Innovatie Agrifood

De subsidie is bedoeld voor MKB-ondernemingen die actief zijn in de landbouwsector. Ook samenwerkingsverbanden van MKB-ondernemingen of van advies- en onderzoeksbureaus die zich richten op innovatie in de landbouw komen in aanmerking.

Je krijgt 40% of 60% van de subsidiabele kosten, met een maximum van € 35.000 per project. Welk percentage geldt, hangt af van het soort kosten dat je maakt. In totaal is er € 700.000 beschikbaar; aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld, dus is het plafond bereikt, dan is de pot leeg.

Je vraagt de subsidie aan via het digitale formulier op het Subsidieportaal van provincie Gelderland. Daarvoor heb je eHerkenning nodig. Bij de aanvraag upload je altijd een projectplan (volgens het verplichte format) en een begroting (volgens het verplichte format). Werk je samen met andere partijen, dan is een samenwerkingsovereenkomst ook verplicht.

Na indiening controleert de provincie eerst of je aanvraag compleet is en beoordeelt daarna de inhoud. De wettelijke beslistermijn is maximaal 13 weken. De regeling loopt tot 1 januari 2027, maar wacht niet tot het laatste moment: het geld gaat op volgorde van binnenkomst, niet op kwaliteit van je plan.

Verder gelden deze harde eisen:

• Je project moet zich richten op innovatie in de kringloop- of natuur-inclusieve landbouw. Zonder dat innovatieve karakter komt je project niet in aanmerking.
• Je project moet bijdragen aan verduurzaming van de fysieke leefomgeving (bodem, water, lucht, natuur).
• Je project moet daarnaast bijdragen aan minstens één van deze twee aspecten: producten en diensten van het agrarische bedrijf op de markt brengen via nieuwe verdienmodellen of vernieuwende marktconcepten, of het vergroten van de waardering uit de samenleving voor de landbouwsector of de aantrekkingskracht van het ondernemerschap in de landbouw. Ontbreekt deze bijdrage, dan voldoet je project niet aan de voorwaarden.
• Je project moet een goede slagingskans hebben. Daarvoor is draagvlak binnen de landbouwsector en betrokkenheid van ondernemers bij het project nodig.
• Je project moet in de praktijk uitvoerbaar zijn en zich lenen voor grootschalige toepassing.
• Je moet in je projectplan aangeven hoe je het project bekend maakt bij sectorgenoten en hoe je de resultaten toegankelijk maakt voor derden. Ontbreekt dit onderdeel, dan is je aanvraag niet compleet op dit punt.

Een belangrijke knock-out: heb je al eerder, in hetzelfde kalenderjaar, subsidie ontvangen voor dezelfde activiteit of vanuit deze regeling, dan komt je nieuwe aanvraag niet meer in aanmerking.

Ook vallen bepaalde kostensoorten volledig buiten de regeling, waardoor een project dat alleen uit die kosten bestaat, niet subsidiabel is:

• werkkapitaal
• aankoop van productierechten, betalingsrechten, dieren en eenjarige gewassen
• aanplant van eenjarige gewassen
• afwateringswerkzaamheden
• investeringen om aan Europese wetgeving te voldoen
• reguliere vervangingsinvesteringen

Let op je aanvraag zelf: is die niet compleet (bijvoorbeeld omdat het projectplan of de begroting niet volgens het verplichte format is ingevuld, of een samenwerkingsovereenkomst ontbreekt bij een samenwerkingsverband), dan wordt de aanvraag pas in behandeling genomen nadat je de ontbrekende stukken hebt aangeleverd. De beslistermijn pauzeert dan.

Voor de volledige, juridisch precieze voorwaarden verwijst het loket naar de Regels Subsidieverlening Gelderland 2023, paragraaf 2.10 Innovatie Agrifood. Twijfel je of jouw project of organisatievorm voldoet, check die paragraaf of neem contact op met de provincie voordat je tijd steekt in een uitgebreid projectplan.

Investeringen in bedrijfsmiddelen

Denk aan machines op landbouwbedrijven die nodig zijn om kringloop- of natuur-inclusieve landbouw mogelijk te maken. Het begrotingsformat noemt hierbinnen onder meer: koop of huurkoop van machines en uitrusting, en niet-productieve investeringen in verband met de verwezenlijking van agromilieuklimaatdoelstellingen.

Marktonderzoek en productontwerp/-design

Kosten voor het onderzoeken van de markt en het ontwerpen of vormgeven van producten. Dit staat als eigen kostenpost in het begrotingsformat.

Kennisoverdracht en voorlichting

Kosten om kennis over te dragen en voorlichting te geven. Het begrotingsformat splitst dit verder uit in onder meer demonstratieactiviteiten en voorlichtingsacties.

Maatregelen om de afzet van landbouwproducten te bevorderen

Het begrotingsformat noemt hierbinnen: het organiseren van en deelnemen aan wedstrijden, handelsbeurzen en tentoonstellingen, en publicaties om landbouwproducten beter bekend te maken bij het brede publiek.

Overige kostenposten in het begrotingsformat

Het format vermeldt daarnaast nog: aankoop of ontwikkeling van computersoftware, verwerving van octrooien, licenties, auteursrechten en handelsmerken, onroerend goed, opstellen van aanvragen voor de erkenning van kwaliteitsregelingen, algemene kosten, en verwerving van vaardigheden (waaronder opleidingscursussen, workshops en coaching).

Personeelskosten: drie rekenmethodes

Voor de kosten van ingezette medewerkers moet je kiezen tussen drie berekeningsmethodes uit de Regels Subsidieverlening Gelderland 2023. Deze keuze bepaalt hoeveel van je werkelijke personeelskosten subsidiabel is:

• Vaste-uurtariefsystematiek: uren keer een vast tarief van maximaal € 60 per uur, als vergoeding voor zowel directe loon- en arbeidskosten als indirecte kosten (overhead). Voordeel: je hoeft het uurtarief niet te onderbouwen, en voor de verantwoording hoef je alleen een sluitende urenregistratie bij te houden. Nadeel: de subsidiabele kosten zijn vaak lager, wat een lagere subsidie kan betekenen.
• Loonkosten plus vaste-opslagmethodiek: een uurtarief gebaseerd op je werkelijke loonkosten, plus een opslag over de directe loonkosten als vergoeding voor overhead, tot een maximaal uurtarief van € 93 (berekend als uurtarief keer 1,2). Voordeel: vaak hogere subsidiabele kosten en dus mogelijk een hogere subsidie. Nadeel: je moet het uurtarief onderbouwen met loonstaten van alle ingezette medewerkers, ook bij de eindverantwoording.
• Integrale kostensystematiek: uitgaan van integrale kostprijzen voor arbeid, inclusief opslagen voor apparatuur en materialen. Voorwaarde: je moet beschikken over een verklaring van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland en je systematiek stelselmatig gebruiken in je bedrijf of organisatie. Dit is vooral geschikt voor grotere bedrijven en kennisinstellingen; eenmanszaken en kleine organisaties hebben meestal geen geschikte IKS.

Bij alle drie de methodes geldt: kosten van apparatuur, materialen en kosten van derden worden apart berekend volgens de regels in de RSG. De uren van medewerkers die niet bij jou in loondienst zijn (bijvoorbeeld zzp'ers die zelf de aanvrager zijn) zijn altijd subsidiabel tegen het vaste tarief van € 60 per uur, ook als je een andere methode kiest voor je eigen personeel. Huur je een zzp'er in als externe partij (niet als aanvrager), dan mag je wel het gangbare marktarief hanteren.

Kosten van derden

Voor kosten die je aan derden betaalt (zoals offertes of facturen van leveranciers) geldt in alle drie de methodes dezelfde berekeningswijze, volgens de RSG.

Niet subsidiabel

De volgende kosten komen nooit in aanmerking voor subsidie, ongeacht de gekozen methode:

• werkkapitaal
• aankoop van productierechten, betalingsrechten, dieren en eenjarige gewassen
• aanplant van eenjarige gewassen
• afwateringswerkzaamheden
• investeringen om aan Europese wetgeving te voldoen
• reguliere vervangingsinvesteringen

Voor de volledige, juridisch bindende omschrijving van subsidiabele kostensoorten verwijst het loket naar paragraaf 2.10 van de Regels Subsidieverlening Gelderland 2023. Onderbouw elke kostenpost in je begroting met een duidelijke toelichting (bijvoorbeeld aantal eenheden keer prijs per eenheid) of met een offerte.

Voor de berekening van je subsidiabele kosten (dus de basis waarover het percentage wordt toegepast) kun je kiezen uit drie berekeningsmethodes, die elk een ander bedrag opleveren:

• Vaste-uurtariefsystematiek: uren keer een vast tarief van maximaal € 60 per uur voor loon- en arbeidskosten. Dit is de eenvoudigste methode, maar levert meestal lagere subsidiabele kosten op dan de andere methodes.
• Loonkosten plus vaste-opslagmethodiek: uren keer je werkelijke uurtarief, vermenigvuldigd met een opslagfactor van 1,2 voor overhead, tot een maximaal uurtarief van € 93. Dit levert vaak hogere subsidiabele kosten op, maar je moet je uurtarief onderbouwen met loonstaten.
• Integrale kostensystematiek: je eigen kostensystematiek, mits je daarvoor een verklaring van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland hebt en de systematiek stelselmatig gebruikt in je bedrijf.

Voor medewerkers die niet bij jou in loondienst zijn (zoals zzp'ers die zelf aanvrager zijn) geldt altijd het vaste tarief van € 60 per uur, ongeacht welke methode je kiest. Huur je juist een zzp'er in als derde partij, dan mag je het gangbare marktarief rekenen.

Er is in totaal € 700.000 beschikbaar voor deze regeling (het subsidieplafond). Aanvragen worden behandeld op volgorde van binnenkomst, niet op kwaliteit. Is het plafond bereikt, dan komen latere aanvragen niet meer in aanmerking, ook als ze verder aan alle eisen voldoen. In het Subsidieportaal kun je via de thermometer bij "Subsidiemogelijkheden" zien hoeveel budget er nog over is.

Let op: heb je in hetzelfde kalenderjaar al subsidie ontvangen voor dezelfde activiteit of vanuit deze regeling, dan kom je niet in aanmerking voor een nieuwe subsidie, ongeacht de hoogte van je kosten.

Tussentijds opslaan

Tijdens het invullen worden je gegevens automatisch als concept opgeslagen in het Subsidieportaal. Ga je later verder, gebruik dan het Subsidieportaal zelf en niet een directe link naar je eerdere aanvraag; die opent namelijk een nieuw, leeg formulier. Je concept vind je terug onder 'Mijn subsidies'.

Verplichte bijlagen

De checklist verplichte bijlagen noemt de volgende documenten. Kijk vooraf ook in het aanvraagformulier zelf, want welke bijlagen precies nodig zijn kan afhangen van jouw situatie.

• Projectplan. Gebruik hiervoor het verplichte format op de webpagina van de regeling. Hierin beschrijf je onder meer de projectnaam, de projectbeschrijving, het innovatieve karakter, de bijdrage aan de vastgestelde thema's (waterkwaliteit, bodemkwaliteit, luchtkwaliteit, natuurkwaliteit/biodiversiteit, energietransitie), de slagingskans, de opschaalbaarheid en de communicatie-aanpak. Deze bijlage telt mee in de compleetheidstoets: ontbreekt hij, dan wordt je aanvraag niet in behandeling genomen.
• Begroting. Gebruik het verplichte begrotingsformat op de webpagina. Hierin geef je een gespecificeerde kostenopstelling met toelichting per kostenpost (bijvoorbeeld aantal eenheden keer tarief, of een offerte) en een dekkingsplan. Je geeft ook aan welke berekeningsmethode je kiest voor personeelskosten (vaste-uurtarief, loonkosten-plus-opslag, of integrale kostensystematiek) en of je BTW-plichtig bent. Deze bijlage telt ook mee in de compleetheidstoets.
• Samenwerkingsovereenkomst. Verplicht als je de aanvraag indient namens een samenwerkingsverband. Hierin leg je de afspraken tussen de deelnemers vast, inclusief taakverdeling, verantwoordelijkheden, financiën en communicatie. Er is een model beschikbaar. De overeenkomst wordt ondertekend door de rechtsgeldig vertegenwoordiger van elke deelnemende organisatie (bijvoorbeeld de directeur of een andere functionaris met tekenbevoegdheid), met naam, functie, plaats, datum en handtekening per partij. Deze bijlage telt niet mee in de compleetheidstoets, maar is wel nodig voordat de subsidie kan worden verleend.
• Kopie van een recent bankafschrift. Alleen nodig als je voor de eerste keer subsidie aanvraagt bij de provincie, of als je bankrekeningnummer is gewijzigd. Het afschrift mag niet ouder zijn dan 1 jaar en moet rekeningnummer, naam van de rekeninghouder en datum tonen; een kopie van een bankpas is niet genoeg. Telt niet mee in de compleetheidstoets.
• Vergunningen. Als je activiteiten een vergunning vereisen, stuur je hiervan een kopie mee. Telt niet mee in de compleetheidstoets, maar is wel nodig om de subsidie te kunnen verlenen.

Grote bestanden die niet via het portaal te uploaden zijn, mail je naar post@gelderland.nl onder vermelding van het zaaknummer.

Stappen samengevat

• Bekijk vooraf het aanvraagformulier en verzamel de benodigde bijlagen digitaal (aanbevolen door het loket zelf).
• Log in met eHerkenning op het Subsidieportaal en start de aanvraag via de formulierlink.
• Vul het projectplan (verplicht format) en de begroting (verplicht format) in en upload deze.
• Upload, indien van toepassing, de samenwerkingsovereenkomst, het bankafschrift en/of vergunningen.
• Dien de aanvraag in vóór 1 januari 2027, de einddatum van de regeling. Wacht niet te lang: het subsidieplafond van € 700.000 raakt mogelijk eerder op, omdat aanvragen op volgorde van binnenkomst worden behandeld.
• De provincie controleert eerst of je aanvraag compleet is. Ontbreekt er iets, dan vraagt de provincie je dit aan te vullen en pauzeert de beslistermijn tot je aanvraag compleet is.

Termijn

De wettelijke beslistermijn is maximaal 13 weken. Is je aanvraag niet compleet, dan pauzeert deze termijn: hij begint pas weer te lopen zodra je de ontbrekende informatie hebt aangeleverd. Je kunt de status van je aanvraag volgen in het Subsidieportaal onder 'mijn subsidies'.

Tijdens de looptijd

Wijzigingen in je project meld je schriftelijk bij de provincie. Bij een samenwerkingsverband ligt deze meldplicht bij de deelnemer die de aanvraag heeft ingediend (de penvoerder); die is ook financieel en inhoudelijk eindverantwoordelijk voor het project, houdt de projectadministratie bij en verzorgt het contact met de provincie. Ook afwijkingen van de begroting meld je bij de provincie.

Vaststelling en eindrapportage

Na afronding van je project vraag je de subsidie vast te stellen via het Subsidieportaal. Log in, ga naar 'mijn subsidies', klik op de naam van je subsidie en kies de actie 'vaststellen'. Daarbij upload je:

• Een inhoudelijk eindverslag of eindrapportage. Hiervoor is een model beschikbaar, maar het gebruik daarvan is niet verplicht; de vorm van je verslag is vrij. Wel moet je ingaan op: het resultaat per activiteit, of doelstellingen zijn behaald, de bijdrage aan de vastgestelde thema's (waterkwaliteit, bodemkwaliteit, luchtkwaliteit, natuurkwaliteit/biodiversiteit, energietransitie), hoe je de innovatie hebt uitgedragen naar sectorgenoten, hoe je de resultaten toegankelijk hebt gemaakt voor derden, en hoeveel personen, organisaties en Gelderse boeren je hebt bereikt.
• Het begrotingsformat met ingevulde 'realisatie'-kolom, waarin je de daadwerkelijk gemaakte kosten en inkomsten verantwoordt, met een toelichting op afwijkingen ten opzichte van de oorspronkelijke begroting.
• Eventuele bewijsstukken die in de verleningsbeschikking worden genoemd.

Dien je de eindrapportage in via het Subsidieportaal, dan is geen handtekening nodig; je vermeldt wel de naam en functie van de opsteller. Dien je in via post@gelderland.nl, dan is een handtekening wél verplicht, en vermeld je het zaaknummer van de subsidie in het onderwerp van je mail.