Subsidie Film (Nadere subsidieregels Film 2018-2019) (vervallen)

De regeling kende twee doelgroepen. Bijlage 1 was voor organisaties verbonden met of werkzaam in de filmindustrie die een lange film met (inter)nationale bioscoopuitbreng wilden produceren. Bijlage 2 was voor organisaties of personen verbonden met of werkzaam in de filmindustrie, gevestigd in Limburg, gericht op talentontwikkeling (met een onderverdeling in korte en lange film).

Aanvragen werden beoordeeld op vijf criteria: oorspronkelijkheid, talentontwikkeling, financiële haalbaarheid en distributie, Limburgse draaidagen, en als pré maatschappelijke relevantie. Een onafhankelijke Provinciale Adviescommissie Film (PAF) beoordeelde de aanvragen en adviseerde Gedeputeerde Staten, die het uiteindelijke besluit nam.

Er waren twee indieningsrondes: in 2018 kon je indienen vanaf 1 augustus tot uiterlijk 1 oktober 2018, in 2019 vanaf 1 augustus tot uiterlijk 1 oktober 2019. De regeling liep tot 1 januari 2020 en is nu dus afgelopen.

Uit de adviesrapporten blijkt dat het geld niet simpelweg op volgorde van binnenkomst werd verdeeld, maar op basis van score: de aanvragen met de hoogste totaalscore op de beoordelingscriteria kregen voorrang, totdat het beschikbare budget per bijlage was uitgeput. Bij bijlage 1 was het volledige budget van € 100.000 na één toekenning al besteed. Bij bijlage 2 bleef van het budget van € 300.000 nog € 96.601,33 over na negen toekenningen.

Toen de regeling nog open was, golden deze harde eisen:

• Je viel onder Bijlage 1 (filmproducties: organisaties verbonden met/werkzaam in de filmindustrie) of onder Bijlage 2 (talentontwikkeling: organisaties of personen verbonden met/werkzaam in de filmindustrie, gevestigd in Limburg). Bijlage 2 was dus alleen open voor aanvragers gevestigd in Limburg.
• Je project moest voldoen aan de voorwaarden rond oorspronkelijkheid, talentontwikkeling, financiële haalbaarheid en distributie, en Limburgse draaidagen.
• Voor Bijlage 1 gold specifiek dat het moest gaan om de productie van een lange film met (inter)nationale bioscoopuitbreng. Als een project dat niet betrof, kreeg het op dit criterium een nulscore en werd de aanvraag afgewezen.
• Op de criteria oorspronkelijkheid, talentontwikkeling, financiële haalbaarheid/distributie en Limburgse draaidagen gold: een nulscore (onvoldoende) op één van deze criteria betekende automatisch afwijzing van de aanvraag. Uit het adviesrapport blijkt dat dit de daadwerkelijke afwijzingsgrond was bij meerdere aanvragen ("nul score op verplicht criterium").
• Minder dan 10% van de draaidagen op een locatie in Nederlands-Limburg leverde eveneens een nulscore op en daarmee afwijzing.
• Aanvragen moesten binnen de indieningstermijn zijn ontvangen door de Provincie: voor 2018 uiterlijk 1 oktober 2018, voor 2019 uiterlijk 1 oktober 2019. Te laat ingediend betekende afwijzing (in 2018 zijn van de 21 aanvragen 3 niet door de formele toets gekomen).

• De subsidie was gekoppeld aan het productiebudget van de film. Bij Bijlage 1 (filmproducties) ging het om de begroting van een lange film met (inter)nationale bioscoopuitbreng. Bij Bijlage 2 (talentontwikkeling) ging het om kortere of langere producties gericht op het ontwikkelen van Limburgs talent.
• De projectbegroting moest de distributie van de film bevatten en als geheel haalbaar en realistisch zijn. Dit was een expliciet beoordelingscriterium ("financiële haalbaarheid en distributie"), niet alleen een rekenregel.
• Kostenposten die in de praktijk in de begrotingen voorkwamen en door de commissie werden beoordeeld: productiekosten (crew, cast, locaties, draaidagen), post-productie, muziekrechten, rechten op archiefmateriaal, overhead, producers fee, en de post "onvoorzien". De commissie merkte bij meerdere afgewezen aanvragen op dat juist dit soort posten (overhead, producers fee, onvoorzien, muziekrechten) ontbraken of onvoldoende gespecificeerd waren, en zag dat als een teken van financiële onhaalbaarheid.
• Vergoedingen aan cast en crew werden ook meegewogen: de commissie merkte bij een aanvraag op dat cast en crew niet (volledig) werden uitbetaald, en betreurde dat "in het kader van goed werkgeverschap". Bij een andere aanvraag werd juist positief opgemerkt dat stagiaires en assistent-functies wél werden uitbetaald.
• Financiering vanuit andere bronnen (cofinanciering) telde mee in de beoordeling van de haalbaarheid: genoemd worden onder meer bijdragen van gemeenten, cultuurfondsen, crowdfunding, omroepen (L1, NPO), het Nederlands Filmfonds, en eigen bijdragen. Bij een project met een budget van € 320.000,- vond de commissie financiering vanuit slechts twee bronnen te risicovol.
• Er bestond blijkbaar een maximum aan te vragen subsidiebedrag of -percentage binnen Bijlage 2: het adviesrapport vermeldt bij één aanvraag dat "de maximale bijdrage van 75% in deze bijlage" niet werd aangevraagd.

Wat je met de subsidie moest kunnen aantonen op het gebied van distributie, hoorde ook bij de kostenkant: een distributieplan (festivals, filmhuizen, tv-uitzendingen, online platforms, museale vertoning) werd meegewogen als onderdeel van hetzelfde beoordelingscriterium "financiële haalbaarheid en distributie". Intentieverklaringen van distributeurs, omroepen of festivals golden daarbij als bewijs dat versterkend werkte in de beoordeling; het ontbreken ervan werd door de commissie meermaals als tekortkoming genoemd.

Wat níet subsidiabel leek, of in elk geval negatief werd beoordeeld:

• Onrealistisch hoge of ongespecificeerde begrotingsposten (zoals een niet-toegelichte vergoeding van € 15.000,- aan geïnterviewden, of een grote, niet uitgesplitste post "overige sponsoring").
• Begrotingen waarin de subsidie van de Provincie vrijwel de enige financieringsbron vormde, zonder toegezegde bijdragen van andere partijen.
• Projecten waarbij het budget uitging van wat er "beschikbaar" was in plaats van vanuit het artistieke plan; de commissie zag dit als een teken van onvoldoende professionaliteit.

Voor de precieze regels rond welke kosten wel en niet subsidiabel waren, verwijst het loket zelf naar de volledige tekst van de subsidieregeling.

Voor Bijlage 1 (filmproducties) was het totale budget € 100.000. Bij de ronde 2018 ging dit volledige bedrag naar één aanvraag (score 9 punten), waarmee het budget volledig was uitgeput (restant € 0).

Voor Bijlage 2 (talentontwikkeling) was het totale budget € 300.000. In de ronde 2018 werd € 203.398,67 toegekend aan negen aanvragen, met een restant van € 96.601,33. De toegekende bedragen per project liepen sterk uiteen en hingen samen met de score en het gevraagde bedrag:

• Score 12 punten: € 50.000,-
• Score 11 punten: € 20.000,- (drie keer) en € 10.000,- (één keer)
• Score 9 punten: € 20.000,- en € 10.000,-
• Score 8 punten: € 31.712,50
• Score 5 punten: € 21.686,17

Dit komt waarschijnlijk doordat het toegekende bedrag ook afhangt van wat de aanvrager zelf aanvroeg, en van een maximum aan te vragen bedrag of percentage binnen elke bijlage. Uit het adviesrapport blijkt bijvoorbeeld dat bij één aanvraag binnen Bijlage 2 "de maximale bijdrage van 75% in deze bijlage" niet werd aangevraagd, wat suggereert dat er een maximumpercentage van 75% van de kosten gold binnen die bijlage.

Wat opvalt: bij nulscore op een verplicht criterium (oorspronkelijkheid, talentontwikkeling, financiële haalbaarheid/distributie, of minder dan 10% Limburgse draaidagen) werd de aanvraag volledig afgewezen, ongeacht de score op andere criteria. Er is dus geen gedeeltelijke of verminderde toekenning bij een nulscore, alleen volledige afwijzing.

Stap 1: Indienen binnen de indieningstermijn

Je aanvraag moest binnen een van de twee vaste termijnen bij de Provincie Limburg binnenkomen:

• Ronde 2018: indienen vanaf 1 augustus 2018, uiterlijk ontvangen op 1 oktober 2018.
• Ronde 2019: indienen vanaf 1 augustus 2019, uiterlijk ontvangen op 1 oktober 2019.

Het gaat om de datum van ontvangst door de Provincie, niet om de verzenddatum. Dit is een harde deadline: te laat betekende afwijzing.

Het loket verwijst hiervoor naar de volledige tekst van de subsidieregeling.

Wat een aanvraag inhoudelijk moest bevatten (uit de praktijk van de adviesrapporten)

Uit de manier waarop de adviescommissie aanvragen beoordeelde, blijkt dat een aanvraag in de praktijk in elk geval onderbouwing moest geven op:

• Een filmplan met daarin onderbouwing van oorspronkelijkheid: genre, thema, cast, regievisie, gebruikte techniek. Een scenario of uitgewerkt script met dialogen werd sterk aangeraden; het ontbreken ervan werd door de commissie herhaaldelijk als tekortkoming genoemd.
• Een onderbouwing van talentontwikkeling: welke posities in pré-productie, productie of post-productie worden ingevuld door Limburgse talenten, inclusief voor- en natraject. Concrete namen van samenwerkingspartners (bijvoorbeeld opleidingen of coachingsorganisaties) versterkten de aanvraag aantoonbaar.
• Een projectbegroting met dekkingsplan, waarin de distributie van de film is opgenomen. Intentieverklaringen van distributeurs, omroepen, festivals of coproducenten werden door de commissie gezien als bewijs dat de aanvraag versterkte. Bij meerdere afgewezen aanvragen ontbraken dergelijke intentieverklaringen juist.
• Onderbouwing van het aantal en de locatie van draaidagen, met zo mogelijk een percentage draaidagen in Nederlands-Limburg. Aanvragen die geen percentages noemden, kregen van de commissie een inschatting op basis van de wel beschikbare informatie, wat tot een lagere score kon leiden.
• Eventueel een onderbouwing van maatschappelijke relevantie, als pré.

Dit detail ontbreekt in het beschikbare materiaal.

Stap 2: Registratie en formele toets

Na de sluitingsdatum registreerde de Provincie de aanvragen en voerde een formele toets uit. Bij de ronde 2018 zijn van de 21 ingediende aanvragen 3 niet door deze formele toets gekomen.

Stap 3: Inhoudelijke advisering door de Provinciale Adviescommissie Film (PAF)

De aanvragen die de formele toets doorstonden, werden voorgelegd aan de PAF. Deze commissie beoordeelde elke aanvraag op de vastgestelde criteria en kende punten toe volgens het beoordelingsschema uit de regeling. Bij de ronde 2018 ging het om 18 aanvragen (3 voor Bijlage 1, 15 voor Bijlage 2, opgesplitst in 9 voor korte film en 6 voor lange film).

Stap 4: Aanbieden adviesrapport en besluitvorming

De PAF bood haar adviesrapport aan de gedeputeerde Cultuur aan. Vervolgens nam Gedeputeerde Staten het besluit over toekenning of afwijzing. Bij de ronde 2018 verliep dit traject als volgt: sluitingstermijn 1 oktober 2018, registratie en formele toets in oktober 2018, advisering door de PAF in november 2018, aanbieden van het adviesrapport in december 2018, en besluitvorming door Gedeputeerde Staten op 4 december 2018.

Wie beoordeelt

Na de sluitingsdatum voerde de Provincie eerst een formele toets uit op alle ingediende aanvragen. Aanvragen die deze toets doorstonden, gingen naar de Provinciale Adviescommissie Film (PAF), een onafhankelijk adviesorgaan bestaande uit een voorzitter en drie leden, ondersteund door een ambtelijk secretariaat. De PAF beoordeelde elke aanvraag inhoudelijk op de vastgestelde criteria (oorspronkelijkheid, talentontwikkeling, financiële haalbaarheid en distributie, Limburgse draaidagen, en de pré maatschappelijke relevantie) en kende per criterium punten toe.

Hoe lang het duurde

Voor de ronde 2018 verliep het traject als volgt:

• 1 oktober 2018: sluitingstermijn aanvragen.
• Oktober 2018: registratie en formele toets.
• November 2018: inhoudelijke advisering door de PAF.
• December 2018: aanbieden van het adviesrapport aan de gedeputeerde Cultuur.
• 4 december 2018: besluitvorming door Gedeputeerde Staten.

Dat betekent dat er ongeveer twee maanden zaten tussen de sluitingsdatum en het definitieve besluit.

Besluitvorming

Gedeputeerde Staten nam het uiteindelijke besluit over toekenning of afwijzing, op basis van het advies van de PAF. Bij een nulscore op een verplicht criterium (oorspronkelijkheid, talentontwikkeling, financiële haalbaarheid/distributie, of minder dan 10% Limburgse draaidagen) volgde afwijzing, ook als de aanvraag verder binnen het budget zou hebben gepast. Binnen het overgebleven budget werd op basis van de hoogte van de totaalscore toegekend, tot het budget per bijlage op was: bij Bijlage 1 ging het volledige budget van € 100.000 naar de hoogst scorende aanvraag, bij Bijlage 2 werd van de € 300.000 in totaal € 203.398,67 toegekend aan de negen hoogst scorende aanvragen die aan alle voorwaarden voldeden.

Uitbetaling, voorschotten en verplichtingen tijdens de looptijd

Wel is relevant dat de commissie in het adviesrapport aan Gedeputeerde Staten meldde dat een eerdere aanvrager (Mosasaurusfilm) een provinciale subsidie van € 100.000,- uit 2015 nog niet had gerealiseerd op het moment van de nieuwe aanvraag in 2018.