SBIR-oproep Autonome IT/OT beveiliging

Let op: dit is geen subsidie maar een SBIR-opdracht (precommerciële inkoop). Je dient geen subsidieaanvraag in, maar een offerte. De opdrachtnemer behoudt het intellectueel eigendom, maar de overheid krijgt bepaalde gebruiksrechten.

De oproep kende twee fasen. Fase 1 was een haalbaarheidsonderzoek, met een budget van € 400.000 en een maximum van € 30.000 per project. Hier zijn 5 winnaars geselecteerd. Fase 2 was de ontwikkeling van de innovatie tot prototype, demonstratie, beperkte nul-serie of proefproject, met een budget van € 1.100.000 en een maximum van € 200.000 per project. Hier zijn 4 winnaars geselecteerd. Het totale budget over beide fasen was maximaal € 1.500.000 (inclusief btw).

Fase 1 liep van 17 april 2024 (opening) tot 29 mei 2024, 17:00 uur (sluiting offertes). Aanvragen indienen was mogelijk via een online SBIR-formulier bij RVO, niet via TenderNed. Een succesvolle afronding van fase 1 gaf de mogelijkheid om een offerte voor fase 2 in te dienen. Fase 3, het marktrijp maken van de innovatie, financiert de overheid niet zelf; hiervoor is een externe financier nodig.

Omdat de oproep gesloten is, is nieuwe deelname niet meer mogelijk.

Wie mocht meedoen

• Zowel mkb als grote ondernemingen konden een offerte indienen. SBIR is toegesneden op kleine bedrijven, maar staat open voor iedereen.
• Ook niet-Nederlandse partijen mochten indienen, mits gevestigd binnen de EU.
• Een buitenlandse partner (onderaannemer) mocht ook meedoen, zonder beperkingen, mits het project bijdraagt aan de Nederlandse economie.
• Kennisinstellingen mochten formeel een offerte indienen, maar het loket adviseert om een ondernemer de leiding te laten nemen. Bij de beoordeling wordt namelijk gekeken of de indiener in staat is de innovatie te ontwikkelen én op de markt te brengen; een kennisinstelling wordt daartoe niet als voor de hand liggende partij gezien.
• Eén partij moest steeds de lead nemen en de offerte indienen. Andere partijen konden als onderaannemer meewerken. Samenwerking tussen verschillende ingediende voorstellen was niet toegestaan: elk voorstel moest op zichzelf staan.
• Meerdere voorstellen indienen door één partij was toegestaan, mits in verhouding tot de eigen capaciteit en mits de voorstellen onderscheidend van elkaar waren.
• Ook individuele ondernemers konden instappen en gaandeweg een samenwerkingsverband aangaan, al gaf een al concreet ingevuld partnerschap meer kans.

Wie afvalt of buiten de scope valt

• Voorstellen die alleen bestaande componenten of producten van verschillende leveranciers combineren, zonder dat dit iets nieuws oplevert, vallen af: dat wordt niet gezien als ontwikkeling. Een innovatieve combinatie die wél iets nieuws oplevert kan wel.
• Zuiver verkennend onderzoek zonder concrete toepassing past niet: het project moet zich richten op een concrete toepassing die bijdraagt aan de uitdaging van de oproep, met aan het einde van het traject een demonstratie van het ontwikkelde product, dienst of proces.
• Een voorstel voor een opleidingsinstituut cybersecurity werd door het loket als niet passend beoordeeld: SBIR zoekt een product of dienst die commercieel ingezet kan worden, geen opleiding. Een opleidingsinstituut of student kon eventueel wel als partij betrokken worden bij ontwikkeling van een product of dienst.
• Voorstellen moesten aannemelijk maken dat de innovatie aan het einde van fase 2 gedemonstreerd kan worden in een realistische setting, onder verschillende scenario's. Kon dit niet aannemelijk worden gemaakt, dan werd het voorstel niet verder beoordeeld op de drie inhoudelijke criteria.
• Projecten die op alle drie beoordelingscriteria niet minimaal 60% van de maximale punten scoorden, kwamen niet in de rangschikking voor een opdracht.
• Te laat ingediende offertes werden niet meegenomen in de beoordeling.
• Een verlenging van de indieningsdatum was niet mogelijk.
• Inhaken op fase 2 zonder deelname aan fase 1 van deze specifieke oproep was niet mogelijk: er was voor dit onderwerp maar eenmalig een fase 1 en fase 2.

Fase 1: haalbaarheidsonderzoek

• Totaalbudget: € 400.000 (inclusief btw).
• Maximum per project: € 30.000 (inclusief btw).
• In deze fase zijn 5 winnaars geselecteerd.

Fase 2: ontwikkeling van de innovatie

• Totaalbudget: € 1.100.000 (inclusief btw).
• Maximum per project: € 200.000 (inclusief btw).
• In deze fase zijn 4 winnaars geselecteerd.

Hoe het exacte aantal gehonoreerde projecten wordt bepaald

Het precieze aantal gehonoreerde projecten per fase hangt af van de prijs van de best beoordeelde offertes. Er wordt dus niet per project een vast bedrag uitgekeerd; de offerte zelf bepaalt de prijs, en de commissie beoordeelt onder meer op de verhouding tussen impact en prijs ("value for money"). Overblijvend budget uit fase 1 kan worden ingezet in fase 2.

Wat niet wordt vergoed

SBIR vergoedt alleen kosten voor onderzoek en ontwikkeling (fase 1 en 2). Marktintroductie (fase 3) financiert de overheid niet; daarvoor is eventueel een externe financier nodig.

Btw en tarieven

Alle genoemde bedragen zijn inclusief btw. Offertes worden bij de beoordeling exclusief btw vergeleken, zodat partijen die verschillend met btw-afdracht omgaan gelijk worden behandeld. Er wordt geen vast uurtarief voorgeschreven; de indiener bepaalt zelf het uurtarief. Wel geef je met een offerte op basis van reguliere commerciële uurtarieven weinig kans, omdat de opdrachtnemer het intellectueel eigendom behoudt.

Wat gebeurt er als het project misgaat

Als er geen goede verantwoording over de activiteiten kan worden afgelegd, wordt het al betaalde geld teruggevorderd, óók geld dat al in fase 2 is uitgekeerd. Bij onverwachte tegenslag die inherent is aan innovatie, wordt niet al het betaalde geld teruggevorderd, maar stopt de betaling vanaf dat moment wel. Voor fase 1 geldt dat de conclusie "het is niet haalbaar" ook een geldig resultaat is waarna betaald kan worden, mits het project verder op orde is.

Er is geen sprake van een eigen bijdrage die verplicht is: er worden geen eisen gesteld aan een financiële bijdrage van de aanvrager zelf.

Stap 1: informatiebijeenkomst (optioneel maar aan te raden)

Op 1 mei 2024 organiseerde RVO een informatiebijeenkomst in Den Haag, zowel fysiek als online. Aanmelden ging via een digitaal aanmeldingsformulier op de oproeppagina. Op basis van deze bijeenkomst en nagekomen vragen is een Nota van Inlichtingen opgesteld, die je kon downloaden.

Stap 2: offerte fase 1 indienen

De offerte voor fase 1 moest je indienen via het online SBIR-formulier (niet via TenderNed). De deadline was 29 mei 2024, 17:00 uur. Offertes die te laat werden ontvangen, werden niet meegenomen in de beoordeling. Het loket adviseerde om een paar werkdagen voor de deadline al in te dienen.

Een volledige offerte voor fase 1 bestond uit drie onderdelen:

• Het ingevulde online SBIR-formulier.
• Het projectplan voor fase 1, inclusief begroting.
• De managementsamenvatting.

Bestanden moesten als losse pdf-, Word- of Excelbestanden worden geüpload via het online formulier. De bestandsgrootte was gelimiteerd tot 4 MB per bestand; voor grotere bestanden kon via sbir@rvo.nl een beveiligde uploadlink worden opgevraagd.

Na indiening ontving de contactpersoon (en eventueel de intermediair) automatisch een ontvangstbevestiging met de ingezonden stukken; een kopie hiervan ging ook naar sbir@rvo.nl.

Stap 3: vragen stellen

Vragen over de competitie konden tot uiterlijk 10 dagen voor de sluitingsdatum gestuurd worden naar sbir@rvo.nl.

Stap 4: toelichting en beoordeling fase 1

Op 19 juni 2024 vond een commissievergadering plaats waarin offertes werden toegelicht. De uitslag werd bekendgemaakt op 25 juni 2024. Opdrachtverstrekking voor fase 1 volgde op 5 juli 2024.

Stap 5: haalbaarheidsrapport en offerte fase 2

De einddatum voor het haalbaarheidsrapport, tevens de deadline om een offerte voor fase 2 in te dienen, was 10 januari 2025. Deze fase 2-offerte werd meegestuurd met de eindrapportage van fase 1 en dong alleen mee als de oorspronkelijk geoffreerde resultaten van fase 1 waren behaald.

Stap 6: toelichting en beoordeling fase 2

Op 29 januari 2025 vond de commissievergadering plaats voor fase 2. De uitslag werd bekendgemaakt op 4 februari 2025. Opdrachtverstrekking voor fase 2 volgde op 19 februari 2025.

Stap 7: uitvoering fase 2 en eindrapport

De deadline voor het eindrapport van fase 2 was 19 februari 2026.

Bijzonderheden bij het proces

• Starten met het project voordat het contract rond was, mocht al: je kon beginnen vanaf de datum waarop de offerte bij RVO was ingediend. Let op: als de opdracht niet aan je werd gegund, kwamen de gemaakte kosten voor eigen rekening.
• Verlenging van de indieningsdatum was niet mogelijk, het proces lag vast.
• RVO behield zich het recht voor om het gepubliceerde tijdspad indien nodig aan te passen; dit zou dan tijdig worden gecommuniceerd aan (potentiële) opdrachtnemers.
• Alle details van de oproep stonden ook op TenderNed, maar indienen via TenderNed was niet mogelijk; dat kon alleen via het online SBIR-formulier.

Wie beoordeelt

Een onafhankelijke beoordelingscommissie adviseert RVO en het ministerie van EZK over welke voorstellen het beste aan de criteria voldoen, zowel voor fase 1 als fase 2. De commissie bestaat uit deskundigen op verschillende gebieden: veelal een (oud) ondernemer met ervaring in ondernemen en het beoordelen van businessplannen, een potentiële inkoper uit de probleemcontext, iemand uit de ambtelijke hoek, en één of twee leden uit de wetenschappelijke wereld. Commissieleden hebben geen banden met deze specifieke SBIR-oproep. Als je bezwaar had tegen het delen van je productidee met bepaalde (bekende) commissieleden, bijvoorbeeld uit concurrentieoverwegingen, kon je dit vooraf melden zodat daar rekening mee werd gehouden.

Doorlooptijd

Voor fase 1: de offerte moest binnen zijn op 29 mei 2024, de commissie besprak en beoordeelde de offertes op 19 juni 2024, de uitslag volgde op 25 juni 2024 en de opdracht werd verstrekt op 5 juli 2024. Dat is ongeveer vijf weken tussen sluiting en opdrachtverstrekking. Voor fase 2: de offerte (samen met het haalbaarheidsrapport) moest binnen zijn op 10 januari 2025, de commissievergadering was op 29 januari 2025, de uitslag volgde op 4 februari 2025 en de opdracht werd verstrekt op 19 februari 2025.

Uitbetaling

Wel is duidelijk dat SBIR werkt op basis van een offerte en opdracht (geen subsidiebeschikking), en dat betaling is gekoppeld aan het afleggen van verantwoording over de uitgevoerde activiteiten en behaalde resultaten. Voor fase 1 geldt dat een uitkomst als "het is niet haalbaar" een geldig resultaat is waarna alsnog betaald kan worden, mits het project verder op orde is.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Tijdens de uitvoering van fase 1 houdt RVO/het ministerie de voortgang bij en kan het loket een oordeel vormen over hoe je het project uitvoert. Dit telt mee bij het besluit om je uit te nodigen voor een offerteverzoek voor fase 2.
• Rapportage: aan het einde van fase 1 lever je een eindrapportage (haalbaarheidsrapport) op, uiterlijk 10 januari 2025 voor deze ronde. Aan het einde van fase 2 lever je een eindrapport op, voor deze ronde uiterlijk 19 februari 2026.
• Contact met de opdrachtgever blijft doorlopen; dit is bewust zo ingericht om problemen tijdig te signaleren.
• Wordt tijdens fase 2 duidelijk dat het beoogde systeem niet werkt of niet opgeleverd kan worden, dan hangt de afhandeling af van de situatie. Kan er geen goede verantwoording worden afgelegd, dan wordt het (ook eerder betaalde) geld teruggevorderd. Is er sprake van onverwachte, bij innovatie passende tegenslag, dan wordt niet al het betaalde geld teruggevorderd, maar stopt de betaling vanaf dat moment.
• Je mag na gunning geen contact opnemen met bekendgemaakte commissieleden; dit kan leiden tot uitsluiting.
• Bij succesvolle afronding van fase 2 kun je zelf doorgaan met het marktrijp maken van de innovatie (fase 3). De overheid financiert deze fase niet, maar RVO brengt de ontwikkelde innovaties onder de aandacht en volgt ze.