Subsidieregeling Versneller Innovatieve Ambities Drenthe en Fryslân 2025-2026

De regeling is bedoeld voor mkb-ondernemers die gevestigd zijn en activiteiten uitvoeren in Drenthe en/of Fryslân. Werk je alleen aan je project, dan krijg je 35% van de subsidiabele kosten met een maximum van € 50.000. Werk je samen met een andere mkb'er uit Drenthe of Fryslân, dan krijg je 45% met een maximum van € 100.000.

Je kunt subsidie krijgen voor het inschakelen van een onafhankelijke deskundige, materialen voor een prototype, loonkosten van werknemers en eigen uren, en huur van apparatuur en uitrusting. De subsidiabele kosten moeten minimaal € 30.000 bedragen.

Aanvragen doe je via het eLoket van het SNN, met eHerkenning of een eLoket-account. Je doorloopt daar negen stappen, van een quickscan tot het indienen van je definitieve aanvraag, en levert onder meer een verplicht format projectplan en begroting aan. Aanvragen kan tot en met 30 september 2026 om 17.00 uur, of eerder als het budget van € 1.354.424,39 op is. Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld, dus wie het eerst compleet indient, staat vooraan.

Deze harde eisen gelden, en wie er niet aan voldoet valt af:

• Mkb-status. Je onderneming telt minder dan 250 fte en heeft een jaaromzet tot € 50 miljoen of een balanstotaal tot € 43 miljoen. Ben je geen mkb-onderneming, dan kun je niet aanvragen.
• Vestiging. Je onderneming (en bij samenwerking ook je partner) moet in Drenthe of Fryslân gevestigd zijn en er ondernemingsactiviteiten uitvoeren.
• Minimale kosten. De subsidiabele kosten van je project moeten minimaal € 30.000 bedragen. Kom je daar niet aan, dan valt je project af.
• Geen verplichtingen vooraf. Je mag geen verplichtingen (zoals offertes accepteren of bestellingen plaatsen) zijn aangegaan vóórdat je de aanvraag indient.
• Maximaal twee aanvragen. Je kunt als onderneming over de hele looptijd van de VIA 2025-2026 maximaal twee keer subsidie ontvangen, voor verschillende projecten. Heb je dat maximum al bereikt, dan kun je niet nog een derde keer aanvragen.
• Geen opknippen van hetzelfde traject. Heb je al subsidie gekregen voor (een fase van) de ontwikkeling van een bepaald product of dienst, dan kun je niet nogmaals subsidie krijgen voor een volgende fase met hetzelfde einddoel. Alleen een nieuwe oplossingsrichting geldt als nieuw project.
• Financieel gezond. Je onderneming mag niet in financiële moeilijkheden verkeren. Dit wordt beoordeeld op basis van je (geconsolideerde) jaarrekening. Ben je een stichting, vereniging, eenmanszaak of maatschap, dan geldt deze toets niet, maar moet je wel aantonen dat je voldoende vermogen hebt om het project te dragen.
• Termijn na toezegging. Je project moet binnen 18 maanden na toezegging van de subsidie zijn afgerond, en in ieder geval vóór 30 september 2027.
• Geen minimum viable product. Bij proof-of-concept software mag je geen product ontwikkelen dat bedoeld is voor eindgebruikers of commercieel wordt aangeboden. Doe je dat wel, dan is het geen proof-of-concept meer en niet subsidiabel.

Startende ondernemingen kunnen ook aanvragen, ook als er nog geen omzet is, zolang de onderzoeksactiviteiten voorbereidend zijn op het halen van omzet. Ook een stichting kan in aanmerking komen als deze economische activiteiten uitvoert, zoals het aanbieden van een goed of dienst tegen betaling.

1. Inschakelen van een onafhankelijke deskundige

Dit zijn kosten voor het inhuren van een deskundige partij die onafhankelijk is van je onderneming en ingeschreven staat in het handelsregister. Voor deze kosten lever je bij je aanvraag altijd een offerte aan. Besteed je meer dan € 70.000 bij dezelfde leverancier, dan moet je aantonen dat je voldoet aan het "sound financial management": in dat geval lever je minimaal drie vergelijkbare offertes aan om te tonen dat de prijs marktconform is. Kun je geen drie offertes aanleveren, dan moet je goed onderbouwen waarom je toch voor deze partij hebt gekozen en welke andere partijen je hebt benaderd.

2. Materialen voor een prototype

Materiaalkosten komen alleen in aanmerking als deze uitsluitend onderdeel zijn van het te bouwen prototype. Materiaal dat ook voor andere doeleinden binnen je onderneming gebruikt kan worden, is niet subsidiabel als materiaalkost.

3. Loonkosten van werknemers en eigen uren

Hiervoor kies je een van twee vaste tarieven:

• Dit tarief geldt voor medewerkers in loondienst en voor eigen arbeid (niet-verloonde zelfstandigen, DGA's, meewerkende partners, niet-verloonde bestuurders). Na afloop van het project lever je een urenregistratie per medewerker aan en, bij medewerkers in loondienst, een verzamelloonstaat of vergelijkbaar bewijs van het dienstverband.
• Vast maandbedrag van € 8.600 (bij een fulltime dienstverband). Dit bedrag wordt berekend naar rato van het percentage van de werkweek dat de medewerker aan het project werkt en het aantal maanden. Bij dit tarief lever je na afloop een werkgeversdocument aan met het vaste percentage tijd per medewerker, plus bewijs van het dienstverband.

Let op: is er sprake van eigen arbeid (geen dienstverband, dus geen echte loonkosten), dan geldt dit als een bijdrage in natura. De subsidie wordt dan afgetopt tot maximaal het bedrag van de overige, wél betaalde ("out of pocket") kosten in het project.

4. Huur van apparatuur en uitrusting

Dit betreft huurkosten van een derde partij. Is de apparatuur al beschikbaar binnen een verbonden onderneming, dan zijn deze huurkosten niet subsidiabel. Ook hier geldt: bij offertes boven € 70.000 per leverancier moet je het sound financial management aantonen.

Toeslag: 1% over factuurkosten

Naast deze vier kostensoorten ontvang je een opslag van 1% over al je factuurkosten. Dit compenseert kleine kosten die je maakt in je project. Facturen onder € 250 (exclusief btw) mag je namelijk niet los declareren.

Kosten van verbonden of partnerondernemingen

Maakt een verbonden of partneronderneming binnen jouw eigen verband kosten voor het project? Dan zijn er twee routes: de onderneming wordt via een instemmingsverklaring toegevoegd aan de beschikking (alleen mogelijk als deze in Drenthe of Fryslân gevestigd is), of de kosten worden doorbelast aan de aanvragende onderneming met facturen en betaalbewijzen als bewijs. Is de verbonden of partneronderneming buiten Drenthe of Fryslân gevestigd, dan worden de kosten aangemerkt als "overige kosten derden": kosten van een verbonden onderneming belast je door zonder winstopslag, kosten van een partneronderneming tegen het gebruikelijke tarief.

Wat niet subsidiabel is

• Facturen onder € 250 exclusief btw (in plaats daarvan geldt de 1%-opslag).
• Werk ná de proof-of-concept-fase: alleen de software die nodig is om het technische werkingsprincipe aan te tonen is subsidiabel, niet de verdere ontwikkeling.
• Een minimum viable product: software gericht op eindgebruikers of commerciële lancering is nooit subsidiabel binnen deze regeling.
• Het prototype zelf mag na het project niet in het productieproces worden ingezet of verkocht; het moet worden vernietigd, onklaar gemaakt, of enkel als demonstratiemodel/testmodel worden gebruikt.
• Diverse algemene kostenposten zoals boetes, financiële sancties, verrekenbare btw en kosten die niet rechtstreeks aan het project zijn toe te rekenen.

• Individueel project: 35% van de subsidiabele kosten, met een maximum van € 50.000 subsidie.
• Samenwerkingsproject: 45% van de subsidiabele kosten, met een maximum van € 100.000 subsidie. Dit geldt als je samenwerkt met een mkb'er in Drenthe of Fryslân.

De subsidiabele kosten moeten minimaal € 30.000 bedragen. Er is geen aparte openstelling voor proof-of-concept software of embedded software: deze vallen onder dezelfde percentages en maxima.

Aftopping bij eigen arbeid. Werk je met eigen arbeid (bijvoorbeeld als zelfstandige of niet-verloonde DGA) in plaats van loonkosten, dan wordt dit gezien als een bijdrage in natura. De subsidie mag dan nooit hoger zijn dan de overige, daadwerkelijk gemaakte en betaalde kosten ("out of pocket") in het project.

1% opslag op facturen. Naast de genoemde percentages ontvang je een toeslag van 1% over je factuurkosten. Dit compenseert kleine kosten onder € 250 die je apart niet mag declareren.

Bij verlening: 40% voorschot. Na de verleningsbeschikking ontvang je automatisch een werkvoorschot van 40% van de toegekende subsidie, binnen drie weken na het akkoord. Een tweede voorschot is niet mogelijk.

Bij vaststelling: nooit hoger dan verleend. De subsidie kan nooit hoger uitvallen dan het bedrag in de verleningsbeschikking. Vallen je werkelijke kosten lager uit dan begroot, dan wordt de subsidie evenredig verlaagd.

Resterend budget. Er is nog € 1.354.424,39 beschikbaar. Omdat aanvragen op volgorde van ontvangst worden beoordeeld, kan het budget vóór de sluitingsdatum van 30 september 2026 op zijn.

Stap 1: verzamel je documenten

Download en vul de verplichte formulieren digitaal in. Formulieren met een handtekeningveld print je uit, onderteken je fysiek met pen (digitale handtekeningen worden niet geaccepteerd) en scan je weer in. Zorg dat alles ondertekend is door de tekenbevoegde persoon, of bij gezamenlijke bevoegdheid door alle tekenbevoegde personen. De volgende documenten lever je in ieder geval aan:

• Format projectplan (verplicht formulier, je mag hiervan niet afwijken in indeling): beschrijft je project langs de vijf beoordelingscriteria. Ondertekend door de tekenbevoegde aanvrager.
• Format begroting (verplicht Excel-format, geen eigen format toegestaan): overzicht van alle begrote kosten per kostensoort.
• Bewijs van tekenbevoegdheid: bijvoorbeeld een KvK-uittreksel (niet ouder dan 1 jaar), statuten of een intern autorisatieschema.
• Mkb-verklaring: hierin bereken je of je onderneming (en eventueel het verband van ondernemingen) aan de mkb-normen voldoet. Onderteken je met eHerkenning, dan is een losse handtekening hier niet nodig; anders wel.
• Juridische organisatiestructuur: altijd aan te leveren, ook als zelfstandige onderneming. Hierin vul je fte, omzet en balanstotaal in, eventueel per onderneming in het verband.
• Verklaring financiële moeilijkheden: fysiek ondertekend door de tekenbevoegde persoon (of personen).
• Enkelvoudige jaarrekening (en geconsolideerde jaarrekening als je onderdeel bent van een verband van ondernemingen) van het meest recente boekjaar. Bestaat je onderneming korter dan 3 jaar, lever dan een openingsbalans of aangifte inkomstenbelasting aan.

Afhankelijk van je situatie ook:

• Ondertekening aanvraag: niet nodig als je met eHerkenning inlogt; anders fysiek ondertekend door de tekenbevoegde persoon.
• Machtigingsformulier intermediair: alleen als een boekhouder of subsidieadviseur namens jou indient. Ondertekend door jou als aanvrager.
• Instemmingsverklaring: alleen als een verbonden of partneronderneming in Drenthe of Fryslân kosten maakt binnen het project. Fysiek ondertekend door zowel jou (penvoerder) als de betreffende onderneming.
• Werkgeversverklaring: alleen bij gebruik van het vaste maandtarief voor loonkosten.
• Offertes: verplicht bij elke externe kostenpost (deskundige, materialen, huur).
• Kopie beschikking(en) als je bij een andere instantie ook subsidie hebt aangevraagd of gekregen voor het project.
• Kopie bankafschrift: alleen als er geen automatische match is tussen je bedrijfsnaam en IBAN (getoetst via SurePay).
• De-minimisverklaring: alleen als je onderneming in financiële moeilijkheden is; dan ook altijd samen met de verklaring financiële moeilijkheden en jaarrekening(en).

Werk je samen met een andere mkb'er? Lever dan ook van de samenwerkingspartner aan: gegevens medeaanvrager (fysiek ondertekend), mkb-verklaring, juridische organisatiestructuur, verklaring financiële moeilijkheden, bewijs van tekenbevoegdheid, KvK-uittreksel (niet ouder dan 1 jaar) en de (geconsolideerde) jaarrekening.

Stap 2: start je aanvraag in het eLoket

Klik op "Aanvraag starten" en log in met eHerkenning bij het eLoket Zakelijk. Heb je geen eHerkenning, maak dan eerst een eLoket-account aan en activeer dit via de bevestigingsmail.

Stap 3: doorloop de negen stappen in het eLoket

• Quickscan: meerkeuzevragen die toetsen of je aan de belangrijkste voorwaarden voldoet.
• Verdiepende vragen over de inhoud van je aanvraag.
• Projectinformatie: korte gegevens over je project.
• NAW-gegevens: je naam, adres, woonplaats en eventuele overige gegevens.
• Deskundigen: gegevens van de deskundige die je inschakelt, waaronder naam en KvK-nummer.
• Begroting: de begrote kosten, aansluitend op je ingevulde begrotingsformat.
• Bijlagen: hier upload je alle verzamelde documenten.
• Controleren en bevestigen: laatste check voordat je definitief indient.
• Aanvraag ingediend: je ontvangt een bevestiging per e-mail.

Belangrijk om op te letten

Je aanvraag is pas compleet als alle gevraagde documenten zijn toegevoegd én correct, volledig en door de juiste tekenbevoegde persoon of personen zijn ondertekend. Aanvragen worden op volgorde van ontvangst beoordeeld op compleetheid: wie eerder compleet indient, wordt eerder in behandeling genomen en heeft eerder kans op het beschikbare budget van € 1.354.424,39. De uiterste deadline is 30 september 2026 om 17.00 uur, maar met een tendersysteem op volgorde van binnenkomst is wachten tot het laatste moment risicovol als het budget eerder op is.

Beoordeling

Na het indienen controleert het SNN eerst of je aanvraag compleet is. Dit gebeurt op volgorde van ontvangst: aanvragen die als eerste binnenkomen én compleet zijn, worden als eerste beoordeeld en komen als eerste in aanmerking voor het beschikbare budget. Is je aanvraag compleet, dan start de inhoudelijke beoordeling op basis van de voorwaarden van de regeling en de vijf beoordelingscriteria. Het SNN kan tijdens deze fase aanvullende vragen stellen via het eLoket; je krijgt hierover ook een e-mail.

Beslistermijn

Het SNN streeft ernaar binnen 13 weken na ontvangst van je aanvraag een besluit te nemen. Het besluit vind je terug bij je subsidieaanvraag in het eLoket, en je ontvangt een e-mail zodra het besluit er staat.

Bij toekenning: verlening en voorschot

Wordt je aanvraag goedgekeurd, dan ontvang je een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag. Automatisch, binnen drie weken na dit akkoord, ontvang je een werkvoorschot van 40% van de toegekende subsidie. Een tweede voorschot aanvragen is niet mogelijk; het restant volgt bij de vaststelling.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Zodra je project loopt, gelden de volgende verplichtingen:

• Publiciteit: je publiceert over het project op je website, sociale media en via een affiche (minimaal A3-formaat) op een goed zichtbare locatie, steeds met het EU-logo en verwijzing naar EFRO.
• Wijzigingen melden: verandert er iets aan je project (bijvoorbeeld planning, activiteiten of samenwerking), meld dit dan vooraf met een wijzigingsverzoek. Het SNN beoordeelt of de wijziging binnen de voorwaarden past en stuurt zo nodig een nieuwe beschikking.
• Urenregistratie bijhouden: bij gebruik van het uurtarief houd je per medewerker een controleerbare urenregistratie bij; bij het maandtarief leg je het percentage werktijd vast in een werkgeversdocument.
• Meldingsplicht: je meldt onverwijld als blijkt dat activiteiten niet, niet tijdig of niet volledig worden uitgevoerd, of bij belangrijke financiële of organisatorische wijzigingen.

Vaststelling en einduitbetaling

Heb je alle werkzaamheden afgerond, dan dien je binnen vier weken na de einddatum van je project een vaststellingsverzoek in. Hierbij lever je aan: een eindverslag (met het beschikbare format), urenregistraties (verplicht bij het uurtarief), onderbouwing van het dienstverband (bijvoorbeeld een verzamelloonstaat), een werkgeversverklaring (bij het maandtarief), bewijsstukken van de publicatievereisten, facturen en betaalbewijzen van externe kosten, en een getekende overeenkomst met de externe deskundige (indien van toepassing).

Het SNN controleert bij de vaststelling of de werkzaamheden zijn uitgevoerd zoals in het projectplan beschreven en welke kosten daadwerkelijk zijn gemaakt. Op basis daarvan wordt het definitieve subsidiebedrag vastgesteld. Let op: de subsidie kan nooit hoger uitvallen dan het bedrag in de verleningsbeschikking. Vallen je werkelijke kosten lager uit dan begroot, dan wordt de subsidie evenredig verlaagd.