Gelderse thematische verhaallijnen

De regeling is bedoeld voor musea (geregistreerd in het Museumregister of lid van Erfgoed Gelderland) en voor organisaties of bedrijven uit de evenementenbranche, horeca of dag- of verblijfsrecreatie. Je vraagt altijd samen aan: met minstens 2 musea en minstens 1 partij uit de vrijetijdssector. Je project moet gaan over een van de vastgestelde Gelderse thematische verhaallijnen, zoals Prehistorie, Romeinen, Hanzesteden of de Nieuwe Hollandse Waterlinie, en meer dan een lokaal karakter hebben.

Je krijgt 60% van de subsidiabele kosten, met een maximum van € 100.000 per project. In totaal is er € 900.000 beschikbaar, en dat plafond is volgens het loket bijna bereikt, dus wachten kan betekenen dat het geld op is.

Je vraagt aan via het Subsidieportaal met eHerkenning EH2+. Verplicht zijn een projectplan en een door alle deelnemers ondertekende samenwerkingsovereenkomst, plus een onderbouwde begroting. Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst behandeld en de beslistermijn is maximaal 13 weken. De regeling loopt tot 1 januari 2027, maar in de praktijk is eerder het budget bepalend voor hoelang je nog kunt aanvragen.

Je activiteiten moet je binnen 27 maanden na de aanvraag hebben uitgevoerd.

Wie mag aanvragen

• Je bent een museum dat geregistreerd staat in het Museumregister, of dat lid is van de coöperatie Erfgoed Gelderland (de veelgestelde vragen noemen ook lidmaatschap van de Museumvereniging als optie), of
• je bent een organisatie of bedrijf uit de evenementenbranche, horeca, of dag- of verblijfsrecreatie.

Marketingorganisaties komen niet in aanmerking. Alleen musea en organisaties/bedrijven uit de genoemde vrijetijdssectoren kunnen een aanvraag indienen.

Het samenwerkingsverband

• Je voert de activiteiten uit in een samenwerkingsverband van minstens 2 musea én minstens 1 organisatie of bedrijf uit de evenementenbranche, horeca of dag- of verblijfsrecreatie. Meer partijen mogen altijd meedoen, zolang aan dit minimum is voldaan.
• Elke deelnemer aan het samenwerkingsverband moet de publieksactiviteit mede vormgeven en uitvoeren, niet alleen financieel bijdragen.

Het thema

• Je activiteiten passen binnen een van de Gelderse thematische verhaallijnen: Prehistorie, Romeinen, Koninklijk, Kastelen buitenplaatsen en landgoederen, Hanzesteden, 80-jarige oorlog, Gelderse Gouden Eeuw, Nieuwe Hollandse Waterlinie, Herinneringstoerisme, Menselijke migratie, of Mens, natuur en klimaat in het licht van historie en actualiteit.
• Wil je een ander thema indienen? Dat kan, maar dan moet je aantonen dat dit thema aantoonbaar bijdraagt aan de identiteit van (een deel van) Gelderland. Neem hierover vooraf contact op met de provincie of, als je museum bent, met Erfgoed Gelderland.
• Je thema of het geheel van thema's heeft meer dan alleen een lokaal karakter. Puur lokale verhalen vallen dus af.

De activiteit

• Je vraagt subsidie aan voor minstens 1 van deze publieksactiviteiten: het presenteren van collecties, het houden van een tentoonstelling, het uitvoeren van educatieve activiteiten, het uitvoeren van een interactief programma, of het presenteren van een digitaal beeld.
• Subsidie alleen voor onderzoek (zoals een haalbaarheidsstudie of doelgroepenanalyse) kan niet. Onderzoek moet altijd onderdeel zijn van een bredere projectaanvraag met een publieksactiviteit.

Termijn van uitvoering

• Je voert de publieksactiviteiten binnen 27 maanden na het indienen van je aanvraag uit. Is je planning langer, dan voldoe je niet aan deze eis.

Combinatie met andere regelingen

• Voor hetzelfde project of dezelfde activiteit kun je maar één keer subsidie aanvragen bij provincie Gelderland. Je kunt dus niet voor één en dezelfde tentoonstelling zowel deze regeling als bijvoorbeeld de regeling Kleine musea en historische organisaties gebruiken. Dit geldt voor de aanvrager én voor alle deelnemers in het samenwerkingsverband. Gaat het om een ander, afzonderlijk project, dan mag dat wel via een andere regeling.

Budget

• Het subsidieplafond van € 900.000 is volgens het loket bijna bereikt. Wordt het plafond bereikt voordat jouw aanvraag compleet en beoordeeld is, dan kan je aanvraag alsnog afgewezen worden, ook als je aan alle inhoudelijke eisen voldoet.

Publieksactiviteiten

Je kunt subsidie aanvragen voor het uitvoeren van één of meer van de volgende publieksactiviteiten:

• het presenteren van collecties;
• het houden van een tentoonstelling;
• het uitvoeren van educatieve activiteiten;
• het uitvoeren van een interactief programma (bijvoorbeeld een stadsgame of een spel dat in een museum gespeeld kan worden, waarbij interactie met het publiek het belangrijkste doel is);
• het presenteren van een digitaal beeld (een vorm van digitale media, zoals een video of een online kaart).

Ook projecten waarin storytelling de basis vormt van de publieksactiviteit zijn mogelijk. De rode draad bij al deze activiteiten: het eindresultaat moet beleefbaar zijn voor het publiek.

Onderzoek

Je kunt daarnaast subsidie aanvragen om onderzoek te doen, bijvoorbeeld naar de haalbaarheid van een publieksactiviteit of voor een doelgroepenanalyse. Dit onderzoek moet gaan over de relatie tussen de activiteit en het publiek waarvoor de activiteit bedoeld is. Belangrijke voorwaarde: onderzoek is altijd onderdeel van je bredere projectaanvraag. Een aanvraag die alléén uit onderzoek bestaat, zonder publieksactiviteit, komt niet in aanmerking.

Het thema als voorwaarde voor de kosten

De kosten die je opvoert moeten horen bij een activiteit die past binnen een van de vastgestelde Gelderse thematische verhaallijnen (Prehistorie, Romeinen, Koninklijk, Kastelen buitenplaatsen en landgoederen, Hanzesteden, 80-jarige oorlog, Gelderse Gouden Eeuw, Nieuwe Hollandse Waterlinie, Herinneringstoerisme, Menselijke migratie, of Mens natuur en klimaat in het licht van historie en actualiteit) of bij een eigen thema waarvan je aantoonbaar maakt dat het bijdraagt aan de Gelderse identiteit.

Percentage en maximum

Voor de kosten die binnen deze categorieën vallen, geldt dat je 60% van de subsidiabele kosten vergoed krijgt, met een maximum van € 100.000 per aanvraag. Je moet in je begroting wel een gespecificeerd overzicht geven van de kostenposten met een toelichting, en een dekkingsplan waarin je aangeeft hoe je het project uitvoert bij tegenvallende financiering.

Communicatie en kennisdeling horen bij het project

Bij je activiteiten hoort een communicatieplan waarin je beschrijft welke doelgroepen je wilt bereiken en hoe. Ook moet je beschrijven hoe je de opgedane kennis en ervaring borgt binnen je eigen organisatie en deelt met de rest van de sector. Deze onderdelen maken deel uit van je projectplan en zijn dus impliciet onderdeel van waarvoor de subsidie is bedoeld.

Wat niet subsidiabel is

Subsidie enkel en alleen voor onderzoek, zonder gekoppelde publieksactiviteit, is niet mogelijk. Er is geen lijst van uitgesloten kostenposten (zoals btw, overheadkosten of kosten van vóór de aanvraag) vastgesteld. Als dat voor jouw project relevant is, raden we aan dit vooraf te checken bij de provincie.

Samenwerking als voorwaarde voor de kosten

Omdat de regeling draait om een samenwerkingsverband van minstens 2 musea en minstens 1 partij uit de vrijetijdssector, moeten de kosten die je opvoert horen bij activiteiten die door de deelnemers gezamenlijk, ieder vanuit hun eigen rol, worden uitgevoerd. In de samenwerkingsovereenkomst leg je per deelnemer vast welk onderdeel van de publieksactiviteit deze uitvoert, en welke financiële bijdrage daar eventueel bij hoort. Kosten van een deelnemer die geen inhoudelijke bijdrage aan de publieksactiviteit levert, passen niet bij de opzet van de regeling.</tekst> </invoke>

Stap 1: voorbereiden

Raadpleeg het aanvraagformulier vooraf zodat je weet welke vragen gesteld worden, en zorg dat je bijlagen digitaal klaar staan. Overweeg bij een eigen gekozen thema (buiten de vastgestelde verhaallijnen) vooraf contact op te nemen met de provincie of, als je museum bent, met Erfgoed Gelderland, voor advies over de onderbouwing.

Stap 2: bijlagen voorbereiden

Voor de aanvraag zijn de volgende documenten nodig:

• Projectplan. Beschrijft de activiteiten, doelstellingen en resultaten van je project: samenvatting, aanleiding, projectdoelstelling (SMART), de gekozen publieksactiviteit(en) en thematische verhaallijn, hoe je publieksbereik en toegankelijkheid onderzoekt, de rol van elke deelnemende partij, risico's en planning, en een communicatieplan. Je kunt het format-projectplan van de provincie gebruiken, maar dat is niet verplicht; een eigen vorm mag ook, zolang de onderdelen zo volledig mogelijk beschreven zijn. Er is geen ondertekening door een specifieke persoon vereist, dit is een inhoudelijk document.

• Begroting. Een gespecificeerd overzicht van je kostenposten met toelichting en een dekkingsplan, inclusief een uitleg hoe je het project uitvoert bij tegenvallende financiering. Deze begroting mag onderdeel zijn van het projectplan of als los document worden meegestuurd.

• Samenwerkingsovereenkomst. Verplicht binnen deze regeling. Hierin leggen de samenwerkingspartners vast dat zij zich voor eigen risico en rekening verbinden aan de uitvoering van de publieksactiviteit, en wie welk onderdeel van de activiteit uitvoert. Alle deelnemende organisaties moeten dit document ondertekenen (in het voorbeeldmodel wordt dit gedaan door de rechtsgeldige vertegenwoordiger van elke deelnemer, bijvoorbeeld de directeur of een andere functionaris met tekenbevoegdheid). Je kunt het meegeleverde modeldocument gebruiken. In de overeenkomst staan onder andere de rol van de penvoerder (indienende partij, financieel en inhoudelijk eindverantwoordelijk), de taakverdeling tussen deelnemers, de looptijd, en afspraken over financiën en communicatie met de provincie.

• Kopie van een recent bankafschrift. Alleen nodig als het langer dan 2 jaar geleden is dat je (als penvoerder) betalingsverkeer had met de provincie, of als je bankrekeningnummer is gewijzigd. Het afschrift mag niet ouder zijn dan 1 jaar en moet rekeningnummer, naam rekeninghouder en datum tonen. Een kopie van een bankpas is niet voldoende. Deze bijlage telt niet mee in de compleetheidstoets, de overige drie bijlagen wel.

Let op de maximale bestandsgrootte: alle bijlagen samen mogen niet groter zijn dan 100 MB.

Stap 3: indienen

Je dient de aanvraag in via het Subsidieportaal, met alle verplichte bijlagen geüpload in het formulier.

Stap 4: compleetheidscontrole

Na ontvangst controleert de provincie eerst of je aanvraag compleet is (projectplan, begroting en samenwerkingsovereenkomst moeten aanwezig zijn). Ontbreekt er iets, dan vraagt de provincie je dit aan te vullen. Zolang de aanvraag niet compleet is, wordt de wettelijke beslistermijn gepauzeerd.

Waar je vragen kunt stellen

Voor vragen over het opstellen van je projectplan kun je terecht bij het Provincieloket (vragenformulier of telefonisch) of, als museum, bij Erfgoed Gelderland voor inhoudelijke ondersteuning bij het voorbereiden en uitvoeren van je plannen.

Behandeling en beoordeling

Provincie Gelderland behandelt aanvragen op volgorde van binnenkomst. Eerst wordt gecontroleerd of je aanvraag compleet is (projectplan, begroting en samenwerkingsovereenkomst moeten aanwezig zijn), pas daarna wordt de inhoud beoordeeld.

Termijn

De behandeling duurt maximaal 13 weken. Dit is de wettelijke beslistermijn. Is je aanvraag niet compleet, dan vraagt de provincie om aanvulling en wordt de beslistermijn tijdelijk gepauzeerd; die begint pas weer te lopen zodra je aanvraag compleet is. Via "Mijn subsidies" in het Subsidieportaal kun je de status van je aanvraag volgen.

Budgetdruk

Omdat aanvragen op volgorde van binnenkomst worden behandeld binnen een plafond van € 900.000 dat volgens het loket al bijna bereikt is, kan het gebeuren dat je aanvraag niet meer in behandeling wordt genomen omdat het budget tussentijds op is, ook als je aanvraag verder compleet en inhoudelijk in orde is. In het Subsidieportaal kun je via de thermometer onder "Subsidiemogelijkheden" checken hoeveel budget er nog resteert, met de kanttekening dat niet alle aanvragen daar mogelijk al in verwerkt zijn.

Uitbetaling

Als deze zaken voor jou belangrijk zijn om te plannen, is het aan te raden dit rechtstreeks bij de provincie (Provincieloket) na te vragen.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Je voert de publieksactiviteiten uit binnen 27 maanden na het indienen van je aanvraag.
• Projectwijzigingen meld je schriftelijk bij de provincie. Volgens het model voor de samenwerkingsovereenkomst is dit de taak van de penvoerder (de partij die de aanvraag indient en financieel en inhoudelijk eindverantwoordelijk is voor het project).
• Afwijkingen van de begroting meld je eveneens bij de provincie.
• De penvoerder houdt de volledige projectadministratie bij. Andere deelnemers leveren op verzoek de benodigde stukken aan (facturen, betaalbewijzen, urenstaten en dergelijke), vooral als er afspraken zijn over onderlinge kostenvergoeding.
• Elke deelnemer wijst een contactpersoon aan die tijdens de looptijd door de andere deelnemers benaderd kan worden.
• Onvoorziene omstandigheden die van invloed kunnen zijn op de juiste uitvoering van het project worden onderling gedeeld; partijen overleggen dan of en hoe de activiteiten (eventueel in gewijzigde vorm) toch worden uitgevoerd.
• Je zorgt dat je de opgedane kennis en ervaring borgt binnen je organisatie en deelt met andere aanvragers/de sector, zoals beschreven in je projectplan.
• Je brengt de medefinanciering door provincie Gelderland onder de aandacht van je publiek, zoals opgenomen in je communicatieplan.

Voor overige praktische vragen tijdens de uitvoering kun je terecht bij het Provincieloket; musea kunnen daarnaast bij Erfgoed Gelderland terecht voor inhoudelijke ondersteuning.