Strategisch Beurzen Programma

Je kiest bij de aanvraag één van drie categorieën, afhankelijk van het soort beurs en het gevraagde subsidiebedrag: categorie 1 (€ 25.000 - € 49.999, alle sectoren), categorie 2 (€ 50.000 - € 124.999, voor een strategisch aangemerkte sector) of categorie 3 (€ 125.000 - € 200.000, voor een strategisch aangemerkte beurs). In alle categorieën krijg je 80% van de subsidiabele kosten vergoed.

SBP is nu tijdelijk gesloten. De tweede aanvraagperiode van 2026 loopt van 10 september 2026, 16:00 uur tot en met 8 oktober 2026, 16:00 uur. Buiten deze periode neemt RVO geen aanvragen in behandeling.

Je vraagt aan met het aanvraagformulier SBP, een plan van aanpak (per categorie een ander format) en een begroting (ook per categorie een eigen format), die je samen uploadt via het aanvraagformulier op de RVO-website. Na toekenning krijg je een voorschot en voer je je plan van aanpak uit. Na afloop van de beurs vraag je vaststelling van de subsidie aan met een eindrapportage.

Harde eisen waar je op afvalt:

• Je organisatie heeft een internationaliseringsstrategie voor de sector waarvoor je subsidie aanvraagt. Zonder een uitgewerkte strategie voldoe je niet aan de voorwaarden.
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met het uitvoeren van activiteiten op een internationale beurs. Startende organisaties zonder deze ervaring komen niet in aanmerking.
• Je vraagt per openstelling subsidie aan voor één beurs in één van de drie categorieën. Je kunt niet voor dezelfde beurs in twee categorieën tegelijk aanvragen.
• Er geldt een minimum aantal deelnemende organisaties, afhankelijk van de categorie en de beurs:
• Categorie 1: minimaal 8 deelnemende organisaties (lounge, paviljoen met eigen stand, of collectieve netwerkactiviteit).
• Categorie 2: minimaal 10 deelnemende organisaties (paviljoen met eigen stand of collectieve netwerkactiviteit).
• Categorie 3: minimaal 10 deelnemers, behalve bij de RSA Conference waar minimaal 8 deelnemers geldt.
• Je aanvraag valt binnen het gevraagde subsidiebedrag per categorie: categorie 1 tussen € 25.000 en € 49.999, categorie 2 tussen € 50.000 en € 124.999, categorie 3 tussen € 125.000 en € 200.000. Vraag je een bedrag buiten deze bandbreedte aan, dan past je aanvraag niet in de categorie.
• Voor categorie 2 moet de beurs gericht zijn op een strategisch aangemerkte sector. Voor 2026 zijn dit: HTSM/ICT, defensie-gerelateerde toepassingen, biotechnologie en LSH, innovatieve chemie, duurzame energie, agritech, water & maritiem en kritieke grondstoffen. Valt je sector hier niet onder, dan kun je niet in categorie 2 aanvragen.
• Voor categorie 3 moet het gaan om een van de door de Minister van Buitenlandse Zaken aangewezen strategische beurzen. Voor de eerste openstelling waren dit onder meer Hannover Messe, SXSW, SMM Hamburg, RSA Conference, SEMICON West, SEMICON Europe, Photonics West, Bio International Convention, MEDICA, HLTH, DMEA en GreenTech Amsterdam. Staat je beurs niet op deze lijst, dan valt de aanvraag buiten categorie 3.
• Het Strategisch Beurzen Programma kan aan jouw organisatie maximaal 4 keer worden toegekend, waarvan maximaal 2 keer voor categorie 3. Heb je dit maximum al bereikt, dan komt een nieuwe aanvraag niet meer in aanmerking.
• Ben je een branche- of ledenorganisatie met meer dan 500 leden, dan geldt een ruimer maximum van 6 toegekende aanvragen, waarvan ook maximaal 2 voor categorie 3.
• Je vraagt alleen binnen de aanvraagperiode aan. De tweede periode van 2026 loopt van 10 september 2026, 16:00 uur tot en met 8 oktober 2026, 16:00 uur. Dien je buiten deze periode in, dan wordt je aanvraag niet in behandeling genomen.
• Ook als je aan alle voorwaarden voldoet, val je af als het subsidieplafond voor jouw categorie al is bereikt. Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld, dus op is op.

• Collectieve registratie of deelname aan het beursplatform. De kosten om als collectief geregistreerd te staan op of deel te nemen aan het platform van de beurs.
• Grondhuur collectieve vierkante meters. De huur van de vierkante meters grond voor het collectieve deel van de stand of lounge.
• Standbouw van het collectieve deel op het paviljoen/de lounge. Dit is inclusief ontwerp-, bouw- en inrichtingskosten en grafische vormgeving volgens NL Branding.
• Technische voorzieningen. Elektra, verlichting, audiovisuele apparatuur en internet voor het collectieve deel.
• Transport, montage, demontage en opslag van standonderdelen.
• Huur van ruimten of faciliteiten voor netwerkactiviteiten.
• Kosten voor catering, uitsluitend ten behoeve van zakelijke netwerkbijeenkomsten. Catering voor andere doeleinden is niet subsidiabel.
• Kosten voor collectieve netwerkactiviteiten.
• Digitale promotiematerialen.
• Fysieke promotiematerialen.
• Kosten voor uren (organisatiekosten): de uurkosten van de uitvoerder voor de organisatie van de activiteit. Dit wordt berekend met een dagtarief van maximaal € 700 per dag, vermenigvuldigd met het aantal dagen.

Belangrijke beperking: de kosten voor organisatiekosten (uren) en promotiematerialen (digitaal en fysiek samen) mogen niet meer dan 20% van de totale subsidiabele kosten bedragen. Begroot je hier meer, dan is dat deel niet subsidiabel.

Alle kosten begroot en verantwoord je exclusief btw. Alleen als je organisatie niet btw-plichtig is, mag je de btw op facturen van derden wel meenemen als subsidiabele kost, zowel in de begroting als in de realisatie achteraf.

Voor de realisatie (na afloop van het project) gebruik je exact hetzelfde begrotingsdocument: je vult dan het tabblad "realisatie" in en levert het hele document, inclusief het oorspronkelijke begrotingstabblad, compleet ingevuld aan bij de vaststelling.

Voor de aanvraag zelf vermeld je op het aanvraagformulier de totale subsidiabele kosten en de totale subsidieaanvraag, en geef je aan of je organisatie btw-plichtig is. De accountant die bij categorie 3 een controleverklaring opstelt, controleert onder meer specifiek of btw terecht wel of niet als kostenpost is opgevoerd, en of alleen kosten zijn opgenomen die daadwerkelijk voor rekening van je organisatie komen en die voldoen aan de beschikking tot subsidieverlening.

Hoeveel je maximaal kunt aanvragen, hangt af van de categorie:

• Categorie 1 (Nederlandse lounges, paviljoens en/of netwerkactiviteiten, alle sectoren): het maximale subsidiebedrag ligt tussen € 25.000 en € 49.999.
• Categorie 2 (paviljoens en/of netwerkactiviteiten op een beurs voor een strategisch aangemerkte sector): het maximale subsidiebedrag ligt tussen € 50.000 en € 124.999.
• Categorie 3 (paviljoens en netwerkactiviteiten op strategisch aangemerkte beurzen): het maximale subsidiebedrag ligt tussen € 125.000 en € 200.000.

In alle drie de categorieën geldt hetzelfde percentage van 80%: hoe hoger je subsidiabele kosten, hoe hoger het bedrag, tot het maximum van je categorie.

Er is een aparte regel voor uren en promotiemateriaal: de kosten voor organisatiekosten (uren) en promotiematerialen mogen samen niet meer dan 20% van de totale subsidiabele kosten bedragen. Overschrijd je dat percentage, dan telt het meerdere niet mee als subsidiabele kost, wat je uiteindelijke subsidiebedrag verlaagt. Ook het dagtarief voor uren is aan een maximum gebonden: maximaal € 700 per dag.

Het budget is verdeeld over de drie categorieën, met een eigen plafond per categorie: € 682.000 voor categorie 1, € 810.000 voor categorie 2 en € 744.000 voor categorie 3. Voor de eerste openstellingsperiode is voor categorie 1 extra € 282.000 beschikbaar gekomen en voor categorie 3 extra € 128.000, maar dit extra bedrag geldt alleen voor aanvragen die al waren ontvangen, niet voor nieuwe aanvragen.

Na toekenning ontvang je een voorschot van 80% van het totale subsidiebedrag, volgens het schema in je subsidiebeschikking. Het definitieve, vast te stellen subsidiebedrag kan nooit hoger zijn dan het verleende (toegekende) subsidiebedrag, ook al blijken de gerealiseerde kosten achteraf hoger te zijn dan begroot.

Stap 1: kies je categorie

Bepaal in welke van de drie categorieën je aanvraag past, op basis van het type beurs (alle sectoren, strategisch aangemerkte sector, of strategisch aangemerkte beurs) en het gewenste subsidiebedrag.

Stap 2: download de documenten voor jouw categorie

Voor elke categorie zijn er eigen versies van:

• Aanvraagformulier SBP (PDF). Hierin vul je gegevens over je organisatie (naam, KVK-nummer, adres, IBAN/BIC), de contactpersoon, de kerngegevens van het project (projectnaam, sector, categorie, start- en einddatum, totale subsidiabele kosten, totale subsidieaanvraag, btw-plichtigheid) en een verklaring en ondertekening. Dit formulier wordt ondertekend door iemand die bevoegd of gemachtigd is de aanvraag te tekenen.
• Format Plan van Aanpak SBP (Word), per categorie een net iets andere versie. Hierin beschrijf je achtergrond van je organisatie en de beurs, je internationaliseringsstrategie, doelstellingen en beoogde resultaten, en de concrete activiteiten (oppervlaktes, deelnemersaantallen, programma, samenwerking met partners, toepassing van NL Branding).
• Format begroting SBP (Excel), per categorie een eigen versie. Hierin begroot je de subsidiabele kosten exclusief btw, per kostensoort, en berekent het document automatisch het maximaal aan te vragen subsidiebedrag (80% van de totale subsidiabele kosten).

Stap 3: vul de documenten volledig in

Vul het aanvraagformulier, het plan van aanpak en de begroting volledig in.

Stap 4: dien in

Ga via de aanmeldknop naar het SBP-formulier op de RVO-website, upload daar de ingevulde documenten (aanvraagformulier, plan van aanpak en begroting zijn verplichte bijlagen volgens de checklist op het aanvraagformulier) en stuur ze in.

Let op twee praktische knelpunten: je kunt voor één beurs niet in twee categorieën tegelijk aanvragen, en je moet vooraf al weten hoeveel deelnemende organisaties je verwacht, omdat het minimumaantal deelnemers (8 of 10, afhankelijk van categorie en beurs) een voorwaarde is. Zorg dus dat je deelnemerswerving al ver genoeg is, of onderbouwd genoeg, voordat je indient.

• In behandeling: je aanvraag wordt beoordeeld en je krijgt tussentijds bericht over vervolgstappen.
• Op de wachtlijst: heb je nog geen bericht ontvangen, dan sta je op de wachtlijst. RVO beoordeelt aanvragen op volgorde van binnenkomst en informeert je zodra je aanvraag in behandeling wordt genomen.
• Afgewezen: dit gebeurt als je aanvraag niet aan de voorwaarden voldoet, of als er geen budget meer beschikbaar is. Je krijgt hierover een schriftelijk bericht met toelichting.

Voorschot

Wordt je aanvraag goedgekeurd, dan krijg je een voorschot van 80% van het totale subsidiebedrag. Dit voorschot ontvang je volgens het schema dat in je subsidiebeschikking staat.

Tijdens de looptijd

Zodra je aanvraag is goedgekeurd, kun je beginnen met de uitvoering van je plan van aanpak. Wil je tijdens de looptijd iets wijzigen in het plan van aanpak of de begroting, dan geef je dat door via het wijzigingsformulier, in overleg met je SBP-adviseur. Doe je dat niet, dan riskeer je sancties zoals gehele of gedeeltelijke terugvordering van de subsidie.

Vaststelling aanvragen

Nadat de beurs heeft plaatsgevonden, vraag je binnen 13 weken na de beurs vaststelling van de subsidie aan. Welke bijlagen je meestuurt, verschilt per categorie:

• Categorie 1 en 2: Vaststellingsformulier SBP (PDF, ondertekend door iemand die bevoegd of gemachtigd is), het ingevulde tabblad "realisatie" van je eigen begrotingsdocument (het hele document lever je compleet in), de Format eindrapportage SBP (Word) en de Format directieverklaring (Word). De directieverklaring wordt ondertekend door de directie van je organisatie en bevestigt dat de subsidie rechtmatig is besteed en dat aan alle verplichtingen is voldaan; hierin wordt ook een overzicht van begrote versus gerealiseerde subsidiabele kosten, ontvangen subsidie en private bijdrage opgenomen.
• Categorie 3: dezelfde documenten als bij categorie 1 en 2, plus een accountantsverklaring. Je accountant stelt deze zelf op volgens het Controleprotocol subsidieproject SBP, met een risicoanalyse en controleplan, en controleert onder meer of de opgevoerde kosten daadwerkelijk voor rekening van jouw organisatie komen, of btw terecht wel of niet is meegenomen, en of het project is uitgevoerd conform het activiteitenplan.

Het vaststellingsformulier zelf vraagt naar het definitieve subsidiebedrag dat je wilt vaststellen, de gemaakte subsidiabele kosten, en of er voor dit project ook andere subsidie is aangevraagd of gekregen.

Na de vaststellingsaanvraag

Je krijgt binnen 13 weken bericht. Zijn de activiteiten uitgevoerd zoals beschreven en is aan de verplichtingen voldaan, dan wordt het resterende deel van het subsidiebedrag (het verschil tussen het voorschot en het definitief vastgestelde bedrag) uitbetaald. Is dat niet het geval, dan kan RVO de subsidie lager vaststellen of helemaal intrekken. Het definitief vast te stellen bedrag kan nooit hoger zijn dan het eerder verleende (toegekende) subsidiebedrag. In alle gevallen neemt je SBP-adviseur het traject met je door voordat het formeel wordt afgesloten.