Subsidieregeling sociale initiatieven in de wijk Den Haag 2024

De subsidie is bedoeld voor rechtspersonen (organisaties), niet voor particulieren. Er is in totaal € 2.322.500 beschikbaar, verdeeld over acht stadsdelen met elk een eigen maximumbedrag: Centrum € 60.000, Escamp € 50.000, Haagse Hout € 25.000, Laak € 40.000, Leidschenveen-Ypenburg € 20.000, Loosduinen € 30.000, Scheveningen € 30.000 en Segbroek € 40.000. Je kunt dus alleen aanvragen voor het stadsdeel waar je activiteit plaatsvindt, en niet meer dan het maximum van dat stadsdeel.

Je vraagt aan door het aanvraagformulier in te vullen en samen met een projectplan, een begrotingsformulier en een btw-verklaring te mailen naar subsidies@denhaag.nl. Vraag je voor het eerst subsidie aan bij de gemeente, dan stuur je ook je KvK-inschrijving, statuten en een recent rekeningafschrift mee.

Je project mag pas starten nadat je de aanvraag hebt ingediend. Aanvragen kan tot en met 31 juli 2026, of eerder als het budget van jouw stadsdeel voor dit jaar op is. Binnen 12 weken na je aanvraag hoor je of je de subsidie krijgt.

Verder gelden deze harde eisen:

• Je organiseert sociale, culturele of sportieve activiteiten die bewoners samenbrengen en waarbij zij samen dingen doen (sociale verbinding).
• De activiteit is gericht op minimaal één van de genoemde doelen, zoals een sterkere band tussen buurtbewoners, meer thuis voelen in de buurt, een prettigere leefomgeving, het opzetten of verbeteren van organisaties die sociale verbinding versterken, of het veilig en kansrijk laten opgroeien en meedoen van jongeren.
• Je vraagt aan voor een specifiek stadsdeel en blijft binnen het maximumbedrag dat voor dat stadsdeel geldt: Centrum € 60.000, Escamp € 50.000, Haagse Hout € 25.000, Laak € 40.000, Leidschenveen-Ypenburg € 20.000, Loosduinen € 30.000, Scheveningen € 30.000, Segbroek € 40.000.
• Je vraagt aan vóór 31 juli 2026, en vóór het budget van jouw stadsdeel voor dit jaar op is. Wie te laat is of aanvraagt nadat het budget van het stadsdeel al is uitgeput, valt af.
• Je project mag pas starten ná indiening van je subsidieaanvraag. Blijkt uit je planning dat de activiteiten al eerder starten, dan is dat reden voor afwijzing.
• Je stuurt alle verplichte documenten mee: het aanvraagformulier, een projectplan (volgens het format), een ingevuld begrotingsformulier en een btw-verklaring. Ontbreekt een van deze, dan is je aanvraag niet compleet.
• Vraag je voor het eerst subsidie aan bij de gemeente? Dan stuur je ook een KvK-inschrijving, een kopie van je laatste rekeningafschrift en een kopie van je statuten mee.

De subsidie stopt zodra het jaarbudget van een stadsdeel op is, wat in de praktijk betekent dat snelheid van aanvragen meetelt naast de inhoudelijke eisen.

Let op: alleen kosten die direct aan de uitvoering van de activiteit zijn verbonden komen in aanmerking. Overheadkosten en kosten die volgens artikel 1.6 van de subsidieregeling zijn uitgesloten, mag je niet opvoeren in de begroting.

Personeelskosten

Alleen rechtspersonen die bij de KvK zijn ingeschreven kunnen eigen personeelskosten opvoeren. Deze kosten neem je inclusief werkgeverslasten op, maar exclusief overhead. Voer je personeelskosten op, dan moet je ook de bijbehorende salarisberekening(en) meesturen. Het aantal uren en de kosten worden apart in de begroting vermeld.

Inkoop en inhuur

Dit zijn alle kosten voor het inkopen van goederen of diensten, of het inhuren van personeel (bijvoorbeeld een externe trainer of een ingehuurde kracht). Deze kosten neem je exclusief btw op in de begroting.

Overige kosten

Deze post is voor alles wat niet onder de andere kostensoorten valt, zoals leges, kosten voor het aanvragen van vergunningen en reiskosten. Ook exclusief btw. Neem je hier kosten op, dan moet je daarbij een uitleg geven van wat de kosten precies zijn.

Vrijwilligersvergoeding

Werk je met vrijwilligers, dan kun je een vergoeding voor waardering van vrijwilligers opnemen onder overige kosten. Hiervoor geldt een maximum van € 25,00 per vrijwilliger per jaar. Je moet het aantal vrijwilligers opgeven.

Niet-verrekenbare btw

Ben je een particulier of een rechtspersoon die de btw op ingekochte goederen, diensten of ingehuurd personeel niet kan verrekenen met de belastingdienst? Dan is die btw voor jou een kostenpost. Je neemt die btw dan apart op als "niet-verrekenbare btw" in de begroting.

Apparatuur en materiaal

Schaf je apparatuur of materiaal aan (bijvoorbeeld een laptop, gereedschap of machines), dan zijn niet de volledige aanschafkosten subsidiabel, maar alleen de afschrijvingskosten gedurende de looptijd van het project. Je moet hierbij een onderbouwing aanleveren van hoe je tot de genoemde bedragen komt, en die berekening moet voldoen aan de eisen in artikel 4 van de subsidieregeling. Restwaarde na afloop van het project is nooit subsidiabel.

Wat niet subsidiabel is

• Overheadkosten: kosten die niet rechtstreeks verbonden zijn met de uitvoering van de subsidiabele activiteiten, vallen buiten de begroting.
• Kosten die volgens artikel 1.6 van de subsidieregeling zijn uitgesloten, mag je niet opvoeren. Welke kosten dit precies zijn, noemt het loket zelf niet; raadpleeg daarvoor de subsidieregeling op Overheid.nl.
• Restwaarde van aangeschafte apparatuur of materiaal na afloop van het project.

Projectinkomsten

Alle opbrengsten die je tijdens de looptijd van het project ontvangt, zoals kaartverkoop, bijdragen van deelnemers aan activiteiten of verkoop van goederen of diensten, tel je op als projectinkomsten. Deze inkomsten trek je af van je kosten: het totaal subsidiabele bedrag is kosten minus inkomsten. Deze begrote inkomsten horen dus niet bij je financiële dekking, want ze zijn al in de begroting verrekend.

Financiële dekking

Naast de aangevraagde subsidie kan je financiële dekking bestaan uit een eigen bijdrage, schenkingen van anderen, of bijdragen uit andere subsidies waarvoor je een aanvraag hebt ingediend. De totale financiële dekking (eigen bijdrage, schenkingen, andere subsidies en de aangevraagde subsidie samen) moet precies gelijk zijn aan de totale subsidiabele kosten. Voor elke financier moet je een bewijsstuk aanleveren, bijvoorbeeld een subsidiebeschikking als het om een bijdrage van een derde gaat. Breng je materiële zaken in, zoals een locatie of machines, dan moet je ook hiervan de afschrijvingskosten tijdens de projectperiode onderbouwen; alleen die afschrijvingskosten zijn subsidiabel, niet de volledige waarde.

Alle bedragen in de begroting neem je exclusief btw op, met uitzondering van de post niet-verrekenbare btw, die je apart vermeldt als die voor jou van toepassing is.

• Centrum: maximaal € 60.000
• Escamp: maximaal € 50.000
• Haagse Hout: maximaal € 25.000
• Laak: maximaal € 40.000
• Leidschenveen-Ypenburg: maximaal € 20.000
• Loosduinen: maximaal € 30.000
• Scheveningen: maximaal € 30.000
• Segbroek: maximaal € 40.000

In totaal is er € 2.322.500 beschikbaar voor deze regeling. Dit bedrag is verdeeld over de stadsdelen; je vraagt aan bij het stadsdeel waar je activiteit plaatsvindt en kunt niet putten uit het budget van een ander stadsdeel.

Het bedrag dat je uiteindelijk krijgt, is gebaseerd op je subsidiabele kosten minus je projectinkomsten (zoals kaartverkoop of bijdragen van deelnemers). De begroting werkt met het principe: totaal subsidiabele kosten = kosten min inkomsten. Je financiële dekking (eigen bijdrage, schenkingen, andere subsidies en de aangevraagde subsidie samen) moet precies gelijk zijn aan de totale subsidiabele kosten.

Een aantal posten kent een eigen rekenregel die het uiteindelijke bedrag beïnvloedt:

• Waardering van vrijwilligers: maximaal € 25,00 per vrijwilliger per jaar.
• Aanschaf van apparatuur of materiaal (laptop, gereedschap, machines): alleen de afschrijvingskosten gedurende de projectduur zijn subsidiabel, niet de volledige aanschafprijs. Restwaarde is nooit subsidiabel.
• Niet-verrekenbare btw: als je de btw op ingekochte goederen, diensten of ingehuurd personeel niet kunt verrekenen met de belastingdienst, telt die btw mee als kostenverhogende post.

Er geldt geen apart subsidiepercentage (zoals "50% van de kosten"); in plaats daarvan zijn je subsidiabele kosten, met een maximum per stadsdeel, bepalend. De aanvraagperiode eindigt zodra het budget van een stadsdeel voor dat jaar op is. Wachten met aanvragen kan er dus toe leiden dat het budget van jouw stadsdeel al vergeven is, ook als de einddatum van 31 juli 2026 nog niet is bereikt.

Stap 1: vul het aanvraagformulier in

Download het aanvraagformulier subsidie sociale initiatieven in de wijk. Hierin vul je in:

• algemene gegevens: naam en adres van je organisatie, contactpersoon, KvK-inschrijvingsnummer, btw-plicht en btw-nummer (indien van toepassing), IBAN
• het gevraagde subsidiebedrag
• het stadsdeel waar de activiteit plaatsvindt en de specifieke locatie of het deelgebied
• de projectperiode (start- en einddatum)
• of je met vrijwilligers werkt en hoeveel
• of de activiteit gericht is op het verbeteren van sociale cohesie, met toelichting
• op welk doel of welke doelen de activiteit is gericht (meerdere opties mogelijk)

Stap 2: schrijf een projectplan

Gebruik hiervoor het verplichte format (instructie beschikbaar als download). Het projectplan bevat een projectsamenvatting (maximaal 50 woorden) en werkt de volgende onderdelen uit: aanleiding en huidige situatie, doelen en resultaten, werkproces (inclusief risico's), relevant netwerk, planning en projectorganisatie. Belangrijk: uit je planning moet blijken dat de activiteit pas start ná indiening van de aanvraag; anders wordt de aanvraag afgewezen.

Stap 3: vul het begrotingsformulier in

Gebruik het verplichte begrotingsformat. Hierin neem je op: personeelskosten (met salarisberekening als bijlage), inkoop en inhuur, overige kosten (met toelichting), niet-verrekenbare btw, en projectinkomsten. Ook vul je de financiële dekking in: welke financiers bijdragen, met welk type inbreng (cash, uren, materieel, schenking, aangevraagde subsidie) en welk bedrag. Alle bedragen exclusief btw, behalve de post niet-verrekenbare btw.

Stap 4: voeg een btw-verklaring toe

Een verklaring waaruit blijkt of je organisatie als btw-belaste ondernemer wordt aangemerkt of niet.

Extra documenten als je voor het eerst subsidie aanvraagt bij de gemeente

• kopie of scan van je inschrijving bij de Kamer van Koophandel
• kopie of scan van de laatste statuten
• kopie of scan van het laatste rekeningafschrift (bedragen mag je onzichtbaar maken)

Extra document als je rekeningnummer nog niet bekend is bij de gemeente

• kopie of scan van een recent bankafschrift waarop naam en rekeningnummer duidelijk zichtbaar zijn (bedragen mag je onzichtbaar maken)

Stap 5: verstuur alles per mail

Mail het ingevulde aanvraagformulier samen met het projectplan, het begrotingsformulier, de btw-verklaring en (indien van toepassing) de eerste-aanvraag-documenten naar subsidies@denhaag.nl.

Heb je vragen over de regeling, neem dan contact op met het e-mailadres van het stadsdeel waar je de subsidie wilt aanvragen (bijvoorbeeld centrum@denhaag.nl of escamp@denhaag.nl); voor elk stadsdeel is een apart contactadres beschikbaar.

Wat wel vaststaat, is dat je project pas mag starten ná indiening van je aanvraag. Je planning in het projectplan moet dit aantonen; blijkt dat niet uit je planning, dan is dat al bij de beoordeling reden voor afwijzing.

Voor de financiële verantwoording tijdens de aanvraag geldt dat je onderbouwingen moet klaarhebben die vermoedelijk ook bij een latere verantwoording relevant zijn:

• Bij personeelskosten lever je de salarisberekening(en) aan.
• Bij aanschaf van apparatuur of materiaal onderbouw je de afschrijvingsberekening volgens artikel 4 van de subsidieregeling.
• Bij inbreng van materiële zaken (locatie, machines) als eigen bijdrage onderbouw je de afschrijvingskosten.
• Voor elke financier in je dekkingsplan lever je een bewijsstuk aan, zoals een subsidiebeschikking bij bijdragen van derden.

Voor de volledige regels over verantwoording, vaststelling en eventuele voorschotten tijdens de looptijd van het project staan de details in de volledige Subsidieregeling sociale initiatieven in de wijk Den Haag 2024 op Overheid.nl en in de Algemene Subsidieverordening Den Haag.