SBIR-oproep circulaire bouw Oekraïne

Het ging om circulaire, klimaatbestendige oplossingen die passen bij de Oekraïense context: milieuvriendelijk, sociaal (betaalbare langetermijnoplossingen) en economisch (gezonde businesscase, opschaalbaar). Een goed netwerk en samenwerking met een lokale partner in Oekraïne waren essentieel.

Het traject bestond uit twee fases: fase 1 (haalbaarheidsonderzoek, max. € 25.000 incl. btw per project) en fase 2 (prototype ontwikkelen en praktijktesten, max. € 200.000 incl. btw per project). Totaal was maximaal € 500.000 (incl. btw) beschikbaar.

Aanvragen verliep via een eerste inschrijving met een kort "Expression of Interest" (A4), gevolgd door een uitnodiging voor een fase 1-offerte bij een positieve selectie. Omdat de sluitingsdatum voor inschrijving (3 februari 2025) al is verstreken en het loket de status "gesloten voor aanvragen" vermeldt, is instappen op dit moment niet meer mogelijk.

Harde (knock-out) eisen:

• Je bent geregistreerd in het beroeps- of handelsregister volgens de regels van de EU-lidstaat waar je gevestigd bent.
• Jij en je onderaannemers voldoen aan de voorwaarden uit paragraaf 10.1 van de "SBIR Handleiding voor ondernemers".
• Je onderschrijft de OECD-richtlijnen voor Corporate Social Responsibility en houdt rekening met de risico's van internationaal zakendoen (bijvoorbeeld via de CSR Risk Check tool).
• Je voorstel past binnen de challenge: een oplossing voor de bouw van huizen, scholen of utiliteitsgebouwen in Oekraïne, in een gebied dat vrij is van niet-geëxplodeerde munitie en gevaarlijk sloopafval en waar relatief veilig gewerkt kan worden.
• Je dienst valt binnen de definitie van R&D-diensten zoals omschreven in paragraaf 10.2 en 10.3 van de SBIR Handleiding. De innovatie moet nieuw zijn voor Oekraïne (of een bestaande innovatie die op een innovatieve manier geschikt wordt gemaakt voor die context) en er moet een reële kans zijn dat het technisch of economisch nog niet haalbaar is.

Wie afvalt:

• Voorstellen voor landbouw, gezondheidszorg, water of energie (deze vallen onder andere, uitgesloten fondsen).
• Stand-alone apps, databases, master plans of trainingen zonder onderliggende hardware-innovatie.
• Voorstellen die niet aan één van de minimumeisen voldoen worden uitgesloten van verdere beoordeling.

De kosten zijn gekoppeld aan de twee fases van het traject:

• Fase 1 (haalbaarheidsonderzoek): onderzoek naar de haalbaarheid om je innovatie aan te passen aan de Oekraïense context, inclusief het vinden van betrouwbare lokale partners en partijen die kunnen bijdragen aan het testen. Maximaal € 25.000 (incl. btw) per project.
• Fase 2 (prototype-ontwikkeling en praktijktesten): het ontwikkelen van het prototype, aanpassen aan de lokale situatie, grootschalig testen en het opstellen van een opschalingsplan. Maximaal € 200.000 (incl. btw) per project.

• Fase 1: het ministerie van Buitenlandse Zaken stelt hiervoor € 100.000 (incl. btw) beschikbaar. Per project geldt een maximum van € 25.000 (incl. btw) voor het haalbaarheidsonderzoek.
• Fase 2: hiervoor is € 400.000 (incl. btw) beschikbaar, plus eventueel restbudget uit fase 1 dat RVO mag doorschuiven. Per project geldt een maximum van € 200.000 (incl. btw).

Alleen projecten die fase 1 met goed resultaat hebben afgerond, komen in aanmerking voor een uitnodiging om een offerte voor fase 2 in te dienen. Het aantal projecten dat daadwerkelijk een opdracht krijgt, hangt af van de prijs en kwaliteit van de best beoordeelde offertes per fase: er is geen vast aantal plekken, het budget bepaalt hoeveel voorstellen gehonoreerd kunnen worden.

• Expression of Interest (EoI): je diende een kort A4-voorstel in via een online webformulier, met een toelichting op je idee. Sluitingsdatum: 3 februari 2025 om 10.00 uur.
• RVO selecteerde uit alle inzendingen maximaal 10 A4-voorstellen die het best pasten bij het doel van de oproep. Terugkoppeling hierover volgde uiterlijk 10 februari 2025.
• Geselecteerde indieners kregen een uitnodiging om een fase 1-offerte in te dienen. Sluiting hiervoor was 27 februari 2025 om 10.00 uur.
• Een onafhankelijke externe commissie adviseerde RVO over welke fase 1-offertes het beste aan de criteria voldeden (beoordelingscommissievergadering medio maart 2025).
• Winnaars kregen een opdracht voor fase 1 (opdrachtverstrekking medio april 2025).
• Na afronding van het haalbaarheidsonderzoek (einddatum haalbaarheidsrapport eind juni 2025) diende je tegelijk een offerte voor fase 2 in.
• Opnieuw adviseerde de commissie RVO; winnaars kregen een opdracht voor fase 2 (opdrachtverstrekking augustus 2025).

Op 21 januari 2025 organiseerde RVO een online informatiebijeenkomst over de oproep en de procedure. Op 14 februari 2025 volgde een tweede informatiebijeenkomst specifiek over proces, offerte en documenten voor fase 1. Deze oproep is nu gesloten; nieuwe aanvragen zijn niet meer mogelijk.

Na de EoI-fase volgde selectie van maximaal 10 voorstellen, gevolgd door beoordeling van fase 1-offertes (commissievergadering medio maart 2025, bekendmaking uitslag met start mogelijk begin april 2025). Tijdens fase 1 volgden een startbijeenkomst (medio april 2025) en (virtuele) bedrijfsbezoeken/voortgangsbesprekingen (mei 2025).

Na afronding van fase 1 (haalbaarheidsrapport eind juni 2025) diende je een fase 2-offerte in; de beoordelingscommissie kwam hierover in juli 2025 samen, met bekendmaking van de uitslag in juli/augustus 2025 en opdrachtverstrekking in augustus 2025.

Deadline voor het eindrapport van fase 2 is oktober 2026. Let op: kosten die je maakt vanaf het moment van indienen van je fase 1- of fase 2-offerte zijn voor eigen rekening als de opdracht uiteindelijk niet aan jou wordt gegund.