Subsidieregeling Huisvesting huisartsen

Je komt in aanmerking als je een bestaande huisartsenpraktijk in Leiden hebt, of als je een nieuwe praktijk (een "nulpraktijk") in Leiden wilt starten. Je moet geregistreerd staan als huisarts bij de RGS met Leiden als werkgebied en een contractuele relatie hebben met zorgverzekeraar Zorg & Zekerheid.

Voor een verbouwing of tijdelijke huisvesting krijg je maximaal € 25.000 per aanvraag. Voor verhuiskosten is dat maximaal € 5.000. In totaal is er € 300.000 beschikbaar voor de hele regeling (2026 tot en met 2028), verdeeld op volgorde van binnenkomst van volledige aanvragen.

Je vraagt de subsidie aan voordat je start met de verbouwing, tijdelijke huisvesting of verhuizing. Dat doe je online via het subsidieloket van de gemeente Leiden met eHerkenning (niveau 2+ of hoger). Je krijgt binnen 13 weken bericht of je de subsidie krijgt. De aanvraagtermijn loopt tot en met 31 december 2028.

Wie kan aanvragen

• Je bent praktijkhoudende huisarts. Dat betekent: je hebt een bestaande huisartsenpraktijk in Leiden, of je wilt een huisartsenpraktijk starten in Leiden (een "nulpraktijk").
• Je staat geregistreerd en ingeschreven als huisarts in het door de RGS ingestelde register van erkende huisartsen van de KNMG, met Leiden als werkgebied.
• Je hebt een contractuele relatie met zorgverzekeraar Zorg & Zekerheid. Je moet hiervan een afschrift bij je aanvraag toevoegen.

Moment van aanvragen

• Je vraagt de subsidie aan vóórdat je start met de verbouwing, de tijdelijke huisvesting of de verhuizing. Ben je al gestart, dan wordt de subsidie geweigerd.
• Je start uiterlijk binnen 36 maanden na de subsidieverlening, en in elk geval vóór 1 januari 2031.

Vergunningen en toestemming

• Voor zover van toepassing heb je de noodzakelijke vergunningen. Je kunt dit vooraf checken via het omgevingsloket.
• Huur je het pand? Dan heb je een toestemmingsverklaring van de verhuurder nodig.

Staatssteun

Om de subsidie te mogen verlenen, mag er volgens het Europees Unierecht geen sprake zijn van staatssteun. Je moet daarom een vrijstellingsgrond gebruiken, afhankelijk van je situatie:

• Heb je in de afgelopen 3 jaar niet meer dan € 300.000 aan staatssteun ontvangen? Dan voeg je een ingevulde de-minimisverklaring bij je aanvraag.
• Heb je meer dan € 300.000 aan staatssteun ontvangen? Dan voeg je een ingevulde Algemene verklaring voorwaarden AGVV bij je aanvraag. Voldoe je niet aan de voorwaarden van de de-minimisverordening, dan wordt de subsidie geweigerd.

Wie afvalt

Je aanvraag wordt geweigerd als:

• je al gestart bent met de verbouwing, de tijdelijke huisvesting of de verhuizing voordat je de aanvraag indiende;
• er al eerder subsidie is verleend voor een verbouwing, verhuizing of tijdelijke huisvesting van dezelfde huisartsenpraktijk (per praktijk kan in de periode 2026 tot en met 2028 maximaal éénmaal subsidie op grond van deze regeling worden verleend);
• je subsidie aanvraagt voor kosten van inventaris en inrichting (roerende zaken) en/of voor gederfde inkomsten tijdens de verbouwing of verhuizing, want dat zijn geen subsidiabele kosten;
• je niet voldoet aan de voorwaarden van de de-minimisverordening;
• de activiteit alleen gefinancierd wordt vanuit deze subsidieregeling;
• je totale financiële middelen onvoldoende zijn voor de verbouwing, verhuizing of tijdelijke huisvesting van je praktijk;
• het subsidieplafond van € 300.000 is bereikt.

Let op: het subsidieplafond van € 300.000 geldt voor de hele looptijd van de regeling en aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld. Is een aanvraag nog niet volledig, dan geldt als datum van binnenkomst de dag waarop je de aanvraag hebt aangevuld en gecompleteerd. Wacht dus niet te lang met het compleet maken van je dossier, want daarmee kun je achteraan in de rij belanden.

1. Verbouwingskosten

Dit zijn de kosten voor de verbouwing van een huisartsenpraktijk. Maximaal subsidiebedrag: € 25.000 per aanvraag.

Bij een aanvraag voor verbouwing moet je een verbouwingsplan indienen. Dat plan bevat verplicht:

• een beschrijving van de voorgestelde verbouwingsmaatregelen;
• een begroting voorzien van offertes, specificaties van materiaal- en arbeidskosten, en de andere bronnen van financiering naast het gevraagde subsidiebedrag;
• als je de accommodatie huurt: een toestemmingsverklaring van de verhuurder.

Extra voorwaarde bij verbouwing: minimaal 2 jaar na afronding van de verbouwing moet op dat adres een huisartsenpraktijk gevoerd worden. Verkoop of sluit je de praktijk eerder, dan voldoe je niet aan deze voorwaarde.

2. Tijdelijke huisvesting

Dit zijn de kosten voor tijdelijke huisvesting van je huisartsenpraktijk, bijvoorbeeld als je praktijkruimte tijdelijk niet bruikbaar is. Maximaal subsidiebedrag: € 25.000 per aanvraag (zelfde plafond als verbouwing).

Bij een aanvraag voor tijdelijke huisvesting moet je opnemen:

• de reden en de periode waarvoor de tijdelijke huisvesting noodzakelijk is;
• een begroting, met daarin ook de andere bronnen van financiering naast het gevraagde subsidiebedrag.

3. Verhuiskosten

Dit zijn de kosten voor het verhuizen van je huisartsenpraktijk. Maximaal subsidiebedrag: € 5.000 per aanvraag.

Bij een aanvraag voor verhuiskosten bevat je aanvraag:

• de reden van de verhuizing;
• een offerte voor de verhuiskosten;
• een begroting, met daarin ook de andere bronnen van financiering naast het gevraagde subsidiebedrag.

Wat niet subsidiabel is

Twee kostensoorten zijn expliciet uitgesloten, voor alle drie de categorieën:

• kosten voor inventaris en inrichting van de huisartsenpraktijk (roerende zaken);
• gederfde inkomsten tijdens de verbouwing of verhuizing.

Vraag je hiervoor toch subsidie aan, dan wordt de aanvraag op dit punt geweigerd.

Andere financieringsbronnen verplicht in beeld

Bij alle drie de categorieën moet je begroting laten zien welke andere bronnen van financiering je gebruikt naast de gevraagde subsidie. De gemeente toetst namelijk of je totale financiële middelen (inclusief de subsidie) voldoende zijn om de activiteit uit te voeren. Zijn ze dat niet, dan wordt de subsidie geweigerd. Andersom geldt ook: is de activiteit alleen vanuit deze subsidieregeling gefinancierd (dus zonder enige eigen bijdrage of andere financiering), dan is dat eveneens een weigeringsgrond.

Vergunningen en toestemmingen

Deze kosten en documenten zijn een voorwaarde voor de aanvraag, niet een subsidiabele kostenpost op zich.

Staatssteun bepaalt mede wat mag

Omdat er volgens het Europees Unierecht geen sprake mag zijn van staatssteun, moet je bij elke aanvraag een vrijstellingsgrond aantonen: een de-minimisverklaring (bij niet meer dan € 300.000 aan staatssteun in de afgelopen 3 jaar) of een Algemene verklaring voorwaarden AGVV (bij meer dan € 300.000 aan staatssteun). Dit raakt niet de kostensoorten zelf, maar wel of je voor de subsidie in aanmerking komt.

Verbouwing of tijdelijke huisvesting

Je kunt maximaal € 25.000 aanvragen voor de verbouwing van je huisartsenpraktijk of voor tijdelijke huisvesting van je praktijk.

Verhuiskosten

Je kunt maximaal € 5.000 aanvragen voor de verhuiskosten van je huisartsenpraktijk.

Subsidieplafond

Voor de hele regeling (looptijd 2026 tot en met 2028) is een totaalbedrag van € 300.000 beschikbaar. Is dat bedrag op, dan wijst de gemeente nieuwe aanvragen af, ook als je verder aan alle voorwaarden voldoet.

Verdeling van het budget

Volledige subsidieaanvragen worden behandeld op volgorde van binnenkomst. Is jouw aanvraag nog niet volledig, dan geldt niet de datum waarop je voor het eerst aanvroeg, maar de dag waarop je de aanvraag hebt aangevuld en gecompleteerd. Wie te laat compleet is, kan dus achter iemand anders belanden en misschien misgrijpen als het plafond bereikt is.

Per praktijk maar één keer

Per huisartsenpraktijk kan in de periode 2026 tot en met 2028 maximaal éénmaal subsidie op grond van deze regeling worden verleend. Is er al eerder subsidie verleend voor een verbouwing, verhuizing of tijdelijke huisvesting van jouw praktijk, dan komt een nieuwe aanvraag voor dezelfde praktijk niet meer in aanmerking.

Geen hogere bedragen bij bijzondere omstandigheden

Zijn je financiële middelen (inclusief de subsidie) onvoldoende om de activiteit te kunnen uitvoeren, dan wordt de subsidie overigens juist geweigerd in plaats van verhoogd: je moet dus altijd voldoende eigen middelen of andere financiering hebben om het verschil te dekken.

Bevoorschotting

De gemeente betaalt het volledige subsidiebedrag in één keer uit op het moment van de subsidieverlening. Het definitieve bedrag staat pas vast na verantwoording van de activiteiten.

Wanneer aanvragen

Je kunt het hele jaar door een aanvraag indienen, gedurende de looptijd van de regeling, tot en met 31 december 2028. De enige harde voorwaarde qua timing: je vraagt aan voordat je start met de verbouwing, de tijdelijke huisvesting of de verhuizing.

Stap 1: check je situatie

Voordat je aanvraagt, is het slim om te controleren:

• Ben je geregistreerd als huisarts bij de RGS met Leiden als werkgebied?
• Heb je een contractuele relatie met Zorg & Zekerheid?
• Heb je de noodzakelijke vergunningen (check dit eventueel online via het omgevingsloket)?
• Huur je het pand? Dan heb je een toestemmingsverklaring van de verhuurder nodig.

Stap 2: verzamel de juiste documenten per type aanvraag

Voor alle aanvragen geldt:

• Afschrift van je contract met Zorg & Zekerheid.
• Ingevulde staatssteunverklaring: een de-minimisverklaring (ondertekend door de aanvragende huisarts, met bedrijfsnaam, KvK-nummer, naam en functie van de ondertekenaar) of, als je meer dan € 300.000 aan staatssteun hebt ontvangen, een Algemene verklaring voorwaarden AGVV (ondertekend door de aanvragende organisatie, met naam en functie van de ondertekenaar).

Bij een aanvraag voor verbouwing voeg je daarnaast een verbouwingsplan toe met:

• een beschrijving van de voorgestelde verbouwingsmaatregelen;
• een begroting met offertes en specificaties van materiaal- en arbeidskosten, plus de andere financieringsbronnen naast de subsidie;
• als je huurt: een toestemmingsverklaring van de verhuurder.

Bij een aanvraag voor tijdelijke huisvesting voeg je toe:

• de reden en periode waarvoor de tijdelijke huisvesting nodig is;
• een begroting met de andere financieringsbronnen naast de subsidie.

Bij een aanvraag voor verhuiskosten voeg je toe:

• de reden van de verhuizing;
• een offerte voor de verhuiskosten;
• een begroting met de andere financieringsbronnen naast de subsidie.

Stap 3: dien de aanvraag in

Je dient de aanvraag schriftelijk in, bij voorkeur digitaal via eHerkenning, bij het college via het aanvraagformulier op de website van de gemeente. In de praktijk klik je op de aanvraagknop op de productpagina, log je in met eHerkenning (niveau 2+ of hoger nodig) en kom je automatisch bij het juiste formulier in het subsidieloket.

Let op: volledigheid bepaalt je plek in de rij

Volledige subsidieaanvragen worden behandeld op volgorde van binnenkomst. Is je aanvraag nog niet volledig, dan geldt niet de datum van je eerste indiening, maar de dag waarop je de aanvraag hebt aangevuld en gecompleteerd. Zorg dus dat je alle documenten in één keer compleet aanlevert, want anders schuift je aanvraag op in de wachtrij en kan het subsidieplafond van € 300.000 intussen bereikt zijn door andere aanvragers.

Stap 4: wacht op de beslissing

De gemeente beslist binnen 13 weken na ontvangst van je volledige aanvraag. Je krijgt hierover een brief.

Waar je vragen kunt stellen

Voor vragen over de aanvraag kun je mailen naar subsidie@leiden.nl of bellen met 14 071. Voor uitleg en hulp bij het subsidieloket zelf verwijst de gemeente naar de pagina over het subsidieloket.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

Het college van burgemeester en wethouders van Leiden beoordeelt je aanvraag. Je krijgt binnen 13 weken na ontvangst van je volledige aanvraag een brief waarin staat of je de subsidie krijgt. Is je aanvraag niet volledig, dan telt de beslistermijn vanaf het moment dat je de aanvraag hebt aangevuld en gecompleteerd.

Uitbetaling

Wordt de subsidie verleend, dan betaalt de gemeente het volledige bedrag in één keer uit, op het moment van de subsidieverlening. Er is dus geen aparte voorschotfase met deelbetalingen: je krijgt het hele toegekende bedrag direct.

Wat je tijdens de looptijd moet doen

• Je voert de activiteit uit waarvoor de subsidie is verleend (de verbouwing, de tijdelijke huisvesting of de verhuizing).
• Je start binnen 36 maanden na de subsidieverlening, en in elk geval vóór 1 januari 2031.
• Bij een verbouwing: minimaal 2 jaar na afronding moet op dat adres een huisartsenpraktijk gevoerd worden.

Verantwoording: hangt af van het bedrag

Bij verhuiskosten (maximaal € 5.000) stelt de gemeente de subsidie direct vast. Er is geen apart verantwoordingstraject nodig, al controleert de gemeente wel steekproefsgewijs of de activiteiten zijn uitgevoerd zoals aangevraagd en of aan de overige verplichtingen is voldaan.

Bij verbouwing of tijdelijke huisvesting (maximaal € 25.000, dus boven de € 5.000) moet je na afronding zelf actie ondernemen: uiterlijk 13 weken na uitvoering van de activiteiten dien je een aanvraag tot subsidievaststelling in. Daarin zitten:

• een inhoudelijk verslag met bewijs dat de activiteiten zijn uitgevoerd, onder andere via foto's;
• een financieel verslag met de inkomsten en uitgaven, waarin de gemeentelijke subsidie en eventuele bijdragen van derden duidelijk apart staan.

De gemeente kan in individuele gevallen afwijken van deze termijn van 13 weken. Na ontvangst van je aanvraag tot subsidievaststelling stelt de gemeente de subsidie binnen 13 weken definitief vast. Is er meer tijd nodig, dan laat de gemeente je dat zo snel mogelijk weten.

Als je te laat bent met verantwoorden

Dien je je aanvraag tot subsidievaststelling niet op tijd in, dan stuurt de gemeente eenmalig een rappel. Reageer je daarna nog steeds niet binnen 6 weken, dan gaat de gemeente over tot ambtshalve vaststelling en vordert ze het toegekende bedrag terug. Zorg er dus voor dat je de verantwoording niet laat liggen: het kan je de hele subsidie kosten.

Wat als iets niet doorgaat

Een niet-gebruikt deel van het subsidiebedrag betaal je op eerste aanzegging van de gemeente terug.