrijk: de offertes werden beoordeeld exclusief btw, zodat alle partijen (ongeacht hoe hun belastinginspecteur met btw-afdracht omging) op gelijke voet werden vergeleken. Bij een daadwerkelijke opdracht werd per situatie bekeken hoe betaling en btw geregeld moesten worden.

Er gold geen vast uurtarief of richtlijn hiervoor. Wel verwachtte RVO geen offertes op basis van reguliere commerciële uurtarieven, omdat de opdrachtnemer het intellectueel eigendom behoudt. De hoogte van de offerteprijs was bovendien zelf een beoordelingsfactor: RVO moedigde voorstellen aan met een zo gunstig mogelijke verhouding tussen impact en prijs ("value for money"), zodat het budget zo efficiënt mogelijk werd ingezet.

Alleen partijen die met goed resultaat het haalbaarheidsonderzoek van fase 1 hadden afgerond, konden worden uitgenodigd om een offerte voor fase 2 te doen; het bedrag ging dus niet automatisch omhoog, maar was afhankelijk van een nieuwe, aparte beoordeling per fase.

Fase 3, de marktintroductie, werd niet door de overheid gefinancierd; ondernemers moesten hiervoor zelf (eventueel met een externe financier) verder.

Stap 1: informatiebijeenkomst

Op 1 mei 2024 organiseerde RVO in Den Haag een informatiebijeenkomst (fysiek en online), met presentaties van het ministerie van EZK en RVO en ruimte voor vragen. Aanmelden ging via een digitaal aanmeldformulier op de oproeppagina. Deelname was niet verplicht om te kunnen indienen.

Stap 2: vragen stellen

Vragen over de competitie konden tot maximaal 10 dagen voor de sluitingsdatum gemaild worden naar sbir@rvo.nl. De antwoorden op vragen uit de informatiebijeenkomst en per mail zijn gebundeld in de Nota van Inlichtingen.

Stap 3: offerte indienen voor fase 1

De offerte voor fase 1 moest uiterlijk 29 mei 2024 om 17:00 uur in het bezit zijn van RVO, ingediend via het online SBIR-formulier op mijn.rvo.nl. Indienen via TenderNed was niet mogelijk. Een volledige offerte bestond uit drie onderdelen:

• het ingevulde online SBIR-formulier;
• het projectplan voor fase 1, inclusief de begroting;
• de managementsamenvatting.

Deze bestanden moest je als losse pdf-, Word- of Excelbestanden uploaden via het formulier. De bijlagegrootte was gelimiteerd tot 4 MB per bestand; voor grotere bestanden kon via sbir@rvo.nl een beveiligde uploadlink worden opgevraagd. De contactpersoon (en eventuele intermediair) ontving een automatisch gegenereerde ontvangstbevestiging met de ingezonden stukken; een kopie ging naar sbir@rvo.nl. RVO adviseerde om de offerte een aantal werkdagen voor de deadline in te dienen, en benadrukte dat te laat ontvangen offertes niet werden meegenomen in de beoordeling.

Voor fase 1 gold verder: in fase 1 hoefden geen offertes van eventuele partners te worden bijgevoegd, alleen een begroting waarin het bedrag voor inhuur was opgenomen. Een intentieverklaring (letter of intent) van een partner of potentiële afnemer mocht wel worden toegevoegd en kon de beoordeling positief beïnvloeden, vooral als concreet werd aangegeven wat de partner zou gaan doen.

Stap 4: toelichting aan de commissie

Op 17 juni 2024 vond de commissievergadering plaats waarin voorstellen konden worden toegelicht.

Stap 5: uitslag en opdracht fase 1

De uitslag van fase 1 werd bekendgemaakt op 21 juni 2024, en de opdrachtverstrekking volgde op 5 juli 2024.

Stap 6: haalbaarheidsrapport en offerte fase 2

De einddatum voor het haalbaarheidsrapport van fase 1, gecombineerd met het indienen van de offerte voor fase 2, was 10 januari 2025. Alleen partijen die fase 1 met goed resultaat hadden afgerond, konden op verzoek een aanbod doen voor fase 2. Bij deze offerte werd het resultaat en de eindrapportage van fase 1 beoordeeld: als de oorspronkelijk geoffreerde resultaten waren behaald, mocht de offerte meedingen in de beoordeling voor fase 2.

Stap 7: toelichting en uitslag fase 2

Op 27 januari 2025 was er opnieuw een commissievergadering voor toelichting, en op 31 januari 2025 werd de uitslag van fase 2 bekendgemaakt. De opdrachtverstrekking voor fase 2 volgde op 19 februari 2025.

Stap 8: uitvoering en eindrapport fase 2

De deadline voor het eindrapport van fase 2 was 19 februari 2026.

RVO gaf aan zich het recht voor te behouden dit tijdspad indien nodig aan te passen, en dit tijdig te communiceren aan (potentiële) opdrachtnemers. Het was niet mogelijk om de indieningsdatum te laten verlengen: RVO was gebonden aan het vastgelegde proces. Je mocht overigens al vanaf de datum van indiening van je offerte starten met werkzaamheden, maar dan wel op eigen risico: als de opdracht niet aan jou werd gegund, kwamen die kosten voor eigen rekening.

Wie beoordeelt

Een onafhankelijke commissie beoordeelde de offertes en adviseerde RVO en het ministerie van EZK welke voorstellen het beste aan de criteria voldeden. Dit gebeurde apart voor fase 1 en voor fase 2: bij elke fase werd opnieuw een advies van de commissie gevraagd. De namen van de commissieleden werden bekendgemaakt via de website of de Nota van Inlichtingen; zodra deze bekend waren, mochten de leden niet meer worden benaderd, op straffe van uitsluiting van de competitie.

Doorlooptijd

Voor fase 1 lag ongeveer drie weken tussen de sluitingsdatum van de offertes (29 mei 2024) en de commissievergadering (17 juni 2024), met de uitslag vier dagen later (21 juni 2024) en de opdrachtverstrekking op 5 juli 2024. Voor fase 2 lag de indiening van de offerte samen met het haalbaarheidsrapport op 10 januari 2025, de toelichting aan de commissie op 27 januari 2025, de uitslag op 31 januari 2025 en de opdrachtverstrekking op 19 februari 2025. Het eindrapport voor fase 2 moest uiterlijk 19 februari 2026 klaar zijn.

Uitbetaling

Wel is duidelijk dat betaling gekoppeld is aan het resultaat en de verantwoording van de activiteiten: als er geen goede verantwoording over de activiteiten kan worden afgelegd, vordert RVO het geld terug, ook geld dat al in fase 2 is uitgekeerd. Bij onverwachte tegenslag die inherent is aan innovatietrajecten, wordt niet al het al betaalde geld terugvorderd, maar stopt de betaling vanaf dat moment. Voor fase 1 geldt dat de conclusie "het is niet haalbaar" een geldig, betaalbaar resultaat is, mits het project verder op orde is.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• RVO onderhoudt tijdens de onderzoeksfasen contact met de opdrachtnemer en volgt de voortgang van het project.
• Bij een project dat al in fase 1 loopt wanneer het instapt, behoudt RVO zich het recht voor om tijdens de uitvoering te beoordelen hoe het project wordt uitgevoerd; dit telt mee bij een eventuele uitnodiging voor een offerteverzoek in fase 2.
• Na fase 1 lever je een haalbaarheidsrapport op, gelijktijdig met je offerte voor fase 2 (indien je door wilt).
• Na fase 2 lever je een eindrapport op, uiterlijk op de deadline van 19 februari 2026, met als eindresultaat een getest prototype, demonstratie, beperkte nul-serie of proefproject.
• Aan het einde van fase 2 moet de innovatie gedemonstreerd worden in een realistische setting en onder verschillende scenario's, zoals al bij de offerte aannemelijk gemaakt moest worden.
• De opdrachtnemer behoudt het intellectueel eigendom, maar de opdrachtgever krijgt gebruiksrechten (voor publicitaire doeleinden en kennisgebruik zonder licentiekosten) en kan in uitzonderlijke gevallen verplichten tot het uitgeven van FRAND-licenties aan derden of tot openbaarmaking van de kennis in het algemeen belang.
• Fase 3 (marktintroductie) financiert de overheid niet. RVO brengt de ontwikkelde innovaties wel onder de aandacht en volgt ze, en een externe financier kan hierbij helpen; deze is idealiter al vroeg in fase 2 betrokken.

Voor deze specifieke oproep zijn de resultaten al bekend: in fase 1 zijn 6 winnaars geselecteerd en in fase 2 zijn 5 winnaars geselecteerd, waarvan de publieke samenvattingen op het loket staan.