SBIR oproep Innovaties voor grotere veerkracht bij klimaatverandering

De regeling richt zich op Nederlandse (of in de EU gevestigde) ondernemers en ondernemende organisaties die willen samenwerken met lokale partners in acht doellanden: Egypte, Ghana, Ivoorkust, Kenia, Marokko, Nigeria, Senegal en Zuid-Afrika. Je kon kiezen uit 3 thema's: schadebeperking door klimaatbestendigheid, aanpassen aan klimaatgevolgen, of het benutten van onbenutte reststromen en materialen.

In plaats van subsidie krijg je bij SBIR een opdracht: je biedt een prijs voor onderzoek en ontwikkeling, en RVO gunt de beste bods. Het traject bestaat uit 2 fases: fase 1 is een haalbaarheidsonderzoek (maximaal € 50.000 incl. btw per project), fase 2 is de ontwikkel- en testfase (maximaal € 200.000 incl. btw per project). Het totale budget voor deze oproep is maximaal € 3.900.000 (incl. btw).

Aanvragen verliep niet via de gewone SBIR-procedure, maar via een verplicht vooraf in te schrijven Expression of Interest (EoI), een kort Engelstalig A4-formulier met je idee. Alleen kansrijke ideeën kregen daarna een uitnodiging om een offerte voor fase 1 in te dienen. De oproep liep van 19 december 2024 tot de sluiting van de EoI's op 4 februari 2025. Het eindrapport voor fase 2 moest uiterlijk 23 november 2027 binnen zijn.

Wie kon meedoen

• Je bent geregistreerd in het beroeps- of handelsregister volgens de regels van de EU-lidstaat waar je gevestigd bent. Nederlandse partijen hadden de voorkeur, maar kregen geen voorrang: elke partij met een EU KvK-registratie (of gelijkwaardig) mocht een bod indienen.
• Jij en je onderaannemers voldoen aan de voorwaarden uit paragraaf 10.1 van de "SBIR Handleiding voor ondernemers".
• Je verklaart dat je werkt volgens de OECD-richtlijnen voor Corporate Social Responsibility.

Wie viel af

• Je oplossing past niet bij minstens een van de 3 thema's, of je wilt ontwikkelen buiten de 8 doellanden (Egypte, Ghana, Ivoorkust, Kenia, Marokko, Nigeria, Senegal, Zuid-Afrika). Uganda werd expliciet afgewezen omdat het geen combi-track land is.
• Je diende voor de innovatie geen research & development nodig te hebben, bijvoorbeeld omdat het puur om demonstratie of het vertalen van een handleiding naar een nieuwe taal ging (zie ook vraag 27 in de Q&A).
• Je bod betrof landbouwproductiemethoden zelf: inputs, gewassen, productiemethoden of demonstratieprojecten daarvan. Ook stand-alone weer- en gewasziekteverwachtingen vielen buiten de scope, tenzij geïntegreerd in een breder pakket met een duidelijke markt.
• Je bod ging over open-veld hydroponics: dit werd gezien als directe gewasproductie en dus uitgesloten.
• Je bod betrof het leveren van kunstmest(vervangers) als input voor landbouwproductie: dit viel onder primaire productie en was uitgesloten, tenzij het ging om benutting van reststromen door klimaatverandering met een eigen verdienmodel.
• Je richtte je puur op medische hulpmiddelen of -benodigdheden zonder duidelijke link met een van de drie thema's.
• Je vroeg fase 2 aan zonder fase 1 te hebben doorlopen: SBIR werkt met een "trechtersysteem", je moest starten met fase 1.
• Je overschreed het maximumbudget per project (€ 50.000 incl. btw voor fase 1, € 200.000 incl. btw voor fase 2): een hoger bod dan het maximum was niet mogelijk.

Overige aandachtspunten

• Een stichting of NGO mocht indienen, maar RVO verwachtte dat er een ondernemer betrokken was die het product na afloop naar de markt zou brengen. Een NGO of kennisinstelling alleen werd niet gezien als geschikte partij om een product te ontwikkelen en te vermarkten.
• Er was geen minimum aan financiering en geen verplichte cofinanciering: het is geen subsidie maar een opdracht waarop je een prijs biedt.
• Er gold geen limiet op het aantal ideeën (Expressions of Interest) per team of per thema, zolang je voldoende capaciteit had om meerdere projecten tegelijk uit te voeren.
• Voor elk project moest je apart een Expression of Interest indienen; combineren van thema's binnen één bod om het budget te verhogen was niet toegestaan.

Fase 1: haalbaarheidsonderzoek

In fase 1 onderzoek je de haalbaarheid van je innovatie: past het bij de lokale context, kun je de innovatie zo nodig aanpassen aan die context, en vind je betrouwbare lokale partners en een testlocatie voor het prototype in fase 2. Hiervoor geldt een maximaal bod van € 50.000 (incl. btw) per project. Dit is geen vast bedrag maar een plafond: je biedt zelf een prijs voor de te verrichten werkzaamheden.

Fase 2: prototype-ontwikkeling en praktijktests

In fase 2 ontwikkel en test je een prototype tot en met Technology Readiness Level (TRL) 7. Het maximale bod hier is € 200.000 (incl. btw) per project. Alleen partijen die fase 1 met goed resultaat hebben afgerond, kunnen worden uitgenodigd om voor fase 2 een offerte in te dienen.

Wat je met het budget mag doen

• Je mag het budget ook gebruiken voor hardware (materialen, apparatuur, prototypes). De beoordelingscommissie kijkt hierbij naar 'value for money'. Voor grote hardware-investeringen wordt aangeraden om te beargumenteren waarom je niet huurt, of om een partner te betrekken die de benodigde apparatuur al heeft. Het gaat namelijk om het bouwen van een prototype, niet om het produceren van een nieuw product voor de markt.
• Er is geen verplichte cofinanciering: dit is een aanbesteding (opdracht), geen subsidie met een eigen-bijdrage-eis.
• Je feitelijke kosten mogen hoger zijn dan je ingediende bod. Dat verschil komt voor eigen rekening. Als je verwacht dat je kosten boven het maximum uitkomen, moet je in je bod transparant maken hoe je dat extra bedrag zelf financiert.
• Kosten die je maakt voordat de opdracht is gegund (bijvoorbeeld na het indienen van je fase 1- of fase 2-offerte maar vóór gunning) zijn voor eigen risico. Als je de opdracht niet krijgt, kun je deze kosten niet vergoed krijgen.

Wat wél en niet binnen scope valt per thema

• Thema 1 (schadebeperking): producten en diensten die schade aan huishoudens, productiemiddelen en naoogstactiviteiten door direct weer (droogte, overstroming, hitte, aardverschuivingen) of indirecte effecten (knaagdieren, insecten, erosie, energie-uitval) voorkomen.
• Thema 2 (aanpassen aan klimaatgevolgen): herbouw van infrastructuur en huizen met hergebruikte materialen, oplossingen voor waterafvoer of -voorziening, alternatieve energievoorziening, adaptieve ontwerpen voor logistiek en overstromingsbeheer.
• Thema 3 (benutting van onbenutte reststromen): gebruik van reststromen, afval en bijproducten (gewasresten, schillen, schelpen, dierlijke bijproducten) als vervanging voor duurdere geïmporteerde materialen, voer of voedsel, bijvoorbeeld voor biogas, compostering, biochar of agro-industriële producten.

Wat uitgesloten was van financiering

• Landbouwproductiemethoden zelf: inputs, gewassen, productiemethoden en demonstraties daarvan.
• Losstaande weer- en gewasziekteverwachtingssystemen (stand-alone forecasting), tenzij geïntegreerd in een breder pakket met duidelijke dienstverlening aan de doelgroep.
• Open-veld hydroponics, gezien als directe gewasproductie.
• Het leveren van kunstmest(vervangers) als input voor productie, tenzij het gaat om benutting van reststromen door klimaatverandering met een eigen verdienmodel.
• Medische hulpmiddelen of -benodigdheden zonder duidelijke link met klimaatveerkracht binnen een van de 3 thema's.
• Marktintroductie en opschaling naar de markt: SBIR financiert alleen de R&D-fase tot en met TRL 7.

Btw-behandeling

Voor fase 2 geldt naar verwachting het 0%-btw-tarief, omdat de activiteiten in ontwikkelingslanden (DAC-ODA-lijst) plaatsvinden en de resultaten die landen ten goede komen. Dit geldt voor in Nederland gevestigde, btw-plichtige ondernemers. Voor fase 1 geldt dit 0%-tarief niet altijd.

Per thema en fase

• Fase 1 (haalbaarheidsonderzoek): € 400.000 (incl. btw) per thema, totaal € 1.200.000 voor fase 1.
• Fase 2 (ontwikkeling en testen): € 900.000 (incl. btw) per thema, totaal € 2.700.000 voor fase 2, plus eventueel restbudget uit fase 1.

Per project

• Fase 1: maximaal € 50.000 (incl. btw) per project. Dit is het maximale bod dat je mag indienen, geen vast bedrag.
• Fase 2: maximaal € 200.000 (incl. btw) per project.

Er is geen minimumbedrag. Omdat het om een opdracht (aanbesteding) gaat en niet om subsidie, geldt er geen verplicht percentage eigen bijdrage of cofinanciering. Je werkelijke kosten mogen hoger liggen dan je bod, maar het verschil is voor eigen rekening. Als je totale kosten voor fase 1 boven de € 50.000 uitkomen, moet je in je bod transparant maken hoe je dat verschil zelf dekt.

Verschuiving tussen thema's en fases

• Als een thema onvoldoende goede voorstellen oplevert, kan RVO een deel van het budget van dat thema inzetten voor een ander thema.
• Restbudget dat in fase 1 overblijft, kan worden ingezet in fase 2.
• Het aantal daadwerkelijk gehonoreerde projecten per fase hangt af van de prijs en kwaliteit van de beste offertes; er staat geen vast aantal projecten vast.

Btw

Voor fase 2 geldt naar verwachting het 0%-btw-tarief, omdat de activiteiten ontwikkelingslanden (DAC-ODA-lijst) betreffen en de resultaten die landen ten goede komen. Dit geldt voor in Nederland gevestigde ondernemers die btw-plichtig zijn. Voor fase 1 is dit 0%-tarief niet altijd van toepassing. Bij opdrachtverlening kun je eventueel vooroverleg met de Belastingdienst plannen over het 0%-tarief.

Afwijkende procedure

In afwijking van de normale SBIR-handleiding moest je je eerst inschrijven met een kort idee, voordat je een volwaardige offerte kon indienen.

Stap 1: Expression of Interest (EoI), deadline 4 februari 2025 om 10.00 uur CET

Je diende een kort Engelstalig A4-document in via een online webformulier met:

• een toelichting op je idee en welk probleem het voor welke doelgroep oplost,
• je kennis en kunde op het vakgebied,
• het land waarin je de innovatie wilt ontwikkelen,
• wie je beoogde lokale samenwerkingspartners zijn, of hoe je die partners wilt vinden.

Er was geen limiet op het aantal EoI's per team of thema; je kon voor meerdere thema's tegelijk indienen, zolang je voldoende capaciteit had om de projecten los van elkaar uit te voeren. Combineren van thema's binnen één bod om het budget te verhogen mocht niet.

Stap 2: terugkoppeling en selectie (11 februari 2025)

Experts van RVO en het ministerie van Buitenlandse Zaken beoordeelden welke maximaal 50 EoI's het beste pasten binnen het doel van de oproep. Zij keken of het idee binnen een van de 3 thema's viel en of er aantoonbaar R&D voor nodig was; een uitgebreide technische onderbouwing was in deze fase niet nodig.

Stap 3: informatiebijeenkomst over fase 1 (18 februari 2025)

Voor geselecteerde indieners was er een bijeenkomst over het proces, de offerte en benodigde documenten voor fase 1.

Stap 4: indienen fase 1-offerte, deadline 6 maart 2025 om 12.00 uur

Uitgenodigde partijen dienden een volwaardige offerte in voor het haalbaarheidsonderzoek, met een bod tot maximaal € 50.000 (incl. btw). Je kon al starten met werkzaamheden vanaf de datum van indiening van je offerte, maar de kosten waren voor eigen rekening als de opdracht uiteindelijk niet aan jou werd gegund.

Stap 5: beoordeling en gunning fase 1

• Beoordelingscommissievergadering: eind maart/begin april 2025.
• Bekendmaking uitslag: medio april 2025.
• Opdrachtverstrekking fase 1: april 2025.
• Startbijeenkomst fase 1: eind april 2025.

Stap 6: uitvoering fase 1

• (Virtuele) bedrijfsbezoeken en voortgangsbesprekingen: juli en augustus 2025.
• Einddatum haalbaarheidsrapport: 29 september 2025.

Stap 7: uitnodiging en indiening fase 2-offerte

• Offerteverzoeken fase 2: 6 oktober 2025.
• Sluiting indienen fase 2-offertes: 20 oktober 2025 om 12.00 uur. Alleen partijen die het fase 1-haalbaarheidsonderzoek met goed resultaat hadden afgerond, konden een uitnodiging krijgen. Ook hier kon je al starten na indiening van je offerte, op eigen risico bij niet-gunning.

Stap 8: beoordeling en gunning fase 2

• Beoordelingscommissievergadering: medio november 2025.
• Bekendmaking uitslag fase 2: eind november 2025.
• Opdrachtverstrekking fase 2: begin december 2025.
• Deadline eindrapport fase 2: 23 november 2027.

Belangrijke documenten

• Het online EoI-formulier (webformulier, geen los document): bevat je idee, kennis en kunde, doelland en partnerinformatie.
• De fase 1-offerte: je eigen document met je aanpak en prijs voor het haalbaarheidsonderzoek.
• Het haalbaarheidsrapport na fase 1.
• De fase 2-offerte: je aanpak en prijs voor ontwikkeling en praktijktests.
• Het eindrapport na fase 2.

Overig

RVO organiseerde op 14 januari 2025 een online informatiebijeenkomst over de oproep (met een vraag- en netwerkgedeelte), en er was een Q&A-document met eerder gestelde vragen. Vragen over de competitie konden tot uiterlijk 10 dagen voor een sluitingsdatum gestuurd worden naar sbir@rvo.nl. RVO behoudt zich het recht voor het tijdspad aan te passen, met tijdige communicatie hierover aan (potentiële) opdrachtnemers.