Deelverordening Subsidies evenementen

Je krijgt maximaal 25% van de begroting van je evenement, met een maximum van € 10.000 per aanvrager per jaar. Voor 2026 is er in totaal € 113.000 beschikbaar; als er meer wordt aangevraagd dan dat bedrag, krijgt iedereen evenredig minder.

Je vraagt de subsidie aan via het contactformulier besluit aanvragen op de website van de gemeente Harderwijk (hiervoor heb je DigiD nodig). Je stuurt het ingevulde en ondertekende aanvraagformulier mee, samen met een sluitende begroting en (bij een eerste aanvraag) een aantal extra bijlagen. Je aanvraag moet uiterlijk 31 december binnen zijn, in het jaar voordat het evenement plaatsvindt. De gemeente beslist uiterlijk 1 maart.

• Je organisatie is een vereniging, stichting of andere rechtspersoon (individuen of niet-rechtspersonen vallen af).
• Het evenement vindt plaats binnen de gemeente Harderwijk.
• Het evenement is publiektoegankelijk, van recreatieve en/of toeristische aard, tijdelijk van karakter, van lokale, regionale of (inter)nationale betekenis en bedoeld voor een relatief groot aantal bezoekers.
• Het evenement sluit aan bij de Harderwijkse identiteit uit de nota Evenementenbeleid.
• Je werkt bij het organiseren samen met minimaal 1 andere Harderwijkse organisatie en kunt aantonen dat deze samenwerking er is.
• Je toont aan dat je 75% van het benodigde budget met cofinanciering financiert (eigen inkomsten, sponsoring, giften, fondsen of subsidies van andere overheden).
• Je hebt de benodigde vergunningen, waaronder een evenementenvergunning, gekregen. Zonder deze vergunning krijg je geen subsidie, ook niet als de aanvraag verder is goedgekeurd.
• Je hebt voor dit evenement geen andere subsidie van de gemeente Harderwijk ontvangen.
• Het gaat niet om het oplossen van een financieel knelpunt van je organisatie.
• Het evenement wordt uitgevoerd binnen 1 jaar na de subsidieverlening.

Je valt ook af als:

• de gemeente al subsidie verstrekt voor activiteiten die bij het evenement horen,
• je aanvraag na 31 december voorafgaand aan het evenementjaar binnenkomt,
• de begroting of verplichte bijlagen ontbreken (de aanvraag wordt dan niet in behandeling genomen).

Voor 2026 is in totaal € 113.000 beschikbaar voor alle aanvragers samen (het subsidieplafond). Als het totaal van de goedgekeurde aanvragen hoger uitvalt dan dit plafond, krijgt iedereen evenredig minder: de gemeente verdeelt het beschikbare budget dan naar verhouding over alle goedgekeurde aanvragen, op basis van hun aandeel in het totaal aangevraagde bedrag. Je krijgt dus mogelijk minder dan het bedrag dat is toegekend in het besluit.

Daarnaast moet je aantonen dat je 75% van het totale benodigde budget met cofinanciering dekt (eigen inkomsten, sponsoring, bijdragen van provincie, andere gemeenten of overige bronnen). De subsidie van de gemeente Harderwijk vormt dus maximaal het resterende deel, met het plafond van 25% van de begroting en € 10.000 als bovengrens.

De begroting die je meestuurt moet sluitend zijn, inclusief het gevraagde subsidiebedrag.

Je stuurt de volgende documenten mee:

• Aanvraagformulier evenementensubsidie 2026, volledig ingevuld en ondertekend door de tekenbevoegde (naam, functie en handtekening staan op het formulier).
• Begroting: een uitgebreid overzicht van kosten en baten van het totale evenement en van het specifieke deel waarvoor je subsidie aanvraagt. Deze moet sluitend zijn, inclusief het gevraagde subsidiebedrag. Gebruik hiervoor het begrotingsformat van de gemeente. Zonder deze begroting wordt je aanvraag niet in behandeling genomen.
• Evenementenplan.

Vraag je voor het eerst subsidie aan, dan voeg je ook toe:

• Een afschrift van de statuten en het huishoudelijk reglement.
• Een beschrijving van de organisatievorm.
• De laatste jaarrekening en het jaarverslag.

Zonder deze extra bijlagen (bij een eerste aanvraag) wordt je aanvraag ook niet in behandeling genomen.

Je aanvraag moet uiterlijk 31 december binnen zijn, in het jaar voordat het evenement plaatsvindt. Wil je liever persoonlijk afgeven: dat kan op het bezoekadres Havendam 56 (check actuele openingstijden op de website).

Als het totaal van de goedgekeurde aanvragen hoger is dan het subsidieplafond van € 113.000, wordt het beschikbare budget evenredig verdeeld over alle goedgekeurde aanvragen. Je toegekende bedrag kan dus lager uitvallen dan waar je om had gevraagd.

Je ontvangt de subsidie alleen als je ook de benodigde vergunningen, waaronder de evenementenvergunning, hebt gekregen. Je voert het evenement uit binnen 1 jaar na de subsidieverlening.