Subsidieregeling Citymarketing Evenementen gemeente Alphen aan den Rijn

Let op: voor 2026 kun je niet meer aanvragen. Vanaf 1 november 2026 kun je aanvragen voor 2027, met als uiterste datum 1 december 2026.

Om in aanmerking te komen moet je onder meer ingeschreven staan bij de KvK in de gemeente, moet je evenement (grotendeels) in Alphen aan den Rijn plaatsvinden en voor iedereen toegankelijk zijn, en mag het niet overwegend commercieel, politiek of religieus van aard zijn. Je moet zelf minimaal twee derde van de kosten dragen; de subsidie vult dus een deel aan, niet het geheel.

Bij je aanvraag stuur je een begroting met toelichting, een balans van je stichting of vereniging met toelichting, en een marketing- of communicatieplan mee. De gemeente laat Stichting Alphen Marketing meekijken bij de beoordeling en beoordeelt op drie punten: de bijdrage aan citymarketing, samenwerking en lokale betrokkenheid, en de kwaliteit en uitvoering van het evenement. Binnen 8 weken hoor je of je aanvraag wordt toegekend.

De subsidie wordt eerst voorlopig verleend. Na je evenement moet je verantwoorden hoe je het geld hebt besteed; pas dan stelt de gemeente het definitieve bedrag vast. Vragen over je aanvraag of de voortgang kun je mailen naar economischezaken@alphenaandenrijn.nl.

Je komt alleen in aanmerking als je aan al deze eisen voldoet. Voldoe je aan één eis niet, dan wijst de gemeente je aanvraag af.

Wie kan aanvragen

• Je bent organisator van een evenement.
• Je bent als aanvrager ingeschreven bij de KvK, in de gemeente Alphen aan den Rijn.

Eisen aan het evenement

• Het evenement draagt bij aan minstens een van de doelen van citymarketing: naamsbekendheid van de gemeente vergroten, het imago versterken, waardering voor de voorzieningen en kwaliteiten bevorderen, of het gevoel van trots en verbondenheid onder inwoners en ondernemers vergroten.
• Het evenement is voor iedereen toegankelijk.
• Het evenement vindt (grotendeels) plaats binnen de gemeentegrenzen van Alphen aan den Rijn.
• Het evenement gaat (overwegend) niet over commerciële, politieke of religieuze doelen. Evenementen die vooral daarop gericht zijn, vallen af.

Eigen bijdrage verplicht

• Je moet zelf minimaal 2/3 (twee derde) van de totale kosten van het evenement dragen. De subsidie vult dus maximaal 1/3 van de kosten aan.
• Vraag je voor hetzelfde evenement subsidie aan bij meerdere partijen (bijvoorbeeld ook bij een andere gemeentelijke regeling), dan betaalt de gemeente in totaal niet meer dan de helft van de totale kosten van het evenement. Dit geldt los van de eigen bijdrage-eis en kan dus de uitkomst verder beperken.

Vergunning

• Voor het organiseren van het evenement heb je mogelijk een evenementenvergunning nodig. Dit is geen onderdeel van de subsidiebeoordeling zelf, maar wel iets om apart te regelen.

Budget

• Er is in totaal € 249.000 beschikbaar voor het jaar waarvoor je aanvraagt. Is het plafond bereikt, dan kan je aanvraag alsnog worden afgewezen, ook als je verder aan alle eisen voldoet. Het dossier zegt niet of toekenning op volgorde van binnenkomst gaat of op basis van de puntenscore; wel is duidelijk dat aanvragen worden beoordeeld en gescoord op drie criteria (zie de sectie Voorwaarden).

Val je af op een van deze punten, dan heeft aanvragen geen zin. Twijfel je of je evenement binnen de doelen van citymarketing valt, neem dan contact op met de gemeente voordat je tijd steekt in de aanvraag.

Hoe de subsidie zich verhoudt tot je totale kosten

De subsidie is gekoppeld aan de totale kosten van je evenement, niet aan losse kostenposten:

• Je moet zelf minimaal 2/3 (twee derde) van de totale kosten van het evenement betalen. De subsidie kan dus maximaal ongeveer een derde van je totale begroting dekken, met een bovengrens van € 30.000 per evenement.
• Ontvang je voor hetzelfde evenement ook subsidie van een andere partij, dan mag de bijdrage van de gemeente samen met die andere subsidie(s) niet meer zijn dan de helft van de totale kosten van het evenement.

Omdat het gaat om de totale kosten van het evenement, moet je bij de aanvraag een volledige begroting aanleveren (zie hieronder). Het dossier maakt geen onderscheid tussen bijvoorbeeld personeelskosten, materiaalkosten, huur, promotie of andere posten; alles telt mee als onderdeel van de totale kosten waarop de 2/3-eigen bijdrage en het maximum van de helft bij samenloop worden getoetst.

Wat je moet aanleveren om je kosten te onderbouwen

Bij de aanvraag lever je in elk geval aan:

• Begroting, met een toelichting op de inkomsten en uitgaven van het evenement. Hierin zet je dus alle kostenposten en alle inkomstenbronnen (waaronder de gevraagde subsidie en je eigen bijdrage) op een rij. De gemeente stelt hiervoor een Word-formulier beschikbaar.
• Balans van de stichting of vereniging die het evenement organiseert, met een toelichting op het afgelopen jaar. Ook hiervoor is een Word-formulier beschikbaar.
• Marketing- of communicatieplan, waarin je beschrijft hoe je de doelgroep bereikt. Dit onderbouwt niet de kosten zelf, maar wel de citymarketingdoelen waarvoor de kosten worden gemaakt.

Wat na afloop wordt getoetst

Na het evenement verantwoord je de daadwerkelijke besteding. Daarbij vraagt de gemeente om:

• Een beschrijving van de uitvoering van het evenement, met een vergelijking tussen wat je had aangevraagd en wat er daadwerkelijk is gebeurd, inclusief een toelichting op eventuele wijzigingen.
• Het totale aantal bezoekers en hun herkomst.
• Een financieel overzicht met een vergelijking tussen de begrote en de werkelijke inkomsten en uitgaven (aan te leveren als PDF, Excel- of Word-document), met een toelichting op eventuele afwijkingen.

Op basis van deze verantwoording stelt de gemeente de definitieve subsidie vast. Wijken je werkelijke kosten of inkomsten af van de begroting, dan kan dat dus gevolgen hebben voor het bedrag dat je uiteindelijk definitief krijgt.

Wat niet subsidiabel is

Het dossier noemt geen expliciete uitsluitingslijst van kostensoorten (zoals "btw", "eigen arbeid" of "representatiekosten die niet meetellen"). Wel volgt uit de knock-outeisen indirect dat kosten voor evenementen die overwegend commercieel, politiek of religieus van aard zijn, niet voor subsidie in aanmerking komen, omdat het evenement zelf dan al afvalt voor subsidie. Verder geldt dat kosten die je dekt via een andere subsidie, meetellen bij de toets of de gemeentelijke bijdrage samen met die andere subsidie niet boven de helft van de totale kosten uitkomt.

Heb je behoefte aan een uitsplitsing per kostensoort met tarieven, dan biedt dit dossier die informatie niet; het richt zich op de begroting als geheel en op de verhouding tussen subsidie en eigen bijdrage.

Twee regels bepalen hoeveel je daadwerkelijk krijgt:

• Eigen bijdrage van minimaal 2/3. Jij moet zelf minstens twee derde van de totale kosten van het evenement betalen. De subsidie kan dus in principe tot een derde van de totale kosten dekken, met € 30.000 als absoluut maximum per evenement.
• Maximaal de helft bij meerdere subsidiegevers. Vraag je voor hetzelfde evenement ook subsidie aan bij een andere partij, dan telt de gemeente dat mee: in totaal betaalt de gemeente dan niet meer dan de helft van de totale kosten van het evenement. Dit kan dus een lager bedrag opleveren dan waar je op basis van de 2/3-regel recht op zou hebben.

De subsidie wordt eerst voorlopig verleend. Na afloop van het evenement moet je verantwoorden hoe je het geld hebt besteed. Op basis daarvan stelt de gemeente het definitieve bedrag vast. Dat definitieve bedrag kan dus afwijken (lager uitvallen) dan het bedrag dat je aanvankelijk toegekend kreeg, bijvoorbeeld als de werkelijke kosten lager waren dan begroot of als je niet aan de eigen-bijdrage-eis bleek te voldoen.

Het dossier noemt geen vast percentage of staffel voor de hoogte van de subsidie zelf (zoals "x% van de kosten"); het geeft alleen het maximumbedrag per evenement, het totale plafond, en de twee bijdrage-regels hierboven. Hoeveel je precies krijgt binnen die grenzen, hangt dus af van je begroting en van de beoordeling van je aanvraag op de drie criteria die in de sectie Voorwaarden staan.

Voordat je begint: check de openstelling

Voor 2026 kun je geen aanvraag meer indienen. De aanvraagperiode voor 2027 loopt van 1 november 2026 tot 1 december 2026. Zorg dat je vóór 1 december 2026 aanvraagt; het dossier noemt deze datum als deadline.

Stap 1: Verzamel de verplichte documenten

Bij je aanvraag moet je de volgende stukken meesturen. Het dossier noemt geen ondertekeningseis per document (dus niet wie precies moet tekenen), maar wel wat elk document moet bevatten:

• Begroting. Een document met een toelichting op de inkomsten en uitgaven van het evenement. De gemeente stelt hiervoor een Word-formulier beschikbaar (32 kB).
• Balans van de stichting of vereniging, met een toelichting op het afgelopen jaar. Ook hiervoor is een Word-formulier beschikbaar (26 kB).
• Marketing- of communicatieplan, waarin je beschrijft hoe je de doelgroep van je evenement bereikt. Hiervoor is geen vast format genoemd; je stelt dit zelf op.

Stap 2: Dien je aanvraag in

Het dossier beschrijft niet exact via welk kanaal (bijvoorbeeld een online formulier met DigiD of eHerkenning) je de aanvraag zelf indient; dat is voor de verantwoording achteraf wel duidelijk beschreven (zie hieronder), maar voor de aanvraag zelf ontbreekt deze informatie in dit dossier. Zorg dat je de begroting, de balans en het marketing- of communicatieplan compleet aanlevert, want deze zijn nodig voor de beoordeling.

Stap 3: Wacht op de beoordeling

Na indiening beoordeelt de gemeente je aanvraag, met advies van Stichting Alphen Marketing, op drie punten: de bijdrage aan citymarketing, samenwerking en lokale betrokkenheid, en de kwaliteit en uitvoering van het evenement. Binnen 8 weken hoor je of je aanvraag wordt toegekend.

Stap 4: Voorlopige verlening

Wordt je aanvraag toegekend, dan krijg je de subsidie voorlopig verleend. Dit is nog niet het definitieve bedrag.

Stap 5: Organiseer je evenement

Voor het evenement zelf heb je mogelijk een evenementenvergunning nodig; dit regel je apart van de subsidieaanvraag.

Stap 6: Verantwoord binnen 16 weken na afloop

Na het evenement moet je de subsidie verantwoorden, uiterlijk 16 weken na afloop. Dit doe je via een online formulier waarvoor je moet inloggen met eHerkenning of DigiD. Je levert aan:

• Zaaknummer van je eerdere aanvraag.
• Gegevens van je organisatie en contactpersoon.
• Gegevens van het evenement: naam, datum, locatie en subsidiebedrag.
• Een beschrijving van de uitvoering van het evenement, met een vergelijking met de oorspronkelijke aanvraag en een toelichting op eventuele wijzigingen.
• Het totale aantal bezoekers en hun herkomst.
• Een financieel overzicht (PDF, Excel of Word) met een vergelijking tussen begrote en werkelijke inkomsten en uitgaven, en een toelichting op afwijkingen.

Doe je dit niet of onvolledig, dan kan de gemeente een deel van de subsidie terugvorderen.

Stap 7: Definitieve vaststelling

Na indiening van de verantwoording krijg je binnen 8 weken een reactie. Op basis van je verantwoording stelt de gemeente de definitieve subsidie vast.

Vragen tijdens het proces

Heb je vragen over het indienen van je aanvraag of over de voortgang, dan kun je mailen naar economischezaken@alphenaandenrijn.nl.

Wie beoordeelt

De gemeente beoordeelt je aanvraag en laat zich daarbij adviseren door Stichting Alphen Marketing. Er wordt gescoord op drie onderdelen: de bijdrage aan citymarketing (maximaal 40 punten), kwaliteit en uitvoering van het evenement (maximaal 32 punten), en samenwerking en lokale betrokkenheid (maximaal 24 punten). Voor de precieze puntensystematiek verwijst het loket naar de subsidieregeling op Overheid.nl.

Hoe lang duurt het

Na je aanvraag hoor je binnen 8 weken of de gemeente je aanvraag toekent.

Hoe en wanneer wordt uitbetaald

De subsidie wordt bij toekenning voorlopig verleend, niet direct definitief. Het dossier noemt geen apart voorschot met een eigen percentage of moment van uitbetaling; het geeft alleen aan dat de subsidie eerst voorlopig wordt verleend en pas na afloop van het evenement, op basis van je verantwoording, definitief wordt vastgesteld. Hoe en wanneer het bedrag concreet wordt uitgekeerd (bijvoorbeeld vooraf, in delen of achteraf), staat niet in dit dossier.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Zolang je evenement nog niet heeft plaatsgevonden of nog niet is verantwoord, gelden deze verplichtingen:

• Je organiseert het evenement zoals aangevraagd; wijzigingen ten opzichte van de oorspronkelijke aanvraag moet je later toelichten in de verantwoording.
• Je regelt zelf eventueel benodigde vergunningen, zoals een evenementenvergunning.
• Je houdt bij hoeveel bezoekers er komen en waar ze vandaan komen, want dit moet je later rapporteren.
• Je houdt je werkelijke inkomsten en uitgaven bij naast je begroting, zodat je later een vergelijking kunt maken.

Verantwoording na het evenement

Uiterlijk 16 weken na afloop van het evenement moet je de subsidie verantwoorden via een online formulier, waarvoor je inlogt met eHerkenning of DigiD. Je geeft daarbij op:

• Het zaaknummer van je eerdere aanvraag.
• Gegevens van je organisatie en contactpersoon.
• Gegevens van het evenement: naam, datum, locatie en subsidiebedrag.
• Een beschrijving van de uitvoering, vergeleken met de oorspronkelijke aanvraag, met toelichting op wijzigingen.
• Het totale aantal bezoekers en hun herkomst.
• Een financieel overzicht (PDF, Excel of Word) met een vergelijking tussen begrote en werkelijke inkomsten en uitgaven, met toelichting op afwijkingen.

Doe je dit niet of onvolledig, dan kan een deel van de subsidie worden teruggevorderd.

Definitieve vaststelling

Na het indienen van je verantwoording ontvang je binnen 8 weken een reactie. Op basis daarvan stelt de gemeente de definitieve subsidie vast; dit bedrag kan afwijken van het voorlopig verleende bedrag, bijvoorbeeld als de werkelijke kosten of de eigen bijdrage anders uitvielen dan begroot.

Vragen tijdens de looptijd

Voor vragen over de voortgang van je aanvraag kun je mailen naar economischezaken@alphenaandenrijn.nl.