Partners voor Water - Innovaties voor Waterveiligheid en Waterzekerheid

Deze aanvraagronde is gesloten: aanvragen kon van 14 februari 2025 12:00 tot 28 maart 2025 12:00 uur. Het budget voor deze ronde was € 2.566.227 (elders genoemd: € 2.500.000). Het totale programmabudget voor 2022-2027 is € 15.000.000, verdeeld over 6 openstellingen.

Je krijgt geen vast bedrag: de subsidie is een percentage van de subsidiabele kosten, dat afhangt van het type project, je organisatietype, je bedrijfsgrootte en of je samenwerkt. Voor pilotprojecten ligt dat tussen 40% en 60%, voor haalbaarheidsstudies tussen 50% en 70%.

Aanvragen verloopt in stappen: eerst een verplicht intakegesprek met RVO aanvragen via een intakeformulier, dan pas een subsidieaanvraag indienen met activiteitenplan, begroting en (bij een samenwerkingsverband) partnerformulieren. RVO rangschikt alle aanvragen op basis van 7 beoordelingscriteria; wie het hoogst scoort krijgt als eerste subsidie, totdat het budget op is.

Wie kan aanvragen

• Alleen een onderneming, een onderzoeksorganisatie of een non-gouvernementele organisatie (ngo) kan een aanvraag indienen. Andere partijen vallen af.
• Bij een samenwerkingsverband treedt één van deze partijen op als penvoerder. Een waterschap mag wel deelnemen als partner (voor zover het economische activiteiten uitvoert), maar mag nooit penvoerder zijn.
• Je moet uiterlijk op het moment van de beslissing op je aanvraag een vestiging of vaste inrichting in Nederland hebben. Heb je die niet en ben je penvoerder zonder Nederlandse vestiging, dan moet je die alsnog realiseren vóór de eerste voorschotbetaling en behouden totdat de subsidieverlening onherroepelijk is.

Verplicht intakegesprek

Je moet vóór het indienen van je aanvraag een intakeformulier invullen en een intakegesprek hebben gevoerd met een RVO-adviseur. Zonder intake wordt je aanvraag afgewezen. Per openstelling geldt hiervoor een eigen uiterste inzenddatum (te vinden op de Engelstalige aanvraagpagina). Dien je meerdere aanvragen in voor losstaande projecten, dan moet je voor elk project apart een intake aanvragen.

Land en doelgroep

• Het project moet worden uitgevoerd in een land uit categorie A. Landen uit categorie B (conflictlanden en fragiele staten, waaronder Afghanistan, Syrië, Somalië, Jemen, Zuid-Soedan en een reeks andere landen genoemd in bijlage 1 bij de regeling) zijn uitgesloten.
• Er moet een duidelijke gebruiker of begunstigde van het project zijn in het land waar je het uitvoert. Is die er niet, dan wordt de aanvraag afgewezen.

Thema en type activiteit

• Het project moet passen binnen één van de vastgestelde thema's: drinkwater, sanitatie, waterkwaliteit en -beschikbaarheid, klimaatadaptatie/droogte/overstromingsrisico's/stroomgebiedsbeheer/weerbare steden, biodiversiteit en watergerelateerde ecosystemen, voedselproductie en duurzame landbouw, of klimaatweerbare waterinfrastructuur en duurzame vaarwegen/havens (niet: activiteiten aan de wal).
• Een pilotproject moet gaan om experimentele ontwikkeling (TRL 5 t/m 8) met een verplicht werkend prototype; het mag niet primair gericht zijn op kennisversterking.
• Een haalbaarheidsstudie moet een concreet, realistisch beeld geven van het beoogde vervolg-pilotproject; een algemeen probleemonderzoek telt niet.

Omvang, duur en overige knock-outs

• De subsidiabele kosten zijn minimaal € 25.000. Voor een haalbaarheidsstudie maximaal € 250.000, voor een pilotproject maximaal € 600.000. Buiten deze bandbreedte wordt de gehele aanvraag afgewezen.
• Uitvoering van een pilotproject moet binnen 2 jaar na het toekenningsbesluit afgerond zijn, van een haalbaarheidsstudie binnen 1 jaar. Verwacht je langer nodig te hebben, dan wordt de aanvraag afgewezen.
• Al eerder subsidie ontvangen voor exact dezelfde haalbaarheidsstudie of hetzelfde pilotproject? Dan wordt een nieuwe aanvraag daarvoor afgewezen.
• Scoort je aanvraag op een van de beoordelingscriteria lager dan 65% van de te behalen punten, of haalt hij niet de minimaal benodigde score per wegingsfactor, dan wordt hij afgewezen.
• Subsidieverstrekking moet in overeenstemming zijn met de Algemene groepsvrijstellingsverordening (AGVV); is dat niet het geval, dan volgt afwijzing.

Personeelskosten

Je kiest zelf één van drie standaard berekeningswijzen voor het uurtarief:

• Integrale kostensystematiek: directe en indirecte kosten per kostendrager worden verwerkt in een tarief per eenheid; dit tarief vermenigvuldig je met het aantal eenheden, plus kosten aan derden die niet al in het tarief zitten. Voor gebruik van deze systematiek is voorafgaande formele goedkeuring van RVO nodig en buitenlandse partners kunnen deze methode niet gebruiken.
• Kosten per kostendrager met opslag: directe loonkosten per uur x gewerkte uren, plus een vaste opslag van 50% van de loonkosten voor indirecte kosten, plus kosten voor apparatuur/materialen (indien apart te onderscheiden in de administratie) en kosten aan derden. Worden er geen loonkosten gemaakt maar wel arbeid verricht, dan reken je met € 65 per uur.
• Forfaitair uurtarief: een vast tarief van € 65 per uur (inclusief indirecte kosten), vermenigvuldigd met de gewerkte uren, plus kosten voor apparatuur/materialen en kosten aan derden.

Materiaalkosten

Projectspecifieke kosten van gebruikte materialen en hulpmiddelen, gebaseerd op historische prijzen. Je geeft een omschrijving, de benodigde hoeveelheid en de prijs per hoeveelheid. Deze kosten mag je alleen apart opvoeren als ze niet al onderdeel zijn van de integrale kostensystematiek.

Afschrijving op machines en apparatuur (kosten van gebruik van apparatuur)

Voor bestaande apparatuur reken je naar rato van de tijd dat de apparatuur specifiek voor het project wordt gebruikt (op basis van de technische gebruiksduur). Voor apparatuur die speciaal voor het project wordt aangeschaft, mag je de afschrijvingskosten of leasetermijnen opvoeren (financieringskosten van lease tellen niet mee). Je geeft aan of het bestaande of nieuw aan te schaffen apparatuur is, de aanschafdatum, de (boek)waarde, het afschrijvingsbedrag over de projectperiode en het gebruikspercentage voor het project.

Kosten van gebouwen en gronden

Kosten van contractonderzoek, kennis, octrooien, consultancy en gelijkwaardige diensten / kosten aan derden

Dit zijn kosten voor producten of diensten die je van derden afneemt, zoals studie- en ontwikkelingsactiviteiten, het gebruik van machines bij niet-deelnemende (publiek gefinancierde) onderzoeksorganisaties, het inhuren van testpersonen, projectspecifieke reis- en verblijfskosten en octrooikosten. Let op: als je kosten voor derden opvoert, moet je overwegen of de leverende partij vervangbaar is. Is dat niet zo, overweeg dan of deze partij als partner in je samenwerkingsverband moet worden opgenomen; dat geeft je project meer zekerheid en past beter bij de beoordeling op samenwerking.

Reis- en verblijfskosten

Vallen onder de kosten aan derden. Je onderbouwt per bestemming: vliegticket (alleen economy class), aantal dagen op de bestemming, hotelkosten per persoon per dag (niet hoger dan het geldende DSA-maximum voor die bestemming), overige DSA-gerelateerde kosten per persoon per dag (zoals maaltijden, ook gemaximeerd op de DSA-norm) en overige niet-DSA-gerelateerde reiskosten zoals lokaal vervoer.

Bijkomende algemene kosten en operationele uitgaven

Wat niet subsidiabel is

• Kosten die niet in het budgetformat zijn opgenomen, komen niet in aanmerking.
• Routinematige of periodieke aanpassing van bestaande producten, productielijnen, fabricageprocessen en diensten valt niet onder experimentele ontwikkeling en is dus niet subsidiabel binnen een pilotproject.
• Baten en opbrengsten die je tijdens de projectperiode ontvangt, worden afgetrokken van de subsidiabele kosten: de subsidiabele kosten worden namelijk gerekend na aftrek van deze baten.
• Kosten die al gedekt zijn door andere subsidies voor dezelfde activiteiten tellen niet dubbel: dat bedrag wordt in mindering gebracht op de maximale PVW-subsidie, om stapeling te voorkomen.

Minimum- en maximumbedragen

De totale subsidiabele kosten van het project zijn minimaal € 25.000. Voor een haalbaarheidsstudie zijn ze maximaal € 250.000, voor een pilotproject maximaal € 600.000.

Haalbaarheidsstudie (subsidiabele kosten € 25.000 - € 250.000, looptijd max. 1 jaar)

• Grote onderneming: 50%
• Middelgrote onderneming: 50% basis + 10% ophoging = 60%
• Kleine onderneming (incl. micro): 50% basis + 20% ophoging = 70%
• Ngo/onderzoeksorganisatie: 70% (geen ophoging van toepassing)

Pilotproject (subsidiabele kosten € 25.000 - € 600.000, looptijd max. 2 jaar)

• Grote onderneming: 25% basis, met 15% ophoging bij samenwerking met minimaal 1 mkb-partner of bij breed verspreiden van projectresultaten (conferenties, publicaties, open data) = maximaal 40%
• Middelgrote onderneming: 25% basis + 10% ophoging voor ondernemingstype + 15% ophoging bij samenwerking/verspreiding = maximaal 50%
• Kleine onderneming (incl. micro): 25% basis + 20% ophoging + 15% ophoging = maximaal 60%
• Ngo/onderzoeksorganisatie: 60% basis (geen verdere ophoging genoemd)

Voor een onderzoeksorganisatie specifiek geldt een maximum van 60% van de subsidiabele kosten voor een pilotproject en 70% voor een haalbaarheidsstudie.

Het totale maximale subsidiepercentage over alle categorieën is 70% van de subsidiabele kosten per project.

Wat het percentage beïnvloedt

• Je bedrijfsgrootte bepaal je via de mkb-toets: blijk je een micro-onderneming, dan val je onder 'kleine onderneming'. Val je niet onder het mkb, dan geld je als 'grote onderneming'.
• Voor pilotprojecten kun je een extra ophoging van 15% krijgen als je samenwerkt met minimaal één mkb-partner, of als je de resultaten ruim verspreidt via conferenties, publicaties of open databronnen.
• Ontving je al andere subsidies voor dezelfde activiteiten (ook subsidies van andere EU-overheden), dan wordt dat bedrag in mindering gebracht op het maximale bedrag dat je bij PVW-IVWW kunt aanvragen, om stapeling te voorkomen.
• Eigen bijdrage: voor het deel dat niet door subsidie wordt gedekt (bij een pilotproject 40% tot 60% van het budget) moet je aantonen dat je dit uit andere middelen kunt financieren: eigen middelen, een derde partij als garantsteller, betaling in natura, of andere fondsen/subsidies.

Voor deze openstelling (2025) was in totaal € 2.500.000 beschikbaar, waarvan € 400.000 voor haalbaarheidsstudies en € 2.100.000 voor pilotprojecten. Als het budget voor één van de twee projectsoorten niet volledig wordt gebruikt, kan het restant worden toegevoegd aan het budget van de andere projectsoort.

Stap 1: Intakeformulier en intakegesprek (verplicht, vóór aanvraag)

Je vult eerst een intakeformulier in en vraagt daarmee een intakegesprek aan bij een RVO-adviseur. Zonder dit gesprek kun je geen subsidie aanvragen; de aanvraag wordt anders afgewezen. Per openstelling geldt een eigen uiterste inzenddatum voor het intakeformulier (te vinden op de Engelstalige aanvraagpagina). Dien je meerdere, losstaande projecten in, dan doorloop je voor elk project een eigen intake.

Stap 2: Aanvraag indienen binnen de openstellingstermijn

Voor deze ronde kon je aanvragen van vrijdag 14 februari 2025 12:00 uur tot vrijdag 28 maart 2025 12:00 uur. De aanvraag verloopt digitaal via het e-Loket van RVO, met een door RVO beschikbaar gesteld aanvraagformulier.

Bij de aanvraag lever je in ieder geval de volgende documenten aan:

• Aanvraagformulier: het digitale formulier op het e-Loket, waarin je onder meer aangeeft of en wanneer het intakegesprek heeft plaatsgevonden.
• Activiteitenplan/projectplan: hierin beschrijf je onder meer het TRL-niveau bij start van het project, de aanpak en de planning.
• Begroting (Budget-formulier "PVW project budget 2025"): een Excel-bestand waarin je per aanvrager/partner het type organisatie, de gekozen personeelskostensystematiek en alle subsidiabele kostenposten invult. Dit bestand berekent automatisch de subsidiabele kosten, het maximale subsidiepercentage en de benodigde eigen bijdrage.
• Samenwerkingsovereenkomst (bij een samenwerkingsverband): beschrijft de afspraken tussen de deelnemende partijen.
• Partner Authorisation Form (per partner in een samenwerkingsverband): hiermee machtigt elke partner de penvoerder om namens hem de aanvraag in te dienen en het project te administreren. Dit formulier wordt ondertekend door de tekenbevoegde persoon van de partnerorganisatie (naam, functie en handtekening zijn verplicht in het formulier), niet door de penvoerder zelf.
• Jaarrekening 2023: verplicht voor elke aanvrager of partner die meer dan € 25.000 subsidie aanvraagt, om de financiële draagkracht voor de eigen bijdrage aan te tonen. Voor buitenlandse partners moeten in ieder geval de balans en winst-en-verliesrekening in het Engels zijn.
• Eventueel een Third Party Guarantee (garantstelling): als een derde partij garant staat voor jouw eigen bijdrage, stel je dit document zelf op. Het moet minimaal vermelden dat de garantsteller garant staat voor de gehele looptijd van het project voor een specifiek bedrag aan eigen bijdrage van de deelnemer, en wordt ondertekend door de garantsteller. Voeg ook de jaarrekening 2023 van de garantsteller toe. Staat een natuurlijk persoon garant, dan stuur je in plaats van een jaarrekening een recent bankafschrift met naam en saldo van die persoon mee.
• Bewijs van overige subsidies of fondsen voor dezelfde activiteiten, als je die ontvangt: stuur bewijs van de toezegging(en) mee.

Wat gebeurt er als je meerdere aanvragen indient?

Binnen één openstelling kun je meerdere aanvragen indienen en toegekend krijgen, mits het gaat om verschillende, losstaande projecten die elk afzonderlijk aan alle voorwaarden voldoen en waarvoor je elk een eigen intakegesprek hebt gevoerd.

Let op bij de begroting

Alleen kosten die in het budgetformat zijn opgenomen tellen als subsidiabel. Je kiest per aanvrager/partner één van drie systemen voor het berekenen van personeelskosten (integrale kostensystematiek, kosten per kostendrager met opslag, of het forfaitaire uurtarief van € 65). Voor de integrale kostensystematiek is voorafgaande formele goedkeuring van RVO nodig en deze optie is niet beschikbaar voor buitenlandse partners. Zorg dat er geen rode waarschuwingen meer in het Excel-bestand staan voordat je indient.