Subsidieregeling Makers Kunst & Cultuur gemeente Leeuwarden 2024

Je krijgt 50% van de (organisatie)kosten voor de activiteit, met een maximum van € 5.000 per aanvraagperiode. De subsidie is nooit hoger dan het bedrag dat je na andere financiering nog tekortkomt. De rest van je kosten dek je zelf, bijvoorbeeld met entree-inkomsten, sponsoring, subsidies van andere overheden, fondsen, donateurs, eigen bijdragen of crowdfunding.

Belangrijk: je kunt op dit moment alleen nog subsidie aanvragen voor activiteiten in 2027. Voor activiteiten in 2026 is aanvragen niet meer mogelijk.

Er zijn 2 aanvraagperioden per jaar (1 januari tot en met 30 juni, en 1 juli tot en met 31 december), en je mag per periode maximaal 1 aanvraag doen. Je aanvraag moet uiterlijk 2 maanden voor de start van je activiteit binnen zijn, en je kunt al vanaf 6 maanden voor de start aanvragen.

Je vraagt aan via het online aanvraagportaal van de gemeente Leeuwarden, of met een downloadbaar aanvraagformulier dat je opstuurt of afgeeft bij het gemeentehuis. Bij de aanvraag lever je een activiteitenplan en een sluitende, goed toegelichte begroting van inkomsten en uitgaven in. In die begroting staat ook het bedrag dat je aanvraagt.

Harde eisen waar je op kunt afvallen:

• Bereikbaarheid voor inwoners: je activiteit moet bezocht kunnen worden door inwoners van de gemeente Leeuwarden. Vindt de activiteit buiten de gemeente plaats, dan moet dit bijdragen aan de promotie en het positieve imago van de gemeente Leeuwarden op nationaal en internationaal niveau. Voldoet je activiteit hier niet aan, dan komt hij niet in aanmerking.
• Maximaal 1 aanvraag per aanvraagperiode. Er zijn 2 aanvraagperioden per jaar: van 1 januari tot en met 30 juni en van 1 juli tot en met 31 december. Dien je een tweede aanvraag in dezelfde periode in, dan valt die af.
• Termijn: je aanvraag en bijlagen moeten uiterlijk 2 maanden voordat je met de activiteit start binnen zijn. Eerder aanvragen mag, maar niet eerder dan 6 maanden voor de start. Kom je buiten dit venster, dan wordt de aanvraag niet in behandeling genomen of afgewezen.
• Periode: je kunt alleen voor 2027 subsidie aanvragen. Voor activiteiten in 2026 is aanvragen niet meer mogelijk. Plan je activiteit dus in 2027.
• Sluitende begroting: de begroting van inkomsten en uitgaven moet sluitend en voldoende toegelicht zijn. Is de begroting niet sluitend, dan is dit volgens het loket "echt nodig" en dus een knock-out.
• Volledig activiteitenplan: dit moet de beschrijving, aanleiding, doelstelling en motivering van de activiteit bevatten, plus aanpak, planning, PR en het gewenste publieksbereik. Ontbreekt dit, dan is je aanvraag niet compleet.
• Eigen bijdrage: de subsidie dekt maximaal 50% van de (organisatie)kosten en nooit meer dan het bedrag dat je tekortkomt. Je moet de overige kosten zelf dekken, bijvoorbeeld via entree-inkomsten, sponsoring, subsidies van andere overheden, fondsen, donateurs, eigen bijdragen of crowdfunding. Kun je dit niet aantonen of dekken, dan kan dit gevolgen hebben voor het toegekende bedrag.

Het dossier noemt geen aparte eisen over woonplaats, leeftijd, opleiding of eerdere subsidies die je zouden uitsluiten. Er staat ook niets over een minimum aan projectomvang of -budget, alleen de bovengrens van € 5.000 per aanvraagperiode.

Rekenregel

• De subsidie is 50% van de (organisatie)kosten voor de activiteit.
• De subsidie is nooit hoger dan het bedrag dat je tekortkomt (dus je kosten minus de inkomsten die je al op andere manieren binnenhaalt).
• De subsidie is nooit hoger dan € 5.000 per aanvraagperiode.

Het laagste van deze drie bedragen bepaal je toegekende subsidie.

Wat je zelf moet dekken

De overige kosten (dus het deel dat niet door de subsidie wordt gedekt) moet je op een andere manier financieren. Het dossier noemt hiervoor als voorbeelden:

• Inkomsten uit entree (bijvoorbeeld kaartverkoop voor je voorstelling of concert).
• Sponsoring.
• Subsidies van andere overheden.
• Bijdragen van fondsen.
• Bijdragen van donateurs.
• Eigen bijdragen (je eigen inleg).
• Crowdfunding.

Wat je moet aantonen in de begroting

De begroting van inkomsten en uitgaven moet sluitend en voldoende toegelicht zijn; dit is volgens het loket "echt nodig". In de begroting staat ook het subsidiebedrag dat je aanvraagt. Het dossier specificeert niet welke individuele kostenposten (zoals huur van een locatie, materiaalkosten, honoraria, promotiekosten) je precies mag opvoeren; het gaat om de totale organisatiekosten van de activiteit die je in je begroting onderbouwt.

Wat niet in het dossier staat

Het dossier noemt geen lijst van kostensoorten die uitgesloten zijn, geen aparte tarieven per uur of per product, en geen regels over bijvoorbeeld reiskosten, materiaalkosten of overheadpercentages. Het loket spreekt steeds over "(organisatie)kosten voor de activiteit" als geheel, zonder onderverdeling. Als je twijfelt of een specifieke kostenpost meetelt, is dat dus niet uit dit dossier af te leiden; je onderbouwt dit zelf in je activiteitenplan en begroting, die de gemeente beoordeelt op volledigheid en of ze sluitend zijn.

Samenhang met andere financiering

Omdat de subsidie nooit meer is dan het bedrag dat je tekortkomt, is het belangrijk dat je begroting laat zien welk deel van de kosten je al met andere inkomsten (entree, sponsoring, subsidies van andere overheden, fondsen, donateurs, eigen bijdragen, crowdfunding) dekt. Dat tekort, samen met de 50%-regel en het maximum van € 5.000, bepaalt uiteindelijk hoeveel subsidie je krijgt voor je kosten.

Stap 1: check de aanvraagperiode en termijn

Je kunt alleen aanvragen voor activiteiten in 2027; voor 2026 is aanvragen niet meer mogelijk. Er zijn 2 aanvraagperioden per jaar: 1 januari tot en met 30 juni, en 1 juli tot en met 31 december. Je aanvraag moet uiterlijk 2 maanden voor de start van je activiteit binnen zijn, en je kunt al vanaf 6 maanden voor de start aanvragen. Plan je aanvraag dus binnen dat venster van 6 tot 2 maanden voor de startdatum.

Stap 2: stel je documenten op

Je hebt twee verplichte bijlagen nodig:

• Activiteitenplan. Hierin beschrijf je het karakter, de omvang, periode, duur, locatie en manier van uitvoering van je activiteit. Ook beschrijf je de achtergrond, reden, aanpak, planning, PR en het gewenste publieksbereik. Dit document stel je zelf op; er wordt geen apart verplicht format voor genoemd, alleen de inhoud die erin moet staan.
• Begroting. Een overzicht van inkomsten en uitgaven dat sluitend en voldoende toegelicht is. In de begroting staat ook het subsidiebedrag dat je aanvraagt. Het loket benadrukt dat het echt nodig is dat deze begroting sluitend is.

Stap 3: dien je aanvraag in

Je kunt op twee manieren aanvragen:

• Digitaal: via het subsidieportaal op https://subsidies.leeuwarden.nl/Request/Details?regulationId=588.
• Op papier: download het aanvraagformulier Subsidie Makers Kunst & Cultuur, vul het in en stuur het op naar de gemeente Leeuwarden, of lever het in bij het gemeentehuis (Oldehoofsterkerkhof 2, 8911 DH Leeuwarden).

Het aanvraagformulier zelf vraagt om de volgende gegevens en ondertekening:

• Gegevens van de aanvrager: naam organisatie of persoon, contactpersoon, functie binnen de organisatie, adres, postcode en plaats, telefoon, e-mail, website, IBAN en naam waarop de rekening staat.
• Gegevens van de activiteit: naam van de activiteit, datum van de activiteit, en het gevraagde subsidiebedrag (maximaal 50% van de subsidiabele kosten, met een maximum van € 5.000).
• Rechtsvorm: stichting, vereniging of natuurlijk persoon, en of je ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel (met eventueel inschrijfnummer).
• Activiteitenplan en begroting: hier voeg je de eerder genoemde documenten bij of vat je ze samen op het formulier.
• Ondertekening: de contactpersoon ondertekent de aanvraag met datum, en verklaart daarmee dat het formulier naar waarheid is ingevuld.

Stap 4: bewaar je bevestiging en volg de status

Na het indienen kun je de status van je ingediende aanvraag inzien via het subsidieportaal.

Let op: maximaal 1 aanvraag per periode

Je mag maximaal 1 aanvraag per aanvraagperiode doen. Dien je binnen dezelfde periode een tweede aanvraag in, dan valt die af. Wil je dus meerdere activiteiten in hetzelfde half jaar laten subsidiëren, dan moet je kiezen welke ene aanvraag je indient, of wachten tot de volgende aanvraagperiode.

Het dossier noemt geen aparte intake, voortraject of verplicht vooroverleg voordat je de aanvraag indient; de twee genoemde documenten (activiteitenplan en begroting) zijn de enige verplichte bijlagen.

Termijn en planning

Omdat je aanvraag uiterlijk 2 maanden voor de start van je activiteit binnen moet zijn, houdt de gemeente kennelijk rekening met een beoordelingsperiode die binnen die 2 maanden past, al noemt het dossier geen concrete wettelijke beslistermijn. Voor de exacte proceduretermijn na indiening verwijst het dossier naar de Algemene Subsidieverordening gemeente Leeuwarden en de Subsidieregeling Makers Kunst & Cultuur gemeente Leeuwarden 2024, die je op Overheid.nl kunt vinden. De tekst van die regelgeving zelf maakt geen deel uit van dit dossier.

Status volgen

Je kunt de status van je ingediende aanvraag inzien via het subsidieportaal (het digitale aanvraagsysteem van de gemeente Leeuwarden).

Uitbetaling

Het dossier vermeldt geen informatie over voorschotten, betaalmomenten, of de manier waarop het toegekende bedrag wordt uitgekeerd (bijvoorbeeld in één keer na toekenning, of pas na afronding van de activiteit). Het is dus niet duidelijk uit dit dossier of je bijvoorbeeld eerst een voorschot krijgt en pas later een vaststelling, of dat het hele bedrag ineens wordt overgemaakt.

Verantwoording en vaststelling

Het dossier bevat geen expliciete beschrijving van een verantwoordingsplicht na afloop van de activiteit, zoals een eindverslag, financiële verantwoording of vaststellingsbesluit. Dit betekent niet noodzakelijk dat die verplichtingen niet bestaan, maar dat de loketpagina en de subpagina's ze niet beschrijven; hiervoor verwijst het loket naar de onderliggende regelgeving op Overheid.nl.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Ook expliciete verplichtingen tijdens de uitvoering van de activiteit (zoals naamsvermelding van de gemeente, tussentijds melden van wijzigingen, of gevolgen bij het niet doorgaan van de activiteit) worden in dit dossier niet genoemd.

Samengevat: het dossier is op dit punt beperkt. Het enige concrete gegeven na aanvraag is dat je de status kunt volgen via het subsidieportaal. Voor de precieze procedure van beoordeling, uitbetaling en verantwoording verwijst het loket zelf naar de Subsidieregeling Makers Kunst & Cultuur gemeente Leeuwarden 2024 en de Algemene Subsidieverordening gemeente Leeuwarden, die apart op Overheid.nl staan.