Subsidieregeling Nederland-Oekraïne cyberbeveiliging 2026

Je dient je project in op één van 4 deelgebieden: SOC-as-a-Service/Managed Security Services, cloudbeveiliging (diversificatie van cloudaanbieders voor Oekraïne), Identity & Access Management en e-mailbescherming, of forensisch onderzoek en incidentrespons.

Per project krijg je minimaal € 200.000 en maximaal € 250.000, met een deelplafond van € 625.000 per deelgebied en een totaalbudget van € 2.500.000. Na toekenning ontvang je 90% als voorschot; de laatste 10% volgt na een succesvolle eindrapportage.

De aanvraag moet worden ingediend door de Nederlandse consortiumpartner (met KVK-nummer), namens beide partijen. Alle documenten moeten in het Engels worden aangeleverd, als PDF of Word-bestand, zonder wijziging van de opmaak.

Let op: de regeling staat volgens het loket als "Gesloten voor aanvragen". Aanvragen kon van 2 april 2026 tot 29 april 2026.

Harde eisen aan het consortium en de partners:

• Het consortium bestaat uit exact 2 ondernemingen: één lokale, in Oekraïne statutair gevestigde onderneming met kennis van de lokale context, en één onderneming met een statutaire zetel in Nederland (of een statutaire zetel in het buitenland mét een vestiging of vaste inrichting in Nederland).
• Elke partner moet een onderneming zijn. (Semi-)overheidsinstellingen, NGO's en kennisinstellingen komen niet in aanmerking, ook niet als penvoerder. Zij mogen wel als observerende partij meedenken, maar ontvangen dan geen geld en tellen niet mee in het budget.
• Elke partner heeft aantoonbare expertise op het gebied van de activiteiten die hij binnen het partnerschap uitvoert.
• Elke partner heeft aantoonbaar structureel gewaarborgde en voldoende capaciteit om zijn deel van de activiteiten uit te voeren.
• Alle partners moeten noodzakelijk zijn voor het projectdoel en een duidelijke, significante rol vervullen; dit moet blijken uit het projectplan.
• Het partnerschap moet al gevormd zijn vóórdat je de aanvraag indient. Matchmakingsessies om een partner te vinden hebben al plaatsgevonden en zijn niet meer toegankelijk.

Eisen aan de penvoerder (altijd de Nederlandse partner):

• De penvoerder heeft een statutaire zetel in Nederland, of een statutaire zetel in het buitenland én een vestiging of vaste inrichting in Nederland.
• De penvoerder heeft minimaal 3 FTE in loondienst, aan te tonen met stukken zoals een verzamelloonstaat. Bij een groep of fiscale eenheid geldt dit voor het geheel.
• De penvoerder moet aantoonbaar in staat zijn tot adequaat financieel beheer voor een doelgerichte en doelmatige uitvoering.
• Alleen de Nederlandse partner mag de aanvraag indienen, omdat hiervoor een KVK-nummer nodig is. Zonder KVK-nummer kun je niet aanvragen.

Overige knock-outs:

• Je project moet passen binnen één van de 4 deelgebieden. Projecten die zich (mede) richten op militaire cyberbeveiliging komen niet in aanmerking.
• Je mag als consortium één projectvoorstel per deelonderwerp indienen. Dien je op meerdere deelonderwerpen in, dan moet je in staat zijn meerdere projecten tegelijk uit te voeren.
• Een project loopt altijd 6 maanden en het subsidiebedrag ligt vast tussen € 200.000 en € 250.000; hier is geen ruimte voor onderhandeling, ook niet over de looptijd, tenzij er sprake is van overmacht.
• Bij de beoordeling geldt bovendien een puntendrempel: je moet minimaal 63 van de 95 punten halen, én per hoofdcriterium het aangegeven minimum (zie de sectie Voorwaarden). Haal je dat niet, dan val je alsnog af, ook al voldoe je aan alle bovenstaande eisen.

Personeelskosten

Je rekent het aantal uren dat medewerkers direct aan de subsidiabele activiteiten hebben besteed, vermenigvuldigd met € 87,50 per uur. In dit tarief zitten zowel de directe loonkosten als de daaraan toegerekende indirecte kosten. Er geldt een maximum van € 700 per dag per persoon. Voor personeel van partners in het buitenland (dus de Oekraïense partner) wordt het uurtarief naar lokale maatstaven vastgesteld, met € 87,50 als bovengrens.

Afschrijvingskosten

Afschrijving van activa is subsidiabel over de looptijd van het project, met uitzondering van grond en bestaande gebouwen. De grondslag is de aanschafprijs, verminderd met een eventuele restwaarde en vermeerderd met eventuele aanpassingskosten. Bijzondere regel: als je na afloop van het project activa overdraagt aan een onderneming in Oekraïne die niet tot dezelfde groep of fiscale eenheid behoort als de overdragende partner, dan mag je de kostprijs van die activa alsnog als subsidiabele kosten opvoeren.

Kosten derden

Kosten die aantoonbaar op factuur aan derden verschuldigd zijn, komen in aanmerking tot maximaal 10% van het totale ontvangen subsidiebedrag. Dit betekent dat uitbesteding (subcontracting) mogelijk is, maar begrensd blijft tot een tiende van je subsidie.

Reiskosten

Internationale reiskosten en interlokale reiskosten buiten Nederland zijn subsidiabel, op basis van economy class. Reizen binnen Nederland worden hier niet genoemd als subsidiabel onder deze post.

Verblijfkosten

De maximale vergoeding is het aantal overnachtingen vermenigvuldigd met de logies- en overige kosten conform de Daily Subsistence Allowance Rates van de Verenigde Naties, geldend op het moment van indiening van de aanvraag. Daarnaast kunnen extra reis- en verblijfkosten subsidiabel zijn als deze samenhangen met risico's, verzekering of een negatief reisadvies, mits je dit goed onderbouwt in je aanvraag.

Wat niet subsidiabel is of beperkt is

• Grond en bestaande gebouwen vallen buiten de afschrijvingskosten.
• Kosten derden zijn begrensd tot 10% van het totale subsidiebedrag; wat daarboven zit, komt niet in aanmerking.
• Het uurtarief voor personeel is hoe dan ook gemaximeerd op € 87,50, met een dagmaximum van € 700, ongeacht de werkelijke loonkosten.
• Reiskosten moeten op basis van economy class worden gedeclareerd; een hogere klasse staat niet als subsidiabel genoemd.

Per deelgebied (van de 4 deelgebieden) is er een plafond van € 625.000 beschikbaar. Het totale subsidieplafond voor de hele regeling is € 2.500.000. Wordt het plafond van een deelgebied of het totaalplafond bereikt, dan komen latere aanvragen (ook als ze verder aan de eisen voldoen) mogelijk niet meer in aanmerking, omdat wordt gerangschikt binnen het beschikbare budget per deelgebied.

Hoeveel je uiteindelijk daadwerkelijk uitgekeerd krijgt, hangt af van je werkelijke subsidiabele kosten (personeel, afschrijving, kosten derden, reizen, verblijf), tot het toegekende maximum van € 250.000.

Uitbetaling in twee delen

Na goedkeuring van je aanvraag ontvang je 90% van het toegekende subsidiebedrag als voorschot. De resterende 10% wordt uitbetaald na een succesvolle eindrapportage.

Wat het bedrag beïnvloedt

• Kosten derden mogen niet meer bedragen dan 10% van het totale ontvangen subsidiebedrag; kosten daarboven komen niet voor vergoeding in aanmerking.
• Personeelskosten zijn gemaximeerd op € 87,50 per uur en € 700 per dag per persoon, ook voor de Oekraïense partner (waar het uurtarief naar lokale maatstaven wordt vastgesteld, met € 87,50 als plafond).
• Extra reis- en verblijfkosten (bijvoorbeeld vanwege veiligheidsrisico's, verzekering of een negatief reisadvies) kunnen boven de standaardvergoeding subsidiabel zijn, mits goed onderbouwd in de aanvraag.

Stap 1: Vind en vorm een consortium (vóór indiening)

Je hebt vóór het indienen van de aanvraag al een consortium gevormd met precies één Nederlandse en één Oekraïense onderneming. NCC-NL organiseerde hiervoor matchmakingsessies, maar deze hebben al plaatsgevonden en zijn niet meer toegankelijk. Je moet dus zelf al een partner hebben.

Stap 2: Bereid de aanvraag voor

• Alleen de Nederlandse consortiumpartner mag en moet de aanvraag indienen, namens beide partijen, omdat een KVK-nummer verplicht is voor het aanvraagformulier. Zonder KVK-nummer kun je niet aanvragen.
• Alle verplichte documenten moet je in het Engels invullen; de templates zijn alleen in het Engels beschikbaar. Het aanvraagformulier zelf is wel beschikbaar in het Nederlands en Engels.
• Je uploadt bestanden als PDF of Word-document en verandert de opmaak van de templates niet.
• Je dient maximaal één projectvoorstel per deelonderwerp in.

Stap 3: Dien in binnen de openstellingstermijn

Aanvragen kon van donderdag 2 april 2026, 09:00 uur tot woensdag 29 april 2026, 17:00 uur. Het loket meldt dat de regeling inmiddels "Gesloten voor aanvragen" is.

Stap 4: Na toekenning: consortiumovereenkomst

Wordt je aanvraag toegekend, dan lever je binnen één week een getekende versie van de consortiumovereenkomst in. Hiervoor gelden twee documenten:

• Consortium Agreement template NL-UA CF (Word, 47,7 KB): het verplichte format voor de overeenkomst. Het document moet uiteindelijk door alle deelnemende partijen definitief en rechtsgeldig ondertekend worden (in het voorbeeld: door de vertegenwoordiger van elke participant, met naam, functie, datum en handtekening). Probeer de overeenkomst onder 4 A4'tjes te houden. Verplichte onderdelen zijn onder meer de deelnemers, de manier van samenwerken, wie recht heeft op de projectresultaten (inclusief intellectueel eigendom), en een verplichte machtiging voor één partner om als coördinator van het consortium op te treden richting RVO.
• Example Consortium Agreement NL-UA CF (Word, 36,78 KB): een voorbeelddocument met tekstsuggesties, bijvoorbeeld voor de lastigere onderdelen zoals intellectueel eigendom, vertrouwelijkheid en overmacht. Dit is geen verplicht in te leveren document, maar een hulpmiddel; er kunnen geen rechten aan worden ontleend. Het loket adviseert bij twijfel juridisch advies in te winnen.

Let op: alleen de Nederlandse partner is gemachtigd om tijdens de aanvraag en de uitvoering van het project namens alle participanten met de subsidieverstrekker te communiceren.

Vragen tijdens het proces

Voor vragen kun je terecht bij de veelgestelde vragen op de loketpagina, of mailen naar ncc-nl@rvo.nl (met in het onderwerp dat het om NL-UA CF gaat). Houd er rekening mee dat je geen ontvangstbevestiging krijgt en dat beantwoording vanwege drukte langer kan duren dan gebruikelijk.

Beoordeling

Aanvragen worden gerangschikt binnen het subsidieplafond van het toepasselijke deelgebied (elk deelgebied heeft een plafond van € 625.000, met een totaalplafond van € 2.500.000). De rangschikking gebeurt op basis van punten uit de scorematrix: hoe meer punten, hoe hoger de rangschikking. Je moet minimaal 63 van de 95 punten halen, met bovendien per hoofdcriterium een eigen minimum. Bij een gelijke score waarbij toekenning van meerdere aanvragen het plafond zou overschrijden, beslist loting wie de subsidie krijgt.

Uitbetaling

Bij goedkeuring werkt RVO met een vast bevoorschottingspercentage:

• 90% van het toegekende subsidiebedrag wordt uitgekeerd als voorschot, direct na goedkeuring van de aanvraag.
• De resterende 10% volgt na een succesvolle eindrapportage.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Binnen één week na toekenning lever je een getekende consortiumovereenkomst in, opgesteld volgens het verplichte template.
• Het project loopt 6 maanden; verlenging of aanpassing van budget of looptijd is niet mogelijk, tenzij er sprake is van overmacht.
• Je voert het project uit conform het ingediende projectplan en de begroting waarop je bent beoordeeld.
• Aan het einde van het project stel je een eindrapportage op; deze moet succesvol zijn voordat de laatste 10% wordt uitbetaald.
• Kosten derden (uitbesteding) blijven tijdens de uitvoering beperkt tot 10% van het totale ontvangen subsidiebedrag, op factuur aantoonbaar.
• Bij overdracht van activa na afloop van het project aan een Oekraïense onderneming buiten de eigen groep of fiscale eenheid, geldt een aparte regel voor het opvoeren van de kostprijs als subsidiabele kosten.

Verder is er, niet verplicht, een voornemen om in het najaar van 2026 met een groep Nederlandse bedrijven uit het programma een bezoek te brengen aan Oekraïne. Hiervoor gelden vooraf veiligheidscriteria die later worden toegelicht.