Pilot SBIR-oproep Innovatie uitdagingen in Ghana, Ivoorkust, Marokko en Oeganda

Bijzonder aan deze pilot was dat niet het ministerie maar geselecteerde Afrikaanse ondernemers zelf hun innovatiebehoefte hadden geformuleerd, met hulp van coaches en de Orange Corners Innovation Fund managers (Ghana, Ivoorkust, Marokko) en de Circular Design Hub (Oeganda). Nederlandse en Europese partijen konden zich via een webformulier (Expression of Interest) aanmelden om via matchmaking gekoppeld te worden aan een van deze ondernemers, waarna je gezamenlijk een voorstel indiende.

De competitie kende twee fasen. In fase 1 onderzocht je samen met je lokale partner de haalbaarheid van de innovatie, met een budget tot € 34.000 per project en een doorlooptijd van 6 maanden. 16 samenwerkingen zijn hiervoor geselecteerd. In fase 2 werkte je de innovatie uit tot prototype en testte je die in de praktijk, met een budget van € 90.000 tot € 150.000 per project over een periode van 2 jaar. Hiervoor zijn 9 samenwerkingen geselecteerd.

Het totale budget van de oproep was € 1.744.000 (fase 1: € 544.000, fase 2: minimaal € 1.200.000). De aanvraagperiode liep van 1 maart 2024 tot 15 november 2026, maar zowel fase 1 als fase 2 zijn inmiddels gesloten: er kan niet meer worden ingediend.

Wie kon meedoen

• Je moest geregistreerd staan in het beroeps- of handelsregister volgens de regels van de EU-lidstaat waar je gevestigd bent.
• Jij en je onderaannemers moesten voldoen aan de voorwaarden uit paragraaf 10.1 van de "SBIR Handleiding voor ondernemers".
• De SBIR stond open voor alle bedrijven die in de EU geregistreerd staan, niet alleen kleine bedrijven; ook grote bedrijven mochten meedoen.
• Je moest bereid zijn te werken volgens de OECD-richtlijnen voor Corporate Social Responsibility.
• Je moest zelf de risico's van internationaal zakendoen in kaart brengen, bijvoorbeeld met de IMVO-risicochecker.

Knock-out eisen (minimumvereisten)

Wie hier niet aan voldeed, werd uitgesloten van de competitie:

• Je voorgestelde oplossing moest passen binnen een van de gepubliceerde uitdagingen én ontwikkeld worden in co-creatie met de eigenaar van het innovatieconcept in het betreffende land. Zonder een concrete lokale partner en een match met een van de uitdagingen deed je niet mee.
• De dienst die je aanbood moest binnen de definitie van R&D-diensten vallen (paragraaf 10.2 en 10.3 van de SBIR-handleiding maart 2021). De innovatie moest nieuw zijn voor het doelland: een ontwerp, dienst of product dat nog niet in dat land bestond, of een bestaand product uit een ander land dat op innovatieve wijze geschikt gemaakt werd voor de lokale context. Dit vereiste aantoonbaar R&D-werk met een redelijke kans dat het technisch of economisch niet haalbaar zou zijn. Een simpele kopie van een bestaand product dat 1-op-1 naar een ander land verplaatst kon worden, telde niet als innovatie.

Wie afviel

• Partijen zonder registratie in het beroeps- of handelsregister van een EU-lidstaat.
• Partijen die geen match kregen met een lokale ondernemer: de lokale partij had de regie over met wie hij of zij in zee ging, jij kon je alleen aanmelden en hopen op een klik.
• Voorstellen die geen R&D-component hadden of die een bestaand concept zonder aanpassing naar het doelland kopieerden.
• Voor fase 2 kwamen alleen partijen in aanmerking die fase 1 met goed resultaat hadden afgerond en een uitnodiging kregen om een offerte in te dienen; zonder die uitnodiging kon je geen fase 2-aanbod doen.
• Voorstellen die niet minimaal 60% van het maximale aantal punten scoorden op elk van de drie beoordelingscriteria (impact, technologische haalbaarheid, economisch perspectief) kwamen niet in de rangschikking voor gunning.

Overig

Je mocht al actief zijn in het doelland, dat werd zelfs gewaardeerd, maar dan moest de innovatie zelf nog wel nieuw zijn voor die markt. Er waren geen specifieke eisen aan aantal medewerkers of trackrecord: voldoende was dat je overtuigend kon maken dat je (samen met je partner) in staat was de gestelde doelen te bereiken. WBSO kon parallel worden ingezet.

Fase 1: haalbaarheidsonderzoek

• Maximumbudget per project: € 34.000 (inclusief btw). Er gold geen minimumbedrag: je begroting moest aansluiten bij de omvang van het onderzoek dat je van plan was uit te voeren.
• Het budget was verdeeld over de vier landen: Ghana, Ivoorkust, Marokko en Oeganda kregen ieder € 136.000 voor fase 1.
• Toegestane kostenposten volgens de Q&A: reis- en verblijfskosten mochten worden meegenomen, er golden geen vaste tarieven hiervoor. Je moest een realistische inschatting geven.
• Dagtarieven: er was geen maximum dagtarief vastgesteld, maar de gehanteerde tarieven moesten marktconform zijn.
• Marktonderzoek mocht ook uit het fase 1-budget worden gefinancierd; dit werd "commercial feasibility research" genoemd.
• Als de totale kosten van je onderzoek hoger uitvielen dan € 34.000, moest je dat transparant maken in je begroting en aangeven hoe je de extra kosten zelf zou dekken. Die meerkosten kwamen voor eigen rekening.
• Je moest in je begroting ook aangeven wat het hypothetische biedbudget zou zijn als je alle IP-rechten van het onderzoek zou overdragen, al bleef de intellectuele eigendom in de praktijk bij je eigen bedrijf.
• De prijs van je bod moest marktconform zijn.

Fase 2: prototype-ontwikkeling en praktijktesten

• Budget per project: € 90.000 tot € 150.000, met een maximum van € 150.000 per project.
• Per land was € 300.000 beschikbaar (inclusief btw), plus eventueel restbudget uit fase 1 van dat land.
• Overblijvend budget uit fase 1 mocht binnen hetzelfde land worden ingezet in fase 2. Als in fase 2 in een land onvoldoende voorstellen boven de kwaliteitsdrempel scoorden, kon een deel van dat budget worden ingezet voor projecten in een ander land.
• Btw: omdat de activiteiten ontwikkelingslanden betreffen (DAC-ODA lijst) en de resultaten ten goede komen aan die landen, was voor de opdracht in fase 2 naar verwachting het 0%-btw-tarief van toepassing, voor ondernemers die btw-plichtig zijn en in Nederland gevestigd zijn. Je moest dit zelf navragen bij je accountant en eventueel zelf een aanvraag indienen bij de Belastingdienst voor toepassing van dit tarief bij de opdrachtverlening.

Wat niet vergoed werd

• Kosten voor marktintroductie vielen buiten de SBIR-vergoeding, in beide fasen.
• Kosten die uitkwamen boven het toegekende bedrag (bijvoorbeeld door meer uren te investeren dan begroot) kwamen voor eigen rekening. De ervaring van eerdere deelnemers was dat dit vaak gebeurde.
• Als je met je fase 1- of fase 2-project startte voordat de opdracht definitief gegund was (bijvoorbeeld direct na het indienen van je offerte), kwamen de kosten die je in die periode maakte voor eigen rekening als de opdracht uiteindelijk niet aan jou werd gegund.

Overige financiële regels

• Het aantal te honoreren projecten per fase hing af van de prijs en kwaliteit van de best beoordeelde offertes; er was geen vast aantal projecten per land vastgelegd.
• Landen werden niet bevoordeeld of benadeeld bij de beoordeling: voorstellen werden puur beoordeeld op impact, technische haalbaarheid en economisch perspectief, ongeacht het land.
• De WBSO-belastingregeling kon parallel aan de SBIR-financiering worden gebruikt voor je eigen R&D-kosten.

Fase 1 (haalbaarheidsonderzoek)

• Totaalbudget: € 544.000, verdeeld in € 136.000 per land (Ghana, Ivoorkust, Marokko, Oeganda).
• Maximumbedrag per project: € 34.000 (inclusief btw).
• Geen minimumbedrag; je begroting moest passen bij de omvang van het geplande onderzoek.
• Looptijd: 6 maanden.
• 16 samenwerkingen zijn in fase 1 geselecteerd.

Fase 2 (prototype-ontwikkeling en praktijktesten)

• Totaalbudget: minimaal € 1.200.000, verdeeld in € 300.000 per land, plus eventueel restbudget uit fase 1 van dat land.
• Budget per project: € 90.000 tot € 150.000, met € 150.000 als maximum.
• Looptijd: 2 jaar.
• 9 samenwerkingen zijn in fase 2 geselecteerd.

Wat het bedrag beïnvloedde

• Alleen partijen die fase 1 succesvol hadden afgerond, konden een uitnodiging krijgen om een offerte voor fase 2 in te dienen; zonder die stap kreeg je geen fase 2-budget.
• Het daadwerkelijke aantal gehonoreerde projecten en de hoogte per project hingen af van de prijs en kwaliteit van de best beoordeelde offertes: er was geen vast bedrag per project gegarandeerd binnen de bandbreedte.
• Restbudget uit fase 1 van een land vloeide door naar fase 2 van datzelfde land. Als in fase 2 in een land te weinig voorstellen boven de kwaliteitsdrempel scoorden, kon budget worden herverdeeld naar een ander land.
• Voor fase 2 was naar verwachting het 0%-btw-tarief van toepassing (voor in Nederland gevestigde, btw-plichtige ondernemers), omdat de opdracht ontwikkelingslanden betreft. Dit moest je zelf navragen bij je accountant en eventueel apart aanvragen bij de Belastingdienst.
• Kosten boven het toegekende bedrag, of kosten gemaakt vóór definitieve gunning, kwamen voor eigen rekening.

Deze oproep is gesloten: er is geen mogelijkheid meer om in te dienen voor fase 1 of fase 2.

Stap 1: Expression of Interest (EoI)

Je gaf via een online webformulier aan voor welke uitdaging(en) en in welk land je interesse had, met een korte motivatie over jouw bijdrage aan het innovatieconcept.

• Document: het online EoI-formulier, in te vullen in het Engels of Frans (Frans werd verwacht voor Ivoorkust en Marokko, Engels voor Ghana en Oeganda).
• Deadline: 30 november 2023, 10:00 uur CET.
• Er was geen limiet aan het aantal EoI's per team; je kon voor meerdere uitdagingen en landen interesse tonen, als je maar voldoende capaciteit had om meerdere projecten te draaien.
• Het EoI-formulier liet geen bijlagen toe.

Stap 2: matchmaking

RVO stuurde je EoI door naar de coaches die de matchmaking begeleidden. De coaches namen contact met je op en verkenden samen met jou en de eigenaar van het innovatieconcept of er een klik was. Rechtstreeks contact met de Afrikaanse ondernemer vóór matchmaking was niet toegestaan; dit liep altijd via de coaches.

Stap 3: samenwerkingsovereenkomst

Bij een definitieve match werkte je met je partner toe naar een samenwerkingsovereenkomst waarin de onderlinge verwachtingen en taakverdeling werden vastgelegd.

• Document: samenwerkingsovereenkomst, opgesteld en ondertekend door jou en je lokale partner samen.

Stap 4: offerte fase 1 indienen

Je schreef samen met je partner een offerte/projectvoorstel voor het haalbaarheidsonderzoek en diende dit in via het online SBIR-formulier.

• Deadline: 18 januari 2024, 12:00 uur CET.
• Verplichte documenten voor een volledige offerte:
• het ingevulde online SBIR-formulier;
• het projectplan inclusief begroting, opgesteld volgens het verplichte format (te vinden op mijn.rvo.nl/sbir-innovatie-in-opdracht);
• de managementsamenvatting;
• de samenwerkingsovereenkomst tussen de partijen, ondertekend door beide partners.
• Bestanden moesten als losse pdf-, Word- of Excelbestanden geüpload worden, maximaal 4 MB per bestand. Voor grotere bestanden kon je via sbir@rvo.nl een beveiligde uploadlink opvragen.
• Indienen via TenderNed was niet mogelijk.
• Te laat ontvangen offertes werden niet meer meegenomen in de beoordeling; RVO adviseerde daarom een paar werkdagen voor de deadline in te dienen.

Stap 5: pitch en beoordeling fase 1

Je gaf samen met je partner een gezamenlijke online pitch in het Engels of Frans voor de beoordelingscommissie. De commissie adviseerde RVO welke offertes het beste aan de criteria voldeden. Beoordelingscommissievergaderingen vonden medio februari 2024 plaats, terugkoppeling volgde eind februari 2024 en opdrachtverstrekking begin maart 2024.

Stap 6: offerte fase 2 indienen

Alleen partijen die fase 1 succesvol hadden afgerond en een uitnodiging kregen, konden een offerte voor fase 2 indienen.

• Deadline: was mogelijk tot en met 8 oktober 2024, 12:00 uur.
• Verplichte documenten: projectvoorstel met begroting, businessplan en aanbiedingsformulier.
• Ook hier gaven beide partijen een gezamenlijke online pitch in het Engels of Frans voor de commissie.

Overig

• Je had geen eHerkenning nodig om een bod voor fase 1 in te dienen.
• Vragen over de oproep konden tot uiterlijk 10 dagen voor de sluitingsdatum gesteld worden via sbir@rvo.nl.
• Er waren inloopbijeenkomsten (9, 16, 23 en 30 oktober 2023, 09:00-10:00 uur) en een aparte informatiebijeenkomst eind november 2023 over de fase 1-offerte, alleen toegankelijk voor partijen met een match.

Wie beoordeelde

Een externe beoordelingscommissie met deskundigen beoordeelde de volledige en tijdig ingediende offertes op de drie criteria (impact, technologische haalbaarheid, economisch perspectief) en adviseerde RVO over de gunning. In beide fasen moest de projectleider digitaal aanwezig zijn bij de commissievergadering voor een pitch en een Q&A in het Engels of Frans, samen met de lokale partner.

Doorlooptijd

Voor fase 1 lag zo'n vier weken tussen de sluitingsdatum (18 januari 2024) en de commissievergadering (medio februari 2024), gevolgd door terugkoppeling aan indieners eind februari 2024 en opdrachtverstrekking begin maart 2024. Voor fase 2 volgde na de sluitingsdatum (8 oktober 2024) een commissievergadering in november 2024, met bekendmaking van de uitslag en opdrachtverstrekking eveneens in november 2024.

Start van het project

Je mocht al starten met je fase 1- of fase 2-project vanaf de datum waarop je offerte bij RVO was ingediend, dus nog vóór de definitieve gunning. Let op: als de opdracht uiteindelijk niet aan jou werd gegund, kwamen de kosten die je in die tussenperiode had gemaakt voor eigen rekening.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Fase 1 duurde 6 maanden. Na de startbijeenkomst (maart 2024) volgden (virtuele) bedrijfsbezoeken in mei en juni 2024, met als einddatum voor het haalbaarheidsrapport medio september 2024.
• Op basis van dat haalbaarheidsrapport werden eind september 2024 offerteverzoeken voor fase 2 verstuurd aan de partijen die succesvol waren gebleken.
• Fase 2 duurde 2 jaar, met een deadline voor het eindrapport op 15 november 2026.
• Tijdens de looptijd gold dat samenwerking met je lokale partner gelijkwaardig moest blijven, zowel inhoudelijk als financieel.
• Als de samenwerking met je lokale partner tijdens het traject niet werkte, kon deze gestopt worden. Was dit op tijd, dan kon de Afrikaanse ondernemer eventueel een andere match krijgen; na januari 2024 (start fase 1) was dat niet meer gegarandeerd.

Uitbetaling

Wel is duidelijk dat SBIR alleen kosten voor onderzoek en ontwikkeling vergoedt, niet voor marktintroductie, en dat het gaat om een opdracht (SBIR is pre-commerciële inkoop) in plaats van een klassieke subsidie met vaststelling achteraf.

Btw bij fase 2

Voor de opdracht in fase 2 was naar verwachting het 0%-btw-tarief van toepassing, omdat de activiteiten ontwikkelingslanden op de DAC-ODA-lijst betreffen. Dit gold voor in Nederland gevestigde, btw-plichtige ondernemers. Je moest dit zelf navragen bij je accountant en kon zelf een aanvraag indienen bij de Belastingdienst om dit tarief bij de opdrachtverlening toe te passen.