Subsidieregeling verblijf en groepsexcursie

De regeling was bedoeld voor het bevoegd gezag van een school voor voortgezet onderwijs of een instelling voor MBO, HBO of WO. Je kreeg maximaal 80% van de subsidiabele kosten, met een maximum van € 10.000 per aanvraag (per vestiging of studierichting/studiesector). Voor verblijf gold een maximum van € 50 per leerling, student of begeleider per overnachting (tot 4 nachten), voor een groepsexcursie maximaal € 30 per leerling of student.

Aanvragen ging met een verplicht aanvraagformulier, in te vullen met Acrobat Reader DC, uit te printen, te ondertekenen en per post naar de provincie te sturen, samen met de verplichte bijlagen. De deadline lag op 1 april 2022; nieuwe aanvragen zijn nu niet meer mogelijk.

• Alleen het bevoegd gezag van een school voor voortgezet onderwijs of een instelling voor MBO, HBO of WO kwam in aanmerking. Andere organisaties vielen af.
• De activiteit (verblijf en/of groepsexcursie) moest plaatsvinden in Fryslân.
• Het verblijf moest in een groepsaccommodatie zijn: een in Fryslân gelegen accommodatie met minimaal tien slaapplaatsen die logies overwegend in groepsverband verstrekt.
• Een groepsexcursie moest een educatief karakter hebben en geschikt zijn voor een groep. Excursies die louter uit vermaak bestaan (zoals paintballen, lasergamen, karten, midgetgolfen, adventure park, mountainbike/quad/segway/step rijden) kwamen niet in aanmerking.
• Bij verblijf in een groepsaccommodatie moest de groep uit minimaal 5 leerlingen of studenten bestaan.
• Scholen voor voortgezet onderwijs konden per vestigingslocatie in Fryslân maar één keer subsidie ontvangen. MBO, HBO en WO-instellingen konden per studierichting of studiesector maar één keer subsidie ontvangen.
• Als een vestiging of studierichting/studiesector al eerder subsidie had ontvangen op grond van deze regeling, kwam je mogelijk niet opnieuw in aanmerking.
• Scholen en instellingen die t/m 1 november 2021 al subsidie hadden ontvangen op grond van de eerdere regeling, konden wel opnieuw aanvragen en nogmaals eenmaal subsidie ontvangen.
• De activiteit moest plaatsvinden tussen 1 juni 2021 en 30 december 2022.
• Het aanvraagformulier moest volledig zijn ingevuld en rechtsgeldig ondertekend, met alle verplichte bijlagen erbij.

Niet-subsidiabele kosten:

• Maaltijden en dranken die niet door de groepsaccommodatie zelf worden aangeboden.
• Vervoerskosten.
• Personeelskosten.
• Kosten voor deelname van een begeleider aan een groepsexcursie.
• Kosten voor tickets of toegangskaarten, en groepsexcursies die louter uit vermaak bestaan (bijvoorbeeld paintballen, lasergamen, karten, midgetgolfen, adventure park, mountainbike/quad/segway/step rijden).
• Kosten voor de aanschaf van producten, behalve educatieve lesmaterialen voor een groepsexcursie.
• Kosten van verzekeringen.
• Kosten voor het opstellen van de subsidieaanvraag.

Bij het bundelen van meerdere activiteiten in één aanvraag moest van iedere excursie en/of ieder verblijf een offerte of factuur worden bijgevoegd, plus een tabel met welke groep welke excursie doet.

Daarnaast golden aparte maxima per persoon:

• Verblijf in een groepsaccommodatie: maximaal € 50 per leerling, student of begeleider, per overnachting, met een maximum van 4 nachten.
• Groepsexcursie: maximaal € 30 per leerling of student. Voor begeleiders werd bij een groepsexcursie geen subsidie verleend.

Het subsidieplafond voor de hele regeling was € 500.000. Als het plafond bereikt werd, kon dat gevolgen hebben voor latere aanvragen.

Een rekenvoorbeeld laat zien hoe de bedragen samenkomen: bij een verblijf van € 2.050 werd 80% aangevraagd (€ 1.640), en bij een groepsexcursie werd het bedrag per leerling berekend met een maximum van € 30 per leerling, ook als de werkelijke kosten per leerling hoger uitvielen (in het voorbeeld € 45 per leerling voor de bruine vloot, waarvoor toch het maximum van € 30 gold voor de aanvraag met de boswachter).

Als je voor meerdere vestigingen of studierichtingen/studiesectoren subsidie aanvroeg, moest je per vestiging of studierichting/studiesector apart aangeven hoeveel subsidie je aanvraagt.

• Download het aanvraagformulier en open het in Acrobat Reader DC (invullen via de browser Edge of in Word werkte niet).
• Klik op "Invullen en ondertekenen" en vul het formulier volledig in, inclusief basisgegevens van de aanvrager, gegevens van de activiteit en de financiële onderbouwing.
• Print het formulier uit en onderteken het rechtsgeldig. Wie mag ondertekenen blijkt uit het uittreksel van de KvK.
• Voeg de verplichte bijlagen toe:
• Een recent uittreksel van de Kamer van Koophandel, niet ouder dan 3 maanden.
• Een offerte of opdrachtbevestiging per activiteit, met omschrijving, datum, aantal deelnemers en uitsplitsing van de kosten. Bij zowel verblijf als excursie: voor elk apart een offerte.
• Een ondertekende machtiging, indien een gemachtigde de aanvraag indient in plaats van de bevoegde bestuurder.
• Een kopie van de statuten, indien de aanvrager een rechtspersoon is met gezamenlijk bevoegd bestuur.
• Een kopie van de annuleringsverzekeringsvoorwaarden, indien een annuleringsverzekering is afgesloten.
• Stuur het ondertekende formulier met alle bijlagen per post naar de afdeling Subsidies van de provincie Fryslân, of lever het af bij de balie van het provinciehuis.

Als aanvrager verklaarde je bij ondertekening onder meer dat je alle gegevens naar waarheid had ingevuld, bevoegd was om de aanvraag in te dienen, je zou houden aan de voorwaarden en verplichtingen uit de subsidieregeling en overige wettelijke regelingen, zelf verantwoordelijk bleef voor het verkrijgen van noodzakelijke vergunningen, bereid was gewenste informatie te verschaffen aan de subsidieverstrekker, en niet in surséance van betaling of faillissement verkeerde. Bij vermoeden van onregelmatigheid of fraude wordt in alle gevallen aangifte gedaan.