Kleine musea en historische organisaties

Let op: deze regeling is gesloten. Het subsidieplafond van € 250.000 is bereikt en de regeling geldt tot 1 oktober 2026. Nieuwe aanvragen kunnen dus niet meer worden behandeld.

Als de regeling weer open zou zijn, geldt: je krijgt maximaal 75% van de subsidiabele kosten vergoed, met een maximum van € 10.000 per aanvraag. De overige 25% financier je zelf.

Je vraagt aan als kleine museum (minder dan 3 fte, vrijwilligers niet meegerekend) of als historische organisatie, en je moet staan geregistreerd in het Museumregister of lid zijn van de coöperatie Erfgoed Gelderland. De activiteiten moet je binnen 27 maanden na indiening van de aanvraag realiseren.

De aanvraag gaat via het digitale aanvraagformulier van de provincie, waarvoor je inlogt met eHerkenning EH2+. Verplicht is een plan van aanpak (projectplan) en een gespecificeerde begroting met dekkingsplan. Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld, met een beslistermijn van maximaal 13 weken.

Harde eisen om in aanmerking te komen:

• Je bent een klein museum met minder dan 3 fte in dienst (vrijwilligers tellen hierbij niet mee), of je bent een historische organisatie.
• Je staat geregistreerd in het Museumregister, en/of je bent lid van de coöperatie Erfgoed Gelderland. Voldoe je aan geen van beide, dan val je af.
• Je realiseert de activiteiten waarvoor je subsidie aanvraagt binnen 27 maanden na het indienen van je aanvraag. Kun je dat niet aantoonbaar plannen, dan is dat een probleem voor je aanvraag.
• Je begroting moet sluitend zijn: de kosten moeten gelijk zijn aan de financiering. Is dat niet het geval, dan wordt geen subsidie verstrekt.

Wie valt af:

• Musea met 3 fte of meer in dienst (vrijwilligers niet meegerekend) vallen buiten de doelgroep.
• Organisaties die niet in het Museumregister staan en geen lid zijn van Erfgoed Gelderland komen niet in aanmerking.
• Aanvragers die de activiteiten niet binnen 27 maanden kunnen realiseren, vallen af.
• Kosten die zijn gemaakt vóórdat de aanvraag is ontvangen, komen niet voor subsidie in aanmerking; wie deze toch opvoert loopt het risico dat die kosten worden afgewezen.
• Aanvragen die niet compleet zijn (zonder projectplan of zonder toegelichte begroting) worden niet in behandeling genomen.
• Zolang het subsidieplafond bereikt is en de regeling gesloten is, vallen alle nieuwe aanvragers af, ongeacht of ze aan de inhoudelijke eisen voldoen.

Het maximale bedrag dat je per aanvraag aan subsidie kunt ontvangen is € 10.000. Ook als je subsidiabele kosten hoger zijn en 75% daarvan boven de € 10.000 uitkomt, ontvang je niet meer dan dit maximum.

Voor de hele regeling geldt een subsidieplafond van € 250.000. Dit plafond is op het moment van schrijven bereikt, waardoor de regeling gesloten is tot de deadline van 1 oktober 2026.

Er geldt een algemene regel uit de Regels Subsidieverlening Gelderland 2023: als bij de beoordeling van je aanvraag blijkt dat het verlenen van de gevraagde subsidie een overschot op je begroting zou opleveren, wordt de subsidie verminderd met het bedrag van dat positieve resultaat. Met andere woorden, je kunt niet meer subsidie krijgen dan nodig is om je begroting sluitend te maken.

Er is dus geen mechanisme beschreven waarmee het bedrag omhoog kan; het maximum ligt vast op € 10.000 per aanvraag en 75% van de subsidiabele kosten.

Aanvragen worden behandeld op volgorde van binnenkomst, niet op kwaliteit. Dat betekent dat het beschikbare bedrag binnen het plafond van € 250.000 op is zodra er voldoende eerdere, complete aanvragen zijn goedgekeurd, zoals nu het geval is.

Stap 1: voorbereiden

Bekijk van tevoren het aanvraagformulier en zorg dat je bijlagen digitaal beschikbaar zijn. De provincie raadt dit uitdrukkelijk aan.

Stap 2: inloggen en aanvraagformulier invullen

Je vraagt de subsidie aan via het digitale aanvraagformulier op het Subsidieportaal van de provincie Gelderland (link: https://mijn.gelderland.nl/subsidies/mijn/openformulier?Formulier=scCenE_Versterken_maatsch_rol_kleine_musea_018&aanvraagtitelId=1293). Om in te loggen heb je eHerkenning EH2+ nodig. Gebruik je de directe link zonder in te loggen, dan kom je in een nieuw, leeg formulier terecht, dus log altijd eerst in.

Wil je op een later moment verder werken aan je aanvraag? Ga dan naar het Subsidieportaal; je concept wordt daar automatisch opgeslagen onder 'Mijn subsidies'.

Stap 3: verplichte bijlagen uploaden

Bij je aanvraag moet je de volgende documenten uploaden:

• Plan van aanpak (projectplan). Hierin beschrijf je minimaal de doelen, resultaten, activiteiten en eventueel de planning van je project. Een format hiervoor ('format projectplan') is beschikbaar op de webpagina van de regeling; gebruik hiervan is niet verplicht. Dit document telt mee in de compleetheidstoets: zonder projectplan is je aanvraag niet compleet.

• Begroting van kosten en financiering, met onderbouwing. Je levert een gespecificeerde begroting waarin je de kostenposten toelicht, plus een dekkingsplan (hoe je het project financiert). Is je begroting niet toegelicht, dan is je aanvraag niet compleet en wordt deze niet in behandeling genomen. Dit document telt ook mee in de compleetheidstoets.

• Kopie van een recent bankafschrift (of bewijs van tenaamstelling). Alleen nodig als het langer dan 2 jaar geleden is dat je betalingsverkeer had met de provincie, of als je bankrekeningnummer is gewijzigd. Het bankafschrift mag niet ouder zijn dan 1 jaar en moet rekeningnummer, naam van de rekeninghouder en datum tonen. Een screenprint van telebankieren met deze gegevens mag ook, net als een verklaring van de bank. Een kopie van een bankpas is niet voldoende. Dit document telt niet mee in de compleetheidstoets.

• Samenwerkingsovereenkomst. Alleen verplicht als je voor de activiteiten samenwerkt met één of meer andere partijen. Deze overeenkomst moet door alle samenwerkende partijen zijn ondertekend. Er is een modeldocument ('Model Samenwerkingsovereenkomst') beschikbaar waarin onder meer wordt vastgelegd: wie penvoerder is en de subsidieaanvraag indient, de taakverdeling tussen deelnemers, de looptijd van het project, en de financiële afspraken. Dit document telt alleen mee in de compleetheidstoets als er daadwerkelijk sprake is van samenwerking.

Stap 4: ontvangstbevestiging

Na ontvangst van je aanvraag krijg je zo spoedig mogelijk een ontvangstbevestiging met de ontvangstdatum erin.

Stap 5: aanvulling indien nodig

Is je aanvraag niet compleet, dan vraagt de provincie je om de ontbrekende informatie aan te vullen. Doe dit zo snel mogelijk: de wachttijd tot aanvulling telt namelijk mee voor het moment waarop je aanvraag als volledig wordt gezien, en de beslistermijn van 13 weken wordt tijdens deze aanvulperiode gepauzeerd.

Je kunt de status van je aanvraag volgen in het Subsidieportaal onder 'Mijn subsidies'.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

Gedeputeerde Staten van Gelderland behandelen de aanvraag. Aanvragen worden in behandeling genomen op volgorde van binnenkomst: eerst wordt gecontroleerd of de aanvraag compleet is, daarna wordt de inhoud beoordeeld. De behandeling duurt maximaal 13 weken; dit is de wettelijke beslistermijn.

Is je aanvraag niet compleet, dan vraagt de provincie je om aanvulling. Zodra dat gebeurt, wordt de beslistermijn gepauzeerd. De klok gaat weer lopen zodra de aanvraag compleet is. Let op: ook de tijd die je nodig hebt om aan te vullen ("wachttijd") telt mee voor het moment waarop je aanvraag als volledig wordt gezien, dus vul zo snel mogelijk aan.

Je kunt de voortgang van je aanvraag volgen in het Subsidieportaal onder 'Mijn subsidies'.

Uitbetaling

Wel geldt de algemene regel dat als subsidie boven € 25.000 niet binnen een jaar na de subsidieverlening wordt vastgesteld, je de verplichting kan worden opgelegd om jaarlijks een voortgangsrapportage te overleggen. Omdat het maximale subsidiebedrag bij deze regeling € 10.000 is, ligt dit onder die grens van € 25.000, waardoor deze verplichting normaal gesproken niet van toepassing zal zijn.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Zolang je project loopt en tot vaststelling van de subsidie gelden onder meer:

• Meldingsplicht: je meldt onverwijld en schriftelijk als de activiteiten niet, niet tijdig, niet geheel of gewijzigd worden uitgevoerd, of als je niet aan de subsidieverplichtingen kunt voldoen. Naar aanleiding van zo'n melding kan de subsidiebeschikking worden aangepast, mits dit past binnen de wettelijke voorschriften en de melding niet onredelijk laat is gedaan.
• Bewijsstukken: op eerste verzoek toon je aan dat de activiteiten zijn verricht en dat aan de verplichtingen is voldaan.
• Administratie: je bewaart alle bewijsstukken die op de gesubsidieerde activiteit betrekking hebben minimaal tien jaar na vaststelling van de subsidie.
• Je voert de activiteiten uit binnen 27 maanden na het indienen van de aanvraag.
• Na afronding houd je de resultaten van de activiteiten minimaal vijf jaar in stand na vaststelling van de subsidie, tenzij de aard van de activiteit zich daartegen verzet, of zolang als in de verleningsbeschikking is bepaald.
• Werk je mee aan een evaluatie als de provincie die uitvoert om de doeltreffendheid van de subsidie te onderzoeken, dan ben je daartoe verplicht.