Subsidieregeling stedelijke ontmoetingsactiviteiten en lichte ondersteuning

Je kunt aanvragen als inwoner, eenmanszaak, of als organisatie (bedrijf, stichting, vereniging). Inwoners en eenmanszaken krijgen maximaal € 10.000 per activiteit, organisaties maximaal € 100.000. In totaal is er € 2.800.000 beschikbaar, en dat is meteen bijzonder: je vraagt in september 2026 in één keer subsidie aan voor twee jaar (2027 en 2028). Na toekenning ontvang je dus voor beide jaren subsidie, en die wordt elk jaar voor 100% vooraf uitbetaald.

Aanvragen kan uitsluitend van 1 tot en met 30 september 2026, via een formulier op de webpagina van de gemeente. Daarna sluit het loket en kun je niet meer aanvragen voor deze periode. Je vult het formulier en de begroting in op basis van de activiteiten die je in één jaar uitvoert; de gemeente gebruikt dat als basis voor beide jaren.

Bij de aanvraag lever je een activiteitenplan en een begroting aan. Ben je een organisatie, dan komen daar een recent KvK-uittreksel, statuten of oprichtingsakte, en een jaarverslag, jaarrekening of balans van 2025 bij. Tussen 26 augustus en 30 september 2026 zijn er wekelijkse online inloopspreekuren op woensdagochtend waar je vragen kunt stellen.

Harde eisen (knock-out):

• Vrijwilligers en/of professionals organiseren en voeren de activiteiten zelf uit.
• Als je een organisatie bent (bedrijf, stichting, vereniging): je staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
• Als je een organisatie bent: je hebt een zakelijke bankrekening op naam van de organisatie.
• Winst maken met de activiteiten mag geen doel zijn.
• De activiteit sluit aan op de doelen uit het stedelijk plan en het GALA, en op de wensen van inwoners.
• Je moet duidelijk maken welke inwoners je wilt bereiken en met wie je samenwerkt.

Wie afvalt:

• Aanvragen voor preventieve opvoedondersteuning of huiswerkbegeleiding worden niet meer gehonoreerd (vanaf 2025 uitgesloten).
• Aanvragen voor evenementen op het gebied van sport en bewegen worden niet meer gehonoreerd (vanaf 2026 uitgesloten); de gemeente betaalt dit voortaan op een andere manier.
• Aanvragen voor huurkosten van een ruimte die de gemeente al op een andere manier betaalt, worden afgewezen.
• Aanvragen voor prijzengeld, catering, (eind)feest, een inloopvoorziening of sociaal beheer van de ontmoetingsplek vallen buiten de regeling.
• Als je te laat aanvraagt: de aanvraagperiode is strikt van 1 tot en met 30 september 2026, daarna sluit het loket.

De regeling is zowel voor inwoners en eenmanszaken (natuurlijke personen) als voor organisaties (bedrijven, stichtingen, verenigingen), met verschillende maximumbedragen per doelgroep (zie 'Hoeveel krijg je'). Het dossier maakt geen onderscheid in leeftijd of rechtsvorm buiten wat hierboven staat, al gelden er wel extra verplichtingen als je met personen onder de 18 jaar werkt (een Verklaring Omtrent het Gedrag is dan verplicht voor uitvoerders).

De kostensoorten uit het begrotingsformat zijn:

• Kosten voor organisatie en materialen ten behoeve van de activiteit. Het dossier geeft hiervoor geen apart maximum; deze kosten vallen onder de algemene subsidiabele kosten.

• Kosten voor materialen voor reclame of communicatie (pr en communicatie). Maximaal 10% van de totale subsidiabele kosten, met een maximum van € 2.500.

• Kosten voor eenvoudige consumpties (koffie, thee, snacks) voor deelnemers en vrijwilligers tijdens de activiteit. Maximaal 5% van de totale subsidiabele kosten, tot een maximumbedrag van € 500.

• Kosten voor het gezamenlijk bereiden en/of nuttigen van maaltijden. Dit is alleen subsidiabel als dit de kern van de activiteit vormt en de kosten essentieel zijn voor het doel van de activiteit.

• Totale kosten voor betaalde medewerkers. Maximaal € 65 per uur, exclusief btw. Dit betreft loonkosten van medewerkers in dienst bij de organisatie, of uurtarieven voor inhuur van medewerkers. Bij de aanvraag geef je aan hoeveel uren worden ingezet en tegen welk tarief.

• Totale kosten voor vrijwilligers. Hierbij geef je het aantal vrijwilligers, het aantal uren dat zij worden ingezet en de vrijwilligersvergoeding per uur op.

• Totale kosten voor huur van de ruimte. Let op: de gemeente betaalt hiervoor geen subsidie als zij de huurkosten voor een ruimte al op een andere manier vergoedt. Check dus eerst of dit bij jouw situatie al het geval is.

• Overige kosten, met een eigen toelichting in de begroting.

Wat je in de begroting verder aangeeft: het aantal vrijwilligers en het aantal uren dat ze worden ingezet, het aantal uren of dagdelen en de kosten per uur of dagdeel, en (bij loonkosten) het aantal ingezette uren en het loonkosten- of tarief per uur. Ook geef je andere inkomsten op, zoals bijdragen van deelnemers, of bijdragen uit fondsen, giften of andere subsidieregelingen. Het aangevraagde subsidiebedrag is het benodigde budget minus deze overige inkomsten.

Kosten die uitgesloten zijn en dus niet subsidiabel:

• Prijzengeld.
• Catering (los van de specifiek toegestane eenvoudige consumpties of maaltijden die de kern van de activiteit vormen).
• Kosten voor een (eind)feest.
• Kosten voor een inloopvoorziening.
• Kosten voor sociaal beheer van de ontmoetingsplek.
• Huurkosten voor een ruimte die de gemeente al op een andere manier vergoedt.

Het dossier noemt geen aparte rekenregels voor kostensoort 1 (organisatie en materialen) en 8 (overig) buiten dat ze onderdeel zijn van de totale subsidiabele kosten waarover de percentages voor pr/communicatie en consumpties worden berekend. Voor kostensoort 4 (maaltijden) geldt geen bedrag of percentage, maar wel de voorwaarde dat het de kern van de activiteit moet vormen.

Binnen die maximumbedragen gelden aparte tarieven en grenzen per kostensoort:

• Uurtarief voor loonkosten (betaalde medewerkers of inhuur): maximaal € 65 per uur, exclusief btw. Je geeft daarbij zowel het uurtarief als het aantal uren op.
• Kosten voor organisatie en materialen voor pr en communicatie: maximaal 10% van de totale subsidiabele kosten, met een maximum van € 2.500.

Het dossier noemt geen mechanisme waarbij bedragen automatisch omhoog of omlaag gaan, behalve de genoemde maxima en het subsidieplafond. Als het totaal aan aanvragen het plafond van € 2.800.000 overschrijdt, is niet beschreven hoe de gemeente dat oplost (bijvoorbeeld op volgorde van binnenkomst of op kwaliteit); wel weet je dat de Adviescommissie Stedelijke Activiteiten adviseert op basis van beoordelingscriteria, waaronder cofinanciering.

Cofinanciering speelt overigens ook een rol bij de beoordeling (niet bij het bedrag zelf): als rechtspersoon met minimaal 25% cofinanciering, of als natuurlijk persoon met minimaal 10% cofinanciering, krijg je 10 punten in de beoordeling. Dit zijn ondergrenzen voor puntentoekenning, geen voorwaarde om subsidie te krijgen op zich.

Uitbetaling gebeurt elk jaar voor 100% vooraf. Dat betekent dat je niet pas achteraf op basis van gemaakte kosten wordt uitbetaald, maar bij toekenning het volledige bedrag voor dat jaar in één keer ontvangt.

Het dossier noemt geen ander maximumbedrag of -percentage dan de hierboven genoemde € 10.000, € 100.000, € 2.800.000, € 65 per uur en € 2.500 voor pr/communicatie.

Stappenplan:

• Lees eerst de toelichting bij de subsidieregeling, voordat je het formulier invult.
• Verzamel de benodigde gegevens en documenten (zie hieronder).
• Vul het online aanvraagformulier in. Je kunt het formulier tussentijds opslaan, dus je hoeft het niet in één keer af te ronden.
• Verstuur het complete formulier. Je ontvangt daarna een e-mail met het nummer waaronder je aanvraag is ingeschreven.
• Wacht op de beoordeling door de gemeente, geadviseerd door de Adviescommissie Stedelijke Activiteiten.

Documenten en gegevens die je bij de hand houdt:

• Activiteitenplan: een beschrijving van wat je gaat doen, voor wie, welk doel uit het stedelijk plan het dient, de doelgroep, samenwerkingspartners, verwachte resultaten en hoe je succes meet. Je stelt dit zelf op; er is geen apart verplicht format voor genoemd buiten de vragen in het aanvraagformulier zelf.
• Begroting: een overzicht van alle inkomsten (inclusief de subsidie) en de kosten van de activiteit. Hiervoor gebruik je verplicht het document "Begroting stedelijke regeling.xlsx" dat de gemeente aanbiedt. Je vult dit in voor de activiteit gedurende één kalenderjaar. Je stelt dit zelf op als aanvrager.

Alleen als je een organisatie bent (bedrijf, stichting, vereniging), voeg je daarnaast toe:

• KvK-uittreksel, maximaal 14 dagen oud op het moment van aanvragen.
• Kopie van de statuten, het reglement of de oprichtingsakte van de organisatie.
• Jaarverslag, jaarrekening of balans van 2025.

Optioneel, indien van toepassing: diploma's of certificaten (bijvoorbeeld als relevant voor de uitvoerders van de activiteit).

In het formulier zelf vul je verder in: je persoonlijke of organisatiegegevens (naam, contactpersoon, e-mail, telefoonnummer), een reeks ja/nee-vragen over verplichtingen die je op je neemt (zie de sectie Voorwaarden), details over de activiteit (naam, start- en einddatum, locatie, doelgroep, of de activiteit voor kinderen/jongeren tot 18 jaar is, ervaring, samenwerkingspartners, aantal uren vrijwilligers en betaalde medewerkers, andere inkomsten), en financiële gegevens (aangevraagd subsidiebedrag, IBAN en naam rekeninghouder).

Het formulier zelf onderteken je aan het einde met plaats, datum, naam en handtekening, en je geeft toestemming voor het verwerken van je persoonsgegevens en bevestigt dat je het formulier naar waarheid hebt ingevuld. Wie het formulier ondertekent, is niet apart gespecificeerd in het dossier, maar logischerwijs de aanvrager zelf of een daartoe bevoegd persoon binnen de organisatie.

Van 26 augustus tot en met 30 september 2026 organiseert de gemeente elke woensdag van 9.00 tot 10.00 uur een online inloopspreekuur waar je vragen kunt stellen over de regeling en het aanvragen. Aanmelden hiervoor kan (binnenkort) online.

Let op: je vult het aanvraagformulier en de begroting in op basis van de activiteiten die je in één kalenderjaar uitvoert, ook al vraag je subsidie aan voor twee jaar (2027 en 2028). De gemeente gebruikt deze informatie als basis voor de toekenning voor beide jaren.

Als je subsidie krijgt toegewezen, ontvang je die voor zowel 2027 als 2028. De subsidie wordt elk jaar voor 100% vooraf uitbetaald; je krijgt dus niet achteraf op basis van gemaakte kosten uitbetaald, maar in één keer per jaar het volledige toegekende bedrag.

Tijdens en na de looptijd gelden verschillende verplichtingen:

• Je zet de subsidie daadwerkelijk in voor de uitvoering van de activiteit.
• Bij vergunning- of verzekeringsplicht: je voert de activiteit pas uit nadat je de vergunning hebt gekregen of de verzekering hebt afgesloten.
• Tijdens de uitvoering maak je kenbaar dat de gemeente Amersfoort (mede)financier is.
• Bij een direct vastgestelde subsidie lever je binnen vier weken na afloop van de activiteit een beknopt verslag in met het aantal deelnemers, wat goed ging en de leerpunten, waar mogelijk aangevuld met beeldmateriaal (dat niet zonder jouw toestemming wordt gepubliceerd).
• Twee keer per jaar werk je mee aan een relatiegesprek met de gemeente over de uitvoering en de impact van de activiteiten.
• Uiterlijk 15 februari van elk jaar dien je een voortgangsopgave in over het voorgaande kalenderjaar: welke activiteiten en prestaties zijn gerealiseerd, welke bestedingen daarbij horen, en hoeveel subsidiegeld je nog niet hebt besteed per 31 december, met een toelichting op afwijkingen en je plan voor de resterende middelen.
• Werk je met personen onder de 18 jaar, dan zorg je dat uitvoerders een Verklaring Omtrent het Gedrag hebben.
• Je bewaart je administratie: als natuurlijk persoon twee jaar, als rechtspersoon zeven jaar, na de datum van subsidievaststelling.
• Je voert de activiteit uit in het jaar waarvoor je subsidie hebt aangevraagd.
• Uitvoerders van de activiteit hebben relevante diploma's of certificaten.
• Je stimuleert toegankelijkheid van de activiteit voor mensen met een beperking.

Het dossier maakt onderscheid tussen "direct vastgestelde subsidie" (met verslagplicht binnen vier weken na afloop) en de jaarlijkse voortgangsopgave die voor 15 februari moet worden ingediend, maar werkt niet uit wanneer een subsidie precies "direct vastgesteld" is versus wanneer de jaarlijkse rapportageverplichting geldt. Ook is niet beschreven of en hoe de gemeente een definitieve vaststelling doet na afloop van de subsidieperiode, of wat er gebeurt met niet-bestede middelen die je in de voortgangsopgave meldt.