Subsidieregeling Vrijwilligersondersteuning Zoetermeer

De regeling valt onder de Subsidieregeling vrijwilligersondersteuning Zoetermeer (2016). Het dossier noemt geen concreet maximumbedrag of percentage; wel gelden er financiële beoordelingsregels zodra het gaat om subsidies boven € 50.000.

Je vraagt de subsidie minimaal 8 weken van tevoren aan via het aanvraagformulier van de gemeente Zoetermeer. Zo voorkom je dat je kosten zelf moet voorschieten. Bij de aanvraag lever je een begroting aan (met het verplichte hulpmiddel-Excel), en bij een eerste aanvraag ook de jaarrekening en balans van het voorgaande jaar. Vragen kun je stellen via info@zoetermeervoorelkaar.nl.

• Je vraagt de subsidie minimaal 8 weken voor de start van de activiteit aan. Doe je dat later, dan loop je het risico dat je de kosten zelf moet voorschieten (het dossier stelt dit niet als afwijzingsgrond, maar als praktisch risico).
• Je activiteit moet gericht zijn op het ontwikkelen en uitvoeren van nieuwe ideeën om vrijwilligers(organisaties) te ondersteunen, gericht op het versterken van hun positie en het ontwikkelen van talenten van vrijwilligers.
• Je moet voldoen aan de voorwaarden uit de Subsidieregeling vrijwilligersondersteuning Zoetermeer 2016.
• Er geldt een inspanningsverplichting: je moet voor ten minste 10% van het te verstrekken subsidiebedrag ook andere inkomsten (fondsen, subsidies van derden) werven.

Bij de financiële beoordeling van je begroting en (bij subsidies boven € 50.000) je balans gelden diverse signaleringswaarden. Deze zijn niet per definitie knock-out, maar kunnen wel leiden tot afwijzing of een lager bedrag als ze sterk afwijken:

• Overhead (indirecte personeelskosten) van meer dan 25% van de totale personeelskosten is niet acceptabel.
• Organisatiekosten van meer dan 7% van de totale lasten zijn niet acceptabel.
• Een eigen vermogen van minder dan 10% van de totale jaaromzet kan het voortbestaan van je organisatie in gevaar brengen (weerstandsvermogen); meer dan 25% kan betekenen dat je de subsidie niet nodig hebt.
• Een liquiditeitsratio onder 1,0 is een signaal dat je organisatie mogelijk niet aan haar kortlopende betalingsverplichtingen kan voldoen.
• Een rentabiliteit die structureel buiten de 0-5% valt (te hoog of negatief) is niet gewenst voor een organisatie zonder winstoogmerk.

Het dossier vermeldt geen doelgroep-uitsluitingen (zoals rechtsvorm) en geen expliciete leeftijds- of vestigingseisen.

• Personeelskosten direct
• Personeelskosten overhead (indirecte personeelskosten); richtlijn: maximaal 25% van de totale personeelskosten
• Vrijwilligerskosten
• Huisvestingskosten
• Organisatiekosten (o.a. kantoormateriaal, verzekeringen, kopieerkosten, drukwerk, telefoon- en internetkosten, promotiekosten, ondersteuningsorganisatie/P&O); richtlijn: maximaal 7% van de totale lasten, nader te specificeren in een toelichting
• Uitvoeringskosten; nader te specificeren in een toelichting
• Afschrijvingskosten (bijvoorbeeld voor een eigen gebouw, auto, computer of meubilair); deze moeten hoger zijn dan 0 als je materiële vaste activa hebt
• Overige uitgaven; nader te specificeren in een toelichting

Het dossier vermeldt geen tarieven per eenheid, geen uitgesloten kostenposten en geen maximale kostprijs per activiteit. Wel geldt dat je voor ten minste 10% van het subsidiebedrag ook andere inkomsten (subsidies van derden, entreegelden, contributies, eigen bijdragen, opbrengsten uit acties/sponsoring, overige inkomsten) moet werven.

• Inspanningsverplichting: je moet voor ten minste 10% van het te verstrekken subsidiebedrag zelf andere inkomsten werven (fondsen, subsidies van derden, eigen bijdragen). Voldoe je hier niet aan, dan kan dit de hoogte van de subsidie raken.
• Weerstandsvermogen: eigen vermogen tot 10% van de totale jaaromzet wordt bij de beoordeling van de hoogte van het subsidiebedrag buiten beschouwing gelaten. Is je eigen vermogen hoger dan 25% van de totale jaaromzet, dan kan dat een signaal zijn dat de subsidie (deels) niet nodig is.
• De genoemde signaleringswaarden voor overhead (max. 25% van personeelskosten), organisatiekosten (max. 7% van totale lasten) en rentabiliteit (0-5%) worden gebruikt om te bepalen of je begroting/verantwoording acceptabel is; sterke afwijkingen kunnen leiden tot bijstelling van het bedrag.
• Bij subsidieaanvragen en -vaststellingen boven € 50.000 worden extra financiële stukken (waaronder de balans) opgevraagd en meegenomen in de beoordeling, wat ook van invloed kan zijn op het uiteindelijk vastgestelde bedrag.

Voor een exact bedrag of percentage dat je kunt krijgen, geeft het loket geen cijfers; dit wordt kennelijk per aanvraag beoordeeld op basis van je begroting en activiteiten.

• Vraag de subsidie minimaal 8 weken voor de start van je activiteit aan via het online aanvraagformulier van de gemeente Zoetermeer.
• Vul de begroting in met het verplichte "Hulpmiddel bij aanvragen en (tussentijds) verantwoorden subsidie" (Excel). Hierin geef je per activiteit de kosten en baten op (personeelskosten, vrijwilligerskosten, huisvestingskosten, organisatiekosten, uitvoeringskosten, afschrijvingskosten, overige uitgaven, en de opbrengsten zoals gemeentesubsidie, subsidie derden, entreegelden, contributies, eigen bijdragen, opbrengsten acties/sponsoring en overige inkomsten).
• Vul eventueel de "Vragenlijst bij subsidieverzoek" (pdf) in.
• Bij een eerste aanvraag: voeg de jaarrekening en de balans van het voorgaande jaar toe.

Het dossier vermeldt niet wie deze documenten moet ondertekenen. Alle bijlagen bij de aanvraag en bij de (tussentijdse) verantwoording vind je via het aanvraagformulier op de website van de gemeente Zoetermeer.

Het dossier zegt alleen dat je "zo snel mogelijk" bericht krijgt na het insturen van je aanvraag; een concrete beslistermijn wordt niet genoemd.

Tijdens de looptijd geldt: je moet voldoen aan de inspanningsverplichting om ten minste 10% van het subsidiebedrag aan andere inkomsten te werven. Bij (tussentijdse) verantwoording en bij de vaststelling lever je opnieuw een begroting/financieel verslag aan via het verplichte format. Bij subsidies boven € 50.000 lever je bij de vaststelling ook de balans aan; de daarin berekende kengetallen (weerstandsvermogen, liquiditeit) worden dan vergeleken met de realisatie van het voorgaande jaar. Het dossier vermeldt geen voorschotregeling.