Samenwerken aan groen-economisch herstel

De regeling is gesloten: je kon aanvragen van 20 december 2021 9:00 uur tot en met 14 februari 2022 17:00 uur. Er was € 15 miljoen beschikbaar, verdeeld over de 5 categorieën, en er kwamen ruim 6 keer zoveel aanvragen binnen als er budget was. Veel aanvragen zijn daarom afgewezen.

Je kreeg subsidie voor kosten van het oprichten van het samenwerkingsverband, het maken van het projectplan en het uitvoeren van het project, inclusief eventuele fysieke investeringen. De hoogte van de subsidie hing af van de projectcategorie en van de score op 4 selectiecriteria: effectiviteit, haalbaarheid, efficiëntie en innovatie.

Aanvragen verliep via Mijn RVO met een verplicht format projectplan en een ondertekende samenwerkingsovereenkomst. Omdat het een tenderregeling is (iedereen dezelfde kans), gaf RVO geen inhoudelijk advies over individuele aanvragen. Projecten moesten uiterlijk op 31 december 2024 zijn afgerond, en binnen 13 weken daarna moest je vaststelling van de subsidie aanvragen.

Je vraagt aan namens een samenwerkingsverband

Een individueel bedrijf komt niet in aanmerking. Je vraagt aan namens een samenwerkingsverband dat aan de samenstellingseisen van de gekozen projectcategorie voldoet:

• Categorie A (duurzame toegevoegde waardeketen): minimaal drie partijen, waaronder minimaal één agrarisch bedrijf en minimaal één ketenpartner.
• Categorie B (innovatieve digitalisering): minimaal één agrarisch bedrijf, samen met andere landbouwers, producentengroeperingen, coöperaties, andere MKB-bedrijven of brancheorganisaties.
• Categorie C (gebiedsgerichte pilots): minimaal één agrarisch bedrijf, samen met andere landbouwers, producentenorganisaties, coöperaties, andere MKB-bedrijven of brancheorganisaties.
• Categorie D (sectorale initiatieven): rechtspersonen die de landbouwsector vertegenwoordigen, of samenwerkende landbouwers.
• Categorie E (ammoniak beperken): minimaal twintig landbouwers en minimaal één coördinator.

Voldoet je samenwerkingsverband niet aan de eisen van de gekozen categorie, dan valt je aanvraag af.

Minimale en maximale subsidieaanvraag per categorie

Je viel af als je te weinig subsidie aanvroeg voor je categorie:

• Categorie A, B, D of E: minimaal € 100.000 subsidie aanvragen (maximaal € 500.000).
• Categorie C: minimaal € 300.000 subsidie aanvragen (maximaal € 2 miljoen).

Minimale score op de selectiecriteria

Je project moest minimaal 30 punten scoren op de 4 selectiecriteria samen (van de maximaal 50 punten). Scoorde je lager, dan werd je aanvraag afgewezen, ook als er nog budget was.

Onderneming in moeilijkheden

Je kwam niet in aanmerking als je bedrijf in moeilijkheden verkeerde: bij schuldsanering, een verzoek aan de rechtbank voor uitstel van betaling, faillissement, of een aanvraag daartoe.

Startmoment van de uitvoering

Je moest binnen 2 maanden na de beslissing op je aanvraag starten met de uitvoering. Voorafgaand aan de beslissing mocht je alleen voorbereidingskosten maken, geen uitvoeringskosten. Startte je toch al met uitvoering vóór de beslissing, dan was dat op eigen risico: bij afwijzing kreeg je geen subsidie.

Einddatum van het project

Je project moest uiterlijk op 31 december 2024 zijn afgerond. Een project dat dit niet haalde, voldeed niet aan de voorwaarden.

Budget was ruim overschreden

Zelfs met een geldige aanvraag die aan alle knock-outeisen voldeed, gold: het budget van € 15 miljoen werd verdeeld onder de aanvragers met de hoogste score op de selectiecriteria. Omdat er ruim 6 keer meer werd aangevraagd dan er budget was, zijn veel op zichzelf geldige aanvragen toch afgewezen omdat ze niet hoog genoeg scoorden of het budget van hun categorie op was.

Kortom: je viel af als je niet namens een geldig samenwerkingsverband aanvroeg, als je onder het minimumbedrag voor je categorie bleef, als je minder dan 30 punten scoorde, als je bedrijf in moeilijkheden was, of als je project niet vóór 31 december 2024 klaar zou zijn. En zelfs bij een geldige aanvraag kon je afvallen door de grote overvraging van het budget.

Voorbereidingskosten

• Het vinden van deelnemers voor het samenwerkingsverband.
• Netwerken om het project goed uit te werken.
• Het opstellen van een projectplan en de samenwerkingsovereenkomst.
• Projectmanagement en projectadministratie.

Uitvoeringskosten

• Coördinatiekosten van het samenwerkingsverband.
• Kosten voor de verspreiding van resultaten van het project.
• Operationele kosten voor de uitvoering van het project.
• Kosten voor projectmanagement en projectadministratie.

Kosten bij fysieke investeringen

Doe je een fysieke investering, dan komen ook deze kosten in aanmerking:

• Kosten voor bouw of verbetering van onroerende zaken.
• Kosten voor verwerving of leasing van onroerende zaken.
• Kosten voor aankoop van grond.
• Kosten van koop of huurkoop van nieuwe machines en installaties, tot maximaal de marktwaarde van de activa.

Niet subsidiabel

Arbeid door vrijwilligers is niet subsidiabel. Dit geldt bij beide rekenmethodes.

Rekenmethode 1: VKO loonkosten als vast percentage van de overige kosten

Bij deze methode bewijs je alleen de overige kosten met bewijsstukken; de loonkosten worden forfaitair berekend, zonder dat je een urenregistratie hoeft bij te houden. Wel moet je aantonen dat je personeel inzet.

• De loonkosten worden berekend als 20% van de overige kosten (forfaitair bedrag).
• Dit forfaitaire bedrag wordt verhoogd met 15% voor overheadkosten.
• Overige kosten bestaan uit: kosten van derden, bijdrage in natura (eigen arbeid) en bijdragen in natura (overig).
• Bijdrage in natura door eigen arbeid is subsidiabel voor € 35 per uur.
• Subsidiepercentage over de overige kosten: 100% voor niet-productieve investeringen, 40% voor productieve investeringen (investeringen die de waarde of rentabiliteit van een bedrijf duidelijk verhogen).
• Je kunt deze optie niet gebruiken als je project een overheidsopdracht is met activiteiten of producten met een geschatte waarde van € 5.186.000 of meer (exclusief btw).

Voorbeeld uit het dossier: bij € 300.000 overige kosten (niet-productief) leidt 20% forfait (€ 60.000) plus 15% overhead (€ 9.000) tot een totaal van € 369.000, waarover 100% subsidie geldt: € 369.000 subsidie. Bij dezelfde kosten voor een productieve investering geldt 40%: € 147.600 subsidie.

Rekenmethode 2: VKO overige kosten als vast percentage van de loonkosten

Bij deze methode bewijs je alleen de loonkosten met bewijsstukken (urenstaten); de overige kosten worden forfaitair berekend, zonder dat je bewijsstukken over de hoogte van die overige kosten hoeft aan te leveren.

• De overige kosten worden berekend als 40% van de loonkosten (forfaitair bedrag).
• Het bruto jaarloon (bij 1.720 uur op basis van een 40-urige werkweek) verhoog je met 43,5% voor werkgeverslasten (vakantie-uitkering, pensioenpremies, sociale verzekeringspremies).
• Het uurtarief bereken je door het bruto jaarsalaris (inclusief eventuele niet-prestatiegebonden eindejaarsuitkering, exclusief vakantiegeld) te delen door 1.720 uur. Bij parttime werk reken je naar verhouding van een 40-urige werkweek.
• Loonkosten zijn subsidiabel tot maximaal 1.720 uur per persoon per jaar.
• Je declareert alleen daadwerkelijk aan het project besteedde uren, aangetoond met urenstaten.
• Bijdrage in natura (eigen arbeid) is subsidiabel voor € 35 per uur; hierbij hoef je marktconformiteit niet aan te tonen.
• Subsidiepercentages als je geen productieve investeringen doet: 100% voor bijdrage in natura eigen arbeid, 100% voor overige bijdrage in natura, 100% voor overige kosten niet-productieve investeringen.
• Subsidiepercentages als je één of meer productieve investeringen doet (of een combinatie van productief en niet-productief): 40% voor al deze posten.

Voorbeeld uit het dossier: € 75.000 loonkosten (niet-productief) plus 40% forfait (€ 30.000) is € 105.000, met 100% subsidiepercentage: € 105.000 subsidie. Bij productieve investeringen: € 75.000 loonkosten plus 40% forfait maar met 40% subsidiepercentage op het forfait, totaal € 87.000, subsidie € 87.000.

Je kiest voor het hele project en voor alle deelnemers samen één van deze twee methodes; je kunt ze niet mengen. Kosten van derden en overige kosten moet je aantonen als redelijk en marktconform, bijvoorbeeld met offertes of een taxatierapport. Lever je dat niet aan, dan onderzoekt RVO zelf de marktconformiteit en beschouwt kosten die niet redelijk worden gevonden als niet-subsidiabel.

• Categorie A (duurzame toegevoegde waardeketen): budget € 3 miljoen, subsidie per project minimaal € 100.000, maximaal € 500.000.
• Categorie B (innovatieve digitalisering): budget € 3 miljoen, subsidie per project minimaal € 100.000, maximaal € 500.000.
• Categorie C (gebiedsgerichte pilots): budget € 4 miljoen, subsidie per project minimaal € 300.000, maximaal € 2 miljoen.
• Categorie D (sectorale initiatieven): budget € 3 miljoen, subsidie per project minimaal € 100.000, maximaal € 500.000.
• Categorie E (ammoniak beperken): budget € 2 miljoen, subsidie per project minimaal € 100.000, maximaal € 500.000.

Het exacte subsidiebedrag binnen deze bandbreedte hangt af van je subsidiabele kosten en de gekozen rekenmethode (VKO). Bij de VKO loonkosten als percentage van overige kosten geldt een subsidiepercentage van 100% voor niet-productieve investeringen en 40% voor productieve investeringen. Bij de VKO overige kosten als percentage van loonkosten geldt 100% als je geen productieve investeringen doet, en 40% zodra er één of meer productieve investeringen in je project zitten.

Het budget ging niet naar wie het eerst aanvroeg, maar naar de aanvragers met de hoogste score op de 4 selectiecriteria (effectiviteit, haalbaarheid, efficiëntie, innovatie), met een minimum van 30 van de 50 te behalen punten. Omdat er ruim 6 keer meer subsidie werd aangevraagd dan er budget was, kregen alleen de hoogst scorende projecten binnen het categoriebudget daadwerkelijk subsidie; de rest werd afgewezen.

Tijdens de uitvoering kon je maximaal 2 keer per jaar een deelbetaling aanvragen van minimaal € 50.000 per keer, voor kosten die je al gemaakt en betaald had. In totaal kreeg je maximaal 90% van het totale subsidiebedrag als deelbetaling; de rest volgde bij de vaststelling na afronding van het project. Bij de controle van je opgegeven bedragen (bij deelbetaling of vaststelling) gold de 10%-regel: is het verschil tussen het door jou opgegeven bedrag en het door RVO berekende bedrag groter dan 10%, dan verlaagt RVO het subsidiebedrag met dat verschil.

Stap 1: Subsidieaanvraag voorbereiden

Je regelde vooraf: eHerkenning, eventueel TAN-codes, een machtiging als iemand anders voor je aanvroeg, en je controleerde je gegevens bij RVO.

Stap 2: Subsidie aanvragen

Je vroeg digitaal aan via Mijn RVO, binnen de aanvraagperiode van 20 december 2021 tot en met 14 februari 2022. Verplichte documenten bij de aanvraag:

• Format projectplan: verplicht te gebruiken format waarin je onder andere de deelnemers, de projectbeschrijving, de gekozen projectcategorie en de onderbouwing per selectiecriterium (effectiviteit, haalbaarheid, efficiëntie, innovatie) beschrijft. Geen woordlimiet; extra bijlagen mogen als de tekstblokken niet volstaan. Wordt ingevuld en ingediend door de penvoerder namens het samenwerkingsverband.
• Samenwerkingsovereenkomst (verplicht format): hierin staan de rechtsvorm van elke deelnemer, de doelstelling en looptijd van de samenwerking, de interne besluitvorming, de aanwijzing van de penvoerder, de taakverdeling en bevoegdheden per deelnemer, en een begroting van kosten en baten per deelnemer. Alle deelnemers moeten kennisnemen van de inhoud en ondertekenen; het format bevat ondertekeningsvelden voor elke penvoerder/deelnemer met naam, functie, plaats, datum en handtekening.
• Verklaring van geen financiële moeilijkheden: hiermee verklaar je dat je onderneming niet in de situatie van schuldsanering, surseance van betaling of faillissement verkeert.
• Keuze voor een van de twee VKO's (vereenvoudigde kostenopties) voor de berekening van loonkosten en overige kosten; deze geldt voor het hele samenwerkingsverband.

Stap 3: Beoordelen aanvraag en beslissing krijgen

RVO checkte eerst of je aanvraag compleet was. Daarna beoordeelde een onafhankelijke adviescommissie je project op de selectiecriteria en rangschikte de aanvragen op score. Bij een positief advies toetste RVO ook of je aanvraag aan alle voorwaarden voldeed. RVO streefde ernaar dit vóór 18 juli 2022 te doen, maar dit is niet bij alle aanvragen gehaald; sommige aanvragers kregen de beslissing later. Was extra informatie nodig, dan kreeg je een digitale brief met wat je moest aanleveren en de uiterlijke termijn daarvoor. De beslissing kreeg je digitaal via Mijn RVO, met daarin het maximale subsidiebedrag. Alle aanvragers kregen een beslissing, ook bij afwijzing.

Stap 4: Uitvoeren project

Je startte de uitvoering binnen 2 maanden na de beslisbrief. Starten vóór de beslissing mocht, maar op eigen risico: bij afwijzing kreeg je geen subsidie. Vóór de beslissing mocht je alleen voorbereidingskosten maken, geen uitvoeringskosten. Eventuele vergunningen regelde je apart. Tijdens de uitvoering gaf je jaarlijks je voortgang door en meldde je wijzigingen in projectplan of begroting via een wijzigingsverzoek (beoordeling binnen 13 weken).

Stap 5: Deelbetaling aanvragen

Je kon maximaal 2 keer per jaar een deelbetaling aanvragen (minimaal € 50.000 per aanvraag) voor al gemaakte en betaalde kosten. Verplichte bijlagen:

• Voortgangsverslag (format): beschrijft de voortgang per activiteit, eventuele achterstanden en maatregelen, geplande wijzigingen, kennisverspreiding en een financieel overzicht. Ingevuld door de penvoerder/aanvrager.
• Publiciteitsmateriaal (indien van toepassing), zoals persberichten en foto's van projectborden.
• Extra offerte(s) om marktconformiteit te tonen.
• Opdrachtbrief met handtekening, als je een opdracht had gegeven.
• Onderbouwing van netto-inkomsten, als die er waren.
• Bijlagen over aanbesteding, als je aanbestedingsplichtig was.
• Overige bijlagen zoals vergunningen en ontheffingen, indien relevant.

Aanvullend, afhankelijk van je gekozen VKO:

• Bij VKO loonkosten als percentage van overige kosten: facturenoverzicht (format, als pdf bij de aanvraag en als Excel gemaild naar ehf@rvo.nl met het aanvraagnummer in het onderwerp), facturen/bonnen met projectnaam, betaalbewijzen (kopie banktransactie, ook bij pinbetalingen), bewijsstukken voor redelijkheid van kosten, urenregistratie van eigen arbeid (format, met bewijs van bestuurslidmaatschap bij eigen arbeid door bestuursleden), bewijsstukken van bijdragen in natura.
• Bij VKO overige kosten als percentage van loonkosten: urenregistratie van medewerkers en bestuursleden (format), loonstroken over de betreffende periode, en de opbouw van een eventuele eindejaarsuitkering.

Je kreeg binnen 13 weken een beslissing over het deelbetalingsbedrag, waarna uitbetaling volgde op de rekening van de penvoerder.

Stap 6: Subsidie vaststellen en betaling krijgen

Na afronding van het project (uiterlijk 31 december 2024) vroeg je binnen 13 weken vaststelling aan. Verplichte bijlage:

• Eindverslag (format): beschrijft de uitgevoerde activiteiten en resultaten, afwijkingen ten opzichte van het projectplan, kennisverspreiding, publiciteit en een financieel verslag met begrote versus gerealiseerde kosten. Ingevuld door de penvoerder namens het samenwerkingsverband.

Aanvullend, afhankelijk van situatie en VKO: publiciteitsmateriaal, onderbouwing netto-inkomsten, aanbestedingsbijlagen, en dezelfde VKO-specifieke bijlagen als bij de deelbetaling (facturenoverzicht, facturen, betaalbewijzen, urenregistraties, loonstroken, bewijsstukken bijdragen in natura).

Tussendoor kon je via Mijn RVO je aanvraag bekijken, gegevens beheren, machtigingen wijzigen en je rekeningnummer doorgeven. Intrekken van de aanvraag kon zelf via de knop "Aanvraag intrekken" in bepaalde periodes (na de beslisbrief maar voor de vaststellingsaanvraag, of tijdens de aanvullingstermijn); op andere momenten deed RVO dit op verzoek.

RVO streefde ernaar alle aanvragen vóór 18 juli 2022 te beoordelen, maar dit is niet gehaald: de beoordeling kostte meer tijd dan gepland en sommige aanvragers kregen hun beslissing later. Was extra informatie nodig, dan kreeg je een digitale brief met wat je moest opsturen en de uiterlijke termijn; je hoefde daarop alleen te wachten. Uiteindelijk kreeg iedere aanvrager een beslissing, digitaal via Mijn RVO (Mijn Dossier), inclusief bij afwijzing. In de beslisbrief bij toekenning stond het maximale subsidiebedrag en de specifieke verplichtingen voor jouw project.

Tijdens de uitvoering

Je moest je project binnen 2 maanden na de beslisbrief starten. Tijdens de uitvoering golden verplichtingen die in je beslisbrief stonden, waaronder:

• Minstens één keer per jaar je voortgang doorgeven, uiterlijk 31 december 2023 voor het eerst. Vraag je een deelbetaling aan, dan is dit onderdeel van die aanvraag; anders geef je het apart door via Mijn RVO.
• Wijzigingen in projectplan of begroting zo snel mogelijk melden met een wijzigingsverzoek. RVO beoordeelt dit binnen 13 weken; alleen bij toestemming volgt een nieuwe beslissing, bij afwijzing blijft de oude beslissing gelden. Niet melden kan de hoogte van je subsidie beïnvloeden.

Deelbetalingen

Tijdens de uitvoering kon je maximaal 2 keer per jaar een deelbetaling aanvragen, voor kosten die je al gemaakt en betaald had en waarvoor je nog geen deelbetaling ontving. Elke aanvraag moest minimaal € 50.000 subsidie bedragen. In totaal kreeg je maximaal 90% van het totale subsidiebedrag als deelbetaling uitgekeerd; de rest volgde bij de vaststelling. Je kreeg binnen 13 weken een beslissing over de hoogte van de deelbetaling, waarna het bedrag werd overgemaakt op de rekening van de penvoerder.

Bij zowel deelbetaling als vaststelling gold de 10%-regel: controleert RVO je opgegeven bedragen en is het verschil met het door RVO berekende bedrag groter dan 10%, dan wordt het subsidiebedrag verlaagd met dat verschil.

Vaststelling en einduitbetaling

Je moest het project uiterlijk op 31 december 2024 afronden en binnen 13 weken daarna de vaststelling van je subsidie aanvragen, met onder meer een eindverslag. RVO controleerde eerst of deze aanvraag compleet was; ontbraken er bijlagen, dan volgde een brief. Je kreeg de beslissing op de vaststellingsaanvraag binnen 13 weken na ontvangst van de complete aanvraag. In de vaststellingsbrief stond het definitieve subsidiebedrag; RVO betaalde dit binnen 6 weken uit. Had je al een voorschot (deelbetaling) ontvangen, dan werd dat van het vastgestelde bedrag afgetrokken en kreeg je het restant.

Kon je je project door omstandigheden niet uitvoeren, dan kon je de aanvraag intrekken via Mijn RVO, mits dit gebeurde na de beslisbrief maar voor de vaststellingsaanvraag, of tijdens een lopende termijn voor het aanleveren van aanvullende informatie. Op andere momenten kon je RVO vragen dit voor je te doen.