Subsidieregeling Kickstarter en Innovatie studententeams Noord-Brabant

Je krijgt een vast bedrag van € 1.500 per toegekende aanvraag. Er is in totaal € 30.000 beschikbaar voor deze aanvraagronde, dus er is ruimte voor een beperkt aantal teams. De subsidie wordt verdeeld op volgorde van binnenkomst van volledige aanvragen: wie op tijd en compleet indient, maakt de meeste kans zolang het budget nog niet op is.

Je kunt aanvragen van 4 november 2025 tot en met 30 april 2026, of eerder als het budget eerder op is. De aanvraag doe je online via het digitale aanvraagformulier van de provincie, dat je ondertekent met een digitale handtekening (via DigiD). Verplicht bij je aanvraag is een ondersteuningsbrief van een deelnemende Brabantse onderwijsinstelling: zonder die brief is je aanvraag niet compleet. Ook lever je een projectplan aan volgens het vaste format van de provincie, met daarin je motivatie, visie, teamopbouw en een korte begroting.

Voor inhoudelijke vragen over je plan kun je terecht bij BOOST, de Brabantse Ondersteunende Organisatie voor Studententeams. Voor vragen over het aanvraagproces zelf is er de Afdeling Subsidies van de provincie. Stichting Boost mag je helpen bij het invullen van het projectplan, maar heeft geen beslissingsbevoegdheid: je kunt ook zonder hun tussenkomst aanvragen.

Harde eisen:

• Het studententeam is een bestaand team, gevestigd in de provincie Noord-Brabant.
• Het project wordt uitgevoerd in de provincie Noord-Brabant.
• Het project wordt ondersteund door een deelnemende Brabantse onderwijsinstelling. Dit moet blijken uit een ondersteuningsbrief die de onderwijsinstelling ondertekent.
• Het project heeft een minimale looptijd van zeven maanden.
• Het project is gericht op de realisatie of doorontwikkeling van een innovatief product, prototype of dienst.

Het dossier vermeldt dat er in §2 van de Subsidieregeling Kickstarter en Innovatie studententeams Noord-Brabant nog meer voorwaarden staan, naast de eisen uit de Algemene subsidieverordening Noord-Brabant. Welke eisen dat precies zijn, staat niet in dit dossier.

Wie hier op afviel:

• Teams die niet in Noord-Brabant gevestigd zijn of waarvan het project niet in Brabant wordt uitgevoerd.
• Teams zonder ondersteuning (en dus zonder ondersteuningsbrief) van een Brabantse onderwijsinstelling.
• Projecten met een looptijd korter dan zeven maanden.
• Aanvragen die na 24 februari 2026 werden ingediend, of aanvragen die weliswaar binnen de periode vielen maar pas werden ingediend nadat het subsidieplafond van € 320.000 al was bereikt.

Verder wordt in het format projectplan gevraagd om de samenstelling van het studententeam op het gebied van opleidingsachtergrond te beschrijven, en om aan te geven hoe het team actie onderneemt om een derde onderwijsvorm te betrekken als die nog niet in het team aanwezig is (het projectplan spreekt over een verdeling van MBO/HBO/WO-studenten). Dit lijkt een aandachtspunt bij de beoordeling, maar het dossier noemt dit niet als absolute knock-outeis voor de aanvraag zelf.

Belangrijk om te weten: op het moment van schrijven staat vast dat de aanvraagtermijn is verstreken. Er kan geen nieuwe aanvraag meer worden ingediend, ook niet als je aan alle bovenstaande eisen voldoet.

Interne arbeids- en personeelsuren van studententeamleden

Voor de uren die leden van het studententeam zelf aan het project besteedden, gold een uurtarief van maximaal € 20 per uur. De totale loonkosten per student werden berekend door dit uurtarief te vermenigvuldigen met het aantal begrote projecturen.

Belangrijke beperking: de totale interne arbeids- en personeelsuren mochten niet meer bedragen dan 50% van de totale subsidiabele kosten. Bestond je begroting voor meer dan de helft uit eigen teamuren, dan kwam het meerdere niet in aanmerking als subsidiabele kostenpost binnen dat maximum.

Kosten voor inhuur van derden

Voor het inhuren van externe expertise gold een maximaal uurtarief van € 85 per uur, exclusief btw. Was de btw niet verrekenbaar, dan mocht deze bij het uurtarief worden opgeteld. De kosten werden berekend door het ingevulde uurtarief (tot dit maximum) te vermenigvuldigen met het aantal begrote projecturen.

Huisvestingskosten

Huisvestingskosten kwamen in aanmerking, maar uitsluitend als ze specifiek en onlosmakelijk verbonden waren met het project. Algemene huisvestingskosten van het studententeam of de onderwijsinstelling die niet direct aan het project toe te wijzen waren, vielen hier dus niet onder.

Huur van ruimtes of machines

Deze kostenpost gold voor huur die nodig was ten behoeve van de ontwikkeling of het testen van prototypes of producten. Het dossier geeft geen apart maximumtarief voor deze post; je vulde de werkelijke kosten in via het begrotingsformat.

Materiaalkosten

Alle materialen die direct gerelateerd waren aan de uitvoering van de projectactiviteiten kwamen in aanmerking. Ook hier geldt: het moet gaan om materiaal dat je daadwerkelijk gebruikt binnen het project, niet om algemene bedrijfsmiddelen.

Hoe de kostensoorten samenkwamen in de begroting

In het begrotingsformat werden deze kostenposten per werkpakket uitgesplitst. Voor elke kostenpost vulde je in: de functie of activiteit, het aantal uren of de eenheid/aantal, en het bijbehorende tarief of de prijs. De begroting berekende vervolgens automatisch een totaaloverzicht, opgesplitst naar financieringsbron: de gevraagde subsidie (Innovation Grant), eigen bijdrage, marktfinanciering en eventuele overige financiering.

De gevraagde subsidie was in de begroting gemaximeerd op 50% van de totale kosten, tot maximaal € 40.000. De rest van de projectkosten moest dus worden gedekt door eigen bijdrage, marktfinanciering of andere financieringsbronnen. Dit sluit aan bij het beoordelingscriterium "financiering vanuit het bedrijfsleven" uit het projectplan: de mate waarin het project financieel wordt gesteund vanuit het bedrijfsleven werd inhoudelijk beoordeeld en mocht (met referenties) worden onderbouwd vanuit de begroting.

Wat niet in het dossier wordt genoemd

Het dossier noemt geen expliciete uitsluitingen van kostensoorten (zoals overheadkosten, reiskosten of representatiekosten) buiten de vijf genoemde categorieën. Kosten die niet onder een van deze vijf posten vallen (interne uren, kosten derden, huisvestingskosten, huur van ruimtes/machines, materiaalkosten) lijken daarmee buiten de opzet van het begrotingsformat te vallen, maar het loket benoemt dit niet als harde uitsluitingsgrond. Ook ontbreken in het dossier eventuele regels over btw-aftrekbaarheid buiten de vermelding bij de kosten voor derden, en over de behandeling van kosten die vóór de startdatum van het project zijn gemaakt.

Dit betekent in de praktijk:

• Is 50% van je subsidiabele kosten lager dan € 40.000, dan krijg je dat bedrag (50% van de kosten).
• Is 50% van je subsidiabele kosten hoger dan € 40.000, dan krijg je maximaal € 40.000. Je betaalt de rest zelf of via andere financiering.
• Was de uitkomst van die berekening lager dan € 10.000, dan lijkt de subsidie niet aan te vragen te zijn geweest, want het loket noemt € 10.000 als ondergrens. Het dossier geeft geen nadere toelichting op deze ondergrens.

Er gold een eigen beperking binnen de kostenopbouw: interne arbeids- en personeelsuren van studententeamleden (uurtarief van maximaal € 20 per uur) mochten niet meer bedragen dan 50% van de totale subsidiabele kosten. Dit beperkte dus hoeveel van je begroting uit eigen teamuren mocht bestaan.

Voor het totale project gold een subsidieplafond van € 320.000 voor de gehele aanvraagperiode (3 februari 2026 tot en met 24 februari 2026). Was dit plafond bereikt, dan kon je geen aanvraag meer indienen, ook niet als de indienperiode nog niet was afgelopen.

Het dossier noemt geen regels waarbij het percentage of maximum omhoog of omlaag kon gaan op basis van bijvoorbeeld teamgrootte, aantal onderwijsvormen of kwaliteit van het projectplan. Wel gold: hoe hoger je subsidiabele kosten, hoe hoger je subsidie, tot het maximum van € 40.000 per project is bereikt.

Stap 1: Vorm je team en kies een penvoerder

Je stelt met de groep studenten een team samen en kiest uit jullie midden een penvoerder. Deze penvoerder dient straks de aanvraag in en ondertekent namens het team (of laat zich machtigen, zie hieronder).

Stap 2: Vraag een ondersteuningsbrief aan bij een Brabantse onderwijsinstelling

Dit is een verplicht document en vaak de stap waar je op tijd mee moet beginnen, omdat een onderwijsinstelling tijd nodig heeft om dit intern te regelen. De brief volgt het "Format ondersteuningbrief onderwijsinstelling" en bevat onder meer:

• de naam van het team en het onderschrijven van het project door de instelling,
• een bevestiging dat de instelling faciliteiten, begeleiding en/of netwerktoegang biedt,
• een verklaring dat het team kansrijk en stabiel genoeg is om op meerjarige termijn bij te dragen aan het Brabantse studententeam ecosysteem. Ondertekend wordt deze brief door een vertegenwoordiger van de onderwijsinstelling (naam en functie van de ondertekenaar staan in de brief).

Stap 3: Schrijf je projectplan volgens het verplichte format

Gebruik het "Format projectplan" van de provincie. Dit bestaat uit:

• een voorpagina met de naam van de aanvragende persoon, de naam van het team en de datum,
• hoofdstuk 1 (Projectomschrijving): motivatie en probleemstelling, visie en projectresultaat, omschrijving van het team (verdeling MBO/HBO/WO, onderwijsachtergronden, betrokken onderwijsinstellingen),
• hoofdstuk 2 (Korte begroting): een overzicht van de kosten die komen kijken bij het oprichten van het team. Schrijf het plan bij voorkeur in het Nederlands. Kies je voor een andere taal, dan kan de provincie het laten vertalen, maar de vertaalkosten zijn voor eigen rekening. Je mag je bij het schrijven laten adviseren door Stichting Boost, maar dit is niet verplicht en Boost heeft geen beslissingsbevoegdheid.

Stap 4 (indien van toepassing): Regel een machtiging

Wil je dat iemand anders dan de bevoegde ondertekenaar (zoals vastgelegd in het Handelsregister) de aanvraag namens jullie indient of ondertekent? Dan vul je het "Machtigingsformulier" in. Hierin geef je aan:

• wie de volmachtgever is (naam organisatie, KVK-nummer, eventueel RSIN-nummer, naam en functie),
• wie de gemachtigde is (naam en functie),
• voor welke handelingen de machtiging geldt: alleen het indienen van de aanvraag, of ook (rechts)handelingen tot en met de subsidieverlening, of tot en met de subsidievaststelling,
• of de financiële afhandeling via de bankrekening van de gemachtigde loopt (met IBAN en tenaamstelling indien van toepassing). Dit formulier wordt ondertekend door de volmachtgever (naam, plaats, datum, handtekening).

Stap 5: Vul het digitale aanvraagformulier in en dien het in

Je vult het online aanvraagformulier in via https://formulieren.brabant.nl/provnbr/M409034_Subsidie_Kickstarter_en_Innovatie_Studententeams_NB. Je voegt hierbij de ondersteuningsbrief, het projectplan en (indien nodig) het machtigingsformulier toe. Je ondertekent het aanvraagformulier zelf met een digitale handtekening via DigiD.

Wil je voor de verdere communicatie over je aanvraag gebruikmaken van de beveiligde Berichtenbox voor bedrijven, dan geef je dat aan in het aanvraagformulier. Dit is niet verplicht; je kunt ook zonder de Berichtenbox indienen.

Termijn

Je kunt indienen van 4 november 2025 tot en met 30 april 2026, of zoveel eerder als het subsidieplafond van € 30.000 bereikt is. Dien daarom liever eerder dan later in als je zeker wilt zijn van een kans op subsidie.

Contact bij vragen

Voor inhoudelijke vragen over je projectplan of team kun je terecht bij BOOST via [email protected] of www.boosttalent.nl. Voor vragen over het aanvraagproces zelf neem je contact op met de Afdeling Subsidies via [email protected] of (073) 681 28 12.

Het dossier vermeldt niet wie de aanvraag precies beoordeelde (bijvoorbeeld een selectiecommissie), hoe lang de beoordeling duurde, en volgens welke procedure (op volgorde van binnenkomst of op kwaliteit) werd besloten bij een mogelijke overschrijding van het subsidieplafond van € 320.000. Wel is duidelijk dat de aanvraagperiode eerder kon sluiten zodra het plafond bereikt was, wat erop wijst dat de beschikbare middelen beperkt waren binnen de openstellingsperiode.

Het format ondersteuningsbrief noemt wel een "selectiecommissie" als geadresseerde van de brief, wat erop wijst dat aanvragen door een commissie werden beoordeeld op de inhoudelijke criteria uit het projectplan (zoals originaliteit, toepasbaarheid, impact, technische complexiteit, haalbaarheid en financiering vanuit het bedrijfsleven). Het dossier geeft geen verdere details over de samenstelling of werkwijze van deze commissie.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Na toekenning van de subsidie golden de volgende verplichtingen, waarvoor het loket digitale formulieren beschikbaar stelt:

• Je kon een melding indienen, bijvoorbeeld bij wijzigingen tijdens het project.
• Je moest een voortgangsverslag indienen.
• Aan het einde diende je een verzoek tot vaststelling in, waarmee de definitieve hoogte van de subsidie werd vastgesteld.

Het dossier geeft geen concrete termijnen voor wanneer een voortgangsverslag of verzoek tot vaststelling ingediend moest worden, en noemt ook niet of er voorschotten werden uitgekeerd tijdens de looptijd van het project. Dit betekent dat je hierover, op basis van dit dossier, geen zekerheid hebt: het loket noemt hiervoor geen bedragen of momenten.

Communicatie over je dossier kon via de beveiligde Berichtenbox voor bedrijven verlopen, als je dat bij de aanvraag had aangegeven.

Voor vragen tijdens of na de aanvraag kon je contact opnemen met de Afdeling Subsidies via [email protected] of telefonisch via 073 681 28 12, tijdens de op de website vermelde openingstijden.