GLB-projectsubsidie kennisprojecten provincies

Je kreeg subsidie voor het delen van kennis via trainingen, workshops, coaching, voorlichting en demonstratieactiviteiten. Het subsidiepercentage was 80% van de subsidiabele kosten. Per provincie gold een eigen minimum- en maximumbedrag: Overijssel € 30.000 tot € 300.000, Utrecht € 25.000 tot € 300.000, en Zeeland minimaal € 125.000 zonder maximum.

Elke provincie stelde ook eigen aanvullende voorwaarden. In Overijssel moesten minimaal 3 landbouwers deelnemen aan iedere activiteit. In Utrecht mocht je project alleen gaan over klimaatverandering, biodiversiteit of beheer van natuurlijke hulpbronnen. In Zeeland deden minimaal 100 landbouwers mee.

De aanvraag verliep via Mijn RVO, met een subsidieproces in 6 stappen. Bij subsidies onder € 125.000 in Overijssel en Utrecht werkte je met deelprestaties: je gaf bij de aanvraag al aan welke prestaties je verwachtte te behalen, met een deelbegroting, een jaartal en een manier van verantwoording. Daarmee hoefde je later geen urenstaten, loonstroken, facturen of betaalbewijzen aan te leveren. Bij hogere bedragen en in Zeeland gebruikte je het Format begroting en betaalverzoeken en verantwoordde je op basis van werkelijke kosten.

Een beoordelingscommissie rangschikte de aanvragen; wie de meeste punten haalde, kreeg als eerste subsidie, tot het budget op was.

Was je van plan om aan te vragen, dan gold in ieder geval het volgende:

Wie kwam in aanmerking

• Je bent ondernemer in de provincie Overijssel, Utrecht of Zeeland. Buiten deze provincies viel je af.
• Je deelt kennis en informatie met een groep landbouwers, als individuele ondernemer, kennisaanbieder of als samenwerkingsverband.

Harde eisen per provincie waar je op afvalt

• Overijssel: binnen je project nemen minstens 3 landbouwers deel aan iedere activiteit. Doe je dat niet, dan voldoe je niet.
• Utrecht: je project moet uitsluitend gaan over een van deze drie doelen: klimaatverandering, bescherming biodiversiteit, of efficiënt beheer van natuurlijke hulpbronnen. Richt je project zich op een ander thema, dan viel je af in Utrecht (in Overijssel en Zeeland golden meer thema's, zie de sectie Voorwaarden).
• Zeeland: er doen minimaal 100 landbouwers mee aan je project. Minder deelnemers betekende afwijzing in Zeeland.
• Zeeland kende daarnaast een minimum subsidiebedrag van € 125.000 zonder maximum. Vroeg je minder aan, dan viel je hier buiten de boot.

Bedragen waarbuiten je afviel

• Overijssel: minimaal € 30.000, maximaal € 300.000 subsidie.
• Utrecht: minimaal € 25.000, maximaal € 300.000 subsidie.
• Zeeland: minimaal € 125.000, geen maximum. Vroeg je een bedrag aan buiten deze marges, dan kwam je niet in aanmerking binnen de betreffende provincie.

Wat sowieso niet subsidiabel was

• De ontwikkeling van nieuwe kennis.
• Kennis die deel uitmaakt van programma's of leergangen in het mbo, hbo of wetenschappelijk onderwijs.
• Eigen uren van landbouwers om als deelnemer mee te doen aan de activiteiten. Ging je project hierover, dan viel dat deel van je aanvraag af.

Inzet van personen

Je zet gekwalificeerde en opgeleide personen in voor de kennisoverdracht. RVO controleert dit met cv's of andere documenten. Kon je dit niet aantonen, dan liep je risico op afwijzing van (een deel van) je aanvraag.

Budget

Elke provincie had een eigen, beperkt budget: Overijssel € 450.487,47, Utrecht € 668.000 en Zeeland € 500.000. Was het budget op, dan viel je alsnog af, ook als je verder aan alle eisen voldeed.

Op alle subsidiabele kosten geldt een subsidiepercentage van 80%. Je krijgt dus 80% van de subsidiabele kosten vergoed.

Wat niet subsidiabel is

• De ontwikkeling van nieuwe kennis.
• Kennis die deel uitmaakt van programma's of leergangen in het mbo, hbo of wetenschappelijk onderwijs.
• Eigen uren van landbouwers om als deelnemer mee te doen aan de activiteiten.

Manieren om je kosten te berekenen

Je kiest bij je aanvraag een berekeningsmethode voor je kosten. Er zijn drie mogelijkheden:

• Vereenvoudigde kostenoptie (VKO) voor arbeidskosten. Bij deze optie hoef je bij een betaalverzoek geen aparte arbeidskosten op te geven. Het forfaitaire bedrag wordt automatisch berekend: het gaat om 23% van de overige kosten per declaratieregel. Onder arbeidskosten vallen hierbij loonkosten, eigen arbeid, arbeidskosten op basis van IKS en de vaste tarieven voor projectmedewerker, landbouwer, adviseur en projectleider/expert. Bij deze optie hoef je geen uren bij te houden.

• Vereenvoudigde kostenoptie (VKO) voor overige kosten. Hierbij hoef je bij je betaalverzoek geen kosten van derden, bijdragen in natura (waaronder vrijwilligersuren) en afschrijvingen op te geven. Het forfaitaire bedrag wordt automatisch berekend in het betalingsoverzicht: het gaat om 40% van de arbeidskosten.

• Geen vereenvoudigde kostenoptie. Dan berekent RVO de subsidie op basis van je werkelijke kosten. In dit geval rekent het format automatisch een vast opslagpercentage van 15% voor overheadkosten.

Kostentypen bij "geen VKO" of werkelijke kosten

• Loonkosten: je vult het bruto maandsalaris in exclusief vakantiegeld, eindejaarsuitkering en bijzondere vergoedingen. De eindejaarsuitkering vul je apart in. Op de loonkosten wordt automatisch 44,2% werkgeverslasten berekend.
• Arbeidskosten op basis van de Integrale Kostensystematiek (IKS): alleen voor kennisinstellingen. Gebruik je een goedgekeurde IKS, dan moet je die systematiek steeds gebruiken binnen je organisatie. Andere typen organisaties kunnen geen IKS gebruiken. Over IKS-tarieven wordt geen forfait berekend, dit is al verwerkt in het tarief.
• Arbeidskosten - vast tarief (exclusief eigen arbeid): vaste tarieven voor de functies projectmedewerker, landbouwer, adviseur en projectleider/expert. Ook hierover wordt geen forfait berekend, dit is al in het tarief verwerkt.
• Eigen arbeid: werk zonder "verloning", ingevuld op basis van een berekend uurtarief.
• Kosten derden, exclusief btw: kosten die andere partijen voor je factureren.
• Niet verrekenbare btw: kun je de btw niet verrekenen, dan mag je deze opgeven voor subsidie met een aparte declaratieregel en het kostentype "niet verrekenbare btw".
• Grondkosten: hiervoor geldt een maximumaandeel in de totale projectkosten. Dit maximumaandeel is standaard 10%, en kan in uitzonderlijke gevallen 30% zijn.
• Bijdrage in natura (vrijwilligers en overig): hiervoor geldt een verlaging van het subsidiebedrag; het format berekent hoeveel.
• Afschrijvingskosten.

Voorbereidingskosten

Voorbereidingskosten van je projectvoorstel zijn subsidiabel tot één jaar voor je aanvraagdatum. Ligt de factuurdatum vóór de ontvangstdatum van je aanvraag, dan krijg je hierover een waarschuwing; ligt de factuurdatum meer dan een jaar voor je aanvraag, dan is dit een sterkere waarschuwing (rood gemarkeerd) en is de kans groot dat de kosten niet subsidiabel zijn. Kosten na de einddatum van je project worden ook gemarkeerd.

Belangrijk om te weten

• Je mag subsidiabele kosten maar één keer declareren.
• Bij meerdere subsidiepercentages per activiteit, of bij een samenwerkingsverband, maak je voor elke btw-post een nieuwe declaratieregel.
• Werk je met deelprestaties (subsidies onder € 125.000 in Overijssel en Utrecht), dan verantwoord je niet je werkelijke kosten met facturen en loonstroken, maar toon je alleen aan dat je de afgesproken deelprestatie hebt behaald, bijvoorbeeld met foto's, verslagen en deelnemerslijsten.

Minimum- en maximumbedragen per provincie

• Overijssel: minimaal € 30.000, maximaal € 300.000.
• Utrecht: minimaal € 25.000, maximaal € 300.000.
• Zeeland: minimaal € 125.000, geen maximum.

Bij een kennisinstelling met € 125.000 subsidiabele kosten (verdeeld over trainingen, voorlichting en workshops) leverde het subsidiepercentage van 80% een subsidiebedrag van € 100.000 op.

Wat je bedrag beïnvloedt

• Wijst RVO een deel van de aangevraagde kosten af, dan wordt ook je subsidiebedrag lager. Bij subsidies onder € 125.000 in Overijssel en Utrecht verandert dan ook de hoogte van de subsidie die aan een deelprestatie gekoppeld is.
• Bij de vaststelling berekent RVO het definitieve subsidiebedrag. Voldoe je niet (helemaal) aan de voorwaarden, dan kan dit bedrag lager uitvallen dan wat je verleend kreeg.
• Is het definitieve bedrag lager dan wat je al kreeg via voorschot en deelbetalingen, dan betaal je het verschil terug.

Uitbetaling tijdens de looptijd

• Een deelbetaling bedraagt minimaal 25% van het verleende subsidiebedrag, of minstens € 50.000 aan subsidie.
• Voordat je de vaststelling indient, keert RVO maximaal 90% van het verleende subsidiebedrag uit via deelbetalingen. De laatste 10% (of meer, als er nog geen deelbetalingen zijn geweest) volgt dus na vaststelling.
• In Utrecht en Zeeland kun je één keer per jaar een deelbetaling aanvragen. Voor Overijssel geldt geen maximum aantal deelbetalingen per jaar.

Budgetplafonds per provincie

Het totale budget was Overijssel € 450.487,47, Utrecht € 668.000 en Zeeland € 500.000. Aanvragen werden gerangschikt op punten door een beoordelingscommissie; de aanvragen met de meeste punten kregen als eerste subsidie, totdat het budget op was.

Wat je bij de aanvraag zelf indiende

Je vroeg de subsidie aan via Mijn RVO. Daarbij koos je:

• de provincie en openstelling waarvoor je aanvroeg
• de berekeningsmethode van je kosten: geen VKO, VKO voor arbeidskosten, of VKO voor overige kosten

Je gebruikte hiervoor het Format begroting en betaalverzoeken GLB-projectsubsidies provincies (Excel, 1,66 MB). Dit format bestaat uit meerdere tabbladen:

• Tabblad 1, Aanvraaggegevens: relatienummer penvoerder, naam penvoerder, naam project, gekozen openstelling en berekeningsmethode.
• Tabblad 2, Projectdeelnemers: alle deelnemers van het samenwerkingsverband, inclusief KVK- en btw-nummer. Was het minimumsubsidiebedrag binnen jouw openstelling € 125.000 (Zeeland), dan hoefde je dit tabblad niet in te vullen.
• Tabblad 3, Deelprestaties: alleen verplicht bij subsidies onder € 125.000 (Overijssel en Utrecht). Hier vulde je de deelprestaties in die je verwachtte te halen, zo SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdsgebonden) mogelijk geformuleerd.
• Tabblad 4, Rekenhulp loonkosten aanvraag: alleen nodig als je arbeidskosten zonder VKO opgaf. Hier berekende je het uurtarief op basis van het bruto maandsalaris (exclusief vakantiegeld, eindejaarsuitkering en bijzondere vergoedingen) en, apart, de eindejaarsuitkering.
• Tabblad 5, Kosten uitvoering project: hier gaf je per projectdeelnemer en subsidiabele activiteit alle kosten op waarvoor je subsidie wilde.
• Tabblad 6, Begrotingsoverzicht: het totaaloverzicht dat je gebruikte om je aanvraagformulier in Mijn RVO in te vullen.

Documenten voor cv-controle

RVO vraagt cv's of andere documenten op om te controleren of je gekwalificeerde en opgeleide personen inzet voor de kennisoverdracht.

Na toekenning: betaalverzoek indienen (deelbetaling of vaststelling)

Voor een betaalverzoek gebruik je afhankelijk van je verleende subsidiebedrag:

• Onder € 125.000: je bewijst alleen welke (deel)prestaties je hebt gerealiseerd, met de bewijsstukken die in je beslisbrief staan (bijvoorbeeld foto's, deelnemerslijsten, verslagen).
• Vanaf € 125.000: je vult het Format begroting en betaalverzoeken aan met de tabbladen 7 (Rekenhulp loonkosten betaalverzoek), 8 (Uitgaven betaalverzoek) en 9 (Betalingsoverzicht). Heb je subsidie voor arbeidskosten gekregen, dan voeg je ook het Format urenregistratie GLB-subsidies (Excel, 47,15 KB) toe.

Het Format urenregistratie vul je per medewerker en per dag in. Eisen hieraan:

• Je registreert uren per dag, volgens de activiteiten en werkzaamheden uit projectplan en begroting.
• De leidinggevende of projectverantwoordelijke van de medewerker keurt de urenregistratie goed.
• Degene die de uren maakt (opsteller) en degene die de urenstaat ondertekent, mogen niet dezelfde persoon zijn.
• Je ondertekent de urenregistratie binnen één maand na de gemaakte uren. Gebruik je VKO voor arbeidskosten, dan hoef je geen uren bij te houden.

Overige bijlagen die je soms moet meesturen bij een betaalverzoek: bewijsstukken voor gedeclareerde arbeidskosten (loonstroken), facturen en betaalbewijzen voor kosten van derden, bewijsstukken van communicatie- en publicatieactiviteiten, bewijsstukken voor extra voorwaarden (zoals een vergunning), en aanbestedingsdocumenten.

Wijzigingen doorgeven

Wil je iets wijzigen in je project? Meld dit vooraf, met het Formulier melding voor projecten NSP Plattelandsinterventies (PDF, 283,29 KB). Dit formulier bevat:

• projectgegevens (hoofdaanvrager, relatienummer, zaaknummer, projectnaam)
• een beschrijving van de melding, met onderbouwende bijlagen (bijvoorbeeld een nieuwe planning of offerte)
• contactgegevens van wie RVO kan benaderen
• ondertekening met naam, datum en handtekening Je stuurt het formulier naar plattelandsinterventies@rvo.nl, met je aanvraagnummer (11 cijfers) in het onderwerp.

Vaststelling aanvragen

Bij afronding van je project gebruik je het Format Inhoudelijk en financieel eindverslag GLB-projectsubsidies (Word, 68,58 KB). Hierin beschrijf je onder meer:

• de uitgevoerde activiteiten en behaalde (deel)prestaties, met bewijsstukken
• communicatieactiviteiten, met bewijs zoals foto's, folders of posters
• of je aan eventuele specifieke voorwaarden uit je beslisbrief hebt voldaan
• (bij subsidies vanaf € 125.000) een financieel overzicht met begrote versus gemaakte kosten, en een toelichting op financiering van derden en aanbestedingen
• antwoorden op de monitoringsvragen in de bijlage van het format (bijvoorbeeld het aantal personen dat gebruik heeft gemaakt van advies of training)

Je kunt na je aanvraag al starten met de uitvoering van je project. Begin je voordat je de beslisbrief hebt ontvangen, dan is dat op eigen risico: je krijgt alleen subsidie als RVO je aanvraag goedkeurt.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Je houdt je tijdens de uitvoering aan de voorwaarden die in je beslisbrief staan.
• Wijzigingen geef je zo snel mogelijk en vooraf door, met het Formulier melding voor projecten NSP Plattelandsinterventies, gestuurd naar plattelandsinterventies@rvo.nl met je aanvraagnummer in het onderwerp. Voer je een wijziging uit voordat RVO die heeft goedgekeurd, dan is dat op eigen risico.
• Duurt je project langer dan één jaar, dan stuur je sowieso een voortgangsverslag, met het format Voortgangsverslag/Tussenrapportage. Vraag je ook een deelbetaling aan, dan stuur je het voortgangsverslag idealiter tegelijk mee als bijlage. Wil je los daarvan een voortgangsverslag insturen, dan upload je dit in Mijn RVO.
• Je voldoet aan de communicatieverplichtingen als je ELFPO-steun ontvangt (EU-logo, vermelding "Medegefinancierd door de Europese Unie", projectbeschrijving, provincielogo, en vermelding op website/sociale media).
• Ontvang je meer dan € 50.000 subsidie en investeer je in materiële activa, dan plaats je tijdens de uitvoering een plaquette of digitaal beeldscherm dat voor het publiek duidelijk zichtbaar is.

Uitbetaling: deelbetalingen

Je kunt tussentijds een betaalverzoek (deelbetaling) indienen voor gemaakte kosten of behaalde deelprestaties. In Utrecht en Zeeland kun je één keer per jaar een deelbetaling aanvragen; in Overijssel geldt geen maximum. RVO reageert binnen 13 weken op je betaalverzoek.

Een deelbetaling bedraagt minimaal 25% van het verleende subsidiebedrag, of minstens € 50.000 aan subsidie. Voordat je de vaststelling indient, keert RVO in totaal maximaal 90% van het verleende subsidiebedrag uit via deelbetalingen.

Is je verleende subsidiebedrag onder € 125.000, dan bewijs je bij een betaalverzoek alleen welke (deel)prestaties je hebt gerealiseerd, volgens de bewijsstukken die in je beslisbrief staan. Is je bedrag € 125.000 of meer, dan vul je het Format begroting en betaalverzoeken in en, bij subsidie voor arbeidskosten, ook het Format urenregistratie, aangevuld met bewijsstukken zoals loonstroken, facturen en betaalbewijzen.

Vaststelling

Heb je je activiteiten afgerond, dan vraag je vaststelling aan met het Format inhoudelijk en financieel eindverslag. Hierbij declareer je de (resterende) deelprestaties of kosten en verantwoord je dat de deelprestaties of meetbare resultaten zijn behaald. De vaststelling is tegelijk een betaalverzoek: gebruik hiervoor ook het Format begroting en betaalverzoeken, en bij arbeidskosten of vrijwilligersuren het Format urenregistratie.

De uitvoeringstermijnen zijn: Overijssel maximaal 3 jaar na de beslissing, met uiterlijk 1 april 2029 om het vaststellingsverzoek in te dienen; Utrecht uiterlijk tot en met 30 juni 2028; Zeeland binnen 2 jaar na de beslissing.

RVO beoordeelt of je aan de voorwaarden voldoet en berekent het definitieve subsidiebedrag. Voldoe je niet (helemaal), dan kan RVO het bedrag lager vaststellen. RVO reageert binnen 22 weken op je vaststellingsaanvraag, of binnen 13 weken als je minder dan € 125.000 verleend kreeg.

In de beslissing op je vaststellingsaanvraag lees je het definitieve subsidiebedrag. Heb je dit bedrag nog niet volledig ontvangen, dan betaalt RVO na de vaststellingsbrief de rest uit. Is het definitieve bedrag lager dan wat je al via voorschot en deelbetalingen ontving, dan betaal je het verschil terug.