Subsidieregeling Alkmaar Maakt Het!

Er zijn twee varianten. Met de projectbijdrage krijg je maximaal 50% van de kosten voor een eenmalig kunst- of cultuurproject. Met de ontwikkelsubsidie krijg je maximaal € 2.000 om een project voor te bereiden, bijvoorbeeld voor het schrijven van een script, een haalbaarheidsonderzoek of een businessplan. Heb je al een uitgewerkt plan en wil je het uitvoeren, dan vraag je de projectbijdrage aan. Zit je nog in de voorbereidende fase, dan is de ontwikkelsubsidie de juiste keuze.

Je vraagt aan via het subsidieloket met eHerkenning. Voor beide varianten download je eerst het bijbehorende format (Projectbijdrage of Ontwikkelbijdrage) plus het begrotingsformat, vult die volledig in en uploadt ze bij je digitale aanvraag. Voor een projectbijdrage geldt een vaste kwartaaldeadline en beoordeelt de Adviescommissie Cultuur Alkmaar je aanvraag. Voor een ontwikkelsubsidie kun je het hele jaar aanvragen en volgt er een pitch van ongeveer 45 minuten waarin je je idee toelicht.

Let op: je kunt alleen aanvragen zolang er nog jaarbudget beschikbaar is. Organiseer je een evenement, neem dan eerst zelf contact op met de evenementendesk voordat je subsidie aanvraagt.

Harde eisen en knock-outs die uit het dossier naar voren komen:

• Er moet nog geld zijn in het jaarbudget. Is het budget op, dan kun je niet aanvragen, ook niet als je project verder aan alle eisen voldoet.
• Je project moet gaan om kunst of cultuur en bijdragen aan meer of beter cultuuraanbod, belangrijk zijn voor cultuur in Alkmaar, en nieuw of vernieuwend zijn. Dit zijn de kernvoorwaarden waar de regeling om draait.
• Voor een projectbijdrage gaat het om een eenmalig, incidenteel kunst- of cultuurproject. Voor een lopende of structurele activiteit is deze regeling niet bedoeld (het dossier spreekt steeds van "incidentele" projecten).
• Heb je al een uitgewerkt plan en zoek je geld voor de uitvoering, dan vraag je een projectbijdrage aan, geen ontwikkelbijdrage. Vraag je juist geld om een idee nog uit te werken (script schrijven, haalbaarheid onderzoeken, businessplan maken, vooronderzoek), dan is de ontwikkelbijdrage de juiste weg. Je valt niet automatisch af als je de verkeerde kiest, maar het dossier waarschuwt dat dit verwarring en afwijzing kan opleveren.
• Als de aanvrager over voldoende eigen middelen beschikt, komt hij niet in aanmerking voor subsidie. De subsidie is bedoeld als aanvulling op andere inkomsten, niet als hoofdfinanciering. Dit moet blijken uit je begroting.
• Volledigheid van de aanvraag is een knock-out in de praktijk: als er informatie ontbreekt in de formats, kan de aanvraag worden afgewezen. Gebruik dus verplicht de aangeboden formats (projectplan, begroting, of ontwikkelbijdrage) en vul ze zo volledig mogelijk in.
• Bij een projectbijdrage moet je op tijd zijn: de aanvraag moet vóór 15 maart, 15 juni, 15 september of 15 december binnen zijn (in het format zelf staat 14 maart, 14 juni, 14 september en 14 december; het dossier spreekt zichzelf hier tegen, check dus de exacte sluitingsdatum bij het loket). Je kunt tot 26 weken van tevoren indienen, dus te vroeg indienen kan ook een reden zijn dat een aanvraag niet wordt behandeld.
• Wil je een evenement organiseren in de publieke ruimte, dan ben je zelf verantwoordelijk voor het regelen van een evenementenvergunning en het reserveren van een datum bij de evenementenkalender. Dit is geen subsidievoorwaarde maar kan je project wel laten mislukken als je dit vergeet.
• Ben je een organisatie en vraag je voor het eerst subsidie aan, dan moet je een KvK-uittreksel en een kopie van de oprichtingsakte of statuten meesturen. Ontbreken deze, dan is je aanvraag niet compleet.

Het dossier noemt geen leeftijdseisen, geen rechtsvorm-uitsluitingen en geen sectoruitsluitingen buiten kunst en cultuur.

Personeelskosten en honoraria

• Organisatoren: uit te splitsen per functie, berekend als uurloon x aantal uren. Het format vraagt om deze bedragen expliciet te specificeren.
• Deelnemende makers: uit te splitsen per maker, ook op basis van uurloon x aantal uren.
• De Adviescommissie beoordeelt de begroting mede op "Fair Pay" volgens de Fair Practice Code. Je moet dus duidelijk laten zien wat de honoraria zijn; ontbreken van deze onderbouwing kan de kwaliteit van je begroting (en daarmee je aanvraag) schaden.

Bureaukosten

• Kantoorkosten
• Administratie
• Accountant

Het dossier specificeert geen tarief voor deze posten; je begroot zelf een realistisch bedrag.

Uitvoeringskosten

• Op- en afbouw
• Uitbesteed werk
• Huur / gas, licht, water
• Toezicht
• Materiaalkosten
• Reis- en verblijf
• Transport
• Verzekeringen
• BUMA-rechten

Ook hier geeft het dossier geen vast tarief per post; je vult zelf de begrote en werkelijke kosten (exclusief btw) in.

Overige kosten / communicatie en promotie

• Uitnodiging
• Verzend- en distributiekosten
• Begeleidende publicatie
• Publiciteit
• Advertenties
• Opening / ontvangst
• Online kosten

Voor het communicatiebudget geeft het dossier wél een richtlijn (geen harde eis, maar een financieringsrichtlijn): begroot circa 10-15% van het totale projectbudget voor pr en marketing, met een aanzienlijk deel daarvan specifiek voor social media.

Wat als baten/dekking meetelt

Het begrotingsformat vraagt ook naar de batenkant, die de dekking van je project laat zien:

• Publieksinkomsten, sponsoring, ticketverkoop, verkoop, overige inkomsten
• Eigen bijdrage
• Projectgebonden bijdragen van publieke en private fondsen
• Structurele bijdragen van publieke en private fondsen
• Gevraagde bijdrage vanuit Alkmaar Maakt Het!

Bij de baten moet je ook het aantal bezoekers en de subsidie per bezoeker aangeven; dit is geen kostenpost maar een verplicht inzichtcijfer in het format.

Wat je niet als kostenpost mag opvoeren

Het dossier is hier terughoudend: het stelt vooral vast dat de subsidie een aanvulling is op noodzakelijke inkomsten, niet de hoofdfinanciering. Beschik je over voldoende eigen middelen, dan komt het project niet in aanmerking. Verder maakt het dossier geen onderscheid tussen wel/niet-subsidiabele kosten binnen de opgesomde posten; alle genoemde categorieën mogen in principe worden opgevoerd, mits ze werkelijk aan het project zijn toe te rekenen. Kosten die niets met het culturele project of het ontwikkeltraject te maken hebben, horen niet in de begroting: het format is expliciet bedoeld voor "de kosten die je tijdens je project/ontwikkeltraject denkt te gaan maken".

Verschil projectbijdrage versus ontwikkelsubsidie

Bij de ontwikkelsubsidie gaat het uitsluitend om kosten van het ontwikkeltraject zelf (bijvoorbeeld het schrijven van een script, vooronderzoek, een haalbaarheidsstudie of het maken van een businessplan), niet om uitvoeringskosten van het uiteindelijke project. Wil je ook een indicatieve begroting van het totale, latere project meesturen, dan mag dat, maar het is niet verplicht.

Voor beide varianten geldt: gebruik verplicht het format "Begroting Alkmaar Maakt Het!" en vul zowel begrote als (waar bekend) werkelijke kosten exclusief btw in. Het model is niet dwingend qua indeling: je mag zelf posten toevoegen of weglaten, zolang de totalen van baten, lasten, saldo en de gevraagde bijdrage duidelijk zijn.

Projectbijdrage: maximaal 50% van de kosten

Je krijgt maximaal 50% van de totale projectbegroting vergoed voor een eenmalig kunst- of cultuurproject. Dit percentage is een hard maximum: het dossier stelt expliciet dat de subsidie een aanvulling is op andere inkomsten en dat je niet in aanmerking komt als je al over voldoende eigen middelen beschikt. De andere 50% (of meer) van je begroting moet je dus dekken met eigen inkomsten, fondsen, sponsoring of andere overheidssubsidies. Het dossier benoemt geen ondergrens of vast minimumbedrag; het percentage geldt over de totale, met het begrotingsformat onderbouwde projectbegroting.

Ontwikkelsubsidie: maximaal € 2.000

Voor het voorbereiden of uitwerken van een project (denk aan een script schrijven, een haalbaarheidsonderzoek, een businessplan of vooronderzoek) kun je maximaal € 2.000 aanvragen. Dit is een vast maximum, geen percentage van de kosten. Ook hier moet je met een begroting van het ontwikkeltraject aangeven waar het geld naartoe gaat.

Wat de hoogte beïnvloedt

Het dossier noemt geen glijdende schaal of staffel: je krijgt niet automatisch meer bij een hogere kwaliteitsscore. Wel spelen twee factoren mee die de uiteindelijke toekenning (of de hoogte ervan) kunnen beperken:

• Beschikbaar jaarbudget. Je kunt de bijdrage alleen aanvragen als er nog geld in het jaarbudget zit. Bij de projectbijdrage kijkt de gemeente ook hoeveel geld er nog beschikbaar is en bepaalt op basis daarvan welke aanvragen voorrang krijgen. Bij méér goede aanvragen dan budget kan dit dus leiden tot een lager bedrag of afwijzing, ook als je project verder goed scoort.
• Eigen middelen en overige financiering. Omdat de subsidie een aanvulling is op je begroting en niet de hoofdfinanciering mag zijn, moet je financieringsmix in balans zijn. Heb je al voldoende dekking via ticketverkoop, sponsoring, fondsen of eigen bijdrage, dan kan dit de toegekende bijdrage (of de aanvraag als geheel) beperken.

Het dossier noemt geen ophogingen boven de genoemde maxima, geen extra bonussen voor specifieke doelgroepen en geen indexatie van de bedragen.

Stap 1: Download de juiste formats

• Voor een projectbijdrage: het format Projectbijdrage (inclusief projectplan met de hoofdstukken projectbeschrijving, organisatie- en productieplan, marketing- en communicatieplan en begroting) én het format Begroting Alkmaar Maakt Het!.
• Voor een ontwikkelsubsidie: het format Ontwikkelbijdrage én het format Begroting Alkmaar Maakt Het!.

Sla de formats op en vul ze zo volledig mogelijk in. Het dossier waarschuwt dat ontbrekende informatie tot afwijzing kan leiden.

Stap 2: Laat iemand meelezen

Het dossier adviseert nadrukkelijk om de aanvraag door twee mensen te laten lezen voordat je indient, om te checken of alles begrijpelijk en compleet is en of het korter kan.

Stap 3: Dien in via het subsidieloket

Ga naar de aanvraagpagina en log in met eHerkenning. Met eHerkenning onderteken je de aanvraag digitaal; er is geen apart handtekeningformulier nodig, eHerkenning fungeert als ondertekening. Vul het aanvraagformulier in en upload de ingevulde documenten. Binnen een paar dagen ontvang je een bevestiging van je aanvraag.

Verplichte documenten per aanvraag

Voor iedereen:

• Het ingevulde format (Projectplan of Ontwikkelbijdrage), inclusief voorblad met projecttitel, type project, naam aanvrager, (hoofd)activiteit, datum/periode, locatie, totale begroting en aanvraagbedrag.
• Het ingevulde begrotingsformat "Begroting Alkmaar Maakt Het!" met kostenspecificatie en dekkingsplan (baten en lasten, exclusief btw).

Alleen voor rechtspersonen (organisaties) die voor het eerst subsidie aanvragen:

• Een bewijs van inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
• Een kopie van de oprichtingsakte of statuten.

Optioneel, afhankelijk van je project (bij de projectbijdrage):

• Een evaluatie van een eerdere editie van het project, als die heeft plaatsgevonden.
• Cv's van betrokkenen, maximaal 2 A4 (of 600 woorden) per persoon.
• Een portfolio of pdf met documentatie, maximaal 20 afbeeldingen, met een bijbehorende documentatielijst.
• Beeld- of geluidsmateriaal ter illustratie (niet verplicht, wel aanbevolen als tip).

Wie ondertekent: het dossier noemt geen apart papieren handtekeningformulier los van de digitale indiening via eHerkenning; de digitale ondertekening met eHerkenning geldt als handtekening van de aanvraag.

Termijnen

Voor de projectbijdrage:

• De productpagina noemt als deadlines 15 maart, 15 juni, 15 september en 15 december.
• Het format Projectbijdrage noemt als deadlines 14 maart, 14 juni, 14 september en 14 december. Het dossier spreekt zich hier tegen; check de exacte sluitingsdatum bij het subsidieloket voordat je indient.
• Je kunt tot 26 weken voorafgaand aan de deadline indienen.
• De commissie beoordeelt jouw aanvraag in het kwartaal volgend op de deadline.

Voor de ontwikkelsubsidie:

• Je kunt het hele jaar door aanvragen, er is geen vaste deadline.
• Na indiening wordt direct een datum gepland voor een online (of, bij voorkeur, live) pitch van circa 45 minuten.

Extra stap alleen bij ontwikkelsubsidie

Stuur na indiening ook een kopie van je aanvraag per e-mail naar de twee in het format genoemde contactadressen bij de gemeente. Bereid je voor op een pitchprogramma van in totaal ongeveer 45 minuten: een korte kennismaking van 1 minuut, een pitch van 10 minuten, vragen en gesprek van 15 minuten, besluitvorming door de commissie van 10 minuten (waarbij je de ruimte verlaat) en uitslag, feedback en afspraken van 9 minuten. Geef vooraf aan welke audiovisuele middelen je nodig hebt tijdens de pitch.

Extra aandachtspunt bij evenementen

Organiseer je een evenement in Alkmaar, neem dan eerst contact op met de evenementendesk voordat (of tegelijk met) je subsidieaanvraag, zodat de datum op tijd op de evenementenkalender staat en je weet of je een evenementenvergunning nodig hebt.

Wie beoordeelt

Bij de projectbijdrage beoordeelt de Adviescommissie Cultuur Alkmaar je volledige aanvraag. Deze commissie bestaat uit vijf onafhankelijke leden (inclusief voorzitter) die allemaal werkzaam zijn in de culturele sector. De commissie brengt een gezamenlijk advies uit aan de wethouder Cultuur, die vervolgens het definitieve besluit neemt.

Bij de ontwikkelsubsidie wordt je pitch beoordeeld door 1 à 2 leden van de Adviescommissie Cultuur samen met 1 à 2 gemeenteambtenaren van de beleidsafdeling Cultuur (de productpagina noemt specifiek 1 commissielid en 2 cultuurambtenaren bij de pitch).

Doorlooptijd

Voor de projectbijdrage geldt: de commissie beoordeelt elk kwartaal de binnengekomen aanvragen, in het kwartaal volgend op de deadline waarop je hebt ingediend. Een besluit wordt uiterlijk binnen 13 weken bekendgemaakt. Zodra het besluit er is, informeert de gemeente je zo snel mogelijk; de officiële beschikking volgt binnen enkele weken na het besluit.

Voor de ontwikkelsubsidie geldt een veel kortere lijn: na indiening wordt direct een datum gepland voor de pitch. Direct na de pitch, tijdens het onderdeel "uitslag, feedback en afspraken" (9 minuten), hoor je of de subsidie wordt verleend.

Bezwaar

Ben je het niet eens met het besluit, dan kun je een bezwaarschrift indienen (dit staat expliciet in het format Projectbijdrage).

Uitbetaling, voorschotten en vaststelling

Het beschikbare dossier bevat geen concrete tekst over de wijze en het moment van uitbetaling, over eventuele voorschotten, over een verplichte eindrapportage of over de formele vaststelling van de subsidie na afronding van het project. Voor deze onderdelen verwijst het dossier zelf door naar de Algemene subsidieverordening Alkmaar 2019, die niet is meegeleverd in dit dossier. Wil je dus zeker weten hoe en wanneer het geld wordt uitgekeerd en wat je exact moet aanleveren om de subsidie definitief vastgesteld te krijgen, raadpleeg die verordening of neem contact op met het subsidiebureau.

Verplichtingen tijdens de looptijd die wel genoemd worden

• Organiseer je je project (deels) in de publieke buitenruimte, dan ben je zelf verantwoordelijk voor het reserveren van een datum op de evenementenkalender en, indien nodig, het op tijd aanvragen van een evenementenvergunning. De gemeente kan vooraf niet garanderen dat een gewenste datum nog beschikbaar is, en te laat aanvragen kan betekenen dat je project niet volgens plan kan doorgaan, ook als de subsidie al is toegekend.
• Als je project extra facilitaire maatregelen nodig heeft (bijvoorbeeld beveiliging, hekken, sanitair of specifiek glaswerk) of maatregelen in verband met veiligheid, ontvang je hierover bericht zodra je vergunningaanvraag in behandeling is.
• Bij de ontwikkelsubsidie: na de pitch worden er concrete afspraken met je gemaakt over het vervolg (onderdeel van het pitchprogramma); de precieze inhoud van die afspraken specificeert het dossier niet.

Voor vragen over de status van je aanvraag of over de verplichtingen die aan de subsidie verbonden zijn, kun je contact opnemen met het subsidiebureau (telefoonnummer 14 072, of e-mail naar subsidiebureau@alkmaar.nl), of specifiek voor deze regeling naar alkmaarmaakthet@alkmaar.nl.