Subsidieregeling Regio Deal Regio Stedendriehoek 'Sterker in 3D'

Belangrijk: aanvragen is niet meer mogelijk. De eerste tranche sloot op 1 november 2024, de tweede tranche liep van 9 februari 2026 tot en met 10 april 2026. Deze tekst is dus vooral relevant voor organisaties die al subsidie ontvangen hebben (of nog een beschikking verwachten) en die willen weten wat er van hen wordt verwacht tijdens de uitvoering.

Toegekende projecten ontvangen subsidie voor de uitvoering van hun projectplan en begroting, uitbetaald in de vorm van halfjaarlijkse voorschotten. Als subsidieontvanger moet je jaarlijks vóór 1 april een voortgangsrapportage indienen (inhoudelijk en financieel), grote wijzigingen (meer dan 20% op activiteiten of begroting) binnen vier weken melden, en uiterlijk 13 weken na afronding van het project een aanvraag tot vaststelling indienen met een financieel eindverslag, een accountantsverklaring en bewijsstukken. Alle gesubsidieerde projecten moeten uiterlijk 31 december 2028 zijn afgerond.

Bij een deel van de projecten is sprake van staatssteun, die geoorloofd wordt verleend via de AGVV, de LVV of de-minimisverordeningen. Voor eindbegunstigden die daarmee te maken hebben (vaak landbouwondernemers) gelden extra verplichtingen, zoals het overleggen van een de-minimisverklaring.

Harde (knock-out) eisen uit de subsidieregeling waren:

• 50% regionale cofinanciering: je moest aantonen dat de helft van de projectkosten via regionale cofinanciering gedekt was. Zonder toegezegde cofinanciering viel een aanvraag af.
• Quadruple helix-samenwerking: minimaal twee verschillende partijen uit de categorieën ondernemers, overheid, onderwijs & onderzoek en maatschappelijke instellingen moesten actief betrokken zijn en een financiële of in-kind bijdrage leveren. Een project van één type organisatie alleen voldeed niet.
• Financiële en planmatige realiseerbaarheid: het project moest binnen de looptijd van de Regio Deal (uiterlijk 31 december 2028) uitvoerbaar zijn, met een concrete planning en doelstellingen.
• Regionale scope of betekenis: het project moest over gemeentegrenzen heen werken, of aantoonbaar regionale (economische en/of sociaal-maatschappelijke) betekenis hebben. Puur lokale of gemeentelijke initiatieven vielen buiten de boot.
• Staatssteunconformiteit: voor zover van toepassing moesten de activiteiten passen binnen de Europese staatssteunregels (AGVV, LVV of de-minimisverordeningen). Als een activiteit niet onder een vrijstelling te brengen was, kwam die niet in aanmerking.
• Aansluiting bij het convenant: het project moest passen binnen de opgaven, doelen, aanpak en beoogde resultaten van het convenant Regio Deal 'Sterker in 3D'.
• Thematische aansluiting: het project moest invulling geven aan minimaal één van de sporen: circulair bouwen, maken en voedselketens (spoor 1), innovatie in landbouw en groenblauwe dooradering (spoor 3), of regionale (kennis)ontwikkeling (spoor 7). Projecten buiten deze sporen vielen af.
• Minimumscore van 140 punten: de onafhankelijke adviescommissie (het Partneroverleg) beoordeelde elk projectplan inhoudelijk. Alleen aanvragen die minimaal 140 punten haalden, kwamen in aanmerking voor subsidie. Een aanvraag die aan alle basisvereisten voldeed maar onder de 140 punten scoorde, viel alsnog af.

Wie viel dus af: aanvragers zonder geregelde 50% cofinanciering, projecten met te weinig of te eenzijdige samenwerkingspartners, puur lokale projecten zonder regionale betekenis, projecten buiten de drie genoemde sporen, en projecten die de kwaliteitsdrempel van 140 punten niet haalden. Er gelden geen aparte doelgroepuitsluitingen zoals rechtsvorm of sector, buiten deze inhoudelijke en procedurele eisen. Wel gelden voor individuele ondernemingen binnen een project de gangbare staatssteungrenzen, zoals het de-minimisplafond, als een activiteit onder een de-minimisverordening valt.

Btw: btw komt uitsluitend voor subsidie in aanmerking voor zover deze voor de subsidieontvanger niet verrekenbaar of anderszins compensabel is. Verrekenbare of compensabele btw is dus nooit subsidiabel.

Personeelskosten: interne loonkosten en kosten van ingehuurd personeel zijn subsidiabel, maar bij sommige projecten (zoals Beter Boeren met Bodemleven) is nadrukkelijk gevraagd om achteraf een gespecificeerde begroting te leveren waarin de berekeningsmethode van interne loonkosten wordt onderbouwd. Bij De Kracht van Verbinding moet in de herziene begroting expliciet zichtbaar zijn hoe eigen ureninzet in alle relevante tabbladen consistent is verwerkt.

Kostensoorten per activiteit (voorbeelden uit beschikkingen)

• Planvorming en uitvoering van groenblauwe dooradering: subsidiabel onder de algemene en/of landbouw de-minimisverordening, afhankelijk van het type onderneming van de grondeigenaar.
• Lokale crowdfundingscampagnes: subsidiabel onder de algemene de-minimisverordening.
• Opzet en uitvoering van vrijwilligersgroepen: aangemerkt als niet-economische activiteit, geen staatssteun, mits vrij toegankelijk voor iedereen en niet uitsluitend gericht op specifieke ondernemingen.
• Planvorming en uitvoering van een proeftuin precisielandbouw (samenwerking in de landbouwsector): subsidiabel onder artikel 32 LVV.
• Kennisdeling en cursussen (bijvoorbeeld verdieping bodembiologie): subsidiabel onder artikel 21 LVV (kennisoverdracht en voorlichting).
• Adviesdiensten, zoals 1-op-1 advies, AI-monitoring en metingen: subsidiabel onder artikel 22 LVV, met als aanvullende voorwaarde dat per eindbegunstigde maximaal € 25.000 aan adviesdiensten wordt verstrekt per drie jaar.
• Spuiten van compostthee en compostthee-ingrediënten: subsidiabel onder de landbouw de-minimisverordening.
• Aankoop van apparatuur zoals een compostthee-brouwmachine of thermometers met app: subsidiabel onder de algemene de-minimisverordening.
• Onderzoek en ontwikkeling (bijvoorbeeld digital twins, data-ecosystemen, experimenteerruimtes): subsidiabel onder artikel 25 AGVV, onderverdeeld in haalbaarheidsstudies, industrieel onderzoek en experimentele ontwikkeling, elk met een eigen maximaal steunpercentage.
• Innovatieclusters (bijvoorbeeld techniekhubs, leer- en ontwikkelprogramma's): subsidiabel onder artikel 27 AGVV.
• Energie-infrastructuur en opslag/opwek (smart energy hubs): subsidiabel onder artikel 48 en/of artikel 41 AGVV.
• Milieubescherming en energieprojecten (bijvoorbeeld smart grids, haalbaarheidsstudies energiehubs): subsidiabel onder artikel 49 AGVV.
• Projectmanagement en makel- en schakelactiviteiten in het algemeen belang, of onderwijsactiviteiten: aangemerkt als niet-economisch, geen staatssteun.
• Algemene projectkosten en communicatieactiviteiten: in de voorbeelden apart begroot, zonder directe begunstigde en zonder staatssteungrondslag (geen economische activiteit).

Wat niet subsidiabel is of extra aandacht vraagt

• Verrekenbare of compensabele btw.
• Activiteiten die niet passen binnen het projectplan en de bijbehorende begroting zoals ingediend; de subsidie is uitsluitend bedoeld voor uitvoering conform dat plan.
• Niet-economische activiteiten (zoals vrijwilligersgroepen) die niet vrij toegankelijk zijn: dan is er mogelijk alsnog sprake van staatssteun, en moet dit vooraf gemeld worden bij de subsidieverstrekker.

Voor projectpartners of -deelnemers die naast de gesubsidieerde activiteiten ook andere economische activiteiten uitvoeren, geldt de verplichting van een gescheiden boekhouding: de subsidie mag alleen gebruikt worden voor de kosten en activiteiten die volgens de beschikking subsidiabel zijn.

Bij een aantal beschikkingen wordt achteraf, na toekenning, nog een nadere specificatie van de begroting gevraagd (bijvoorbeeld uiterlijk 11 oktober 2026), waarin onder meer onderscheid gemaakt moet worden tussen kosten van intern en ingehuurd personeel, huur van accommodaties, geleverde diensten of materialen, en aankoop van machines of apparatuur, met een onderbouwing van de kostenraming.

Waar staatssteunkaders van toepassing zijn (bijvoorbeeld artikel 25 AGVV voor onderzoek en ontwikkeling), gelden eigen maximale steunpercentages per categorie: zo golden voor het project De Kien percentages van 50% (industrieel onderzoek) plus een verhoging van 15% voor samenwerking, 25% (experimentele ontwikkeling) plus diezelfde 15% verhoging, en aparte percentages voor haalbaarheidsstudies, met een extra 10% voor kmo's zoals Goudappel.

Voorschotten worden halfjaarlijks uitgekeerd op 1 januari en 1 juli. In de voorbeelden is een vast ritme te zien: 30% van het toegekende bedrag in het eerste jaar (verdeeld over twee termijnen), 15% per halfjaar in de twee daaropvolgende jaren (dus 30% per jaar), en de resterende 10% (of in één geval 15%) na verantwoording bij de vaststelling. Dit ritme is per project vastgelegd in de beschikking en kan afwijken.

Het toegekende bedrag kan omlaag gaan als: het Rijk de toegezegde € 20 miljoen niet volledig aan de Regio Stedendriehoek beschikbaar stelt (ontbindende voorwaarde), de werkelijke kosten bij vaststelling lager uitvallen dan begroot, of niet aan de voorwaarden en verplichtingen is voldaan. Er is geen mogelijkheid om het toegekende bedrag te verhogen na de oorspronkelijke beschikking.

Stap 1: Indienen van het projectplan en de begroting

Aanvragers dienden een projectplan en bijbehorende begroting in vóór de sluitingsdatum van de betreffende tranche (1 november 2024 voor tranche 1, 10 april 2026 voor tranche 2). Het projectplan moest onderbouwen hoe het project voldeed aan de basisvereisten (cofinanciering, samenwerkingspartners, regionale betekenis, aansluiting bij het convenant en de sporen).

Stap 2: Toets aan de subsidievereisten

Alle ingediende projectplannen werden eerst getoetst aan de knock-out vereisten uit de Subsidieregeling (artikel 3, tweede lid). Hieraan moest volledig worden voldaan voordat een aanvraag doorging naar de inhoudelijke beoordeling.

Stap 3: Inhoudelijke beoordeling door de onafhankelijke adviescommissie

Vervolgens beoordeelde een onafhankelijke adviescommissie (het Partneroverleg) de aanvraag inhoudelijk op de zes criteria uit artikel 11 van de Subsidieregeling (zie sectie Voorwaarden). Een aanvraag moest minimaal 140 punten scoren om voor subsidie in aanmerking te komen.

Stap 4: Bericht over deelname

Voor de tweede tranche gold dat aanvragers in juli 2026 hoorden of hun project deelnam aan de Regio Deal. Voor de eerste tranche werd het besluit per brief gecommuniceerd (in de voorbeelden gedateerd 24 januari 2025, met latere herziene besluiten in verband met staatssteunkennisgeving).

Stap 5: Ontvangst van de beschikking

Na de beoordeling ontving de aanvrager een beschikking (besluit op de subsidieaanvraag) waarin het toegekende maximale subsidiebedrag, de voorschottermijnen, de voorwaarden en verplichtingen, en (indien van toepassing) de staatssteungrondslag per activiteit stonden vermeld. Dit document is automatisch gegenereerd en niet handmatig ondertekend; het is verzonden namens het college van burgemeester en wethouders.

Stap 6: Begeleidende brief en vervolgacties

Na de beschikking ontving de subsidieontvanger een begeleidende brief van het programmateam Regio Deal met informatie over een toelichtend gesprek, een startbijeenkomst voor penvoerders, en de werkwijze rond cofinanciering door de provincies.

Documenten die volgens de beschikkingen bij de bijlagen van de aanvraag/beoordeling hoorden

• Het projectplan en de bijbehorende begroting (financieringsoverzicht), ingediend door de aanvrager/penvoerder.
• De individuele beoordeling en hoofdrapportage van de onafhankelijke adviescommissie (opgesteld door de commissie, niet door de aanvrager).
• Eventuele de-minimisverklaringen van eindbegunstigden, in te vullen door de eindbegunstigde (bijvoorbeeld de deelnemende landbouwonderneming) en aan te leveren bij de gemeente vóór de gestelde datum.

Voor lopende en toekomstige verplichtingen (na toekenning) moeten via de knop 'Wijzigen/verantwoorden' op de website de volgende formulieren gebruikt worden

• Format voortgangsrapportage (jaarlijks vóór 1 april), beschikbaar gesteld door de Regio Stedendriehoek.
• Formulier 'Subsidie vaststelling/wijziging' bij wijzigingen van meer dan 20% in activiteiten of begroting, binnen vier weken na de wijziging.
• Formulier 'Indienen wijzigingsverzoek' voor het melden van wijzigingen aan de gemeente.
• Formulier 'Aanvraag tot subsidievaststelling' voor de eindverantwoording, uiterlijk 13 weken na afronding van de activiteiten.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

Aanvragen werden eerst getoetst aan de basisvereisten uit de Subsidieregeling. Vervolgens voerde een onafhankelijke adviescommissie (het Partneroverleg) de inhoudelijke beoordeling uit op de zes criteria uit artikel 11. Het college van burgemeester en wethouders van Apeldoorn nam het uiteindelijke besluit, waarbij het advies van de commissie is gevolgd. Voor de tweede tranche (aanvragen tussen 9 februari 2026 en 10 april 2026) hoorden aanvragers in juli 2026 of hun project deelnam aan de Regio Deal. Voor eerdere aanvragen (eerste tranche, gesloten 1 november 2024) werd het oorspronkelijke besluit per brief gecommuniceerd (24 januari 2025 in de voorbeelden), later gevolgd door een herzien besluit in verband met de verplichte staatssteunkennisgeving aan de Europese Commissie.

Uitbetaling: voorschotten

Toegekende subsidie wordt bevoorschot (artikel 14 van de Subsidieregeling). De voorschotten worden uitgekeerd in halfjaarlijkse termijnen, op 1 januari en 1 juli van het betreffende jaar. Elk voorschotbedrag wordt binnen twee weken na de genoemde betaaldatum overgemaakt. Dit exacte schema staat per project vermeld in de beschikking en kan afwijken.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Tijdens de uitvoering geldt een aantal terugkerende verplichtingen:

• Jaarlijks vóór 1 april een voortgangsrapportage indienen (inhoudelijk en financieel), voor de eerste tranche vanaf 2026 en voor de tweede tranche vanaf 2027, met het verplichte format van de Regio Stedendriehoek.
• Wijzigingen van meer dan 20% in activiteiten of begroting binnen vier weken melden via het formulier 'Indienen wijzigingsverzoek'.
• Als medeoverheid: financiële verantwoording via de SiSa-systematiek, uiterlijk 15 juli van elk jaar, onder het aangewezen indicatornummer.
• Gescheiden boekhouding voeren als naast de gesubsidieerde activiteiten ook andere economische activiteiten worden uitgevoerd.
• De-minimisverklaringen van eindbegunstigden verzamelen en tijdig (in de voorbeelden: uiterlijk 11 oktober 2026) bij de gemeente aanleveren.
• Documenten rond de subsidie bewaren; bij AGVV-steun kan de Europese Commissie tot tien jaar na subsidieverlening nog controleren.

Vaststelling en einde van het project

Alle gesubsidieerde projecten moeten uiterlijk 31 december 2028 zijn afgerond. Uiterlijk 13 weken na afronding van de activiteiten dien je een aanvraag tot vaststelling in via de knop 'Wijzigen/verantwoorden', met:

• een financieel eindverslag met de werkelijk gemaakte kosten,
• een accountantsverklaring die de werkelijk gemaakte kosten en ontvangen bijdragen bevestigt,
• een inhoudelijke rapportage (verplicht format van de Regio Stedendriehoek) over hoe de doelen en resultaten zijn behaald,
• bewijsstukken, waaronder in ieder geval foto's of ander beeldmateriaal van de uitgevoerde activiteiten.

De regiokassier (gemeente Apeldoorn) controleert achteraf of de subsidie is gebruikt voor het doel waarvoor die is aangevraagd en of aan alle voorwaarden is voldaan. Binnen 13 weken na het verzoek tot vaststelling ontvang je een vaststellingsbesluit. Bij afwijking van het projectplan, niet voldoen aan voorwaarden, of het niet melden van wijzigingen, kan (een deel van) de reeds uitbetaalde subsidie worden teruggevorderd. Ben je het niet eens met een besluit, dan kun je binnen 6 weken na de verzenddatum bezwaar maken via het bezwaarformulier op www.apeldoorn.nl of per post bij de afdeling Juridische Zaken.