Subsidie Toegankelijke stad

De subsidie is bedoeld voor rechtspersonen: stichtingen, verenigingen en bedrijven. Particulieren kunnen niet aanvragen. Per type project (fysiek, digitaal of sociaal) gelden aparte maxima, maar steeds volgens hetzelfde principe: kosten tot en met € 10.000 worden voor 100% vergoed, kosten daarboven voor 75%, tot een maximum van € 25.000.

Je vraagt aan via het online formulier op de website van de gemeente Den Haag, minimaal 12 weken voordat je project start. Je stuurt een ingevuld begrotingsformulier mee (en bij sociale toegankelijkheid ook een projectplan volgens een vast format), plus offertes, en eventueel een btw-verklaring of een akkoordverklaring van de eigenaar bij bouwkundige aanpassingen. Aanvragen worden behandeld op volgorde van binnenkomst, tot het beschikbare budget op is.

Belangrijk om nu te weten: het subsidieplafond voor 2026 is bereikt. Je kunt op dit moment dus geen subsidie meer aanvragen. Vanaf 2027 kun je weer een aanvraag indienen. Er bestond ook een 3-jarige (meerjaren)subsidie, maar de aanvraagtermijn daarvoor is inmiddels gesloten; alleen de eenmalige projectgerichte subsidie is (straks weer) open.

Wie komt in aanmerking

• Je bent een rechtspersoon: een stichting, vereniging of bedrijf. Particulieren kunnen dus niet aanvragen.
• Je activiteit of project zorgt ervoor dat de toegankelijkheid voor mensen met een beperking beter wordt.
• Ervaringsdeskundigen (mensen met een beperking) werken mee aan de activiteiten. Dit is een harde voorwaarde, niet iets dat je optioneel kunt toevoegen.
• Je project duurt maximaal 1 kalenderjaar. Duurt jouw plan langer, dan valt het buiten deze projectgerichte subsidie.

Waar je op afvalt

• Kosten die volgens artikel 2:2 van de subsidieregeling zijn uitgesloten, of die niet direct met de uitvoering van de activiteit te maken hebben, komen niet in aanmerking.
• Bij sociale toegankelijkheid geldt een extra inhoudelijke eis: de activiteit moet gericht zijn op de omgeving rond mensen met een beperking (zodat zij volwaardig kunnen meedoen), niet op de mensen met een beperking zelf. Een projectplan dat dit niet goed uitlegt, loopt risico op afwijzing of een lager bedrag.
• Vraag je voor de tweede keer of vaker subsidie aan, dan gelden mogelijk minder aanvullende bewijsstukken dan bij een eerste aanvraag (zie het aanvraagproces). Ontbrekende verplichte stukken maken je aanvraag onvolledig, wat de beoordeling vertraagt.
• Aanvragen worden behandeld op volgorde van binnenkomst totdat het subsidieplafond is bereikt. Kom je te laat, dan is het geld simpelweg op, ook als je aanvraag verder aan alle eisen voldoet.
• De 3-jarige (meerjaren)subsidie is niet meer aan te vragen; de aanvraagtermijn daarvoor is gesloten. Je kunt alleen nog projectgerichte (eenmalige) subsidie aanvragen zodra het plafond weer ruimte biedt.

Let op bij fysieke aanpassingen

Ga je een gebouw of buitenruimte aanpassen en ben je niet de eigenaar, dan heb je een verklaring nodig dat de eigenaar akkoord gaat. Zonder die verklaring is je aanvraag niet compleet.

Kostensoorten op het begrotingsformulier

• Personeelskosten. Je geeft deze op inclusief werkgeverslasten, maar exclusief overhead. Verplicht: splits de personeelskosten uit per functie en salarisschaal, en geef het aantal uren en de kosten per uur op.
• Inkoop/inhuur. Dit zijn alle kosten voor het inkopen van goederen of diensten, of het inhuren van personeel (bijvoorbeeld een externe partij die de aanpassing uitvoert). Deze kosten geef je exclusief btw op.
• Overige kosten. Alles wat niet onder de andere posten valt, bijvoorbeeld leges, kosten voor het aanvragen van vergunningen, of reiskosten. Voeg bij deze post altijd een toelichting toe in je begroting; zonder toelichting is niet duidelijk waar het bedrag vandaan komt.
• Niet-verrekenbare btw. Kun je als organisatie de btw niet verrekenen met de belastingdienst? Dan telt de betaalde btw op ingekochte goederen, diensten en ingehuurd personeel als extra kostenpost. Die zet je apart in deze kolom.

Materieel/apparatuur: alleen afschrijving

Voer je bij inkoop van derden of overige kosten uitgaven op voor materieel (bijvoorbeeld apparatuur)? Dan mag je alleen de afschrijvingskosten opnemen, dus niet de volledige aanschafprijs. Het gaat om de afschrijving gedurende de looptijd van de aangevraagde subsidie. Je moet dit onderbouwen: uit de onderbouwing moet blijken wat de afschrijvingskosten per jaar zijn en wat de restwaarde van het materieel is.

Inkomsten worden afgetrokken (alleen bij sociale toegankelijkheid)

Bij het begrotingsformulier voor sociale toegankelijkheid tel je ook de inkomsten mee die je tijdens de looptijd van het project verwacht te ontvangen, zoals opbrengsten uit kaartverkoop, bijdragen van deelnemers, of verkoop van goederen of diensten. Deze inkomsten trek je af van je kosten; het bedrag dat overblijft (kosten min inkomsten) is je subsidiabele bedrag per kostensoort.

Financiële dekking

Naast de kosten geef je ook aan hoe je project verder gefinancierd wordt (de "financiële dekking"). Dit kan bestaan uit:

• een financiële bijdrage van jezelf,
• schenkingen van anderen,
• andere subsidies waar je een aanvraag voor hebt ingediend.

Let op: begrote inkomsten die je tijdens de uitvoering ontvangt (bijdragen van deelnemers, verkoop van producten of diensten) staan al in de begroting zelf verwerkt en horen dus niet nogmaals bij de financiële dekking.

Breng je materieel in als eigen bijdrage (bijvoorbeeld een locatie of machines)? Dan moet je een onderbouwing van de afschrijvingskosten van die inbreng aanleveren voor de duur van het project. Alleen die afschrijvingskosten tellen mee als subsidiabele kosten, niet de volledige waarde van het materieel.

Wat je niet moet opvoeren

• Kosten die niet direct met de uitvoering van de activiteit te maken hebben.
• De volledige aanschafwaarde van materieel of apparatuur; alleen de afschrijving telt.
• Overhead bovenop personeelskosten.

Alle bedragen op de begroting neem je exclusief btw op, met uitzondering van de niet-verrekenbare btw, die je juist apart als kostenpost opvoert.

Stap 1: bepaal je type project

Kies of je project gaat om fysieke toegankelijkheid (gebouw/buitenruimte), digitale toegankelijkheid (website/app) of sociale toegankelijkheid (meedoen in de samenleving). Dit bepaalt welke formulieren je nodig hebt.

Stap 2: download en vul de juiste formulieren in

• Begrotingsformulier fysieke en digitale toegankelijkheid (bij aanpassing van gebouwen, buitenruimte, websites of apps). Hierin zet je personeelskosten (per functie en salarisschaal), inkoop/inhuur, overige kosten (met toelichting) en eventueel niet-verrekenbare btw, plus je financiële dekking.
• Begrotingsformulier sociale toegankelijkheid (bij projecten gericht op meedoen in de samenleving). Dit formulier bevat dezelfde kostenkolommen, aangevuld met een overzicht van verwachte inkomsten en de financiële dekking.
• Formulier uitgangspunten projectplan sociale toegankelijkheid: alleen verplicht als je project bijdraagt aan sociale toegankelijkheid. Hierin beschrijf je (verplicht) de bijdrage aan de doelstelling, je plannen en hoe je het verloop volgt.

Stap 3: verzamel de bijlagen die op jouw situatie van toepassing zijn

• Offertes: verplicht als je aanvraagt voor het aanpassen van gebouwen, buitenruimte, websites of apps.
• Bewijs dat je btw moet betalen: alleen als dit voor jou geldt (bijvoorbeeld als je de btw niet kunt verrekenen).
• Verklaring van de eigenaar: verplicht als je een gebouw of buitenruimte aanpast die niet van jezelf is; de eigenaar moet hiermee akkoord gaan met de aanpassing.

Stap 4: eerste keer aanvragen? Stuur extra stukken mee

Vraag je voor het eerst subsidie aan bij deze regeling, stuur dan ook mee:

• een kopie of scan van je laatste rekeningafschrift (bedragen mag je onzichtbaar maken);
• een kopie van je inschrijving bij de Kamer van Koophandel;
• je laatste statuten (dit gold specifiek bij een aanvraag voor de 3-jarige subsidie, die inmiddels gesloten is).

Stap 5: dien je aanvraag in

Je vraagt aan via het online formulier: https://formulieren.denhaag.nl/subsidieregeling-toegankelijke-stad/startpagina. Doe dit minimaal 12 weken voordat je project start; eerder mag ook, zolang de regeling openstaat en het subsidieplafond niet is bereikt.

Let op: volgorde van binnenkomst

De gemeente behandelt aanvragen op volgorde van binnenkomst, tot het beschikbare budget op is. Wachten met indienen kan dus betekenen dat het geld al op is, ook als je verder aan alle eisen voldoet.

Hulp bij je aanvraag

• PEP Den Haag adviseert en helpt gratis bij je aanvraag, specifiek voor maatschappelijke organisaties die met vrijwilligers werken.
• Stichting Voorall helpt met advies over het verbeteren van toegankelijkheid van gebouwen, buitenruimte, websites of apps.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

De gemeente Den Haag behandelt aanvragen voor de projectsubsidie op volgorde van binnenkomst, totdat het subsidieplafond is bereikt. Is je aanvraag compleet, dan hoor je binnen 12 weken of je subsidie krijgt en zo ja, hoeveel. Je krijgt dit bericht per brief of e-mail.

Is je aanvraag niet compleet (bijvoorbeeld een ontbrekend begrotingsformulier, offerte of eigenaarsverklaring), dan loopt deze termijn vermoedelijk niet meteen door; zorg dus dat je bij indiening alle vereiste stukken meestuurt om vertraging te voorkomen.

Uitbetaling

Wel is duidelijk dat het toegekende bedrag wordt berekend op basis van je goedgekeurde begroting: tot en met € 10.000 aan kosten wordt voor 100% vergoed, het deel daarboven voor 75%, tot het toepasselijke maximum.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• je project binnen 1 kalenderjaar moet worden uitgevoerd;
• ervaringsdeskundigen betrokken moeten blijven bij de activiteiten, zoals bij de aanvraag beschreven;
• als je materieel als kostenpost of als eigen inbreng hebt opgevoerd, je de afschrijvingskosten en restwaarde moet kunnen onderbouwen;
• bij sociale toegankelijkheid je project moet blijven aansluiten op de opzet uit je projectplan, inclusief de manier waarop je de voortgang bewaakt en het project evalueert (dit heb je bij de aanvraag al moeten beschrijven).

Bijzonderheid: de 3-jarige subsidie

Voor de (inmiddels gesloten) 3-jarige meerjarensubsidie gold dat aanvragers vóór 8 december 2024 bericht kregen. Deze regeling is niet meer aan te vragen; er is alleen een uitslagdocument met de gehonoreerde bedragen voor 2025, 2026 en 2027 per dossiernummer, gerangschikt op punten. Dit is puur ter informatie over eerder toegekende meerjarensubsidies en heeft geen betekenis voor nieuwe (projectgerichte) aanvragen.

Vragen tijdens of na de aanvraag

Voor vragen over de subsidie of het beleid voor een toegankelijke stad, of om de samenvatting van de regeling te ontvangen, kun je mailen naar toegankelijkestad@denhaag.nl.